حلول النقاط أو النظام الأساسي المتكامل: قرار حاسم للأعمال

روب ماليرني هو الرئيس التنفيذي لـ Eton Solutions.

يمكن أن يكون اختيار الحلول البرمجية المناسبة لعملك أمرًا صعبًا ومثيرًا للجدل، مع ما يترتب على ذلك من آثار طويلة الأجل. بالنسبة للعديد من الشركات، قد يدور النقاش حول ما إذا كان سيتم تبني واحد أو أكثر من أفضل الحلول أو منصة متكاملة تتناول عمليات ووظائف متعددة.

مما لا شك فيه أن الإجابة الصحيحة تعتمد على الاحتياجات والظروف الخاصة بالشركة. ومع ذلك، هناك بعض الاختلافات الجوهرية التي تستحق الدراسة عند اتخاذ القرار.

بوينت سوليوشنز

يعالج كل حل نقطي حاجة وظيفية واحدة داخل شركتك. إذا سلكت هذا الطريق، فستحتاج إلى البحث عن مجموعة ميزات غنية في فئتها ستجذب الأشخاص المشاركين في المهام التي تساعد في تنفيذها. تأكد من أنها تتفوق في معالجة مجال تركيزها المتخصص.

ولكن لاحظ أن كل حل نقطي يجب أن يتكامل مع أنظمة النقاط الأخرى. مع زيادة عدد أنظمة النقاط، تزداد الحاجة إلى تكامل النظام والبيانات.

يؤدي الحفاظ على موظفي تكنولوجيا المعلومات (في حالة التكامل الآلي) أو الموظفين الإداريين (في حالة التكامل اليدوي) لإدارة عمليات الدمج هذه إلى تكاليف كبيرة تتجاوز التكلفة الصريحة للأنظمة. يجب أيضًا مراعاة التكاليف التدريبية والإدارية للتعامل مع واجهات المستخدم المتعددة والتعاقد مع بائعين متعددين.

منصات متكاملة

في حين أن النظام الأساسي المتكامل قد لا يحتوي على جميع أجراس وصفارات الحل النقطي في هذه الوظيفة الفردية، فإن الحل المتكامل حقًا يربط العمليات والبيانات عبر الوظائف ووحدات التطبيق. هذا يقلل من الحاجة إلى تكنولوجيا المعلومات أو الموظفين الآخرين لإجراء عمليات الدمج هذه.

إن جمع البيانات وتخزينها داخل قاعدة بيانات مشتركة يخفف من مشاكل إدخال البيانات في أنظمة متعددة ودمج وتوفيق تلك البيانات للتحليل وإعداد التقارير واتخاذ القرار. هذا يقلل من العمليات اليدوية المكلفة والمستهلكة للوقت والخطأ البشري.

بدلاً من التعامل مع العديد من البائعين لاستكشاف المشكلات وإصلاحها، تتيح المنصة المتكاملة للعميل اللجوء إلى بائع واحد لحل المشكلات. لا توجد فرصة للبائعين لتوجيه أصابع الاتهام إلى بعضهم البعض عند ظهور المشاكل.

إن الطبيعة الشاملة للمنصة المتكاملة تفيد المؤسسات، ولكنها يمكن أن تمثل تحديات. يؤثر النظام على مستوى المؤسسة على العديد من الوظائف والموظفين في جميع أنحاء الشركة، مما يتطلب تدريب الموظفين وتطوير المهارات الجديدة وإدارة التغيير في جميع أنحاء المؤسسة. يمكن أن تكون مقاومة التغيير مشكلة وتتطلب مشاركة وثيقة من الإدارة العليا.

أيضًا، يمكن أن يستغرق تحديد العمليات والوظائف التي يجب دمجها وإعادة تصميمها وقتًا وجهدًا كبيرين في عملية التنفيذ. يمكن أن يؤدي العثور على منصة خاصة بالصناعة مصممة لاستيعاب وتبسيط العمليات التجارية الرئيسية لشركتك إلى معالجة هذه المشكلات وتقليل وقت التنفيذ بشكل كبير.

تبسيط مؤسستك

هناك تفويض اليوم عبر الشركات من جميع الأنواع لتبسيط وأتمتة العمليات التجارية متعددة الوظائف لتحسين التعاون التنظيمي والإنتاجية وقيمة العملاء وهوامش الربح وتقليل المخاطر. وفقًا لماكينزي، يمكن أن يؤدي تبسيط العمليات من البداية إلى النهاية إلى تقليل التكاليف الثابتة بنسبة 20٪ -30٪ وتسريع تقديم الخدمة بنسبة 20٪ مع زيادة رضا العملاء بنسبة 5٪ -10٪ والإيرادات بنسبة 3٪ -5٪.

إن إجراء عمليات الدمج اللازمة لدمج حلول متعددة النقاط مع قواعد بيانات مختلفة يحد من مرونة الشركة لإجراء تغييرات تنظيمية. قد يعالج الحل الأفضل من نوعه ببلاغة نقطة الألم الفورية بسرعة أكبر بتكلفة أولية أقل، ولكن انتشار الحلول المنفصلة يمكن أن يؤدي إلى خلل وظيفي وعقبات في الإنتاجية في المستقبل، إذا لم تكن حذرًا. هذا يحد من قدرة المؤسسة على توسيع نطاق الخدمات وقد يصبح في النهاية أكثر تكلفة.

تحتاج المنظمات التي تواجه هذه الخيارات إلى إجراء تقييم شامل لاحتياجاتها، ليس فقط اليوم ولكن في المستقبل. افترض أن مؤسستك لديها احتياجات معالجة بيانات معقدة وتسعى إلى تنفيذ أفضل الممارسات التي تتناول العلاقات الأساسية عبر العمليات وعمليات سير العمل المختلفة. في هذه الحالة، قد ترغب في التفكير في منصة متكاملة.

هذا لا يعني أن حلول النقاط ليست الخيار الصحيح في بعض الظروف. يمكن للمؤسسات ذات العمليات التجارية البسيطة نسبيًا والاحتياجات المنفصلة جدًا، مثل إعداد الفواتير أو المحاسبة الأساسية، الاستفادة بشكل كبير من الحلول الأفضل من نوعها - وتنفيذها بسرعة بتكلفة منخفضة نسبيًا.

اعتبارات للمكاتب العائلية

في الصناعة التي أخدمها، وهي المكاتب العائلية التي تدير شؤون الثروة والأعمال للعائلات ذات الثروات الفائقة، تستخدم العديد من المكاتب أنظمة منفصلة لوظائف مثل المحاسبة وإدارة الثروات وإدارة علاقات العملاء وإدارة المستندات. ونتيجة لذلك، يستخدمون عادةً جداول البيانات لدمج البيانات وتحليلها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم الكفاءة التي تضيع الوقت والمال، حيث يقضي الموظفون المكلفون ساعات لا تحصى في استخدام جداول البيانات لإنشاء التقارير.

في حين أن بعض المكاتب العائلية قد تكون صغيرة نسبيًا من حيث عدد الموظفين، فقد تكون لها متطلبات عملية معقدة للغاية تتضمن العديد من الترابطات بين الكيانات القانونية المتعددة وأفراد الأسرة والأصول والخصوم. قد لا تعالج مجموعة من الحلول المنعزلة لوظائف مثل محاسبة دفتر الأستاذ العام، وتقارير أداء الاستثمار، ومحاسبة الصناديق، وإدارة المستندات، وما إلى ذلك، بشكل كافٍ هذه التعقيدات أو تدمج أفضل الممارسات متعددة الوظائف التي يتطلبها المكتب.

لدى المكاتب العائلية حاجة أساسية لأفضل الممارسات التي تشمل العديد من المجالات الوظيفية والموظفين لأشياء مثل المراجعة والموافقات وتفويض المعاملات والفصل بين الواجبات لضمان الشفافية وإدارة المخاطر. يمكن للمنصة المتكاملة تضمين هذه الممارسات داخل النظام.

إذن، متى تكون حلول النقاط أكثر منطقية؟ بالنسبة للمؤسسات ذات الاحتياجات المباشرة والمحددة جيدًا والتي تقتصر على أقسام وظيفية محددة، يمكن لحلول النقاط الصحيحة تقديم تحسينات كبيرة دون التأثير على بقية المؤسسة.

داخل المكاتب العائلية، على سبيل المثال، قد تجد المنظمات التي تركز فقط على الأداء الاستثماري، دون إدارة المحاسبة للعديد من الشركات ذات المسؤولية المحدودة، والصناديق الاستئمانية، وما إلى ذلك، الحل المناسب للإبلاغ عن أداء الاستثمار بشكل كافٍ وذو قيمة عالية. وفي هذه الحالة، قد يكون نظام إدارة الوثائق المستقل كافياً أيضاً. يمكن أن يقلل بشكل جذري من أوجه القصور في تنظيم وأرشفة المستندات الورقية.

الاختيار هو لك

إن الاختيار بين تحسين العمليات التجارية باستخدام أفضل الحلول مقابل منصة متكاملة هو أمر تواجهه كل مؤسسة. يجب مراعاة أهمية تحقيق تكامل البيانات والعمليات لدفع القيمة طويلة الأجل بشدة عند اتخاذ القرار.