Bill-Pay reinventado para la oficina familiar

El pago de cuentas en una oficina familiar: ¿qué aspecto tiene? El proceso comienza cuando se compra un producto o servicio y la oficina recibe una factura del proveedor para el pago. Esa factura se registra, si es válida, se aprueba para el pago y, a continuación, se paga. El proceso lleva mucho tiempo y es propenso a errores para muchas oficinas familiares, ya que implica flujos de trabajo manuales que requieren mucho papel, sistemas de puntos múltiples y hojas de cálculo.

Ahora imagine el pago de facturas y el procesamiento de transacciones como un proceso fluido que no depende del trabajo manual, hojas de papel, carpetas de papel, hojas de cálculo o software en silos. Imagina un flujo de trabajo completo e integral con transparencia y auditabilidad en todos los niveles hasta el movimiento de dinero mediante una pasarela de pago integrada. Se trata de una reinvención del pago de facturas.

¿Qué significa un flujo de trabajo fluido dentro de la family office? Significa que todos los datos, como los que provienen de una factura, se procesan de principio a fin a través de un plataforma única integrada. Una factura se carga automáticamente en la plataforma, el documento se «lee» y los detalles como el proveedor, el importe, la fecha, el nombre de la entidad, etc., completan automáticamente una plantilla preformada. Esa plantilla tiene el «conocimiento» empresarial incorporado en torno al relaciones de todos los participantes necesario para registrar los datos correctamente. Automatiza las tareas que consumen mucho tiempo y que suelen estar asociadas con el pago de facturas, como la asignación de una transacción entre varias entidades legales con porcentajes específicos.

La plantilla crea un flujo de trabajo en el que las personas revisan y aprueban la transacción hasta el pago. Esta no es la típica revisión en la que se reparte papel. Cuando se reinventa el pago de facturas, como en nuestra plataforma AtlasFive, los pasos de aprobación se integran en el sistema y se asignan por función y responsabilidad. Si un miembro de la familia desea participar en cualquier flujo de trabajo de aprobación, puede hacerlo mediante el portal de clientes o la aplicación móvil exclusivos del sistema.

Tras la aprobación final, se puede emitir un cheque, añadir un pago a un lote de pagos ACH o iniciar un proceso de transferencia bancaria, y todo esto se hace dentro de AtlasFive sin tener que «cambiar» a un portal bancario.

Pronto, los elementos de inteligencia artificial (IA) reemplazarán los elementos mundanos de los procesos de pago de facturas, como la lectura automática de los documentos y la IA completan todos los elementos de datos para su procesamiento y registro. El personal de la oficina puede entonces realizar un trabajo crítico en torno al análisis, la supervisión, las aprobaciones, etc.

Las implicaciones van mucho más allá de la eficiencia. El fraude ocurre en algunas oficinas familiares. El problema ocurre con mayor frecuencia en torno al movimiento de dinero, como el pago de facturas, porque hay muy poca transparencia en todo el proceso. Como se muestra en la siguiente tabla, el fraude puede ocurrir en diferentes funciones y procesos dentro de las organizaciones.

Algunas cifras de 2019 (Asociado. Examinadores de fraude certificados):

La clave para combatir el fraude es un proceso fluido con controles reales, transparencia y gestión de riesgos. A continuación se detallan los elementos críticos necesarios para lograrlo:

• Segregación de funciones (funciones y responsabilidades impuestas por el SISTEMA)
• Punto único de entrada de datos con proceso de creación y verificación para la integridad de los datos
• Conciliaciones bancarias y de custodia automatizadas con gestión de excepciones auditadas
• Conciliaciones diarias
• Automatización de diarios contables basados en transacciones (SIN manuales)
• Límites de pagos y autorizaciones aplicados operacionalmente
• Flujo de trabajo de creación y verificación para revistas GL manuales
• Informes automatizados (¡SIN hojas de cálculo!)
• Registro de auditoría bajo demanda

El antiguo enfoque de «siempre lo hemos hecho de esta manera», en el que el trabajo manual y aplicaciones de software dispares se utilizan como sistemas de registro (con una serie de hojas de cálculo como consolidador y creador de informes), nunca proporcionará los controles necesarios.

AtlasFive representa un cambio de paradigma en prácticamente todo el trabajo realizado en una oficina familiar. Proporciona la base para un enfoque basado en principios simplificados con un proceso y un flujo de trabajo impecables e integrales para el pago de facturas y cualquier otra tarea dentro de la oficina.

El enfoque de procesos eficientes y la tecnología ERP (planificación de recursos empresariales) se han utilizado para superar los desafíos empresariales críticos en muchas otras empresas, proporcionando un entorno altamente productivo y transparente con datos, procesos, flujo de trabajo y personas perfectamente integrados. Esto ha permitido a las empresas reimagina cómo funcionan. El resultado es la integración de los procesos de mejores prácticas y las reglas empresariales integradas, junto con el acceso a una única fuente de datos. Ha mejorado drásticamente la visibilidad y el control en varios niveles, incluidos los procesos de cuentas por pagar relacionados con el pago de facturas.

Un beneficio importante de los procesos simplificados y los sistemas ERP es eliminar las tareas mundanas, como el pago de facturas, y permitir que las organizaciones se centren en trabajos de alto valor, como el análisis y el cumplimiento de los objetivos de agilidad e innovación empresarial.

¿Existe un sistema ERP diseñado específicamente para una oficina familiar? ¡Sí! Echa un vistazo a AtlasFive aquí.