2023: Es hora de una oficina familiar resiliente

Resiliente = Adaptable

Los psicólogos definen la resiliencia como el proceso de adaptarse bien ante la adversidad, el trauma, la tragedia, las amenazas o las fuentes importantes de riesgo. Para las oficinas familiares, la necesidad de adaptarse se intensificó con la pandemia y continuará durante una posible recesión en 2023/2024.

Una visión global de los asuntos de la familia es la razón de ser para una oficina familiar. La oficina familiar proporciona al propietario de un patrimonio un lugar donde obtener respuestas sobre todos los activos y pasivos, con un equipo dedicado de profesionales para interpretar y analizar los datos y brindar un servicio excepcional.

El problema de la resiliencia en las oficinas familiares

Sin embargo, hay un problema de resiliencia en muchas oficinas familiares. Las oficinas familiares no suelen tener una estrategia centrada en la empresa ni una estructura operativa complementaria. La recopilación y la entrada de datos suelen ser un trabajo manual. La mayoría de las oficinas familiares se basan en hojas de cálculo y software de contabilidad general. Incluso cuando se utiliza una tecnología más sofisticada, por lo general no está integrada. La reconciliación y la verificación de datos se realizan «en el back-end» cuando se crean los informes. La cadencia de presentación de informes es, en el mejor de los casos, mensual, pero más probablemente trimestral o anual (y, a menudo, en formato PDF o papel estático).

Estos problemas existen en todos los niveles de la oficina, incluso en áreas como la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres. La COVID-19 demostró que el trabajo remoto es un desafío para las oficinas familiares por diversas razones, desde la cultura de la oficina hasta fuentes de datos dispares y procesos empresariales manuales.

Enfrentando el desafío de la resiliencia

¿Cuáles serán las áreas de enfoque más importantes para las oficinas familiares en 2023? Estarán en áreas que son críticas para la toma de decisiones.

Entre los principales problemas a los que se enfrentan las family offices se encuentran presentación de informes porque es muy complicado y porque, para muchos informes, una hoja de cálculo de Excel es el agregador de datos y la fuente del informe. Es con los informes que el dimensiones de complejidad entran en juego los que debe tratar una family office. Existen múltiples jerarquías de información que funcionan tanto de forma independiente como en conjunto.

Estas jerarquías de información incluyen:

• Complejidad de los activos, donde los tipos de activos varían ampliamente en la eficiencia de los procesos operativos involucrados en su negociación, valoración y medición del rendimiento
• Complejidad familiar en torno a las estructuras de sucursal, generacional y de propiedad; hay una progresión en la que las entidades legales propietarias son únicas, múltiples/agrupadas y escalonadas/recursivas
• Tipo de actividad de inversión

Como resultado, la lista de hojas de cálculo que son fundamentales para las operaciones en curso de una oficina familiar es significativo y complejo.

Estas hojas de cálculo incluyen:

• Valoración directa del capital
• Contactos, informes y análisis de inversiones alternativas
• Hojas de ofertas
• Libro de trabajo y modelado de IRR
• Libros de trabajo sobre compromisos de capital
• Cuadernos de trabajo de proyección del flujo de caja
• Niveles de asociación para fijar precios por matrimonio
• Actividad de recibos y transferencias de efectivo
• Libros de trabajo sobre efectivo mancomunado
• Asignación de activos e informes
• Seguimiento de activos basados en impuestos
• Estimaciones y ajustes de datos tributarios
• Grabación y asignación de datos K1
• Pagarés por pagar: acumulación de intereses y amortización
• Rastreo/grabación de propiedades
• Y así sucesivamente...

Una oficina familiar debe alejarse de este tipo de enfoque si quiere convertirse en oficina moderna y resiliente sus necesidades familiares y las que la próxima generación esperará. Entonces, ¿cómo puede una oficina familiar obtener la mayor cantidad de datos oportunos posible, convertirlos automáticamente en informes informativos y facilitar el pensamiento adaptativo y la sabiduría?

El facilitador del cambio es un plataforma tecnológica moderna e integrada que tiene un modelo de operaciones integrado para una oficina familiar. Con este enfoque, una oficina obtendrá los elementos clave que necesita para ser resiliente durante cualquier crisis. Estos elementos cruciales incluyen:

Datos

• Acceso a los datos diarios siempre que sea posible
• Los precios y valoraciones de los activos no negociables están lo más actualizados posible
• Capacidad para normalizar y estandarizar los datos sin importar la fuente
• Datos almacenados que utilizan un modelo de datos relacional creado para las operaciones de family office

Información

• Capacidad para consolidar y agregar datos de todos los activos y pasivos en todos los niveles de la entidad
• Jerarquías de datos múltiples y superpuestas
• Herramientas para «dividir en dados» datos en todas las dimensiones

Conocimientos

• Capacidad para producir un informe diario del verdadero patrimonio neto
• Capacidad para elaborar un informe diario sobre los flujos de caja
• Capacidades de generación de informes interactivos mediante software como Power BI

Para citar a Ram Dass: «La información son solo fragmentos de datos. El conocimiento los está uniendo. La sabiduría los trasciende». La plataforma tecnológica adecuada para su oficina familiar puede administrar los bits de datos y unirlos de manera significativa para que los miembros del personal de su oficina puedan usar su sabiduría para trascenderlos e impulsar su oficina familiar hacia el futuro.

La plataforma AtlasFive fue desarrollada por, y específicamente para, una oficina familiar por un equipo de desarrollo altamente experimentado que buscaba una visión clara de la oficina familiar del futuro. Desde el principio, la atención se ha centrado en los datos. AtlasFive es la única plataforma verdaderamente integrada para oficinas unifamiliares y multifamiliares. Está diseñado para revolucionar la administración, la seguridad de los datos y las operaciones de las oficinas familiares y facilitar la implementación de procesos empresariales y flujos de trabajo basados en las mejores prácticas en múltiples disciplinas para ayudar a maximizar los beneficios reales de un enfoque centrado en los datos.