2023: La hora de un family office resistente

Resiliente = Adaptativo

Los psicólogos definen la resiliencia como el proceso de adaptarse bien ante la adversidad, el trauma, la tragedia, las amenazas o fuentes significativas de riesgo. Para las oficinas familiares, la necesidad de adaptarse se intensificó con la pandemia y continuará durante una posible recesión en 2023/2024.

Una visión global de los asuntos de la familia es la razón de ser de una family office. La family office ofrece al propietario de un patrimonio un lugar donde obtener respuestas sobre todos los activos y pasivos, con un equipo de profesionales dedicados a interpretar y analizar los datos y prestar un servicio excepcional.

El problema de la resiliencia en las family offices

Sin embargo, existe un problema de resiliencia en muchas family offices. Las family offices no suelen tener una estrategia centrada en la empresa ni una estructura operativa que la acompañe. La recopilación e introducción de datos suele ser un trabajo manual. La mayoría de las family offices se basan en hojas de cálculo y software de contabilidad general. Incluso cuando se utiliza tecnología más sofisticada, no suele estar integrada. La conciliación y la comprobación de los datos se realizan "a posteriori", cuando se crean los informes. La periodicidad de los informes es, en el mejor de los casos, mensual, pero lo más probable es que sea trimestral o anual (y a menudo en pdf estático o en papel).

Estos problemas existen a todos los niveles dentro de la oficina, hasta en áreas como la continuidad del negocio y la recuperación en caso de desastre. COVID-19 demostró que el trabajo a distancia es un reto para las family offices por diversas razones, desde la cultura de la oficina hasta la disparidad de las fuentes de datos y los procesos empresariales manuales.

Afrontar el reto de la resiliencia

¿Cuáles serán las áreas de atención más importantes para las family offices en 2023? Estarán en áreas críticas para la toma de decisiones.

Una de las cuestiones clave a las que se enfrentan las family offices es la elaboración de informes, porque es muy complicada y porque, para muchos informes, una hoja de cálculo Excel es el agregador de datos y la fuente del informe. Es en la elaboración de informes donde entran en juego las dimensiones de complejidad a las que debe hacer frente una family office. Existen múltiples jerarquías de información que operan tanto de forma independiente como en tándem.

Estas jerarquías de información incluyen:

• Complejidad de los activos, ya que los tipos de activos varían mucho en cuanto a la eficiencia de los procesos operativos que intervienen en su negociación, valoración y medición del rendimiento.
• Complejidad familiar en torno a las estructuras de sucursales, generacionales y de propiedad; existe una progresión en la que las entidades jurídicas propietarias son únicas, múltiples/agrupadas y escalonadas/recursivas.
• Tipo de actividad de inversión

Como resultado, la lista de hojas de cálculo que son fundamentales para las operaciones en curso de una family office es significativa y compleja.

Estas hojas de cálculo incluyen:

• Valoración directa del capital
• Contactos, informes y análisis de inversiones alternativas
• Fichas de ofertas
• Cuaderno de trabajo y modelización de la TIR
• Cuadernos de compromiso de capital
• Cuadernos de proyecciones de tesorería
• Niveles de asociación de precios
• Actividad de cobros y transferencias
• Libros de caja común
• Asignación de activos e informes
• Seguimiento de la base imponible de los activos
• Estimaciones y ajustes de los datos fiscales
• Registro y asignación de datos K1
• Documentos por pagar: intereses devengados y amortización
• Seguimiento y registro de la propiedad
• Y así sucesivamente...

Una family office necesita alejarse de este tipo de enfoque si quiere convertirse en la oficina moderna y resistente que su familia necesita y que la próxima generación esperará. Entonces, ¿cómo puede una family office obtener tantos datos oportunos como pueda, convertir automáticamente esos datos en informes informativos y facilitar el pensamiento adaptativo y la sabiduría?

El facilitador del cambio es una plataforma tecnológica moderna e integrada que tiene incorporado un modelo de operaciones para una family office. Utilizando este enfoque, una oficina obtendrá los elementos clave que necesita para ser resistente durante cualquier crisis. Estos elementos cruciales incluyen:

Datos

• Acceso a los datos diarios siempre que sea posible
• Precios/valoraciones de los activos no negociables lo más actualizados posible
• Capacidad para normalizar y estandarizar los datos sin importar la fuente
• Datos almacenados que utilizan un modelo de datos relacional creado para operaciones de family office

Información

• Capacidad para consolidar y agregar datos de todos los activos y pasivos a todos los niveles de la entidad.
• Jerarquías de datos múltiples y superpuestas
• Herramientas para "trocear" datos en todas las dimensiones

Conocimientos

• Capacidad para elaborar un informe diario del patrimonio neto real
• Capacidad para elaborar un informe diario sobre los flujos de tesorería
• Informes interactivos mediante software como Power BI

Citando a Ram Dass: "La información son sólo bits de datos. El conocimiento es juntarlos. La sabiduría es trascenderlos". La plataforma tecnológica adecuada para su family office puede gestionar los bits de datos y unirlos de forma significativa para que los miembros del personal de su oficina sean libres de utilizar su sabiduría para trascenderlos e impulsar su family office hacia el futuro.

La plataforma AtlasFive ha sido desarrollada por, y específicamente para, una family office por un equipo de desarrollo altamente experimentado que trabaja con una visión clara de la family office del futuro. Desde el principio, los datos han sido lo primero. AtlasFive es la única plataforma verdaderamente integrada para family offices unifamiliares y multifamiliares. Está diseñada para revolucionar la gestión, la seguridad de los datos y las operaciones de las family offices y facilitar la implantación de procesos de negocio y flujos de trabajo con las mejores prácticas en múltiples disciplinas para ayudar a maximizar los beneficios reales de un enfoque data-first.