Adopter la transformation numérique dans les family offices

Rob Mallernee est le PDG de Eton Solutions.

La transformation numérique est un mouvement axé sur la technologie qui a un impact sur l'efficacité et les résultats des entreprises dans pratiquement tous les secteurs d'activité à l'échelle mondiale. Certaines entreprises sont toutefois à la traîne. Étonnamment, l'un des secteurs qui a été lent à s'adapter à l'évolution technologique est celui des family offices. Il s'agit des entreprises qui gèrent le patrimoine des familles très fortunées dans le monde entier.

Le nombre et la valeur nette des personnes et des familles fortunées ont augmenté de façon spectaculaire au cours des dernières décennies. En 2022, les États-Unis comptaient 735 milliardaires.

Le nombre de milliardaires dans le monde a atteint 2 755 en 2021, avec une valeur nette combinée de 13 100 milliards de dollars. Leur nombre a légèrement diminué cette année pour atteindre 2 668 et une valeur nette de 12 700 milliards de dollars. Si l'on veut être plus exhaustif, les personnes valant au moins 30 millions de dollars étaient au nombre de 295 450 en 2020, avec une valeur combinée de 35,5 billions de dollars, selon le rapport Wealth-X World Ultra Wealth Report.

L'augmentation rapide du nombre de familles très fortunées a engendré un secteur des family offices en plein essor. Les familles très fortunées créent ou utilisent des family offices pour gérer efficacement la croissance, la préservation et le transfert du patrimoine entre les générations et pour superviser un large éventail de services, allant de la gestion du patrimoine et des biens aux dons caritatifs, en passant par la planification successorale et fiscale, les affaires juridiques et bien plus encore. Le nombre de family offices, qu'ils soient unifamiliaux ou multifamiliaux, a considérablement augmenté ces dernières années et était estimé à environ 10 000 dans le monde en 2016, selon Ernst & Young.

Bien qu'ils gèrent des billions de dollars de patrimoine, la plupart des family offices ne disposent pas des systèmes technologiques sophistiqués et de l'efficacité des processus d'entreprise que l'on trouve dans de nombreux autres secteurs. Bien trop souvent, les bureaux dépendent de processus de travail manuels, utilisant des outils rudimentaires et obscurs pour gérer les affaires complexes des clients. Les services tels que la comptabilité générale et la comptabilité des sociétés de personnes, la gestion et le suivi des performances des investissements, les déclarations fiscales, le suivi des engagements de capitaux et le paiement des factures sont souvent gérés par des systèmes déconnectés les uns des autres.

La nature complexe des family offices ne fait qu'aggraver la situation. Les affaires financières de la famille impliquent généralement un réseau complexe d'interdépendances avec de nombreuses structures familiales multi-entités et multi-générationnelles et des actifs, des passifs, des comptes, des SARL, des partenariats et d'autres entités juridiques très éloignés les uns des autres.

Pour garder une trace de tout cela, le personnel du bureau doit saisir des données en double dans de multiples systèmes et utiliser des feuilles de calcul pour rapprocher et consolider ces données en vue de l'établissement de rapports et de l'analyse. Ces inefficacités entraînent de longs retards dans l'établissement des rapports, des erreurs potentielles dans les données, une surcharge de travail pour le personnel de valeur (qui devrait consacrer son temps à fournir des avis et des conseils aux clients) et la frustration des membres de la famille qui ont l'impression de manquer de transparence en ce qui concerne leur patrimoine et les opérations de leur bureau.

Comme pour toute entreprise, l'efficacité opérationnelle, l'agilité, la prévention des risques et la prise de décision souffrent de l'absence d'informations fiables et opportunes. Ces défis sont aggravés par la nature confidentielle des données et la nécessité de fournir un accès aux données selon le principe du "besoin de savoir". Ce sont des défis que je connais bien. En tant que fondateur d'un bureau multifamilial et en tant que cadre ayant passé de nombreuses années à gérer le patrimoine et les affaires de familles très fortunées, j'ai été confronté à ces mêmes problèmes.

Mon expérience m'a amené à penser que les family offices adoptent trois approches distinctes pour tirer parti des logiciels afin de résoudre les problèmes évoqués ci-dessus. La première consiste à utiliser Excel et QuickBooks. Pour certains, c'est suffisant. Mais pour la plupart, cela manque de sophistication et nécessite un travail manuel important. La deuxième est celle des solutions innovantes, les meilleures de leur catégorie. Il s'agit notamment de logiciels spécialisés dans la gestion des documents, la gestion des relations avec les clients, la comptabilité générale, etc. Ces évolutions technologiques ont entraîné de réelles améliorations de la productivité des family offices et ont modernisé le secteur des family offices.

Cependant, bien que ces solutions soient phénoménales pour ce qu'elles font, le manque d'interconnectivité entre chaque solution crée des problèmes lorsque l'analyse des données, les connaissances et la sécurité sont primordiales. La troisième approche est une plateforme intégrée qui adopte une approche de planification des ressources de l'entreprise (ERP). J'aborderai cette approche plus en détail car je pense que c'est vers elle que se dirige l'avenir du family office.

L'avènement des systèmes modernes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) a permis aux entreprises de toutes sortes de gagner en efficacité, en souplesse et en visibilité. Les logiciels ERP d'aujourd'hui intègrent divers processus et données au sein de l'entreprise dans un système unique afin d'optimiser les opérations, les rapports et les analyses.

À un niveau élevé, les systèmes ERP modernes intègrent une variété de services discrets mais connectés qui permettent aux personnes d'effectuer des tâches et des processus commerciaux distincts, tels que la finance, la gestion des investissements, les ressources humaines, les services à la clientèle et d'autres. Tous ces services sont intégrés à un référentiel de données centralisé qui permet de gérer et de contrôler les informations commerciales pertinentes.

Il est certain que la création d'une plate-forme ERP intégrée pour la gestion du patrimoine familial et des affaires commerciales présente des défis uniques. Une plateforme intégrée ne disposera probablement pas de tous les accessoires spécialisés - les cloches et les sifflets - par rapport à une solution de premier choix. En outre, elle nécessite un modèle de données flexible pour prendre en compte les relations complexes de propriété entre les membres de la famille et les entités juridiques, comme nous l'avons mentionné plus haut.

Ce type d'intégration des tâches et des parties prenantes doit relier de manière transparente tout ce qui se passe dans le bureau - une tâche ardue. En dépit de l'absence de toutes les cloches et de tous les sifflets et de la complexité du modèle de données, une fois qu'un family office a mis en œuvre un système véritablement intégré, il est prêt à atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité, de création de valeur et de transparence.

Par exemple, au lieu d'attendre des semaines après la clôture d'une période pour consulter leur valeur nette, les membres de la famille peuvent obtenir des informations personnalisées aussi souvent que quotidiennement. Le bureau dispose d'un levier opérationnel beaucoup plus important pour améliorer la productivité et la rentabilité. Plutôt que de regarder constamment ce qui s'est passé dans le passé, le personnel du bureau est habilité à être tourné vers l'avenir. Il peut consacrer plus de temps à la planification et aux stratégies visant à préserver et à accroître le patrimoine familial.

Les affaires financières et commerciales des familles UHNW se complexifient avec la mondialisation accrue des actifs et les nouveaux types de véhicules et de stratégies d'investissement. Les family offices doivent adopter la transformation numérique pour suivre le rythme, en commençant par évaluer leurs logiciels pour garantir la transparence, la qualité des données, l'efficacité, la cybersécurité et la réactivité aux besoins de la famille.