Las mejores prácticas impulsadas por la tecnología y la gobernanza integrada son el futuro de las oficinas familiares

Rob Mallernee es el fundador y director ejecutivo de Eton Solutions.

Las mejores prácticas son fundamentales para el éxito de cualquier organización. Ayudan a garantizar la eficiencia, el acceso al conocimiento, la mejora continua y una mejor toma de decisiones, al tiempo que reducen el riesgo y el costo operativos. En el caso de las oficinas familiares, que administran el patrimonio y los asuntos comerciales de las familias con un patrimonio neto muy alto, las mejores prácticas son esenciales y difíciles de desarrollar y ejecutar.

Las oficinas familiares han estado operando en los Estados Unidos desde al menos el siglo XIX para aumentar y proteger el patrimonio de las familias. Avanzando rápidamente hacia el siglo XXI, el número de oficinas familiares en todo el mundo se ha disparado debido al rápido aumento de la riqueza creado por el auge tecnológico, el crecimiento en Asia y otros factores.

Las oficinas familiares también se han vuelto más complejas. Sus modelos operativos suelen ser complicados en comparación con los de otras organizaciones. Incorporan una amplia gama de flujos de trabajo interconectados con otros procesos dentro de la organización, con numerosos activos y pasivos dispersos, inversiones complejas, una amplia gama de LLC, sociedades y otras entidades legales, junto con varias generaciones de miembros de la familia que deben contabilizarse y administrarse. La amplitud y la naturaleza sensible del modelo de family office hacen que las mejores prácticas y una gobernanza sólida sean fundamentales.

Para garantizar que las mejores prácticas y la gobernanza estén arraigadas en una oficina, una organización necesita mapear los procesos y flujos de trabajo existentes y definir cómo se ejecutan en la actualidad y dónde se pueden mejorar.

La complejidad de estas estructuras operativas a veces lleva a las oficinas familiares a creer que sus problemas y procesos son muy exclusivos de su organización y, por lo tanto, son adversos a la hora de aplicar las mejores prácticas estándar de la industria. Si bien esto puede ser cierto para ciertas actividades de la oficina principal, las oficinas familiares actuales deberían replantearse la idea de personalizar todo lo que hay en su oficina central y administrativa y buscar formas de aprovechar el enorme valor de la estandarización en torno a las mejores prácticas. Si lo hacen, las oficinas familiares pueden cosechar todos los beneficios descritos anteriormente, ganarse una mayor confianza de las familias a las que sirven y liberar tiempo para centrarse en los aspectos verdaderamente únicos de su oficina.

Las mejores prácticas son esenciales en estos tiempos de incertidumbre económica y aumento de la rotación de personal, cuando el conocimiento institucional puede perderse repentinamente y los nuevos empleados deben capacitarse rápidamente.

Unas normas operativas sólidas deberían permitir a la oficina maximizar la eficiencia y la velocidad en procesos tales como la ejecución de transacciones, la planificación y la presentación de informes. Deberían permitir los controles y contrapesos necesarios para proteger la transparencia, reducir el riesgo y garantizar el cumplimiento. Por ejemplo, un solo miembro del personal nunca debe estar a cargo de un proceso completo, como la autorización, la ejecución, el registro y la revisión de una transacción. Las prácticas comerciales deben garantizar que un miembro del personal independiente revise y apruebe con un registro de auditoría bien documentado.

Cada oficina busca desarrollar y utilizar cierto grado de reglas y procesos comerciales. El desafío es aplicarlos como parte de los flujos de trabajo diarios. Con frecuencia, estas políticas están codificadas en manuales escritos y solo se hace referencia a ellas de forma esporádica debido a las presiones diarias que implica el funcionamiento de la oficina. La falta de tecnología dificulta el seguimiento y la aplicación de las políticas. Cuando la dotación de personal cambia, el problema puede agravarse aún más.

La mayoría de las oficinas familiares necesitan hacer un cambio. En la era digital actual, las oficinas deben alejarse de los manuales de mejores prácticas basados en documentos e integrar reglas y procesos en una plataforma tecnológica moderna que integre estos protocolos en los flujos de trabajo en curso. Las mejores prácticas clave de la industria en relación con el procesamiento de transacciones, la contabilidad, la presentación de informes de clientes, la entrada y conciliación de datos, la administración de efectivo, la gestión de documentos y más pueden automatizarse para garantizar la coherencia y la eficiencia, al tiempo que se ofrece una gobernanza sólida, transparencia y mitigación de riesgos.

Muchas oficinas familiares ahora están adoptando sistemas integrados para toda la oficina que brindan interconectividad entre todos los datos, procesos y entidades legales bajo administración, con las mejores prácticas mapeadas e integradas en el sistema. Si bien algunas oficinas establecidas pueden tener modelos operativos que requieren diferentes grados de personalización, comenzar con una plataforma de software con mejores prácticas integradas y bien definidas proporcionará un mayor valor y acelerará los tiempos de implementación.

Esta idea es análoga a la compra de un automóvil. El consumidor no construye el motor ni se preocupa por crear el sistema de transmisión. Dejan que los expertos lo hagan. Sin embargo, los consumidores personalizan el automóvil de manera que se adapte a sus necesidades (color, acabado y comodidades adicionales).

Un sistema que impulse las mejores prácticas debe adaptarse a los problemas específicos de la oficina y las necesidades y objetivos de su familia. ¿Quién es responsable de las aprobaciones y la ejecución de los procesos? ¿Quiénes son los propietarios dentro de la familia de varios activos e inversiones? ¿Cuál es la situación fiscal de estos activos y dónde se encuentran?

La implementación de una plataforma tecnológica que integre los procesos empresariales clave e incorpore las mejores prácticas en los flujos de trabajo puede resultar innecesaria para algunas oficinas pequeñas con un conjunto limitado de responsabilidades. Una oficina con solo un par de empleados que se dediquen exclusivamente a la contabilidad y los informes de inversiones, por ejemplo, podría optar de forma segura por aplicaciones específicas para tareas que sean menos costosas de implementar.

Para algunas oficinas grandes con procesos y prácticas desarrollados internamente desde hace mucho tiempo, gestionar los cambios que conlleva la adopción de un sistema empresarial puede parecer abrumador. Los miembros del personal pueden caer víctimas de la mentalidad de «siempre lo hemos hecho de esta manera» y resistirse al cambio. Es importante que la oficina trabaje en estrecha colaboración con su proveedor de soluciones para planificar cuidadosamente los cambios en el proceso que se están realizando. Deben comunicarse y prepararse para esos cambios, así como alinear y capacitar al personal y los equipos. La aceptación y el apoyo explícito de la alta dirección son fundamentales.

Es esencial encontrar un proveedor con un conocimiento profundo de las operaciones de las oficinas familiares y una solución diseñada para adaptarse a ese entorno. También es necesario considerar detenidamente cuestiones como la ciberseguridad y la accesibilidad y el almacenamiento de los datos.

El software diseñado explícitamente para respaldar las oficinas familiares, su gobierno y las mejores prácticas de la industria es fundamental para el futuro de las oficinas familiares. La confianza en tecnologías de la generación anterior, como las hojas de cálculo y los flujos de trabajo manuales que requieren, ya no es aceptable, especialmente para los miembros de la familia expertos en tecnología que esperan más de las organizaciones que administran su patrimonio y sus asuntos comerciales.

‍