2023 : L'heure est à la résilience du Family Office

Résilience = Adaptation

Les psychologues définissent la résilience comme le processus d'adaptation face à l'adversité, aux traumatismes, aux tragédies, aux menaces ou aux sources de risque importantes. Pour les family offices, la nécessité de s'adapter s'est intensifiée avec la pandémie et se poursuivra jusqu'à une éventuelle récession en 2023/2024.

Une vision globale des affaires de la famille est la raison d' être d'un family office. Ce dernier permet au propriétaire d'un patrimoine d'obtenir des réponses sur l'ensemble de ses actifs et de ses passifs auprès d'une équipe de professionnels dédiée à l'interprétation et à l'analyse des données et à la fourniture d'un service d'une qualité exceptionnelle.

Le problème de la résilience dans les family offices

Cependant, il existe un problème de résilience dans de nombreux family offices. Les family offices n'ont généralement pas de stratégie axée sur l'entreprise ni de structure opérationnelle correspondante. La collecte et la saisie des données sont généralement manuelles. La plupart des family offices s'appuient sur des tableurs et des logiciels de comptabilité générale. Même lorsque des technologies plus sophistiquées sont utilisées, elles ne sont généralement pas intégrées. Le rapprochement et la vérification des données se font "en bout de chaîne", lorsque les rapports sont créés. La fréquence des rapports est, au mieux, mensuelle, mais plus souvent trimestrielle ou annuelle (et souvent en format pdf statique ou papier).

Ces problèmes existent à tous les niveaux du bureau, jusqu'à des domaines tels que la continuité des activités et la reprise après sinistre. COVID-19 a démontré que le travail à distance est un défi pour les family offices pour diverses raisons, allant de la culture du bureau à des sources de données disparates et à des processus opérationnels manuels.

Relever le défi de la résilience

Quels seront les domaines les plus importants pour les family offices en 2023 ? Il s'agira de domaines essentiels à la prise de décision.

L'un des principaux problèmes auxquels sont confrontés les family offices est le reporting, en raison de sa complexité et du fait que, pour de nombreux rapports, c'est une feuille de calcul Excel qui sert d'agrégateur de données et de source du rapport. C'est avec le reporting que les dimensions de la complexité qu'un family office doit gérer entrent en jeu. Il existe de multiples hiérarchies d'informations qui fonctionnent à la fois de manière indépendante et en tandem.

Ces hiérarchies d'informations sont les suivantes

• la complexité des actifs, où les types d'actifs varient considérablement en termes d'efficacité des processus opérationnels impliqués dans leur négociation, leur évaluation et la mesure de leur performance
• Complexité familiale autour de la structure des branches, des générations et de la propriété ; il existe une progression où les entités juridiques propriétaires sont uniques, multiples/groupées et étagées/récurrentes.
• Type d'activité d'investissement

Par conséquent, la liste des feuilles de calcul qui sont essentielles aux opérations courantes d'un family office est importante et complexe.

Ces feuilles de calcul comprennent

• Évaluation directe des actions
• Contacts, rapports et analyses sur les investissements alternatifs
• Fiches d'information
• Manuel IRR et modélisation
• Cahiers d'engagement de capitaux
• Cahiers de projection des flux de trésorerie
• Les paliers de partenariat pour l'établissement des prix de mariage
• Activité d'encaissement et de virement
• Cahiers de trésorerie commune
• Allocation d'actifs et rapports
• Suivi des actifs sur base fiscale
• Estimations et ajustements des données fiscales
• Enregistrement et attribution des données K1
• Effets à payer : intérêts courus et amortissement
• Suivi/enregistrement des biens
• Et ainsi de suite...

Un family office doit s'éloigner de ce type d'approche s'il veut devenir le bureau moderne et résilient dont sa famille a besoin et que la prochaine génération attendra. Alors, comment un family office peut-il obtenir autant de données opportunes que possible, transformer automatiquement ces données en rapports informatifs et faciliter la réflexion adaptative et la sagesse ?

Le facilitateur du changement est une plateforme technologique moderne et intégrée qui dispose d'un modèle opérationnel intégré pour un family office. Grâce à cette approche, un bureau obtiendra les éléments clés dont il a besoin pour être résilient en cas de crise. Ces éléments cruciaux sont les suivants

Données

• Accès aux données quotidiennes dans la mesure du possible
• Fixation des prix/évaluations des actifs non négociables aussi actuels que possible
• Capacité à normaliser et à standardiser les données quelle que soit leur source
• Données stockées qui utilisent un modèle de données relationnel conçu pour les opérations de family office.

Informations

• Possibilité de consolider et d'agréger les données de tous les actifs et passifs à tous les niveaux de l'entité
• Hiérarchies de données multiples qui se chevauchent
• Outils permettant de "découper" les données dans toutes les dimensions

Connaissances

• Capacité à produire un rapport quotidien de la valeur nette réelle
• Capacité à produire un rapport quotidien sur les flux de trésorerie
• Capacités de reporting interactif grâce à des logiciels tels que Power BI

Pour citer Ram Dass : "L'information n'est qu'un ensemble de données. La connaissance consiste à les assembler. La sagesse consiste à les transcender." La bonne plateforme technologique pour votre family office peut gérer les bits de données et les assembler de manière significative afin que les membres de votre bureau soient libres d'utiliser leur sagesse pour les transcender et propulser votre family office vers l'avenir.

La plateforme AtlasFive a été développée par, et spécifiquement pour, un Family Office par une équipe de développement très expérimentée qui s'appuie sur une vision claire du Family Office du futur. Dès le début, l'accent a été mis sur les données. AtlasFive est la seule plateforme véritablement intégrée pour les bureaux mono et multi-familiaux. Elle est conçue pour révolutionner la gestion, la sécurité des données et les opérations des Family Offices et pour faciliter la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de processus d'affaires et de flux de travail dans de multiples disciplines afin de maximiser les avantages réels d'une approche axée sur les données.