Les meilleures pratiques axées sur la technologie et la gouvernance intégrée sont l'avenir des family offices

Rob Mallernee is the founder and PDG of Eton Solutions.

Les meilleures pratiques sont essentielles à la réussite de toute organisation. Ils contribuent à garantir l'efficacité, l'accès aux connaissances, l'amélioration continue et une meilleure prise de décisions tout en réduisant les risques opérationnels et les coûts. Dans le cas des family offices, qui gèrent le patrimoine et les affaires des familles très fortunées, les meilleures pratiques sont essentielles et difficiles à développer et à mettre en œuvre.

Les family offices sont actifs aux États-Unis depuis au moins le XIXe siècle pour développer et protéger le patrimoine des familles. À l'aube du 21e siècle, le nombre de family offices dans le monde a explosé en raison de l'augmentation rapide de la richesse créée par le boom technologique, de la croissance en Asie et d'autres facteurs.

Les family offices sont également devenus plus complexes. Leurs modèles opérationnels sont souvent compliqués par rapport à ceux d'autres organisations. Ils intègrent un large éventail de flux de travail interconnectés à d'autres processus au sein de l'organisation, avec de nombreux actifs et passifs dispersés, des investissements complexes, un large éventail de sociétés à responsabilité limitée, de partenariats et d'autres entités juridiques, ainsi que plusieurs générations de membres de la famille à comptabiliser et à gérer. L'étendue et la nature délicate du modèle de family office rendent les meilleures pratiques et une gouvernance solide essentielles.

Pour s'assurer que les meilleures pratiques et la gouvernance sont bien ancrées au sein d'un bureau, une organisation doit cartographier les processus et les flux de travail existants et définir comment ils sont exécutés aujourd'hui et où ils peuvent être améliorés.

La complexité de ces structures opérationnelles amène parfois les family offices à penser que leurs problèmes et leurs processus sont très spécifiques à leur organisation et, par conséquent, défavorables à l'application des meilleures pratiques standard du secteur. Bien que cela puisse être vrai pour certaines activités du front office, les family offices d'aujourd'hui devraient repenser l'idée de tout personnaliser dans leur middle office et leur back office et rechercher des moyens de tirer parti de l'énorme valeur de la standardisation autour des meilleures pratiques. S'ils le font, les family offices pourront bénéficier de tous les avantages décrits ci-dessus, gagner une plus grande confiance de la part des familles qu'ils servent et libérer du temps pour se concentrer sur les aspects vraiment uniques de leur bureau.

Les meilleures pratiques sont essentielles en ces temps d'incertitude économique et de rotation croissante du personnel lorsque les connaissances institutionnelles peuvent être soudainement perdues et que les nouveaux employés doivent être formés rapidement.

Des règles opérationnelles solides devraient permettre au bureau de maximiser l'efficacité et la rapidité des processus tels que l'exécution des transactions, la planification et la production de rapports. Ils devraient permettre de mettre en place les freins et contrepoids nécessaires pour protéger la transparence, réduire les risques et garantir la conformité. Par exemple, un seul membre du personnel ne devrait jamais être responsable de l'ensemble d'un processus, tel que l'autorisation, l'exécution, l'enregistrement et la révision d'une transaction. Les pratiques commerciales devraient garantir qu'un membre du personnel indépendant procède à l'examen et à l'approbation au moyen d'une piste d'audit bien documentée.

Chaque bureau cherche à développer et à utiliser un certain degré de règles et de processus opérationnels. Le défi consiste à les appliquer dans le cadre des flux de travail quotidiens. Souvent, ces politiques sont codées dans des manuels écrits et ne sont mentionnées que de façon sporadique en raison des pressions quotidiennes liées au fonctionnement du bureau. Le manque de technologie complique le suivi et l'application des politiques. Lorsque les effectifs évoluent, le problème peut devenir encore plus grave.

La plupart des family offices ont besoin d'un changement. À l'ère numérique d'aujourd'hui, les bureaux devraient s'éloigner des manuels de bonnes pratiques basés sur des documents et intégrer des règles et des processus dans une plateforme technologique moderne qui intègre ces protocoles dans les flux de travail courants. Les meilleures pratiques du secteur concernant le traitement des transactions, la comptabilité, les rapports clients, la saisie et le rapprochement des données, la gestion de trésorerie, la gestion des documents, etc. peuvent être automatisées pour garantir cohérence et efficacité, tout en garantissant une gouvernance, une transparence et une atténuation des risques solides.

De nombreux family offices adoptent désormais des systèmes intégrés à l'échelle du bureau qui fournissent une interconnectivité entre toutes les données, les processus et les entités juridiques gérés, les meilleures pratiques étant cartographiées et intégrées au système. Bien que certains bureaux établis puissent avoir des modèles opérationnels qui nécessitent différents degrés de personnalisation, commencer par une plateforme logicielle intégrant les meilleures pratiques bien définies apportera une plus grande valeur et accélérera les délais de mise en œuvre.

This idea is similar to the achat d'une voiture. Le consommateur ne construit pas le moteur et ne se soucie pas de créer le système de transmission. Ils ont laissé les experts le faire. Cependant, les consommateurs personnalisent la voiture en fonction de leurs besoins (couleur, finition et équipements supplémentaires).

Un système qui favorise les meilleures pratiques doit être adapté aux problèmes spécifiques au bureau et aux besoins et objectifs de sa famille. Qui est responsable des approbations et de l'exécution des processus ? Qui sont les propriétaires des différents actifs et investissements au sein de la famille ? Quel est le statut fiscal de ces actifs et où sont-ils détenus ?

Le déploiement d'une plateforme technologique qui intègre les principaux processus métier et intègre les meilleures pratiques dans les flux de travail peut s'avérer inutile pour certains petits bureaux dotés d'un ensemble restreint de responsabilités. Un bureau ne comptant que quelques employés se consacrant uniquement à la comptabilité et à l'établissement de rapports sur les investissements, par exemple, peut opter en toute sécurité pour des applications spécifiques à des tâches dont le déploiement est moins coûteux.

Pour certains grands bureaux dotés de processus et de pratiques développés depuis longtemps en interne, la gestion des changements liés à l'adoption d'un système d'entreprise peut sembler intimidante. Les membres du personnel peuvent être victimes de l'état d'esprit « nous avons toujours fait comme ça » et résister au changement. Il est important qu'un bureau travaille en étroite collaboration avec son fournisseur de solutions afin de planifier soigneusement les modifications apportées au processus. Ils devraient communiquer et se préparer à ces changements, ainsi qu'aligner et former le personnel et les équipes. L'adhésion et le soutien explicite de la haute direction sont essentiels.

Il est essentiel de trouver un fournisseur ayant une connaissance approfondie des opérations des family offices ainsi qu'une solution conçue pour s'adapter à cet environnement. Des questions telles que la cybersécurité, l'accessibilité et le stockage des données doivent également être examinées de près.

Les logiciels explicitement conçus pour soutenir les family offices, leur gouvernance et les meilleures pratiques du secteur sont essentiels pour l'avenir du family office. Le recours aux technologies de dernière génération, telles que les feuilles de calcul, et aux flux de travail manuels qu'elles nécessitent n'est plus acceptable, en particulier pour les membres de la famille férus de technologie qui fréquentent davantage des organisations qui gèrent leur patrimoine et leurs affaires commerciales.

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