Islas de datos

Las islas pueden ser destinos de vacaciones ideales. Sin embargo, las islas de datos (o silos de datos) causan problemas importantes a la hora de gestionar una family office. Las islas de datos, creadas mediante el uso de herramientas y procesos de trabajo incorrectos, dan lugar a la duplicación del trabajo, a retrasos y errores en la notificación, y a las familias a preguntarse cuál es el verdadero estado de sus asuntos.

La solución puede parecer simple: implementar un sistema unificado para rastrear e informar sobre los asuntos de las personas con un patrimonio neto ultra alto, un continente de datos. Sin embargo, cuando se trata de la implementación, la mayoría de las oficinas familiares tienen dificultades para encontrar una plataforma que puede acomodar y unificar las complejas interrelaciones de las cuentas y los asuntos comerciales de sus clientes.

La mayoría de las familias con un patrimonio neto muy alto tienen arreglos financieros complicados e incorporan a numerosos miembros de la familia, fideicomisos, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades y otras entidades. Para rastrear e informar adecuadamente sobre estas estructuras familiares de «múltiples entidades», la tecnología de las oficinas familiares debe tener una comprensión integral de las complejas relaciones inherentes a las finanzas y la propiedad de UHNWI.

Cuando las oficinas utilizan un sistema de software de contabilidad de una sola entidad en lugar de una plataforma integrada, cada entidad se convierte en una isla de datos. La oficina se queda con varias instancias independientes de software e informes que requieren una conciliación manual antes de que la oficina pueda presentar datos significativos a sus clientes. Esto se debe a que cada sistema tiene su propia nomenclatura de datos debido a los modelos de datos maestros individuales. El resultado de este proceso de reconciliación consecuente es que lleva mucho tiempo y es propenso a errores.

Datos maestros y datos significativos

Uno de los mayores desafíos de este enfoque de isla aislada tiene que ver con los datos maestros: con cientos de instancias y varios planes de cuentas, el simple hecho de cambiar los detalles de un proveedor se convierte en una tarea enorme. Es necesario realizar los mismos cambios en todas las entidades involucradas. Por otro lado, cuando solo hay una entrada de datos con un sistema de múltiples entidades, los cambios en los datos maestros son compartido y actualizado automáticamente en todos los datos de la oficina.

Administración más sencilla de los datos maestros es una ventaja importante para el personal de la oficina. También es fundamental para satisfacer las necesidades de los clientes de UHNWI. La familia quiere información significativa y actualizada que sea de fácil acceso. Quiere poder responder a preguntas como «¿Cuánto valgo?» y «¿Cuánto efectivo tengo?» Para que una oficina familiar sea realmente valiosa para los miembros de la familia, debe proporcionar datos consolidados, agregados, precisos, procesables y significativos para los miembros de la familia.

Usar una hoja de cálculo (o varias hojas de cálculo) para conciliar los datos y gestionar la complejidad no es la respuesta correcta al problema. Las hojas de cálculo y el software de contabilidad de una sola entidad son simplemente unidimensionales e inadecuados para representar el patrimonio neto total de un UHNWI.

Por el contrario, un sistema de contabilidad de varias entidades proporciona una marco de consulta y presentación de informes de datos que consolida y agrega datos en varios grupos de entidades sin utilizar una hoja de cálculo. Las oficinas familiares que hacen la transición a un software de contabilidad para varias entidades obtienen beneficios operativos. Los riesgos inherentes al proceso manual de descarga y compilación de datos se reducen al mínimo; los costos asociados con el trabajo manual de varias instancias se reducen considerablemente.

Una herramienta compleja para el día actual

El software de contabilidad de una sola entidad se creó para llevar la contabilidad de una sola entidad, informar sobre su estado financiero y facilitar la presentación de informes fiscales. No es una herramienta para la era digital de las familias con un alto patrimonio neto, donde lo más importante es construir una relación y atender a clientes de alto nivel. Los miembros de la familia esperan un portal para clientes intuitivo y accesible que funciona como un mecanismo de entrega para responder a sus preguntas e informar. Para que sea significativo para los clientes, el portal debe tener la misma vista de múltiples entidades, lo cual es difícil de lograr sin una plataforma integrada.

Inevitablemente, la vida financiera de un UHNWI se vuelve más compleja en lugar de más sencilla. Supongamos la family office del futuro continuará proporcionando información y servicios relevantes a sus clientes. En ese caso, debe abarcar un enfoque amplio, plataforma tecnológica integrada diseñado específicamente para manejar esta complejidad, uno que brinde mayor precisión, eficiencia, transparencia, control de riesgos y capacidad de respuesta a las necesidades de la familia.