احتضان التحول الرقمي في المكاتب العائلية

روب ماليرني هو الرئيس التنفيذي لـ Eton Solutions.

التحول الرقمي هو حركة مدفوعة بالتكنولوجيا تؤثر على كفاءة الأعمال والنتائج عبر كل صناعة تقريبًا على مستوى العالم. ومع ذلك، فإن بعض الشركات متخلفة. من المثير للدهشة أن إحدى الصناعات التي كانت بطيئة في التكيف مع التغيير التكنولوجي هي صناعة المكاتب العائلية. هذه هي الشركات التي تدير ثروة العائلات ذات الثروات الفائقة على مستوى العالم.

نما عدد الأفراد والأسر الأثرياء وثروتهم الصافية بشكل كبير خلال العقود الأخيرة. اعتبارًا من عام 2022، وصل عدد المليارديرات في الولايات المتحدة 735.

بلغ عدد المليارديرات في جميع أنحاء العالم 2,755 في عام 2021، بثروة صافية مجمعة قدرها 13.1 تريليون دولار. انخفضت أعدادهم بشكل طفيف هذا العام إلى 2668 وبلغت قيمتها الصافية 12.7 تريليون دولار. إذا كنت تريد أن تكون أكثر شمولاً، فإن الأفراد الذين تبلغ قيمتهم 30 مليون دولار على الأقل بلغ عددهم 295450 في عام 2020 بقيمة إجمالية تبلغ 35.5 تريليون دولار، وفقًا لـ تقرير الثروة الفائقة العالمي من Wealth-X.

أدى النمو السريع في العائلات ذات الثروات الفائقة (UHNW) إلى ازدهار صناعة المكاتب العائلية. تقوم العائلات فائقة الثراء بإنشاء أو استخدام مكاتب عائلية لإدارة نمو الثروة والحفاظ عليها ونقلها بكفاءة عبر الأجيال والإشراف على مجموعة واسعة من الخدمات، من إدارة الثروات والممتلكات إلى العطاء الخيري والتخطيط العقاري والضريبي والشؤون القانونية وغير ذلك. وقد نما عدد المكاتب العائلية، سواء الأسرة الواحدة أو الأسرة المتعددة، بشكل كبير في السنوات الأخيرة، ويقدر بنحو 10,000 مكتب على مستوى العالم في عام 2016، وفقًا لشركة Ernst & Young.

على الرغم من إدارة تريليونات الدولارات من الثروة، تفتقر معظم المكاتب العائلية إلى أنظمة التكنولوجيا المتطورة وكفاءة العمليات التجارية الشائعة في العديد من الصناعات الأخرى. في كثير من الأحيان، تعتمد المكاتب على عمليات العمل اليدوية، باستخدام أدوات بدائية وغامضة لإدارة الشؤون المعقدة للعملاء. غالبًا ما تتم إدارة خدمات مثل دفتر الأستاذ العام ومحاسبة الشراكة وإدارة وتتبع أداء الاستثمار وإعداد التقارير الضريبية وتتبع التزامات رأس المال ودفع الفواتير في أنظمة منفصلة.

ومما يزيد من تفاقم الوضع الطبيعة المعقدة للمكاتب العائلية. عادة ما تنطوي الشؤون المالية للعائلة على شبكة معقدة من الترابط مع العديد من الهياكل العائلية متعددة الكيانات ومتعددة الأجيال والأصول والخصوم والحسابات والشركات ذات المسؤولية المحدودة والشراكات والكيانات القانونية الأخرى.

لتتبع كل ذلك، يجب على موظفي المكتب تكرار إدخال البيانات عبر أنظمة متعددة، باستخدام جداول البيانات لتسوية تلك البيانات ودمجها لإعداد التقارير والتحليل. تؤدي أوجه القصور هذه إلى تأخيرات طويلة في إعداد التقارير، وأخطاء محتملة في البيانات، وإرهاق موظفي المكاتب ذوي القيمة العالية (الذين يجب أن يقضوا وقتهم في تقديم المشورة والمشورة للعملاء) وأفراد الأسرة المحبطين الذين يشعرون أنهم يفتقرون إلى الشفافية في ثروتهم وعملياتهم المكتبية.

مثل أي مؤسسة، تعاني الكفاءة التشغيلية والمرونة وتجنب المخاطر واتخاذ القرار دون رؤى موثوقة وفي الوقت المناسب. تتفاقم هذه التحديات بسبب الطبيعة السرية للبيانات والحاجة إلى توفير الوصول إلى البيانات على أساس الحاجة إلى المعرفة. هذه هي التحديات التي أنا على دراية بها. بصفتي مؤسسًا لمكتب متعدد العائلات ومديرًا تنفيذيًا قضى سنوات عديدة في إدارة شؤون الثروة والأعمال للعائلات ذات الملاءة المالية العالية، واجهت هذه المشكلات نفسها.

لقد دفعتني تجربتي إلى الاعتقاد بأن المكاتب العائلية تتبع ثلاثة أساليب متميزة للاستفادة من البرامج لحل التحديات التي تمت مناقشتها أعلاه. الأول هو استخدام Excel و QuickBooks. بالنسبة للبعض، هذا يكفي. ولكن بالنسبة لمعظم الناس، فإن هذا يفتقر إلى التطور ويتطلب عملاً يدويًا كبيرًا. ثانيًا، الحلول المبتكرة الأفضل من نوعها. وتشمل هذه البرامج المتخصصة التي تركز على إدارة المستندات وإدارة علاقات العملاء ودفتر الأستاذ العام والمزيد. أدت هذه التطورات التكنولوجية إلى تحسينات حقيقية في إنتاجية المكاتب العائلية وتحديث صناعة المكاتب العائلية.

ومع ذلك، على الرغم من أن هذه الحلول استثنائية في ما تفعله، فإن الافتقار إلى الترابط بين كل حل يخلق مشاكل عندما تكون تحليلات البيانات والرؤى والأمان ذات أهمية قصوى. النهج الثالث هو منصة متكاملة تتبنى نهج تخطيط موارد المؤسسة (ERP). سأناقش هذا النهج بمزيد من التفصيل لأنني أعتقد أنه المكان الذي يتجه إليه مستقبل مكتب العائلة.

أدى ظهور أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة (ERP) إلى زيادة الكفاءة والمرونة والرؤى للشركات من جميع الأنواع. يدمج برنامج ERP اليوم العديد من العمليات والبيانات داخل المؤسسة في نظام واحد لتحسين العمليات وإعداد التقارير والتحليل.

على مستوى عالٍ، تدمج أنظمة ERP الحديثة مجموعة متنوعة من الخدمات السرية ولكن المتصلة التي تسمح للأشخاص بأداء مهام وعمليات تجارية متميزة، مثل التمويل وإدارة الاستثمار والموارد البشرية وخدمات العملاء وغيرها. تم دمج كل هذه مع مستودع بيانات مركزي لإدارة ومراقبة معلومات الأعمال ذات الصلة.

من المؤكد أن إنشاء منصة ERP متكاملة لإدارة ثروة الأسرة وشؤون الأعمال ينطوي على تحديات فريدة. من المرجح ألا تحتوي المنصة المتكاملة على جميع الملحقات المتخصصة - الأجراس والصفارات - مقارنة بالحل الأفضل من نوعه. علاوة على ذلك، فإنه يتطلب نموذج بيانات مرنًا لاستيعاب العلاقات المعقدة للملكية بين أفراد الأسرة والكيانات القانونية كما ذكرنا سابقًا.

يحتاج هذا النوع من التكامل بين المهام وأصحاب المصلحة إلى ربط كل ما يحدث في المكتب بسلاسة - وهي مهمة شاقة. على الرغم من عدم وجود جميع الأجراس والصفارات وتعقيد نماذج البيانات، فبمجرد أن ينفذ مكتب العائلة نظامًا متكاملًا حقًا، سيتم إعداد المسرح لتحقيق مستويات جديدة من الكفاءة وخلق القيمة والشفافية.

على سبيل المثال، بدلاً من الانتظار لأسابيع بعد فترة قريبة من عرض ثروتهم الصافية، يمكن لأفراد الأسرة الحصول على رؤى مخصصة في كثير من الأحيان يوميًا. يحقق المكتب نفوذًا تشغيليًا أكبر بكثير لتحسين الإنتاجية والربحية. بدلاً من النظر باستمرار إلى ما حدث في الماضي، يتم تمكين موظفي المكاتب ليكونوا متطلعين إلى الأمام. يمكنهم تركيز المزيد من الوقت على التخطيط والاستراتيجيات للحفاظ على ثروة الأسرة وتنميتها.

تزداد الشؤون المالية والتجارية لعائلات UHNW تعقيدًا مع زيادة عولمة الأصول والأنواع الجديدة من أدوات واستراتيجيات الاستثمار. يجب أن تتبنى المكاتب العائلية التحول الرقمي لمواكبة ذلك، بدءًا من تقييم برامجها لضمان الشفافية وجودة البيانات والكفاءة والأمن السيبراني والاستجابة لاحتياجات الأسرة.