2023 : L'heure est venue de mettre en place un family office résilient
January 5, 2023
Résilient = Adaptatif
Les psychologues définissent la résilience comme le processus qui consiste à bien s'adapter face à l'adversité, à un traumatisme, à une tragédie, à des menaces ou à des sources de risque importantes. Pour les family offices, la nécessité de s'adapter s'est intensifiée avec la pandémie et se poursuivra malgré une récession potentielle en 2023/2024.
Une vision globale des affaires de la famille est raison d'être pour un family office. Le family office fournit aux propriétaires de patrimoine un endroit unique pour obtenir des réponses sur tous les actifs et passifs, avec une équipe de professionnels dédiée chargée d'interpréter et d'analyser les données et de fournir un service exceptionnel.
Le problème de résilience dans les family offices
Cependant, il existe un problème de résilience dans de nombreux family offices. Les family offices ne disposent généralement pas d'une stratégie axée sur l'entreprise et d'une structure opérationnelle connexe. La collecte et la saisie des données sont généralement des tâches manuelles. La plupart des family offices s'appuient sur des feuilles de calcul et des logiciels de grand livre. Même lorsqu'une technologie plus sophistiquée est utilisée, elle n'est généralement pas intégrée. Le rapprochement et la vérification des données sont effectués « en arrière-plan » lors de la création des rapports. La cadence des rapports est, au mieux, mensuelle, mais plus probablement trimestrielle ou annuelle (et souvent sous forme de PDF statique ou papier).
Ces problèmes existent à tous les niveaux du bureau, y compris dans des domaines tels que la continuité des activités et la reprise après sinistre. La COVID-19 a démontré que le télétravail constitue un défi pour les family offices pour diverses raisons, allant de la culture du bureau à sources de données disparates et des processus opérationnels manuels.
Relever le défi de la résilience
Quels seront les principaux domaines d'intérêt des family offices en 2023 ? Ils travailleront dans des domaines essentiels à la prise de décisions.
Parmi les principaux problèmes auxquels sont confrontés les family offices, citons rapports parce que c'est tellement compliqué et parce que pour de nombreux rapports, une feuille de calcul Excel est l'agrégateur de données et la source du rapport. C'est en signalant que dimensions de complexité auxquels un family office doit faire face entrent en jeu. Il existe de multiples hiérarchies d'informations qui fonctionnent à la fois indépendamment mais également en tandem.
Ces hiérarchies d'informations incluent :
- Complexité des actifs, lorsque les types d'actifs varient considérablement en termes d'efficacité des processus opérationnels impliqués dans leur négociation, leur évaluation et la mesure de leur performance
- Complexité familiale en ce qui concerne les structures de branche, de génération et de propriété ; il y a une progression où les entités juridiques propriétaires sont uniques, multiple/groupées et hiérarchisées ou récursives
- Type d'activité d'investissement
Par conséquent, la liste des feuilles de calcul essentielles aux opérations courantes d'un family office est important et complexe.
Ces feuilles de calcul incluent :
- Évaluation directe des actions
- Contacts, rapports et analyses en matière d'investissements alternatifs
- Fiches de transactions
- Cahier d'exercices et modélisation IRR
- Cahiers de travail sur les engagements de capital
- Cahiers de projection des flux de trésorerie
- Niveaux de partenariat en matière de tarification majorée
- Activités relatives aux encaissements et aux virements
- classeurs de trésorerie groupés
- Allocation d'actifs et rapports
- Suivi des actifs sur la base fiscale
- Estimations et ajustements des données fiscales
- Enregistrement et allocation des données K1
- Notes à payer : intérêts courus et amortissements
- Suivi/enregistrement des propriétés
- Et ainsi de suite...
Un family office doit s'éloigner de ce type d'approche s'il veut devenir bureau moderne et résilient ses besoins familiaux et ceux de la prochaine génération s'y attendront. Alors, comment un family office peut-il obtenir autant de données actualisées que possible, transformer automatiquement ces données en rapports informatifs et faciliter la réflexion adaptative et la sagesse ?
Le facilitateur du changement est plateforme technologique moderne et intégrée qui dispose d'un modèle opérationnel intégré pour un family office. Grâce à cette approche, un bureau obtiendra les éléments clés dont il a besoin pour être résilient en cas de crise. Ces éléments essentiels sont notamment les suivants :
Données
- Accès aux données quotidiennes dans la mesure du possible
- Tarification/évaluation des actifs non négociables aussi actuels que possible
- Capacité à normaliser et à standardiser les données, quelle que soit leur source
- Données stockées utilisant un modèle de données relationnel conçu pour les opérations des family offices
Informations
- Capacité à consolider et à agréger les données de tous les actifs et passifs à tous les niveaux de l'entité
- Hiérarchies de données multiples qui se chevauchent
- Des outils pour « découper en dés » les données dans toutes leurs dimensions
Connaissances
- Capacité à produire un rapport quotidien sur la valeur nette réelle
- Capacité à produire un rapport quotidien sur les flux de trésorerie
- Capacités de création de rapports interactives via des logiciels tels que Power BI
Pour citer Ram Dass : « Les informations ne sont que des bribes de données. Le savoir, c'est les réunir. La sagesse les transcende. » La plate-forme technologique adaptée à votre family office peut gérer les données et les rassembler de manière significative afin que les membres du personnel de votre bureau soient libres d'utiliser leur sagesse pour les transcender et propulser votre family office dans le futur.
La plateforme AtlasFive a été développée par et spécifiquement pour un family office par une équipe de développement hautement expérimentée qui s'est efforcée d'élaborer une vision claire du Family Office du futur. Depuis le début, l'accent a été mis sur les données. AtlasFive est la seule plateforme véritablement intégrée pour les bureaux unifamiliaux et multifamiliaux. Il est conçu pour révolutionner la gestion, la sécurité des données et les opérations des family offices et faciliter la mise en œuvre de processus métier et de flux de travail conformes aux meilleures pratiques dans de multiples disciplines afin de maximiser les avantages réels d'une approche axée sur les données.
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