Mise en place d'un Family Office : Relever les défis et créer de la valeur

Hubbis a récemment organisé une discussion et un déjeuner chez Zuma au DIFC, en collaboration avec Bryan Henning, SVP, Head of International chez Eton Solutions. Cette réunion exclusive a rassemblé des cadres supérieurs de Single et Multi-Family Offices, ainsi que des conseillers professionnels de Dubaï, notamment des avocats spécialisés dans la clientèle privée et des experts fiscaux. Le thème de la discussion, "Setting Up a Family Office : Défis et conséquences", a couvert des questions essentielles telles que la nécessité des bureaux familiaux, les implications fiscales, la gouvernance et le rôle croissant de la technologie et de l'IA dans la gestion des besoins complexes des familles ultra-high-net-worth.

Le concept de family office a connu un essor considérable ces dernières années, en particulier parmi les familles très fortunées (UHNW) qui cherchent à gérer leur patrimoine et leur succession d'une manière structurée et personnalisée. Les Émirats arabes unis, avec leur environnement politique stable, leur régime fiscal favorable, leur qualité de vie élevée et leur infrastructure juridique sophistiquée, sont devenus un pôle d'attraction pour ces familles. En réponse à cette tendance croissante, Hubbis, en collaboration avec Bryan Henning, SVP, Head of International chez Eton Solutions, a organisé une discussion au Zuma dans le DIFC, à Dubaï, pour aborder les questions urgentes liées à l'établissement et à la gestion d'un family office.

L'événement a rassemblé un groupe sélectionné de cadres supérieurs de Single et Multi-Family Offices et de sociétés de services professionnels, y compris des avocats spécialisés dans la clientèle privée et des conseillers fiscaux, afin d'explorer les défis et les conséquences de la mise en place de family offices, et de partager les meilleures pratiques pour naviguer dans ces complexités.

Pourquoi avez-vous besoin d'un Family Office ?

L'un des premiers sujets abordés lors de l'événement a été la question fondamentale : Pourquoi les familles ultra-riches ont-elles besoin d'un family office ? La réponse réside dans le besoin croissant de solutions de gestion de patrimoine personnalisées et holistiques qui répondent aux exigences spécifiques des familles UHNW. Les participants ont expliqué comment un family office permet d'intégrer la gestion d'actifs, les services juridiques, la planification fiscale et les stratégies de succession sous un même toit, garantissant ainsi la gestion et la protection du patrimoine familial pour les générations futures.

Les family offices, qu'ils soient virtuels, multifamiliaux ou traditionnels, servent de plateformes centralisées pour la gestion des affaires financières et personnelles complexes des familles UHNW. Les participants ont souligné que la décision de créer un family office dépend largement des objectifs de la famille, de la complexité de ses actifs et de son besoin de services sur mesure. Pour certains, l'objectif principal est la préservation du patrimoine à travers les générations ; pour d'autres, il peut s'agir de planification de l'héritage ou de philanthropie.

Principales considérations et implications fiscales

La mise en place d'un family office, en particulier dans une juridiction comme les Émirats arabes unis, s'accompagne de son lot de défis, notamment en matière de planification fiscale. La discussion a souligné l'importance d'une compréhension approfondie des régimes fiscaux locaux et internationaux. Bien que les Émirats arabes unis offrent d'importants avantages fiscaux, notamment l'absence d'impôt sur le revenu des personnes physiques, les familles internationales doivent tenir compte de la législation fiscale de leur pays d'origine et de la manière dont les transferts de patrimoine transfrontaliers peuvent être affectés.

Bryan Henning et d'autres experts ont souligné la nécessité de disposer de conseils spécialisés sur les structures fiscales et de pouvoir mettre en œuvre ces conseils au sein du family office dans le cadre d'un système de déclaration approprié. Les erreurs de planification fiscale peuvent entraîner des responsabilités involontaires, notamment une double imposition ou des pénalités de la part des autorités fiscales. En outre, le forum a discuté de l'importance d'aligner les structures du family office avec des véhicules fiscalement avantageux tels que les trusts ou les fondations, qui peuvent protéger les actifs et améliorer les stratégies de planification patrimoniale à long terme.

Family Office vs. Investment Office : La répartition des responsabilités

La distinction entre un family office et un bureau d'investissement a constitué un point clé du débat. Bien que tous deux s'occupent de questions financières, un family office gère généralement un éventail plus large de services, y compris la planification successorale, la gestion du style de vie et la philanthropie, tandis qu'un bureau d'investissement s'occupe principalement de la gestion du portefeuille financier de la famille.

Les participants ont discuté du fait que, pour de nombreuses familles, cette division n'est pas toujours évidente. Un family office bien structuré doit trouver un équilibre entre la gestion des affaires personnelles et l'investissement prudent du patrimoine. L'une des approches présentées lors de l'événement consistait à faire appel à des Chief Investment Officers (CIO) externes pour gérer les portefeuilles et regrouper les comptes dans plusieurs institutions financières. Cela permet aux family offices d'optimiser les stratégies d'investissement tout en se concentrant sur d'autres fonctions essentielles telles que la gouvernance, la gestion des risques et le transfert intergénérationnel de richesses.

Le rôle de la technologie dans les family offices

L'une des discussions les plus dynamiques a porté sur le rôle croissant de la technologie dans la gestion des family offices. Les family offices adoptent de plus en plus des solutions logicielles avancées pour centraliser leurs opérations, faciliter une communication sécurisée et gérer efficacement les données. Cette transformation numérique est essentielle pour améliorer la précision des rapports, le cryptage des données et l'efficacité opérationnelle globale.

La discussion a mis en évidence l'utilisation de l'IA et des technologies EtonGPT pour la gestion des documents, la rationalisation des tâches administratives, le renforcement de la sécurité et la création d'inférences génératives sur leurs informations financières sous-jacentes de manière rapide et transparente. De nombreux participants ont souligné l'importance de la cybersécurité dans la protection des données familiales sensibles, en particulier compte tenu de l'augmentation des cyberattaques ciblant les familles fortunées et leurs actifs. Les plateformes qui offrent des canaux de communication sécurisés et cryptés et des autorisations d'accès personnalisables ont été considérées comme des outils indispensables pour gérer les besoins complexes des family offices.

En outre, le forum a souligné les avantages des solutions logicielles intégrées qui fournissent des bases de données centralisées pour la comptabilité, les déclarations fiscales et la gestion des investissements. Face à la complexité croissante de la gestion des patrimoines familiaux, notamment dans le cadre de juridictions multiples, ces systèmes aident les family offices à assurer une surveillance complète de tous les actifs, en veillant à ce qu'aucun détail financier ne soit négligé.

Gouvernance : Garantir la conformité et la responsabilité

La gouvernance est apparue comme un sujet crucial lors de l'événement, les participants ayant discuté de l'importance de créer des structures de family office transparentes et responsables. Il est essentiel d'établir des cadres de gouvernance clairs pour garantir le bon fonctionnement du family office et son adéquation avec les valeurs et les objectifs à long terme de la famille.

Les participants ont débattu des défis à relever pour se tenir au courant de l'évolution des exigences légales et procédurales, en particulier dans les contextes transfrontaliers où les familles peuvent avoir des actifs répartis dans différents pays. La conversation a souligné la nécessité de procéder régulièrement à des examens juridiques et à des évaluations des risques afin de garantir le respect de toutes les obligations réglementaires. Le fait de ne pas se tenir au courant des exigences juridiques et fiscales peut exposer le family office à des risques financiers et de réputation.

En outre, la gouvernance a également été abordée dans le contexte de la transition générationnelle. De nombreux family offices ont du mal à planifier leur succession, en particulier lorsqu'il s'agit de transmettre des responsabilités en matière de leadership et de prise de décision. Les participants ont partagé les meilleures pratiques pour s'assurer que les jeunes générations sont bien préparées à prendre en charge les opérations du family office, y compris les programmes de formation et l'implication structurée dans les processus de prise de décision.

Les pièges les plus courants : Quels sont les problèmes les plus fréquents ?

Aucune discussion sur les family offices ne serait complète si l'on n'abordait pas les écueils communs auxquels nombre d'entre eux sont confrontés. Selon Bryan Henning, l'un des principaux défis consiste à gérer les attentes. Les familles sous-estiment souvent la complexité et le coût de la mise en place et de la gestion d'un family office, en particulier lorsqu'elles commencent avec un patrimoine relativement modeste. Le forum a souligné que la création d'un family office avec moins de 50 millions de dollars d'actifs peut ne pas être rentable en raison des frais généraux de fonctionnement et de conformité qu'elle implique.

Un autre problème courant est le manque de coordination entre les différents prestataires de services. En l'absence d'une plateforme centralisée ou d'une communication claire, les familles peuvent se retrouver avec des conseils fragmentés et décousus, ce qui entraîne des erreurs coûteuses ou des occasions manquées. Comme nous l'avons vu, la solution réside dans l'utilisation d'une technologie intégrée et dans la mise en place de cadres de gouvernance solides pour garantir une collaboration transparente entre toutes les parties prenantes.

Le rôle de l'IA dans l'efficacité des family offices

Un dernier point très intéressant a été le rôle de l'IA dans l'amélioration de l'efficacité opérationnelle au sein des family offices. Face à la complexité croissante de la gestion des affaires des familles UHNW, l'IA peut jouer un rôle transformateur en automatisant les tâches de routine, en analysant les données financières et même en soutenant les processus de prise de décision. Par exemple, les outils alimentés par l'IA peuvent aider les family offices à optimiser leurs portefeuilles en analysant de vastes ensembles de données financières en temps réel, en signalant les risques potentiels ou en identifiant les opportunités d'efficacité fiscale.

Si l'IA offre de nombreux avantages, les participants ont également souligné la nécessité d'une supervision humaine. Les family offices, en particulier ceux qui sont confrontés à des dynamiques familiales sensibles et à des structures juridiques complexes, ont besoin d'une touche personnelle que l'IA ne peut pas reproduire entièrement.

Naviguer dans l'avenir des bureaux familiaux

Comme l'a montré l'événement organisé à Zuma, la mise en place et la gestion d'un family office n'est pas une mince affaire. Les complexités en jeu - de la planification fiscale et de la gouvernance à l'intégration de la technologie et à la dynamique familiale - nécessitent une réflexion approfondie et les conseils d'un expert. Toutefois, en adoptant la bonne approche, les family offices peuvent fournir aux familles UHNW les solutions sur mesure dont elles ont besoin pour gérer leur patrimoine, protéger leur héritage et naviguer dans un paysage mondial de plus en plus complexe.

Dans l'environnement financier actuel qui évolue rapidement, l'avenir des family offices réside dans leur capacité à s'adapter, à adopter la technologie et à fournir des services holistiques et personnalisés. Avec des outils pilotés par l'IA, des plateformes sécurisées et un accent mis sur la gouvernance et la conformité, les family offices peuvent continuer à jouer un rôle essentiel dans la gestion du patrimoine des familles les plus fortunées au monde