Creación de una oficina familiar: superar los desafíos y crear valor

Hubbis organizó recientemente un debate y un almuerzo sobre liderazgo intelectual en Zuma, en el DIFC, en colaboración con Bryan Henning, vicepresidente sénior y director internacional de Eton Solutions. La reunión exclusiva reunió a la alta dirección de Oficinas multifamiliares y unifamiliares, junto con asesores de servicios profesionales en Dubái, incluidos abogados de clientes privados y expertos en impuestos. El tema de debate, «La creación de una oficina familiar: desafíos y consecuencias», abordó temas críticos como la necesidad de oficinas familiares, las implicaciones fiscales, la gobernanza y el papel cada vez mayor de la tecnología y la inteligencia artificial en la gestión de las complejas necesidades de las familias con un patrimonio neto muy alto.

El concepto de family office ha ganado un impulso significativo en los últimos años, especialmente entre las familias con un patrimonio neto muy alto (UHNW) que buscan administrar su patrimonio y patrimonio de manera estructurada y personalizada. Los Emiratos Árabes Unidos, con su entorno político estable, un régimen fiscal favorable, una alta calidad de vida y una infraestructura legal sofisticada, se han convertido en un imán para esas familias. En respuesta a esta tendencia creciente, Hubbis, en colaboración con Bryan Henning, vicepresidente sénior y director internacional de Eton Solutions, organizó un debate sobre liderazgo intelectual en Zuma, en el DIFC de Dubái, para abordar los problemas apremiantes relacionados con el establecimiento y la gestión de una oficina familiar.

El evento reunió a un grupo selecto de altos directivos de Oficinas multifamiliares y firmas de servicios profesionales, incluidos abogados de clientes privados y asesores fiscales, para explorar los desafíos y las consecuencias de la creación de oficinas familiares y compartir las mejores prácticas para abordar estas complejidades.

¿Por qué necesitas una oficina familiar?

Uno de los primeros temas discutidos en el evento fue la pregunta fundamental: ¿Por qué las familias ultra ricas necesitan una oficina familiar? La respuesta radica en la creciente necesidad de soluciones de gestión patrimonial personalizadas y holísticas que se adapten a los requisitos específicos de las familias UHNW. Los asistentes compartieron ideas sobre cómo una oficina familiar permite la integración de la gestión de activos, los servicios legales, la planificación fiscal y las estrategias de sucesión bajo un mismo paraguas, garantizando que el patrimonio familiar se gestione y proteja para las generaciones futuras.

Las oficinas familiares, ya sean virtuales, multifamiliares o tradicionales, sirven como plataformas centralizadas para administrar los complejos asuntos financieros y personales de las familias de la UHNW. Los participantes destacaron que la decisión de establecer una oficina familiar depende en gran medida de los objetivos de la familia, la complejidad de sus activos y su necesidad de servicios personalizados. Para algunos, el enfoque principal es la preservación del patrimonio a lo largo de las generaciones; para otros, puede ser la planificación del legado o la filantropía.

Consideraciones clave e implicaciones tributarias

La creación de una family office, especialmente en una jurisdicción como los Emiratos Árabes Unidos, conlleva sus propios desafíos, especialmente en lo que respecta a la planificación fiscal. La discusión enfatizó la importancia de una comprensión profunda de los regímenes tributarios locales e internacionales. Si bien los Emiratos Árabes Unidos ofrecen importantes beneficios fiscales, incluida la ausencia del impuesto sobre la renta personal, las familias de todo el mundo deben tener en cuenta las leyes fiscales de sus países de origen y la forma en que podrían verse afectadas las transferencias de patrimonio transfronterizas.

Bryan Henning y otros expertos destacaron la necesidad de asesoramiento especializado sobre las estructuras tributarias, así como la capacidad de poner en práctica este asesoramiento dentro de la oficina familiar dentro de un sistema de informes adecuado. Los errores en la planificación fiscal pueden generar responsabilidades imprevistas, como la doble imposición o la imposición de sanciones por parte de las autoridades tributarias. Además, el foro discutió la importancia de alinear las estructuras de las oficinas familiares con vehículos eficientes desde el punto de vista fiscal, como los fideicomisos o las fundaciones, que pueden proteger los activos y mejorar las estrategias de planificación patrimonial a largo plazo.

Oficina familiar frente a oficina de inversiones: la división de responsabilidades

Un punto clave del debate fue la distinción entre una oficina familiar y una oficina de inversiones. Si bien ambas se ocupan de los asuntos financieros, una oficina familiar generalmente administra una gama más amplia de servicios, que incluyen la planificación patrimonial, la gestión del estilo de vida y la filantropía, mientras que una oficina de inversiones se ocupa principalmente de administrar la cartera financiera de la familia.

Los participantes discutieron cómo, para muchas familias, esta división no siempre es clara. Una family office bien estructurada debe lograr un equilibrio entre la gestión de los asuntos personales y la inversión del patrimonio con prudencia. Un enfoque compartido en el evento fue el uso de directores de inversiones (CIO) externos para administrar carteras y cuentas agregadas en múltiples instituciones financieras. Esto permite a las oficinas familiares optimizar las estrategias de inversión y, al mismo tiempo, centrarse en otras funciones esenciales, como la gobernanza, la gestión de riesgos y la transferencia de patrimonio intergeneracional.

El papel de la tecnología en las oficinas familiares

Una de las discusiones más dinámicas giró en torno al papel cada vez mayor de la tecnología en la gestión de las oficinas familiares. Las oficinas familiares adoptan cada vez más soluciones de software avanzadas para centralizar sus operaciones, facilitar la comunicación segura y administrar los datos de manera eficiente. Esta transformación digital es clave para mejorar la precisión de los informes, el cifrado de datos y la eficiencia operativa general.

El debate destacó el uso de las tecnologías de inteligencia artificial y etonGPT para la gestión de documentos, la simplificación de las tareas administrativas, la mejora de la seguridad y la creación de inferencias generativas sobre su información financiera subyacente de manera oportuna y sin problemas. Muchos de los asistentes hicieron hincapié en la importancia de la ciberseguridad para proteger los datos familiares confidenciales, especialmente dado el aumento de los ciberataques dirigidos a las familias adineradas y sus activos. Las plataformas que ofrecen canales de comunicación seguros y cifrados y permisos de acceso personalizables se consideraron herramientas indispensables para gestionar las complejas necesidades de las oficinas familiares.

Además, el foro destacó los beneficios de las soluciones de software integradas que proporcionan bases de datos centralizadas para la contabilidad, la presentación de informes fiscales y la gestión de inversiones. A medida que aumenta la complejidad de la gestión del patrimonio familiar, especialmente en varias jurisdicciones, estos sistemas ayudan a las oficinas familiares a mantener una supervisión integral de todos los activos, garantizando que no se pase por alto ningún detalle financiero.

Gobernanza: garantizar el cumplimiento y la responsabilidad

La gobernanza surgió como un tema crucial durante el evento, y los asistentes discutieron la importancia de crear estructuras de family office transparentes y responsables. Establecer marcos de gobierno claros es esencial para garantizar que la oficina familiar funcione sin problemas y se alinee con los valores y objetivos a largo plazo de la familia.

Los participantes debatieron los desafíos de mantenerse al tanto de la evolución de los requisitos legales y procesales, particularmente en contextos transfronterizos donde las familias pueden tener activos repartidos en diferentes países. La conversación subrayó la necesidad de realizar revisiones legales y evaluaciones de riesgos periódicas para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones reglamentarias. El hecho de no mantenerse al día con los requisitos legales y fiscales puede exponer a la family office a riesgos financieros y de reputación.

Además, la gobernanza también se discutió en el contexto de la transición generacional. Muchas oficinas familiares tienen dificultades para planificar la sucesión, especialmente cuando se trata de transferir las responsabilidades de liderazgo y toma de decisiones. Los participantes compartieron las mejores prácticas para garantizar que las generaciones más jóvenes estén adecuadamente preparadas para hacerse cargo de las operaciones de la family office, incluidos los programas de capacitación y la participación estructurada en los procesos de toma de decisiones.

Dificultades comunes: ¿Qué es lo que normalmente sale mal?

Ningún debate sobre las oficinas familiares estaría completo sin abordar las dificultades comunes a las que se enfrentan muchas personas. Según Bryan Henning, uno de los desafíos más importantes es gestionar las expectativas. Las familias suelen subestimar la complejidad y el costo de establecer y administrar una oficina familiar, especialmente cuando comienzan con una base patrimonial relativamente modesta. El foro hizo hincapié en que establecer una oficina familiar con menos de 50 millones de dólares en activos puede no ser rentable debido a los gastos operativos y de cumplimiento que implica.

Otro problema común es la falta de coordinación entre los diferentes proveedores de servicios. Sin una plataforma centralizada o una comunicación clara, las familias pueden encontrarse con consejos fragmentados e inconexos, lo que lleva a errores costosos o a la pérdida de oportunidades. La solución, como se discutió, radica en el uso de tecnología integrada y el establecimiento de marcos de gobierno sólidos para garantizar una colaboración fluida entre todas las partes interesadas.

El papel de la IA en la eficiencia de las oficinas familiares

Un punto final y muy interesante fue el papel de la IA a la hora de impulsar la eficiencia operativa en las oficinas familiares. A medida que aumenta la complejidad de la gestión de los asuntos de las familias de la UHNW, la IA puede desempeñar un papel transformador en la automatización de las tareas rutinarias, el análisis de los datos financieros e incluso el apoyo a los procesos de toma de decisiones. Por ejemplo, las herramientas impulsadas por la inteligencia artificial pueden ayudar a las oficinas familiares a optimizar sus carteras mediante el análisis de grandes conjuntos de datos financieros en tiempo real, la detección de posibles riesgos o la identificación de oportunidades de eficiencia fiscal.

Si bien la IA ofrece muchas ventajas, los participantes también destacaron la necesidad de una supervisión humana. Las oficinas familiares, especialmente las que se ocupan de dinámicas familiares delicadas y estructuras legales complejas, requieren un toque personal que la IA no puede reproducir por completo.

Navegando por el futuro de las oficinas familiares

Como quedó claro en el evento de Zuma, crear y administrar una oficina familiar no es poca cosa. Las complejidades involucradas, desde la planificación fiscal y la gobernanza hasta la integración tecnológica y la dinámica familiar, requieren una consideración cuidadosa y la orientación de expertos. Sin embargo, con el enfoque correcto, las oficinas familiares pueden proporcionar a las familias de UHNW las soluciones personalizadas que necesitan para administrar su patrimonio, proteger su legado y navegar por el panorama global cada vez más complejo.

En el entorno financiero actual, en rápida evolución, el futuro de las oficinas familiares reside en su capacidad para adaptarse, adoptar la tecnología y ofrecer servicios holísticos y personalizados. Con herramientas impulsadas por la inteligencia artificial, plataformas seguras y un enfoque en la gobernanza y el cumplimiento, las oficinas familiares pueden seguir desempeñando un papel fundamental en la gestión del patrimonio de las familias más ricas del mundo