أفضل الممارسات القائمة على التكنولوجيا والحوكمة المدمجة هي مستقبل المكاتب العائلية

روب ماليرني هو المؤسس والرئيس التنفيذي لـ Eton Solutions.

تعتبر أفضل الممارسات ضرورية لنجاح أي منظمة. فهي تساعد على ضمان الكفاءة والوصول إلى المعرفة والتحسين المستمر واتخاذ قرارات أفضل مع تقليل المخاطر التشغيلية والتكلفة. في حالة المكاتب العائلية، التي تدير شؤون الثروة والأعمال للعائلات ذات الثروات الفائقة، تعتبر أفضل الممارسات ضرورية - ويصعب تطويرها وتنفيذها.

تعمل المكاتب العائلية في الولايات المتحدة منذ القرن التاسع عشر على الأقل لتنمية ثروة العائلات وحمايتها. وبالانتقال سريعًا إلى القرن الحادي والعشرين، ازداد عدد المكاتب العائلية على مستوى العالم مع الارتفاع السريع في الثروة الناتج عن الطفرة التكنولوجية والنمو في جميع أنحاء آسيا وعوامل أخرى.

كما أصبحت المكاتب العائلية أكثر تعقيدًا. غالبًا ما تكون نماذج التشغيل الخاصة بهم معقدة مقارنة بالمنظمات الأخرى. وهي تتضمن مجموعة واسعة من عمليات سير العمل المترابطة مع العمليات الأخرى داخل المنظمة، مع العديد من الأصول والخصوم المشتتة، والاستثمارات المعقدة، ومجموعة واسعة من الشركات ذات المسؤولية المحدودة، والشراكات والكيانات القانونية الأخرى - إلى جانب أجيال متعددة من أفراد الأسرة الذين سيتم محاسبتهم وإدارتهم. إن اتساع نموذج مكتب العائلة وطبيعته الحساسة يجعل أفضل الممارسات والحوكمة القوية أمرًا بالغ الأهمية.

لضمان ترسيخ أفضل الممارسات والحوكمة داخل المكتب، تحتاج المؤسسة إلى تخطيط العمليات الحالية وسير العمل وتحديد كيفية تنفيذها اليوم وأين يمكن تحسينها.

تدفع تعقيدات هذه الهياكل التشغيلية أحيانًا المكاتب العائلية إلى الاعتقاد بأن مشاكلها وعملياتها فريدة جدًا لمؤسستها، وبالتالي فهي تتعارض مع تطبيق أفضل الممارسات المتوافقة مع معايير الصناعة. في حين أن هذا قد يكون صحيحًا بالنسبة لبعض أنشطة المكاتب الأمامية، إلا أنه يجب على المكاتب العائلية اليوم إعادة التفكير في فكرة تخصيص كل شيء في مكاتبها الوسطى والخلفية والبحث عن طرق للاستفادة من القيمة الهائلة للتوحيد القياسي حول أفضل الممارسات. إذا حدث ذلك، فستجني المكاتب العائلية جميع الفوائد الموضحة أعلاه، وتكسب ثقة أكبر من العائلات التي تخدمها وتوفر الوقت للتركيز على الجوانب الفريدة حقًا لمكتبها.

تعتبر أفضل الممارسات ضرورية في هذه الأوقات من عدم اليقين الاقتصادي وزيادة معدل دوران الموظفين عندما يمكن فقدان المعرفة المؤسسية فجأة، ويحتاج الموظفون الجدد إلى التدريب بسرعة.

وينبغي أن تسمح القواعد التشغيلية السليمة للمكتب بزيادة الكفاءة والسرعة إلى أقصى حد عبر عمليات مثل تنفيذ المعاملات والتخطيط وإعداد التقارير. وينبغي أن تتيح الضوابط والتوازنات اللازمة لحماية الشفافية وتقليل المخاطر وضمان الامتثال. فعلى سبيل المثال، لا ينبغي أبدا أن يكون موظف واحد مسؤولا عن عملية بأكملها، مثل الإذن بالمعاملة وتنفيذها وتسجيلها ومراجعتها. يجب أن تضمن ممارسات العمل أن الموظف المستقل يقدم المراجعة والموافقة من خلال سجل تدقيق موثق جيدًا.

يسعى كل مكتب إلى تطوير واستخدام درجة معينة من قواعد وعمليات العمل. ويتمثل التحدي في تطبيقها كجزء من عمليات سير العمل اليومية. في كثير من الأحيان، يتم ترميز هذه السياسات في كتيبات مكتوبة ويشار إليها بشكل متقطع فقط بسبب الضغوط اليومية لتشغيل المكتب. إن نقص التكنولوجيا يجعل تتبع السياسات وإنفاذها أمرًا صعبًا. عندما يكون التوظيف في حالة تغير مستمر، يمكن أن تصبح المشكلة أكثر حدة.

تحتاج معظم مكاتب العائلة إلى إجراء تغيير. في العصر الرقمي الحالي، يجب على المكاتب الابتعاد عن أدلة أفضل الممارسات المستندة إلى المستندات وتضمين القواعد والعمليات في منصة تقنية حديثة تدمج هذه البروتوكولات في عمليات سير العمل المستمرة. يمكن أتمتة أفضل الممارسات الصناعية الرئيسية فيما يتعلق بمعالجة المعاملات والمحاسبة وإعداد تقارير العملاء وإدخال البيانات وتسويتها وإدارة النقد وإدارة المستندات والمزيد لضمان الاتساق والكفاءة، مع توفير حوكمة قوية وشفافية وتخفيف المخاطر.

تعتمد العديد من المكاتب العائلية الآن أنظمة متكاملة على مستوى المكتب توفر الترابط عبر جميع البيانات والعمليات والكيانات القانونية الخاضعة للإدارة، مع تحديد أفضل الممارسات ودمجها في النظام. وفي حين أن بعض المكاتب القائمة قد تكون لديها نماذج تشغيل تتطلب درجات مختلفة من التخصيص، فإن البدء بمنصة برمجية ذات أفضل الممارسات المضمنة والمحددة جيدًا سيوفر قيمة أكبر ويسرع أوقات التنفيذ.

هذه الفكرة مماثلة لشراء سيارة. لا يقوم المستهلك ببناء المحرك أو القلق بشأن إنشاء نظام الدفع. لقد سمحوا للخبراء بالقيام بذلك. ومع ذلك، يقوم المستهلكون بتخصيص السيارة بطرق تناسب احتياجاتهم (اللون والتشذيب ووسائل الراحة الإضافية).

يجب تكييف النظام الذي يقود أفضل الممارسات مع القضايا الخاصة بالمكتب واحتياجات وأهداف عائلته. من المسؤول عن الموافقات وتنفيذ العمليات؟ من هم أصحاب الأصول والاستثمارات المختلفة داخل الأسرة؟ ما هو الوضع الضريبي لهذه الأصول، وأين يتم الاحتفاظ بها؟

قد يكون نشر منصة تقنية تدمج عمليات الأعمال الرئيسية وتدمج أفضل الممارسات في عمليات سير العمل غير ضروري لبعض المكاتب الصغيرة ذات مجموعة ضيقة من المسؤوليات. فالمكتب الذي يضم اثنين فقط من الموظفين الذين يركزون فقط على إعداد التقارير المحاسبية والاستثمارية، على سبيل المثال، قد يختار بأمان التطبيقات الخاصة بالمهام الأقل تكلفة في النشر.

بالنسبة لبعض المكاتب الكبيرة التي لديها عمليات وممارسات طويلة الأمد ومتطورة داخليًا، قد تبدو إدارة التغييرات التي تأتي مع اعتماد نظام المؤسسة أمرًا شاقًا. يمكن للموظفين أن يقعوا ضحية عقلية «لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة» وأن يقاوموا التغيير. من المهم أن يعمل المكتب عن كثب مع مزود الحلول الخاص به للتخطيط بعناية لتغييرات العملية التي يتم إجراؤها. يجب عليهم التواصل والاستعداد لهذه التغييرات، بالإضافة إلى مواءمة وتدريب الموظفين والفرق. يعد دعم الإدارة العليا والدعم الصريح أمرًا بالغ الأهمية.

يعد العثور على بائع يتمتع بفهم عميق لعمليات مكتب العائلة إلى جانب حل مصمم ليناسب تلك البيئة أمرًا ضروريًا. يجب أيضًا النظر عن كثب في مشكلات مثل الأمن السيبراني وإمكانية الوصول إلى البيانات والتخزين.

يعد البرنامج المصمم بشكل صريح لدعم المكاتب العائلية وحوكمتها وأفضل الممارسات الصناعية أمرًا بالغ الأهمية لمستقبل المكتب العائلي. لم يعد الاعتماد على تقنيات الجيل السابق، مثل جداول البيانات وسير العمل اليدوي الذي تتطلبه، مقبولًا - خاصة لأفراد الأسرة المهتمين بالتكنولوجيا الذين يتوقعون المزيد من المؤسسات التي تدير ثرواتهم وشؤون أعمالهم.

‍