Enfrentando los desafíos de personal de la oficina familiar del futuro

Crear, retener, empoderar y optimizar los equipos es quizás uno de los mayores desafíos a los que se enfrenta cualquier organización. Sin buenas personas que tengan los conocimientos y las herramientas para sobresalir en sus trabajos, las empresas no pueden funcionar.

En nuestro entorno laboral actual, agitado por la turbulencia de la «Gran Renuncia», el tema se ha vuelto aún más apremiante para muchas organizaciones. Esto incluye oficinas familiares, donde los servicios basados en las personas son la base del valor ofrecido. De hecho, un artículo reciente en Forbes anticipa que el 82% de los profesionales de family office cambiarán de trabajo en 2022. Eso significa que en una oficina de cinco personas, hasta 4 personas podrían salir—creando incertidumbre para la familia a la que sirve la oficina y amenazando la estabilidad y la memoria institucional dentro de la propia oficina.

Priorice la retención de los empleados

Un estudio realizado en 2017 por la Society for Human Resource Management (SHRM) sugiere que es mucho más rentable retener a los empleados que contratar a nuevas personas. El estudio encontró que «los empleadores deberán gastar el equivalente de seis a nueve meses del salario de un empleado para encontrar y capacitar a su sustituto». Otro estudio sugiere que reemplazar a un empleado cuesta aproximadamente el 21% de su salario. En las oficinas familiares, donde el trabajo es especializado, lo más probable es que se subestimen.

Un estudio más reciente, completado en noviembre de 2021, examina los problemas de recursos humanos más importantes de los empleadores. El siguiente gráfico de barras muestra datos de una amplia gama de empresas en los Estados Unidos. Sin embargo, también resume el dilema al que se enfrentan las oficinas familiares en torno a la disponibilidad de personal y su impacto en los costos de las oficinas.

Como el El artículo de Forbes señala, las oficinas familiares se enfrentan al desafío único de «competir tanto con los gigantes de la tecnología como con las firmas de capital privado por los mejores profesionales de la inversión». Algunos empleados buscarán una trayectoria profesional clara y proyectos dignos de noticia que vienen con el empleo en una institución global, mientras que otros profesionales prefieren las oportunidades de creatividad e independencia disponibles para el personal de las oficinas familiares.

Las oficinas familiares deben priorizar la optimización de los equipos y los recursos para garantizar la continuidad del negocio y el éxito a largo plazo. Cuanto más inteligentemente inviertan en su personal y en las tecnologías y la capacitación que los capacitan, mejores serán su productividad, rentabilidad y calidad de servicio.

Muchas fuentes indican que una oficina familiar suele gastar entre el 60 y el 70 por ciento de sus costos operativos totales en compensaciones y beneficios del personal. En otras palabras, crear un entorno de trabajo en el que los empleados de alta calidad prosperen y disfruten de su trabajo es esencial para el éxito de cualquier family office. Es algo que las oficinas familiares simplemente deben entender bien.

La relación entre el capital humano y la tecnología inteligente

Un ingrediente fundamental para hacerlo correctamente es adoptar soluciones tecnológicas que permitan a las personas y a las organizaciones tener más éxito y eliminar el estrés y los errores costosos y que debilitan la moral de su forma de trabajar. La tecnología puede automatizar las tareas mundanas y estresantes y permiten a los empleados altamente capacitados realizar un trabajo más gratificante y valioso. También puede reducir la necesidad de buscar y contratar empleados adicionales a medida que aumentan las cargas de trabajo y la complejidad. Además, puede garantizar que cuando los empleados se vayan, no se lleven consigo todos sus conocimientos y capacidades.

Basado en la misma encuesta mencionada anteriormente, el siguiente gráfico demuestra que las empresas de todo tipo recurren a la tecnología para abordar el dilema del capital humano.

Sin lugar a dudas, las mejores soluciones tecnológicas para oficinas familiares y otras empresas funcionan en estrecha colaboración con las personas. Empoderan a las personas, no las reemplazan. La Harvard Business Review publicó recientemente un artículo, «Usar la tecnología para hacer que el trabajo sea más humano» que analiza el futuro del trabajo conjunto de las personas y la tecnología. Tiene algunas ideas geniales. (Consulte también nuestro blog sobre Rehumanizing the Family Office, donde profundizamos en este tema).

He aquí un extracto:

«... definimos la «tecnología inteligente» como la IA y otras tecnologías digitales avanzadas que automatizan el trabajo al asumir tareas que antes solo las personas podían realizar. La tecnología inteligente toma decisiones en lugar de y para las personas. Si bien algunos piensan que los intereses de los trabajadores están en desacuerdo con la tecnología inteligente (que los humanos y las máquinas compiten directamente), creemos que se trata de una falsa dicotomía desinformada, poco imaginativa y simplemente errónea. La tecnología inteligente y los seres humanos no compiten entre sí; son complementarios, pero solo cuando la tecnología se usa bien».

La solución para oficinas familiares: tecnología diseñada específicamente para un futuro exitoso y satisfactorio

La tecnología como facilitador para resolver los problemas de personal requiere un enfoque que complementa el conjunto optimizado de habilidades de los humanos en la oficina familiar. La tecnología debe centrarse en automatizar lo que se puede automatizar, con personas que puedan resolver problemas y tomar decisiones. La automatización en una oficina familiar requiere una única fuente de datos y una tecnología que facilite procesos empresariales y flujos de trabajo transparentes y sin interrupciones, impulsados por el conocimiento humano integrado de las mejores prácticas.

La HBR apunta a un enfoque para lograr el éxito:

«Identifique los puntos problemáticos clave para determinar los casos de uso correctos. Deberían centrarse en las áreas en las que la tecnología inteligente puede hacerse cargo de tareas rutinarias que pueden simplificar las cargas de trabajo inmanejables y reducir el estrés de los trabajadores...

Elija la tecnología inteligente adecuada para el trabajo...

Cree un círculo virtuoso de pruebas, aprendizaje y mejora. Actúe con cuidado y despacio, ya que puede resultar difícil deshacer los daños de la automatización una vez que se cuenta con la tecnología inteligente».

Las oficinas familiares necesitan un plataforma tecnológica especialmente diseñada que empodera al personal para satisfacer las necesidades específicas de los clientes con un patrimonio neto ultra alto (UHNW), un sistema que reduce las ineficiencias y permite al personal concentrarse en cosas que solo los humanos pueden hacer. El sistema adecuado diseñado específicamente debe comprender y adaptarse a las complejidades y dependencias estructurales únicas de las familias de UHNW; simplifique, agilice y verifique tanto la entrada como el análisis de datos en todas las entidades y familias interesadas; y mejorar la calidad de las comunicaciones, presentación de informes, y toma de decisiones.

La plataforma tecnológica utilizada debe ser una que comprenda el negocio, construida por una family office, para una family office: una plataforma que permite a la oficina tener una única fuente de datos, y no el silos de datos típicos, especialmente evidente en las hojas de cálculo. Debe basarse en los procesos empresariales y los flujos de trabajo basados en las mejores prácticas para, como afirma HBR, tener los casos de uso correctos que puedan hacerse cargo de las tareas rutinarias y que también puedan ser la base de conocimientos para»círculo virtuoso de pruebas, aprendizaje y mejora».

La tecnología adecuada puede resolver el dilema de personal que mencionamos anteriormente, pero también puede posicionar a una oficina familiar para tener éxito en el futuro. A medida que las oficinas familiares evolucionan y asumen más responsabilidades para sus clientes, deben aprender a escalar de manera efectiva para ser productivas. Sin embargo, la solución es más compleja que simplemente implementar más procesos tecnológicos en el flujo de trabajo de la oficina. En cambio, la family office debe seguir cultivando una relación de confianza con los clientes, lo que requiere una mentalidad de «las personas primero».

Eligiendo el tecnología adecuada para una oficina familiar permite a su personal fomentar las relaciones con los clientes y centrarse en la planificación a largo plazo eso se alinea con los objetivos de la familia, todo ello con la confianza de que los datos son útiles: precisos, relevantes y oportunos. El family office del futuro nunca parecerá una sala de ciencia ficción surrealista llena de robots u ordenadores que procesan datos sin emociones; el corazón de la family office siempre será el personal de confianza. Sin embargo, cuando ese personal cuenta con el respaldo de la tecnología adecuada y se implementan flujos de trabajo para que las computadoras realicen las tareas manuales rutinarias que consumen mucho tiempo del personal (cuando dejamos que la tecnología haga lo que hace bien), imaginamos una oficina familiar que antepone las habilidades de las personas y permite al personal lograr más de lo que antes era posible. Deja que las personas hagan lo que se les da bien y sorpréndete con lo que tu oficina puede lograr.

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