技术驱动的最佳实习和内在治理是家族办公室的未来发展方向

Rob Mallernee 是... 的创始人兼首席执行官 Eton Solutions。

最佳实践对任何组织的成功都至关重要。它们有助于确保效率、知识获取、持续改进和更好的决策，同时降低运营风险和成本。就管理超高净值家族财富和商业事务的家族办公室而言，最佳实践至关重要，而且很难制定和执行。

至少从19世纪开始，家族办公室就一直在美国运营，以发展和保护家族的财富。快进到21世纪，随着科技繁荣、亚洲增长和其他因素创造的财富迅速增加，全球家族办公室的数量如雨后春笋般涌现。

家族办公室也变得更加复杂。与其他组织相比，他们的运营模式通常很复杂。它们整合了与组织内其他流程相关的各种工作流程，包括大量分散的资产和负债、复杂的投资、广泛的有限责任公司、合伙企业和其他法律实体，以及需要核算和管理多代家族成员。家族办公室模式的广度和敏感性使得最佳实践和强有力的治理至关重要。

为了确保最佳实践和治理在办公室中根深蒂固，组织需要绘制现有流程和工作流程，并定义当今的执行方式以及可以改进的地方。

这些运营结构的复杂性有时会使家族办公室认为他们的问题和流程是其组织所独有的，因此不利于采用行业标准的最佳实践。尽管某些前台活动可能如此，但当今的家族办公室应该重新考虑对中后台的所有内容进行定制的想法，并想办法挖掘围绕最佳实践进行标准化的巨大价值。如果他们这样做，家族办公室将获得上述所有好处，赢得他们所服务的家族的更大信任，并腾出时间专注于办公室真正独特的方面。

在当今经济不确定和员工流失率增加的时代，机构知识可能会突然流失，需要快速培训新员工，最佳实践至关重要。

健全的业务规则应使办公室能够最大限度地提高执行交易、规划和报告等流程的效率和速度。它们应实现必要的制衡，以保护透明度、降低风险并确保合规。例如，绝不应由一名工作人员负责整个流程，例如授权、执行、记录和审查交易。业务做法应确保由独立工作人员提供有据可查的审计线索进行审查和批准。

每个办公室都力求制定和利用一定程度的业务规则和流程。挑战在于将它们应用于日常工作流程的一部分。由于办公室每天的运作压力，这些政策通常写在书面手册中，只偶尔提及。缺乏技术使跟踪和执行政策变得困难。当人员配置不断变化时，问题可能会变得更加严重。

大多数家族办公室都需要做出改变。在当今的数字时代，办公室应摆脱基于文档的最佳实践手册，将规则和流程嵌入到现代技术平台中，将这些协议集成到正在进行的工作流程中。有关交易处理、会计、客户报告、数据输入和对账、现金管理、文件管理等方面的关键行业最佳实践可以实现自动化，以确保一致性和效率，同时提供强有力的治理、透明度和风险缓解。

许多家族办公室现在正在采用全办公室综合系统，为管理的所有数据、流程和法律实体提供互连性，并将最佳实践映射到系统中。尽管一些已建立的办事处的运营模式可能需要不同程度的定制，但从具有明确定义的嵌入式最佳实践的软件平台开始，将提供更大的价值并加快实施时间。

这个想法类似于购买汽车。消费者不必制造发动机，也不用担心创建传动系统。他们让专家来做。但是，消费者确实会根据自己的需求（颜色、装饰和其他便利设施）对汽车进行个性化定制。

推动最佳实践的系统必须适应办公室及其家庭需求和目标的特定问题。谁负责流程的批准和执行？谁是各种资产和投资家族的所有者？这些资产的纳税状况如何，它们存放在哪里？

对于一些职责范围狭窄的小型办公室来说，可能没有必要部署集成关键业务流程并将最佳实践嵌入工作流程的技术平台。例如，只有几名员工专门负责会计和投资报告的办公室可以放心地选择部署成本较低的特定任务应用程序。

对于一些拥有长期内部发展流程和做法的大型办公室来说，管理采用企业系统所带来的变化似乎令人望而生畏。工作人员可能会成为 “我们一直这样做” 心态的牺牲品，并抵制变革。办公室必须与解决方案提供商密切合作，仔细规划正在进行的流程变更。他们应该进行沟通，为这些变化做好准备，并调整和培训员工和团队。高级管理层的支持和明确的支持至关重要。

寻找对家族办公室运营有深刻了解并提供适合该环境的解决方案的供应商至关重要。还需要仔细考虑网络安全、数据可访问性和存储等问题。

专为支持家族办公室及其治理和行业最佳实践而设计的软件对家族办公室的未来至关重要。依赖电子表格等上一代技术及其所需的手动工作流程已不再是可以接受的，特别是对于精通技术的家庭成员而言，他们对管理财富和商业事务的组织寄予更高的期望。

‍