Des solutions ponctuelles ou une plateforme intégrée : une décision cruciale pour l'entreprise

Rob Mallernee est le PDG de Eton Solutions.

Le choix des solutions logicielles adaptées à votre entreprise peut être difficile et controversé, avec des implications à long terme. Pour de nombreuses entreprises, le débat peut porter sur l'opportunité d'adopter une ou plusieurs solutions ponctuelles de pointe ou une plateforme intégrée prenant en charge de multiples processus et fonctions.

Il ne fait aucun doute que la bonne réponse dépend des besoins et des circonstances spécifiques de l'entreprise. Néanmoins, certaines différences critiques méritent d'être prises en compte lors de la prise de décision.

Solutions ponctuelles

Chaque solution ponctuelle répond à un besoin fonctionnel unique au sein de votre entreprise. Si vous optez pour cette solution, vous devriez en rechercher une dotée d'un ensemble de fonctionnalités riche et de premier ordre qui plaira aux personnes impliquées dans les tâches qu'elle aide à effectuer. Assurez-vous qu'il excelle dans son domaine de niche.

Mais notez que chaque solution de points doit être intégrée à d'autres systèmes de points. À mesure que le nombre de systèmes ponctuels augmente, le besoin d'intégrations de systèmes et de données augmente.

Le maintien du personnel informatique (en cas d'intégration automatisée) ou de personnel administratif (en cas d'intégration manuelle) pour gérer ces intégrations entraîne des coûts importants au-delà du coût explicite des systèmes. Les coûts de formation et administratifs liés à l'utilisation de multiples interfaces utilisateur et à la passation de contrats avec plusieurs fournisseurs doivent également être pris en compte.

Plateformes intégrées

Bien qu'une plate-forme intégrée ne possède pas tous les atouts d'une solution ponctuelle pour cette seule fonction, une solution véritablement intégrée connecte les processus et les données entre les fonctions et les modules d'application. Cela réduit le besoin de personnel informatique ou autre pour effectuer ces intégrations.

La collecte et le stockage des données dans une base de données commune permettent de résoudre les problèmes liés à la saisie de données dans de multiples systèmes et à la consolidation et à la conciliation de ces données à des fins d'analyse, de reporting et de prise de décision. Cela permet de réduire les processus manuels coûteux et longs ainsi que les erreurs humaines.

Plutôt que de faire appel à plusieurs fournisseurs pour résoudre les problèmes, une plateforme intégrée permet au client de s'adresser à un seul fournisseur pour résoudre les problèmes. Les fournisseurs n'ont aucune possibilité de se pointer du doigt en cas de problème.

La nature complète d'une plateforme intégrée profite aux organisations, mais elle peut présenter des défis. Un système à l'échelle de l'entreprise a un impact sur de nombreuses fonctions et sur le personnel de l'entreprise, nécessitant la formation des employés, le développement de nouvelles compétences et la gestion du changement dans l'ensemble de l'organisation. La résistance au changement peut être un problème et nécessite une étroite participation de la haute direction.

De plus, la définition des processus et des fonctions qui doivent être intégrés et repensés peut demander beaucoup de temps et d'efforts dans le processus de mise en œuvre. La recherche d'une plateforme spécifique au secteur conçue pour intégrer et rationaliser les principaux processus commerciaux de votre entreprise peut résoudre ces problèmes et réduire considérablement le temps de mise en œuvre.

Rationaliser votre organisation

Les entreprises de tous types ont aujourd'hui pour mandat de rationaliser et d'automatiser les processus métier interfonctionnels afin d'améliorer la collaboration organisationnelle, la productivité, la valeur client et les marges bénéficiaires et de minimiser les risques. Selon McKinsey, la simplification des processus de bout en bout peut réduire les coûts fixes de 20 % à 30 % et accélérer la prestation de services de 20 % tout en augmentant la satisfaction des clients de 5 % à 10 % et les revenus de 3 % à 5 %.

Le fait de réaliser les intégrations nécessaires pour assembler des solutions multipoints avec différentes bases de données limite la flexibilité d'une entreprise lorsqu'il s'agit d'apporter des changements organisationnels. Une solution ponctuelle de pointe peut résoudre de manière éloquente un problème immédiat plus rapidement et à un coût initial moindre, mais la prolifération de solutions discrètes peut entraîner des dysfonctionnements et des obstacles à la productivité à terme, si vous ne faites pas attention. Cela limite la capacité d'une organisation à faire évoluer ses services et, en fin de compte, peut devenir plus coûteux.

Les organisations confrontées à ces choix doivent procéder à une évaluation complète de leurs besoins, non seulement actuels mais futurs. Supposons que votre organisation ait des besoins complexes en matière de traitement des données et cherche à mettre en œuvre les meilleures pratiques qui traitent des relations sous-jacentes entre les différents processus et flux de travail. Dans ce cas, vous pouvez envisager une plateforme intégrée.

Cela ne veut pas dire que les solutions ponctuelles ne sont pas le bon choix dans certaines circonstances. Les organisations ayant des processus métier relativement simples et des besoins très distincts, tels que la facturation ou la comptabilité de base, peuvent grandement bénéficier des meilleures solutions et les mettre en œuvre rapidement à un coût relativement faible.

Considérations relatives aux family offices

Dans le secteur dans lequel je travaille, à savoir les family offices qui gèrent le patrimoine et les affaires des familles très fortunées, de nombreux bureaux utilisent des systèmes distincts pour des fonctions telles que la comptabilité, la gestion de patrimoine, la gestion de la relation client et la gestion des documents. Par conséquent, ils utilisent généralement des feuilles de calcul pour la consolidation et l'analyse des données. Cela peut entraîner des inefficacités qui font perdre du temps et de l'argent, le personnel onéreux passant d'innombrables heures à utiliser des feuilles de calcul pour générer des rapports.

Bien que certains family offices puissent avoir un effectif relativement restreint, ils peuvent avoir des exigences de processus très complexes impliquant de nombreuses interdépendances entre plusieurs entités juridiques, membres de la famille, actifs et passifs. Un ensemble de solutions cloisonnées pour des fonctions telles que la comptabilité générale, les rapports sur les performances des investissements, la comptabilité des fonds, la gestion des documents, etc., pourrait ne pas répondre suffisamment à ces complexités ou intégrer les meilleures pratiques interfonctionnelles requises par le bureau.

Les family offices ont un besoin fondamental de bonnes pratiques impliquant de nombreux domaines fonctionnels et du personnel pour des tâches telles que l'examen et les approbations, l'autorisation des transactions et la séparation des tâches afin de garantir la transparence et de gérer les risques. Une plateforme intégrée peut intégrer ces pratiques dans le système.

Alors, quand les solutions ponctuelles ont-elles le plus de sens ? Pour les organisations dont les besoins sont simples et bien définis, limités à des départements fonctionnels spécifiques, les solutions appropriées peuvent apporter des améliorations significatives sans impact sur le reste de l'organisation.

Au sein des family offices, par exemple, les organisations qui se concentrent uniquement sur la performance des investissements, sans gérer la comptabilité de plusieurs sociétés à responsabilité limitée, trusts, etc., pourraient bien trouver la bonne solution pour rendre compte de la performance des investissements de manière suffisante et très précieuse. Dans ce cas, un système de gestion de documents autonome peut également être suffisant. Elle permet de réduire radicalement les inefficacités liées à l'organisation et à l'archivage des documents papier.

C'est à vous de choisir

Toutes les entreprises sont confrontées au choix entre l'amélioration des processus métier à l'aide de solutions de pointe et l'utilisation d'une plateforme intégrée. L'importance de réaliser l'intégration des données et des processus pour générer de la valeur à long terme doit être sérieusement prise en compte lors de la prise de décision.