Relever les défis en matière de personnel pour le Family Office du futur

La constitution, la fidélisation, la responsabilisation et l'optimisation des équipes est peut-être l'un des plus grands défis auxquels est confrontée toute organisation. Sans un personnel compétent disposant des connaissances et des outils nécessaires pour exceller dans son travail, les entreprises ne peuvent pas être performantes.

Dans le contexte actuel de l'emploi, marqué par les turbulences de la "grande démission", la question est devenue encore plus pressante pour de nombreuses organisations. C'est notamment le cas des cabinets de gestion de patrimoine, où les services basés sur les personnes sont au cœur de la valeur fournie. En fait, un article récent de Forbes prévoit que 82 % des professionnels des family offices changeront d'emploi en 2022. Cela signifie que dans un bureau de cinq personnes, jusqu'à quatre personnes pourraient partir, ce qui créerait de l'incertitude pour la famille que le bureau sert et menacerait la stabilité et la mémoire institutionnelle au sein du bureau lui-même.

Donner la priorité à la fidélisation des employés

Une étude réalisée en 2017 par la Society for Human Resource Management (SHRM) suggère qu'il est beaucoup plus rentable de conserver les employés que d'en recruter de nouveaux. L'étude a révélé que "les employeurs devront dépenser l'équivalent de six à neuf mois du salaire d'un employé pour trouver et former son remplaçant". Une autre étude suggère que le remplacement d'un employé coûte environ 21 % de son salaire. Dans les family offices, où le travail est spécialisé, ces coûts sont très probablement sous-estimés.

Une étude plus récente, achevée en novembre 2021, examine les problèmes de ressources humaines les plus importants pour les employeurs. L'histogramme ci-dessous présente des données provenant d'un large éventail d'entreprises à travers les États-Unis. Il résume également le dilemme auquel sont confrontés les family offices en ce qui concerne la disponibilité du personnel et son impact sur les coûts des bureaux.

Comme le souligne l 'article de Forbes, les family offices sont confrontés au défi unique de "rivaliser avec les géants de la technologie et les sociétés de capital-investissement pour attirer les meilleurs professionnels de l'investissement". Certains employés recherchent un plan de carrière clair et des projets dignes d'intérêt dans une institution internationale, tandis que d'autres préfèrent les possibilités de créativité et d'indépendance offertes au personnel des family offices.

Les family offices doivent donner la priorité à l'optimisation des équipes et des ressources pour assurer la continuité de leurs activités et leur réussite à long terme. Plus ils investissent intelligemment dans leur personnel et dans les technologies et la formation qui leur donnent les moyens d'agir, plus leur productivité, leur rentabilité et la qualité de leurs services s'améliorent.

De nombreuses sources indiquent qu'un family office consacre généralement entre 60 et 70 % de ses coûts d'exploitation totaux à la rémunération et aux avantages sociaux de son personnel. En d'autres termes, la création d'un environnement de travail dans lequel des employés de qualité s'épanouissent et aiment leur travail est essentielle à la réussite de tout family office. C'est une chose que les family offices doivent absolument réussir.

La relation entre le capital humain et les technologies intelligentes

Pour y parvenir, il est essentiel d'adopter des solutions technologiques qui permettent aux personnes et aux organisations de mieux réussir et d'éliminer le stress et les erreurs coûteuses qui sapent le moral dans leur travail. La technologie peut automatiser les tâches banales et génératrices de stress et permettre à des employés hautement qualifiés d'accomplir des tâches plus gratifiantes et de plus grande valeur. Elle peut également réduire la nécessité de rechercher et d'embaucher des employés supplémentaires à mesure que la charge de travail et la complexité augmentent. En outre, elle peut garantir que lorsque les employés partent, ils n'emportent pas avec eux toutes leurs connaissances et leurs capacités.

Basé sur la même enquête que celle mentionnée précédemment, le graphique ci-dessous montre que les entreprises de toutes sortes se tournent vers la technologie pour résoudre le dilemme du capital humain.

Il ne fait aucun doute que les meilleures solutions technologiques pour les family offices et autres entreprises fonctionnent en étroite collaboration avec les personnes. Elles leur donnent les moyens d'agir et ne les supplantent pas. La Harvard Business Review a récemment publié un article intitulé "Using Technology to Make Work More Human" (Utiliser la technologie pour rendre le travail plus humain), qui examine l'avenir de la collaboration entre les personnes et la technologie. Cet article contient des idées intéressantes.(Voir également notre blog sur la réhumanisation du Family Office, où nous abordons ce sujet en détail).

En voici un extrait :

"...nous définissons les "technologies intelligentes" comme l'IA et d'autres technologies numériques avancées qui automatisent le travail en prenant en charge des tâches que seules les personnes pouvaient effectuer auparavant. Les technologies intelligentes prennent des décisions à la place et pour le compte des personnes. Si certains pensent que les intérêts des travailleurs sont en contradiction avec les technologies intelligentes - que les humains et les machines sont en concurrence directe - nous pensons qu'il s'agit là d'une fausse dichotomie, mal informée, peu imaginative et tout simplement erronée. Les technologies intelligentes et les humains ne sont pas en concurrence ; ils sont complémentaires, mais seulement lorsque les technologies sont bien utilisées.

La solution pour les bureaux familiaux : Une technologie adaptée pour un avenir fructueux et épanouissant

La technologie, en tant qu'outil permettant de résoudre les problèmes de personnel, nécessite une approche qui complète l'ensemble des compétences optimisées des personnes travaillant dans le family office. La technologie doit se concentrer sur l'automatisation de ce qui peut l'être, le personnel étant là pour résoudre les problèmes et prendre des décisions. L'automatisation dans un family office nécessite une source unique de données et une technologie qui facilite des processus opérationnels et des flux de travail continus et transparents, pilotés par des connaissances humaines intégrées et fondées sur les meilleures pratiques.

La HBR met en évidence une approche de la réussite :

"Identifier les principaux points douloureux pour déterminer les bons cas d'utilisation. Ceux-ci devraient se concentrer sur les domaines où la technologie intelligente peut prendre en charge des tâches routinières afin de rationaliser les charges de travail ingérables et de réduire le stress des travailleurs...".

Choisir la bonne technologie intelligente pour le travail...

Créer un cycle vertueux d'essais, d'apprentissage et d'amélioration. Avancer prudemment et lentement, car il peut être difficile d'annuler les effets néfastes de l'automatisation une fois que la technologie intelligente est en place".

Les family offices ont besoin d'une plateforme technologique spécifique qui permette au personnel de répondre aux besoins spécifiques des clients Ultra-High-Net-Worth (UHNW) - un système qui réduise les inefficacités et permette au personnel de se concentrer sur les choses que seuls les humains peuvent faire. Le bon système doit comprendre et prendre en compte les complexités structurelles et les dépendances propres aux familles UHNW, simplifier, rationaliser et vérifier la saisie et l'analyse des données dans toutes les entités et tous les acteurs de la famille, et améliorer la qualité de la communication, du reporting et de la prise de décision.

La plateforme technologique utilisée doit comprendre l'activité et être conçue par un family office, pour un family office : Une plateforme qui permet au bureau d'avoir une source unique de données, et non les silos de données typiques, particulièrement apparents dans les feuilles de calcul. Elle doit être fondée sur les meilleures pratiques en matière de processus d'entreprise et de flux de travail afin, comme le dit la HBR, d'avoir des cas d'utilisation corrects qui peuvent prendre en charge les tâches de routine et constituer la base de connaissances pour le"cycle vertueux de test, d'apprentissage et d'amélioration".

La bonne technologie peut résoudre le dilemme de la dotation en personnel que nous avons mentionné précédemment, mais elle peut également permettre à un family office de réussir à l'avenir. À mesure que les family offices évoluent et assument davantage de responsabilités pour leurs clients, ils doivent apprendre à s'adapter efficacement pour être productifs. Toutefois, la solution est plus complexe que la simple mise en œuvre de processus technologiques supplémentaires dans le flux de travail du bureau. Au contraire, le family office doit continuer à cultiver une relation de confiance avec ses clients, ce qui nécessite un état d'esprit "people first" (les gens d'abord).

Le choix de la bonne technologie pour un family office permet à son personnel d'entretenir les relations avec les clients et de se concentrer sur la planification à long terme qui s'aligne sur les objectifs de la famille, tout en ayant la certitude que les données sont utiles : exactes, pertinentes et opportunes. Le family office du futur ne ressemblera jamais à une salle de science-fiction surréaliste remplie de robots ou d'ordinateurs traitant des données sans émotion ; le cœur du family office sera toujours un personnel digne de confiance. Mais lorsque ce personnel est soutenu par la bonne technologie et que les flux de travail sont mis en œuvre de manière à ce que les ordinateurs effectuent les tâches manuelles de routine qui consomment constamment le temps du personnel - lorsque nous laissons la technologie faire ce qu'elle sait faire - nous envisageons un family office qui met les compétences des personnes au premier plan et permet au personnel d'accomplir plus qu'il n'était possible auparavant. Laissez les gens faire ce qu'ils savent faire et laissez-vous surprendre par ce que votre bureau peut réaliser.

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