重新设计家庭办公室的账单支付方式

家庭办公室的账单支付是怎样的？ 该流程始于购买产品或服务，办事处收到供应商的付款发票。对发票进行记录、验证、批准付款，然后付款。对于许多家族办公室来说，这个过程既耗时又容易出错，其中涉及人工、纸张密集型工作流程、多点系统和电子表格。

现在想象一下，账单支付和交易处理是一个无缝流程，不依赖于手工作业、纸张、马尼拉文件夹、电子表格或孤立的软件。想象一下一个完整的端到端工作流程，从各个层面都具有透明度和可审计性，一直到使用集成支付网关进行资金流动。这就是重新想象的账单支付。

在家族办公室内，无缝工作流程意味着什么？ 它意味着所有数据，如来自发票的数据，都通过一个单一的集成平台进行端到端处理。发票自动上传到平台，文件被 "读取"，供应商、金额、日期、实体名称等详细信息自动填充到预制模板中。该模板具有正确记录数据所需的所有参与者关系的内置业务 "知识"。它能自动执行通常与账单支付相关的耗时任务，如按特定比例在多个法律实体之间分配交易。

该模板创建了一个工作流程，由人工审核和批准交易直至付款。这不是典型的纸张传递审查。我们的平台 AtlasFive 对账单支付进行了重新设计，将审批步骤嵌入系统，并按角色和责任进行分配。如果家庭成员希望参与任何审批工作流程，他们可以使用系统独特的客户门户或移动应用程序参与其中。

在最终批准后，可以签发支票、将付款添加到 ACH 付款批次或启动电汇流程，所有这些都可在 AtlasFive 中完成，而无需 "切换 "到银行门户网站。

不久之后，人工智能（AI）元素将取代账单支付流程中的琐碎环节，如自动读取文件以及由人工智能完成处理和发布的所有数据元素。届时，办公室工作人员就可以完成分析、监督、审批等关键工作。

其影响远远超出了效率。一些家族办公室存在欺诈行为。问题最常发生在账单支付等资金流动环节，因为整个流程的透明度太低。如下表所示，欺诈可能发生在组织内部的不同职能和流程中。

部分数据来自 2019 年（美国注册舞弊审查师协会）：

打击欺诈的关键在于一个具有真正控制、透明度和风险管理的无缝流程。以下是实现这一目标所需的关键要素：

• 职责分离（SYSTEM 强化角色和责任）
• 单点数据输入，采用制作者/检查者流程，确保数据完整性
• 自动进行银行/托管对账，并对异常情况进行审计管理
• 每日对账
• 基于交易的 GL 日志自动化（非手工）
• 业务上执行的付款限额和授权
• GL 手工日记账的制作人/核对人工作流程
• 自动报告（无需电子表格）
• 按需审计跟踪

过去那种 "我们总是这样做 "的方法，即使用手工操作和不同的软件应用程序作为记录系统（使用一系列电子表格作为合并器和报告创建器），永远无法提供必要的控制。

AtlasFive 代表着家族办公室内几乎所有工作模式的转变。它为精益原则方法提供了基础，为账单支付和办公室内的所有其他任务提供了无缝、端到端的流程和工作流。

精益流程方法和企业资源规划（ERP）技术已被许多其他企业用来克服关键业务挑战，提供了一个具有无缝集成数据、流程、工作流和人员的高生产力和透明环境。这使得企业能够重新构想其运营方式。其结果是整合了嵌入式最佳实践流程和业务规则，以及对单一数据源的访问。它极大地提高了多个层面的可视性和控制能力，包括围绕账单支付的应付账款流程。

精益流程和企业资源规划系统的一个重要好处是，消除了账单支付等琐碎工作，使企业能够专注于分析等高价值工作，实现业务敏捷性和创新的目标。

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