Por qué es importante la tecnología de las oficinas familiares: lo bueno, lo malo y lo feo

En los viejos tiempos, cuando el santo grial de un libro mayor de inversiones y un libro mayor general integrados era solo un sueño, una oficina familiar tenía que improvisar un sistema con las herramientas disponibles. Muchas oficinas confiaron en la combinación de Microsoft Excel y QuickBooks, o recurrieron a una amplia variedad de productos de tecnología funcional basados en puntos que se habían vendido en el espacio de las oficinas familiares, después de haber sido desarrollados para gestores de fondos, fondos de cobertura, firmas de capital privado, etc. No era una gran solución, pero las opciones eran limitadas.

¿Por qué es importante esta falta de tecnología específica para las oficinas familiares? Con una mejor tecnología, la mayoría de las oficinas familiares podrían ser una mejor versión de sí mismas y ofrecer un mayor valor a las familias a las que atienden. Este aumento del valor entregado se reflejaría en una mejor eficiencia, gestión de riesgos, seguridad, eficacia, capacidad de respuesta y un mayor nivel de servicios analíticos.

Desafortunadamente, un gran porcentaje de oficinas familiares siguen estancadas en los «viejos tiempos». Todavía utilizan una combinación de hojas de cálculo, un paquete de software de contabilidad, un sistema tributario, un sistema de gestión de documentos y proyectos, y tal vez algún tipo de software de gestión de carteras. Este enfoque aislado de la tecnología resulta en una vida difícil para el personal de la oficina, con muchos problemas de eficiencia y un valor reducido para las familias a las que sirven. A menudo, las generaciones actuales ni siquiera reconocen lo ineficientes que son sus procesos. Han ejecutado tareas de esta manera durante tanto tiempo que se han vuelto muy eficientes e ineficientes. Esto no será aceptable para las generaciones venideras, ya que esperarán datos oportunos, transparencia y procesos eficientes.

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Algunos ejemplos de estas ineficiencias son:

• Muchos sistemas de registro, ¡incluido Excel!
• Sistemas dispares: sin integración
• Múltiples interfaces de usuario y métodos operativos diferentes
• Datos complejos que provienen de múltiples fuentes en varios formatos
• Incapacidad para mantener la integridad de los datos debido a la falta de control
• Falta de integración de datos estructurados y no estructurados
• Falta de procedimientos documentados: no hay forma de integrar la gestión de riesgos, la seguridad de los datos y el conocimiento operativo
• Dependencia total de personas clave (punto único de falla)

Afortunadamente, los «viejos tiempos» han quedado atrás porque la tecnología de las oficinas familiares ha avanzado de manera extraordinaria. Como todos los puntos de inflexión de la historia, este momento requiere que se acepte el cambio. Antes de las hojas de cálculo, todo el mundo confiaba en el papel. La resistencia a la transición a las hojas de cálculo era fuerte, pero finalmente se aceptó una forma diferente de hacer las cosas y el proceso cambió. Porque el nuevo curso era simplemente mejor.

Supongamos que toma el concepto de un sistema integrado de inversiones y contabilidad general específico para la oficina familiar y amplía ese enfoque. En ese caso, se da el siguiente gran paso adelante para las oficinas familiares. Ahora existe una plataforma tecnológica que puede simplificar la complejidad, garantizar la transparencia y, por último, ofrecer una fuente verdaderamente fiable de información veraz para todos los datos. Obtiene una solución estratégica a partir de la cual la oficina tiene toda la información para coordinar las tareas y resolver los problemas con antelación. Obtiene mejoras operativas espectaculares que permiten que la oficina familiar funcione de la mejor manera posible.

Este es un cambio que las family offices deben adoptar. Porque es mejor.

Hubo un tiempo en que se consideraba que el potencial de las interfaces de programación de aplicaciones (API) negaba la necesidad de una plataforma integrada. La idea era que una variedad de sistemas de una oficina familiar pudieran integrarse virtualmente mediante API, un enfoque modularizado que incluía incluso la idea de un centro de comando como centro de operaciones. Conceptualmente funciona. Pero en la vida real, esta integración imperfecta resuelve los desafíos de las oficinas familiares con cinta adhesiva y tuberías de PVC recicladas. En esencia, un software dispar que funcione de diferentes maneras y trate los datos de manera diferente nunca puede ser mejor que una base de datos singular y verdaderamente integrada. Además, este enfoque modular inhibe la adopción (y la promesa) que la IA va a aportar a la tecnología de las oficinas familiares. Sin todos los datos en un solo lugar, la IA simplemente no puede tomar decisiones de manera adecuada y transformar a los empleados de personas monótonas en revisores perspicaces.

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