Soluciones puntuales o una plataforma integrada: una decisión crítica para la empresa

Rob Mallernee es el director ejecutivo de Eton Solutions.

Elegir las soluciones de software adecuadas para su empresa puede ser difícil y polémico, con implicaciones a largo plazo. Para muchas empresas, el debate puede ser si deben adoptar una o más de las mejores soluciones puntuales de su clase o una plataforma integrada que aborde múltiples procesos y funciones.

Sin duda, la respuesta correcta depende de las necesidades y circunstancias específicas de la empresa. Sin embargo, hay algunas diferencias críticas que vale la pena considerar al tomar la decisión.

Soluciones puntuales

Cada solución puntual aborda una única necesidad funcional dentro de su empresa. Si opta por este camino, querrá buscar uno con un conjunto de funciones rico y de primera clase que atraiga a las personas que participan en las tareas que ayuda a realizar. Asegúrese de que se destaque al abordar su área de enfoque de nicho.

Sin embargo, tenga en cuenta que cada solución de puntos debe integrarse con otros sistemas de puntos. A medida que aumenta la cantidad de sistemas de puntos, aumenta la necesidad de integraciones de sistemas y datos.

El mantenimiento del personal de TI (en el caso de la integración automatizada) o del personal administrativo (en el caso de la integración manual) para gestionar estas integraciones genera costos significativos que van más allá del costo explícito de los sistemas. También se deben considerar los costos administrativos y de capacitación derivados del manejo de múltiples interfaces de usuario y la contratación con múltiples proveedores.

Plataformas integradas

Si bien es posible que una plataforma integrada no tenga todos los detalles de una solución puntual en esa única función, una solución verdaderamente integrada conecta los procesos y los datos entre funciones y módulos de aplicaciones. Esto reduce la necesidad de que el personal de TI u otro personal realice estas integraciones.

La recopilación y el almacenamiento de datos en una base de datos común alivia los problemas de introducir datos en varios sistemas y de consolidar y conciliar esos datos para el análisis, la elaboración de informes y la toma de decisiones. Esto reduce los costosos y lentos procesos manuales y los errores humanos.

En lugar de tratar con varios proveedores para solucionar problemas, una plataforma integrada permite al cliente recurrir a un único proveedor para resolver los problemas. Los vendedores no tienen la oportunidad de señalarse con el dedo cuando surgen problemas.

La naturaleza integral de una plataforma integrada beneficia a las organizaciones, pero puede presentar desafíos. Un sistema que abarca toda la empresa afecta a numerosas funciones y personal en toda la empresa, lo que requiere la formación de los empleados, el desarrollo de nuevas habilidades y la gestión del cambio en toda la organización. La resistencia al cambio puede ser un problema y requiere una estrecha participación de la alta dirección.

Además, definir qué procesos y funciones deben integrarse y rediseñarse puede llevar mucho tiempo y esfuerzo en el proceso de implementación. La búsqueda de una plataforma específica de la industria diseñada para adaptarse y optimizar los procesos comerciales clave de su empresa puede abordar estos problemas y reducir drásticamente el tiempo de implementación.

Racionalización de su organización

En la actualidad, las empresas de todo tipo tienen el mandato de racionalizar y automatizar los procesos empresariales interfuncionales para mejorar la colaboración organizacional, la productividad, el valor para el cliente y los márgenes de beneficio y minimizar el riesgo. Según McKinsey, la simplificación de los procesos de principio a fin puede reducir los costos fijos entre un 20 y un 30% y acelerar la prestación de servicios en un 20%, al tiempo que aumenta la satisfacción del cliente entre un 5 y un 10% y los ingresos entre un 3 y un 5%.

Realizar las integraciones necesarias para unir soluciones de varios puntos con diferentes bases de datos limita la flexibilidad de la empresa para realizar cambios organizativos. La mejor solución puntual de su clase puede abordar de manera elocuente un problema inmediato con mayor rapidez y a un costo inicial más bajo, pero la proliferación de soluciones discretas puede provocar problemas de funcionamiento y obstáculos de productividad en el futuro, si no se tiene cuidado. Esto limita la capacidad de una organización para escalar los servicios y, en última instancia, puede resultar más costoso.

Las organizaciones que se enfrentan a estas opciones deben realizar una evaluación integral de sus necesidades, no solo hoy sino también en el futuro. Supongamos que su organización tiene necesidades complejas de procesamiento de datos y busca implementar las mejores prácticas que aborden las relaciones subyacentes en varios procesos y flujos de trabajo. En ese caso, es posible que desee considerar una plataforma integrada.

Esto no quiere decir que las soluciones puntuales no sean la opción correcta en algunas circunstancias. Las organizaciones con procesos empresariales relativamente simples y necesidades muy discretas, como la facturación o la contabilidad básica, pueden beneficiarse enormemente de las mejores soluciones de su clase e implementarlas rápidamente a un costo relativamente bajo.

Consideraciones para oficinas familiares

En la industria en la que trabajo, oficinas familiares que administran el patrimonio y los asuntos comerciales de familias con un patrimonio neto muy alto, muchas oficinas utilizan sistemas separados para funciones como la contabilidad, la gestión del patrimonio, la gestión de las relaciones con los clientes y la gestión de documentos. Como resultado, suelen utilizar hojas de cálculo para la consolidación y el análisis de datos. Esto puede provocar ineficiencias que hacen perder tiempo y dinero, ya que un personal caro dedica innumerables horas a utilizar hojas de cálculo para generar informes.

Si bien algunas oficinas familiares pueden tener un número relativamente pequeño de empleados, es posible que tengan requisitos de proceso muy complejos que impliquen numerosas interdependencias entre múltiples entidades legales, miembros de la familia, activos y pasivos. Es posible que un conjunto de soluciones aisladas para funciones como la contabilidad del libro mayor, los informes sobre el rendimiento de las inversiones, la contabilidad de fondos, la gestión de documentos, etc., no aborde suficientemente estas complejidades ni incorpore las mejores prácticas interfuncionales que requiere la oficina.

Las oficinas familiares tienen una necesidad fundamental de contar con las mejores prácticas que involucren a numerosas áreas funcionales y personal, como la revisión y las aprobaciones, la autorización de transacciones y la segregación de funciones para garantizar la transparencia y gestionar el riesgo. Una plataforma integrada puede integrar estas prácticas en el sistema.

Entonces, ¿cuándo tienen más sentido las soluciones puntuales? Para las organizaciones con necesidades claras y bien definidas que se limitan a departamentos funcionales específicos, las soluciones puntuales adecuadas pueden ofrecer mejoras significativas sin afectar al resto de la organización.

En las oficinas familiares, por ejemplo, las organizaciones que se centran únicamente en el rendimiento de las inversiones, sin gestionar la contabilidad de varias LLC, fideicomisos, etc., pueden encontrar que la solución adecuada para informar sobre el rendimiento de las inversiones es suficiente y altamente valiosa. En esta situación, un sistema de gestión de documentos independiente también puede ser suficiente. Puede reducir radicalmente las ineficiencias a la hora de organizar y archivar documentos en papel.

La elección es suya

La elección entre mejorar los procesos empresariales utilizando las mejores soluciones puntuales o una plataforma integrada es algo a lo que se enfrentan todas las organizaciones. Al tomar la decisión, se debe tener muy en cuenta la importancia de lograr la integración de los datos y los procesos para generar valor a largo plazo.