Intégrer la transformation numérique dans les family offices

Rob Mallernee est le PDG de Eton Solutions.

La transformation numérique est un mouvement technologique qui a un impact sur l'efficacité et les résultats des entreprises dans pratiquement tous les secteurs du monde. Certaines entreprises sont toutefois à la traîne. Étonnamment, le secteur des family offices est un secteur qui a mis du temps à s'adapter aux changements technologiques. Ce sont les entreprises qui gèrent le patrimoine des familles très fortunées dans le monde entier.

Le nombre et la valeur nette des personnes et des familles aisées ont augmenté de façon spectaculaire au cours des dernières décennies. En 2022, le nombre de milliardaires aux États-Unis a atteint 735.

Le nombre de milliardaires dans le monde a atteint 2 755 en 2021, avec une valeur nette combinée de 13,1 billions de dollars. Leur nombre a légèrement diminué cette année pour atteindre 2 668 et une valeur nette de 12,7 billions de dollars. Si vous voulez être plus inclusif, les personnes d'une valeur d'au moins 30 millions de dollars étaient au nombre de 295 450 en 2020, pour une valeur combinée de 35,5 billions de dollars, selon le Rapport Wealth-X World Ultra Wealth.

La croissance rapide du nombre de familles fortunées (UHNW) a donné naissance à un secteur des family offices en plein essor. Les familles très riches créent ou utilisent des family offices pour gérer efficacement la croissance, la préservation et le transfert du patrimoine entre les générations et pour superviser un large éventail de services, allant de la gestion de patrimoine et de biens aux dons caritatifs, en passant par la planification successorale et fiscale, les affaires juridiques, etc. Le nombre de family offices, qu'ils soient unifamiliaux ou multifamiliaux, a augmenté de façon spectaculaire ces dernières années et était estimé à environ 10 000 dans le monde en 2016, selon Ernst & Young.

Malgré la gestion d'un patrimoine de plusieurs milliards de dollars, la plupart des family offices ne disposent pas des systèmes technologiques sophistiqués et de l'efficacité des processus métier qui sont courants dans de nombreux autres secteurs. Bien trop souvent, les bureaux s'appuient sur des processus de travail manuels, utilisant des outils rudimentaires et obscurs pour gérer les affaires complexes des clients. Des services tels que la comptabilité générale et la comptabilité des partenariats, la gestion et le suivi des performances des investissements, les déclarations fiscales, le suivi des engagements en capital et le paiement des factures sont souvent gérés dans des systèmes déconnectés.

La complexité des family offices ne fait qu'aggraver la situation. Les affaires financières de la famille impliquent généralement un réseau complexe d'interdépendances avec de nombreuses structures familiales multi-entités et multigénérationnelles et des actifs, passifs, comptes, sociétés à responsabilité limitée, partenariats et autres entités juridiques étendus.

Pour suivre tout cela, le personnel de bureau doit dupliquer la saisie des données dans plusieurs systèmes, en utilisant des feuilles de calcul pour réconcilier et consolider ces données à des fins de reporting et d'analyse. Ces inefficiences entraînent de longs délais de déclaration, des erreurs de données potentielles, un personnel de bureau surchargé de travail (qui devrait consacrer son temps à fournir des conseils aux clients) et des membres de la famille frustrés qui ont l'impression de manquer de transparence en ce qui concerne leur patrimoine et leurs activités de bureau.

Comme toute entreprise, l'efficacité opérationnelle, l'agilité, la prévention des risques et la prise de décisions pâtissent de l'absence d'informations fiables et opportunes. Ces défis sont aggravés par la nature confidentielle des données et la nécessité de fournir un accès aux données sur la base du « besoin de savoir ». Ce sont là des défis que je connais bien. En tant que fondatrice d'un bureau multifamilial et cadre ayant passé de nombreuses années à gérer le patrimoine et les affaires de familles très fortunées, j'ai été confrontée aux mêmes problèmes.

Mon expérience m'a amené à penser que les family offices adoptent trois approches distinctes pour tirer parti des logiciels afin de résoudre les problèmes évoqués ci-dessus. La première consiste à utiliser Excel et QuickBooks. Pour certains, c'est suffisant. Mais pour la plupart, cela manque de sophistication et nécessite un travail manuel important. Deuxièmement, il y a les solutions innovantes et les meilleures de leur catégorie. Il s'agit notamment de logiciels spécialisés axés sur la gestion des documents, la gestion de la relation client, le grand livre général, etc. Ces évolutions technologiques ont entraîné de réelles améliorations de la productivité des family offices et ont modernisé le secteur des family offices.

Cependant, bien que ces solutions soient phénoménales dans leur domaine, le manque d'interconnectivité entre chaque solution crée des problèmes lorsque l'analyse des données, les informations et la sécurité sont primordiales. La troisième approche est une plateforme intégrée qui adopte une approche de planification des ressources d'entreprise (ERP). J'aborderai cette approche plus en détail car je pense que c'est là que se dirige l'avenir du family office.

L'avènement des systèmes modernes de planification des ressources d'entreprise (ERP) a permis aux entreprises de tous types de gagner en efficacité, en agilité et en informations. Les logiciels ERP actuels intègrent divers processus et données au sein de l'entreprise dans un système unique afin d'optimiser les opérations, les rapports et les analyses.

À un niveau élevé, les systèmes ERP modernes intègrent une variété de services discrets mais connectés qui permettent aux utilisateurs d'effectuer des tâches et des processus commerciaux distincts, tels que la finance, la gestion des investissements, les ressources humaines, les services clients et autres. Ils sont tous intégrés à un référentiel de données centralisé pour gérer et surveiller les informations commerciales pertinentes.

Bien entendu, la création d'une plateforme ERP intégrée pour la gestion du patrimoine familial et des affaires commerciales présente des défis uniques. Une plateforme intégrée ne comportera probablement pas tous les accessoires spécialisés (cloches et sifflets) par rapport à une solution haut de gamme. En outre, cela nécessite un modèle de données flexible pour tenir compte des relations complexes de propriété entre les membres de la famille et les entités juridiques, comme indiqué précédemment.

Ce type d'intégration des tâches et des parties prenantes doit permettre de relier de manière fluide tout ce qui se passe au bureau, une tâche ardue. Malgré l'absence de fonctionnalités et de complexité des modèles de données, une fois qu'un family office aura mis en œuvre un système véritablement intégré, les conditions seront réunies pour atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité, de création de valeur et de transparence.

Par exemple, plutôt que d'attendre des semaines après une période proche pour connaître leur valeur nette, les membres de la famille peuvent obtenir des informations personnalisées aussi souvent que tous les jours. Le bureau dispose d'un levier opérationnel beaucoup plus important pour améliorer la productivité et la rentabilité. Plutôt que de regarder constamment en arrière ce qui s'est passé dans le passé, le personnel de bureau est habilité à être tourné vers l'avenir. Ils peuvent consacrer plus de temps à la planification et aux stratégies visant à préserver et à accroître le patrimoine familial.

Les affaires financières et commerciales des familles UHNW sont de plus en plus complexes en raison de la mondialisation croissante des actifs et de nouveaux types de véhicules et de stratégies d'investissement. Les family offices doivent adopter la transformation numérique pour suivre le rythme, en commençant par évaluer leurs logiciels pour garantir la transparence, la qualité des données, l'efficacité, la cybersécurité et la réactivité aux besoins des familles.