Bill-Pay réimaginé pour le Family Office

Le paiement des factures dans un cabinet familial : à quoi cela ressemble-t-il ? Le processus commence lorsqu'un produit ou un service est acheté et que le cabinet reçoit une facture du fournisseur à payer. Cette facture est enregistrée, validée, approuvée pour le paiement, puis payée. Pour de nombreux family offices, ce processus est chronophage et source d'erreurs, car il implique des flux de travail manuels, gourmands en papier, des systèmes de points multiples et des feuilles de calcul.

Imaginez maintenant que le paiement des factures et le traitement des transactions constituent un processus transparent ne dépendant pas du travail manuel, de bouts de papier, de chemises manille, de feuilles de calcul ou de logiciels cloisonnés. Imaginez un flux de travail complet, de bout en bout, avec transparence et auditabilité à tous les niveaux, jusqu'au mouvement de l'argent à l'aide d'une passerelle de paiement intégrée. C'est le paiement de factures réimaginé.

Que signifie un flux de travail continu au sein d'un family office ? Cela signifie que toutes les données, comme celles provenant d'une facture, sont traitées de bout en bout via une plateforme intégrée unique. Une facture est automatiquement téléchargée dans la plateforme, le document est "lu" et les détails tels que le fournisseur, le montant, la date, le nom de l'entité, etc. remplissent automatiquement un modèle préformé. Ce modèle intègre la "connaissance" des relations entre tous les participants, nécessaire à l'enregistrement correct des données. Il automatise les tâches fastidieuses souvent associées au paiement des factures, telles que la répartition d'une transaction entre plusieurs entités juridiques selon des pourcentages spécifiques.

Le modèle crée un flux de travail dans lequel des personnes examinent et approuvent la transaction jusqu'au paiement. Il ne s'agit pas d'un examen classique où l'on fait circuler du papier. Lorsque le paiement des factures est réimaginé, comme dans notre plateforme AtlasFive, les étapes d'approbation sont intégrées dans le système et attribuées en fonction du rôle et de la responsabilité. Si un membre de la famille souhaite être impliqué dans un flux de travail d'approbation, il peut participer en utilisant le portail client unique du système ou l'application mobile.

Après approbation finale, un chèque peut être découpé, un paiement peut être ajouté à un lot de paiements ACH, ou un processus de virement peut être initié, et tout cela est fait dans AtlasFive sans passer par le portail d'une banque.

Bientôt, des éléments d'intelligence artificielle (IA) remplaceront les éléments banals des processus de paiement des factures, comme la lecture automatique des documents et tous les éléments de données pour le traitement et la comptabilisation complétés par l'IA. Le personnel de bureau pourra alors effectuer le travail critique d'analyse, de supervision, d'approbation, etc.

Les implications vont bien au-delà de l'efficacité. Des fraudes sont commises dans certains family offices. Le problème se pose le plus souvent au niveau des mouvements d'argent, comme le paiement de factures, parce que l'ensemble du processus manque de transparence. Comme le montre le tableau ci-dessous, la fraude peut se produire à travers différentes fonctions et processus au sein des organisations.

Quelques chiffres de 2019(Assoc. Certified Fraud Examiners) :

La clé de la lutte contre la fraude est un processus transparent avec des contrôles réels, de la transparence et une gestion des risques. Voici les éléments essentiels pour y parvenir :

• Séparation des tâches (rôles et responsabilités renforcés par le SYSTÈME)
• Point unique de saisie des données avec un processus de création et de vérification pour l'intégrité des données
• Rapprochements automatisés entre les banques et les dépositaires avec gestion vérifiée des exceptions
• Rapprochements quotidiens
• Automatisation des journaux GL basés sur les transactions (PAS manuels)
• Limites et autorisations de paiement appliquées de manière opérationnelle
• Flux de travail créateur/contrôleur pour les journaux GL manuels
• Rapports automatisés (PAS de feuilles de calcul !)
• Piste d'audit à la demande

L'ancienne approche "nous avons toujours fait comme ça", où le travail manuel et des applications logicielles disparates sont utilisés comme systèmes d'enregistrement (avec une série de feuilles de calcul comme consolidateur et créateur de rapports), ne fournira jamais les contrôles nécessaires.

AtlasFive représente un changement de paradigme pour la quasi-totalité du travail effectué au sein d'un family office. Il fournit la base d'une approche de principes allégés avec un processus et un flux de travail transparents, de bout en bout, pour le paiement des factures et toutes les autres tâches au sein du bureau.

L'approche des processus allégés et la technologie ERP (Enterprise Resource Planning) ont été utilisées pour relever des défis critiques dans de nombreuses autres entreprises, en fournissant un environnement hautement productif et transparent avec des données, des processus, des flux de travail et des personnes intégrés de manière transparente. Cela a permis aux entreprises de réimaginer leur mode de fonctionnement. Le résultat est l'intégration de processus de meilleures pratiques et de règles d'entreprise, ainsi que l'accès à une source unique de données. Cela a considérablement amélioré la visibilité et le contrôle à de multiples niveaux, y compris les processus de comptabilité fournisseurs autour du paiement des factures.

L'un des principaux avantages des processus allégés et des systèmes ERP est qu'ils éliminent les tâches banales, telles que le paiement des factures, et permettent aux organisations de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, telles que l'analyse et la réalisation des objectifs d'agilité et d'innovation de l'entreprise.

Existe-t-il un système ERP conçu spécifiquement pour un family office ? Oui ! Consultez AtlasFive ici.