Bill-Pay repensé pour le Family Office

Le paiement des factures dans un family office : à quoi ça ressemble ? Le processus commence lorsqu'un produit ou un service est acheté et que le bureau reçoit une facture du fournisseur pour le paiement. Cette facture est enregistrée, validée, approuvée pour paiement, puis payée. Le processus est long et sujet aux erreurs pour de nombreux family offices, car il implique des flux de travail manuels nécessitant beaucoup de papier, des systèmes multipoints et des feuilles de calcul.

Imaginez maintenant le paiement des factures et le traitement des transactions comme un processus transparent ne dépendant pas du travail manuel, de feuilles de papier, de dossiers en papier, de feuilles de calcul ou logiciel cloisonné. Imaginez un flux de travail complet de bout en bout avec transparence et auditabilité à tous les niveaux, jusqu'au transfert de fonds, à l'aide d'une passerelle de paiement intégrée. Il s'agit d'une réinvention du paiement des factures.

Que signifie un flux de travail fluide au sein du family office ? Cela signifie que toutes les données, comme celles provenant d'une facture, sont traitées de bout en bout via un plateforme intégrée unique. Une facture est automatiquement téléchargée sur la plateforme, le document est « lu » et des informations telles que le fournisseur, le montant, la date, le nom de l'entité, etc., remplissent automatiquement un modèle préformé. Ce modèle contient les « connaissances » commerciales intégrées autour du relations entre tous les participants nécessaires pour enregistrer correctement les données. Il automatise les tâches fastidieuses qui sont souvent associées au paiement des factures, telles que la répartition d'une transaction entre plusieurs entités juridiques à des pourcentages spécifiques.

Le modèle crée un flux de travail dans lequel les humains examinent et approuvent la transaction jusqu'au paiement. Il ne s'agit pas d'une revue typique où le papier est distribué. Lorsque le paiement des factures est repensé, comme dans notre plateforme AtlasFive, les étapes d'approbation sont intégrées au système et attribuées par rôle et responsabilité. Si un membre de la famille souhaite participer à un processus d'approbation, il peut y participer via le portail client ou l'application mobile unique du système.

Après approbation finale, un chèque peut être retiré, un paiement peut être ajouté à un lot de paiements ACH ou un processus de virement peut être lancé, et tout cela se fait dans AtlasFive sans « basculer » vers un portail bancaire.

Prochainement, des éléments d'intelligence artificielle (IA) remplaceront les éléments banals des processus de paiement des factures, tels que la lecture automatique des documents et tous les éléments de données nécessaires au traitement et à la publication complétés par l'IA. Le personnel du bureau peut ensuite effectuer un travail essentiel en matière d'analyse, de supervision, d'approbations, etc.

Les implications vont bien au-delà de l'efficacité. Des fraudes se produisent dans certains family offices. Le problème se pose le plus souvent en ce qui concerne les mouvements d'argent, tels que le paiement des factures, car il y a trop peu de transparence dans l'ensemble du processus. Comme le montre le tableau ci-dessous, des fraudes peuvent survenir dans différentes fonctions et processus au sein des organisations.

Quelques chiffres de 2019 (Association. Examinateurs certifiés en matière de fraude) :

La clé de la lutte contre la fraude est un processus fluide avec de véritables contrôles, de la transparence et une gestion des risques. Voici les éléments essentiels nécessaires pour y parvenir :

• Séparation des tâches (rôles et responsabilités imposés par le SYSTÈME)
• Point de saisie des données unique avec processus de création et de vérification pour garantir l'intégrité des données
• Rapprochements bancaires et curatifs automatisés avec gestion des exceptions auditée
• Réconciliations quotidiennes
• Automatisation des journaux GL basés sur les transactions (PAS manuelle)
• Limite de paiement et autorisations appliquées sur le plan opérationnel
• Flux de travail de création et de vérification pour les journaux GL manuels
• Rapports automatisés (PAS de feuilles de calcul !)
• Piste d'audit à la demande

L'ancienne approche « nous avons toujours procédé ainsi », dans laquelle le travail manuel et des applications logicielles disparates sont utilisés comme systèmes d'enregistrement (avec une série de feuilles de calcul comme consolidateur et créateur de rapports), ne fournira jamais les contrôles nécessaires.

AtlasFive représente un changement de paradigme sur la quasi-totalité du travail effectué au sein d'un family office. Il constitue la base d'une approche basée sur des principes allégés avec un processus et un flux de travail fluides et complets pour le paiement des factures et toutes les autres tâches au sein du bureau.

L'approche Lean Process et la technologie ERP (Enterprise Resource Planning) ont été utilisées pour relever les défis commerciaux critiques de nombreuses autres entreprises, en fournissant un environnement hautement productif et transparent avec des données, des processus, des flux de travail et des personnes parfaitement intégrés. Cela a permis aux entreprises de réimaginer leur mode de fonctionnement. Le résultat est l'intégration de processus intégrés de bonnes pratiques et de règles métier, ainsi que l'accès à une source de données unique. Il a considérablement amélioré la visibilité et le contrôle à plusieurs niveaux, y compris en ce qui concerne les processus des comptes fournisseurs liés au paiement des factures.

L'un des principaux avantages des processus allégés et des systèmes ERP est d'éliminer les tâches banales, telles que le paiement des factures, et de permettre aux organisations de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée telles que l'analyse et la réalisation des objectifs d'agilité commerciale et d'innovation.

Existe-t-il un système ERP conçu spécifiquement pour un family office ? Oui ! Découvrez AtlasFive ici.