为家族办公室重新构想账单支付

家族办公室的账单支付——是什么样子？该过程从购买产品或服务时开始，办公室收到供应商的付款发票。该发票经过记录、验证、批准付款，然后付款。对于许多家族办公室来说，该过程既耗时又容易出错，涉及手动、纸张密集型工作流程、多点系统和电子表格。

现在，将账单支付和交易处理想象成一个无缝的流程，不依赖于手工工作、纸张、马尼拉文件夹、电子表格或 孤立的软件。想象一个完整的端到端工作流程，从使用集成支付网关转移资金的各个层面都具有透明度和可审计性。这是对账单支付的重新构想。

家族办公室内部的无缝工作流程意味着什么？这意味着所有数据，例如来自发票的数据，都通过端到端处理 单一集成平台。发票自动上传到平台，“读取” 文档，供应商、金额、日期、实体名称等详细信息会自动填充预先形成的模板。该模板具有围绕以下内容的内在业务 “知识” 所有参与者的关系 需要正确记录数据。它可以自动执行通常与账单支付相关的耗时任务，例如按特定百分比在多个法人实体之间分配交易。

该模板创建了一个工作流程，供人工审查和批准交易直至付款。这不是传递论文的典型评论。当重新构想账单支付时，例如在我们的平台AtlasFive中，审批步骤嵌入到系统中，并按角色和责任分配。如果家庭成员希望参与任何审批流程，他们可以使用系统独特的客户门户或移动应用程序参与。

最终批准后，可以削减支票，将付款添加到ACH付款批次中，或者启动电汇流程，所有这些都可以在AtlasFive中完成，无需 “切换” 到银行门户网站。

很快， 人工智能 (AI) 元素将取代 账单支付流程中的平凡元素，例如自动读取文件以及所有由人工智能完成的处理和发布的数据元素。然后，办公室工作人员可以围绕分析、监督、批准等进行关键工作。

其含义远不止于效率。欺诈发生在一些家族办公室。问题最常发生在资金流动，例如账单支付，因为整个过程的透明度太低。如下表所示，欺诈可能发生在组织内部的不同职能和流程中。

2019年的一些数字（Assoc。认证欺诈审查员):

打击欺诈的关键是一个具有真正控制、透明度和风险管理的无缝流程。以下是实现这一目标所需的关键要素：

• 职责分离（系统强制执行的角色和责任）
• 使用生成器/检查器流程进行单点数据录入，确保数据完整性
• 通过经审计的异常管理实现自动银行/托管对账
• 每日对账
• 基于交易的 GL 日记账的自动化（非手动）
• 业务上强制执行的付款限额和授权
• 手动 GL 日记账的 Maker/Checker 工作流程
• 自动报告 （没有电子表格！）
• 按需审计跟踪

以前的 “我们一直都是这样做的” 方法，即使用手动工作和不同的软件应用程序作为记录系统（使用一系列电子表格作为合并器和报告创建者），永远无法提供必要的控制。

AtlasFive 代表了范式的转变 几乎涵盖了家族办公室所做的所有工作。它为精益原则方法提供了基础，为账单支付和办公室内的所有其他任务提供了无缝的端到端流程和工作流程。

精益流程方法和ERP（企业资源规划）技术已被用来应对许多其他业务的关键业务挑战，从而提供了一个高效和透明的环境 无缝集成数据、流程、工作流程和人员。这使企业能够 重新构想他们的运作方式。结果是整合了嵌入式最佳实践流程和业务规则，并可访问单一数据源。它极大地提高了多个层面的可见性和控制力，包括围绕账单支付的应付账款流程。

精益流程和ERP系统的一个重要好处是可以消除账单支付等平凡的任务，并允许组织专注于分析等高价值工作，实现业务敏捷性和创新的目标。

是否有专门为家族办公室设计的ERP系统？是的！查看 AtlasFive 这里。