Adoptar la transformación digital en las oficinas familiares

Rob Mallernee es el director ejecutivo de Eton Solutions.

La transformación digital es un movimiento impulsado por la tecnología que afecta a la eficiencia y los resultados empresariales en prácticamente todos los sectores del mundo. Sin embargo, algunas empresas están rezagadas. Sorprendentemente, una industria que ha tardado en adaptarse al cambio tecnológico es la industria de las oficinas familiares. Estas son las firmas que administran el patrimonio de las familias con un patrimonio neto muy alto en todo el mundo.

El número y el patrimonio neto de las personas y familias adineradas han crecido drásticamente en las últimas décadas. A partir de 2022, el número de multimillonarios en los EE. UU. alcanzó 735.

El número de multimillonarios en todo el mundo llegó a 2.755 en 2021, con un patrimonio neto combinado de 13,1 billones de dólares. Su número disminuyó ligeramente este año hasta alcanzar los 2.668 y un patrimonio neto de 12,7 billones de dólares. Si quieres ser más inclusivo, las personas con un valor de al menos 30 millones de dólares ascendieron a 295.450 en 2020, con un patrimonio combinado de 35,5 billones de dólares, según el Informe Wealth-X World Ultra Wealth.

El rápido crecimiento de las familias con un patrimonio neto ultra alto (UHNW) ha generado una floreciente industria de oficinas familiares. Las familias muy ricas están estableciendo o utilizando oficinas familiares para gestionar de manera eficiente el crecimiento, la preservación y la transferencia del patrimonio de generación en generación y para supervisar una amplia gama de servicios, desde la administración del patrimonio y la propiedad hasta las donaciones caritativas, la planificación patrimonial e impositiva, los asuntos legales y más. El número de oficinas familiares, tanto unifamiliares como multifamiliares, ha crecido drásticamente en los últimos años y se estimó en alrededor de 10 000 en todo el mundo en 2016. según Ernst & Young.

A pesar de administrar billones de dólares en patrimonio, la mayoría de las oficinas familiares carecen de los sofisticados sistemas tecnológicos y la eficiencia de los procesos empresariales que son comunes en muchas otras industrias. Con demasiada frecuencia, las oficinas dependen de procesos de trabajo manuales y utilizan herramientas rudimentarias y arcanas para gestionar los complejos asuntos de los clientes. Los servicios como la contabilidad general y la contabilidad de sociedades, la gestión y el seguimiento del rendimiento de las inversiones, la presentación de informes fiscales, el seguimiento de los compromisos de capital y el pago de facturas suelen gestionarse en sistemas desconectados.

Lo que agrava la situación es la naturaleza complicada de las family offices. Los asuntos financieros de la familia suelen implicar una compleja red de interdependencias con numerosas estructuras familiares de múltiples entidades y generaciones y activos, pasivos, cuentas, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades de responsabilidad limitada y otras entidades legales.

Para realizar un seguimiento de todo, el personal de la oficina debe duplicar la entrada de datos en varios sistemas, utilizando hojas de cálculo para conciliar y consolidar esos datos para la elaboración de informes y el análisis. Estas ineficiencias provocan largas demoras en la presentación de informes, posibles errores en los datos, exceso de trabajo en el personal de oficina de gran valor (que debería dedicar su tiempo a brindar asesoramiento y asesoramiento a los clientes) y familiares frustrados que sienten que carecen de transparencia en lo que respecta a su patrimonio y a las operaciones de la oficina.

Como cualquier empresa, la eficiencia operativa, la agilidad, la evitación de riesgos y la toma de decisiones se ven afectadas sin conocimientos confiables y oportunos. Estos desafíos se ven agravados por la naturaleza confidencial de los datos y la necesidad de proporcionar acceso a los datos en función de la necesidad de conocerlos. Esos son desafíos con los que estoy muy familiarizado. Como fundador de una oficina multifamiliar y ejecutivo que pasó muchos años administrando el patrimonio y los asuntos comerciales de familias con un patrimonio neto muy alto, me enfrenté a estos mismos problemas.

Mi experiencia me ha llevado a creer que las oficinas familiares adoptan tres enfoques distintos para aprovechar el software a fin de resolver los desafíos mencionados anteriormente. La primera es usar Excel y QuickBooks. Para algunos, esto es suficiente. Pero para la mayoría, esto carece de sofisticación y requiere un importante trabajo manual. En segundo lugar, están las soluciones innovadoras y mejores de su clase. Estos incluyen software especializado centrado en la gestión de documentos, la gestión de relaciones con los clientes, la contabilidad general y más. Estas evoluciones tecnológicas han impulsado mejoras reales en la productividad de las oficinas familiares y han modernizado la industria de las oficinas familiares.

Sin embargo, aunque estas soluciones son fenomenales en lo que hacen, la falta de interconectividad entre cada una de ellas crea problemas cuando el análisis de datos, la información y la seguridad son fundamentales. El tercer enfoque es una plataforma integrada que adopta un enfoque de planificación de recursos empresariales (ERP). Discutiré este enfoque con más detalle, ya que creo que es hacia donde se dirige el futuro de la family office.

La llegada de los sistemas modernos de planificación de recursos empresariales (ERP) ha generado una mayor eficiencia, agilidad y conocimientos para empresas de todo tipo. El software ERP actual integra varios procesos y datos dentro de la empresa en un solo sistema para optimizar las operaciones, los informes y el análisis.

A un alto nivel, los sistemas ERP modernos integran una variedad de servicios discretos pero conectados que permiten a las personas realizar distintas tareas y procesos empresariales, como finanzas, gestión de inversiones, recursos humanos, servicios al cliente y otros. Todos ellos están integrados con un repositorio de datos centralizado para gestionar y supervisar la información empresarial relevante.

Sin duda, la creación de una plataforma ERP integrada para gestionar el patrimonio familiar y los asuntos empresariales presenta desafíos únicos. Lo más probable es que una plataforma integrada no tenga todos los accesorios especializados (detalles) en comparación con una solución de primera clase. Además, requiere un modelo de datos flexible para adaptarse a las complejas interrelaciones de propiedad entre los miembros de la familia y las entidades legales, como se mencionó anteriormente.

Este tipo de integración de tareas y partes interesadas debe conectar sin problemas todo lo que sucede en la oficina, una tarea ardua. A pesar de la falta de todos los detalles y de la complejidad de los modelos de datos, una vez que una oficina familiar haya implementado un sistema verdaderamente integrado, se sentarán las bases para alcanzar nuevos niveles de eficiencia, creación de valor y transparencia.

Por ejemplo, en lugar de esperar semanas después de un período cercano para ver su patrimonio neto, los miembros individuales de la familia pueden obtener información personalizada con la misma frecuencia que a diario. La oficina logra un apalancamiento operativo mucho mayor para mejorar la productividad y la rentabilidad. En lugar de mirar constantemente hacia atrás para ver lo que ocurrió en el pasado, el personal de la oficina tiene el poder de mirar hacia el futuro. Pueden dedicar más tiempo a la planificación y las estrategias para preservar y aumentar el patrimonio familiar.

Los asuntos financieros y empresariales de las familias UHNW son cada vez más complejos con la creciente globalización de los activos y los nuevos tipos de vehículos y estrategias de inversión. Las oficinas familiares deben adoptar la transformación digital para mantener el ritmo, comenzando por evaluar su software para garantizar la transparencia, la calidad de los datos, la eficiencia, la ciberseguridad y la capacidad de respuesta a las necesidades de la familia.