الوقت هو المال: حتى في مكتب العائلة

في مجال الأعمال التجارية، يتعلق الأمر كله بالنتيجة النهائية. هناك العديد من العوامل التي تؤثر على هذه النتيجة النهائية، وسيقوم قائد الأعمال الفعال بمراقبتها جميعًا. أحد أهم المقاييس هو ما يسمى بنسبة الكفاءة التشغيلية، والمعروفة أيضًا باسم مؤشر صحة الأعمال. تقارن نسبة كفاءة التشغيل النفقات بأي إيرادات يتم توليدها ومن الواضح أن الهدف هو الحصول على أقل نسبة ممكنة - لتكون قادرًا على تحقيق الإيرادات بأكثر الطرق كفاءة.

إذا كانت النسبة ترتفع، أو كانت مرتفعة بالفعل، فإن تصحيح المسار هو إجراء تغييرات على العمليات التجارية ومجموعة الأدوات المتاحة للأعمال لتحسين الكفاءة التشغيلية. هذا هو الوضع الذي تجد العديد من المكاتب العائلية نفسها فيه الآن. على الرغم من أن مكاتب الأسرة الفردية قد لا تعمل لتحقيق الربح، إلا أن تحسين الكفاءة والنفقات والموارد الأخرى أمر في غاية الأهمية للعائلة وقادة المكاتب.

‍

‍

من المتوقع أن يؤدي التوظيف إلى ارتفاع التكاليف

تتوقع المكاتب العائلية ارتفاع التكاليف على مدى السنوات الثلاث المقبلة، مع أكبر الزيادات في التوظيف، وهو أكبر مجال من النفقات العامة. في استطلاع حديث، كما هو موضح أدناه، يتوقع أكثر من نصف المكاتب (54٪) ارتفاع تكاليف الموظفين - بما في ذلك التوظيف والرواتب والمكافآت -. وعلى الصعيد الإقليمي، يبدو أن المكاتب العائلية في الولايات المتحدة تواجه أكبر تكاليف الموظفين، حيث تتوقع 80% زيادات. ما يقرب من ثلثي المكاتب السويسرية (67٪) والشرق الأوسط (63٪) لديها توقعات مماثلة. وعلى النقيض من ذلك، يتوقع المشاركون في الاستطلاع في آسيا والمحيط الهادئ (44%) ضغطًا تصاعديًا أقل، وتبدو أمريكا اللاتينية (22%) أقل قلقًا بكثير بشأن ارتفاع تكاليف الموظفين للمكاتب العائلية.

‍

ارتفعت تكلفة تشغيل مكتب العائلة بشكل كبير، مدفوعة بالرواتب والأجورمما أجبر المكاتب على اتخاذ إجراءات أخرتها لفترة طويلة. كيف يجب أن تستمر المكاتب العائلية؟ فيما يلي المجالات الرئيسية التي يحتاجون إلى تقييمها:

1. جمع البيانات المالية ووضعها في سياقها والاستفادة منها بكفاءة
2. سيساعد مصدر واحد للبيانات في إنشاء رؤى البيانات لتبسيط الضوابط الداخلية وسير العمل.
3. تحديد أولويات مبدأ الممارسة
4. كيف تؤثر قاعدة 80/20 (80٪ من النتائج (أو المخرجات) الناتجة عن 20٪ من جميع الأسباب (أو المدخلات) لأي حدث معين) على المكتب؟ أي 20٪ من العمل مهم حقًا؟
5. يسير تحديد الأولويات جنبًا إلى جنب مع جمع البيانات وتحليلها، حيث يمكن أن تساعدك الصورة الكاملة والواضحة في تطوير استراتيجيات للقضاء على الوقت الضائع والجهد والموهبة. لتبسيط سير العمل وتنفيذ منهجيات التحسين المستمر وتحليل الأداء المستمر.
6. وفر الموارد والوقت للتركيز على الأشياء التي تحقق أقصى عائد على الاستثمار (ROI) للعائلة.
7. استثمر في التكنولوجيا
8. تتطلب إدارة التقاط بياناتك وتنظيمها وتحليلها، ثم استخدام الرؤى بشكل جيد، مجموعة قوية من الأدوات.
9. تنفيذ حل برمجي شامل للمكاتب العائلية لمنح المكتب إمكانية الوصول إلى إدارة البيانات والتحليلات المتقدمة، التشغيل الآلي للعمليات، الذكاء الاصطناعي، وتجربة المستخدم.
10. احصل على رؤية كاملة لجميع بيانات الأداء والامتثال والإنفاق والبيانات الأخرى التي تولدها شركتك من خلال حل متكامل ومركزي وقائم على السحابة.
11. تخلص من بيئات البرامج المختلفة لتتمكن من العمل بشكل أسرع من خلال التعاون والتواصل والتخطيط الاستراتيجي الأكثر فعالية.
12. قم بتحليل البيانات في الوقت الفعلي لإنشاء تقارير وتوقعات وميزانيات وبيانات مالية قابلة للتخصيص بالكامل وما إلى ذلك.
13. قم بتبسيط المهام كبيرة الحجم ومنخفضة القيمة من خلال التشغيل الآلي لعمليات الأعمال. هذا يحرر أعضاء الفريق لتطبيق مواهبهم حيث يمكنهم تحقيق أفضل عائد (مع زيادة السرعة وتحسين الأداء والدقة في نفس الوقت من خلال القضاء على الخطأ البشري).
14. ادمج التحسين المستمر كجزء من التحول الرقمي الشامل.
15. تخلص من نفقات وإهدار عمليات سير العمل الورقية واليدوية، مما يؤدي إلى تحقيق وفورات فورية وقيمة طويلة الأجل.
16. قم بإنشاء وإدارة وتحسين مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكنك استخدامها جنبًا إلى جنب مع نسبة الكفاءة التشغيلية.

يمكن للنهج الموضح في النقاط أعلاه أن يؤثر بشكل كبير على قدرة المكتب على إدارة مختلف العمليات والأشخاص والأنظمة التي تتفاعل لتقديم نتائج قيمة للعملاء بكفاءة وفعالية.

كما أنها مترابطة للغاية، وهذا هو السبب في أن تغييرات الكفاءة التشغيلية استراتيجية ومستمرة. قد يكون إجراء التغيير في مكتب العائلة أمرًا صعبًا ويتطلب حافزًا. هذا هو المكان الذي يمكن أن يؤدي فيه اختيار التكنولوجيا المناسبة تلقائيًا إلى التغييرات اللازمة حول البيانات وتحديد أولويات العمل.

يمكن أن تفشل مكاتب الأسرة الواحدة. إن كيفية قيام المكتب بتنظيم وإدارة عملياته أمر ضروري للوفاء بوعد مكتب العائلة. تعمل القدرة التشغيلية المنظمة والمحفوظة بشكل صحيح على زيادة تجربة العميل إلى أقصى حد، بالإضافة إلى تحقيق الكفاءة والتحكم في التكاليف.

Eton Solutions - مكتب العائلة برنامج لتحسين كفاءة التشغيل

قامت شركة Eton Solutions ببناء برنامج مكتب عائلة AtlasFive® الخاص بها خصيصًا من أجل تلبية الاحتياجات المعقدة للمكاتب العائلية وعملائهم. يدمج الحل المعرفة العميقة بالمجال وأفضل الممارسات مع أفضل التقنيات في فئتها لالتقاط البيانات وإدارتها وتحليلها بشكل أفضل وأتمتة المهام العادية التي تستغرق وقتًا طويلاً؛ القضاء على الأخطاء وتسريع الوقت اللازم لإنشاء تقارير وتوقعات وميزانيات دقيقة وموثوقة. إنه يوفر شفافية حقيقية ووصولًا آمنًا إلى المعلومات وإدارة مخاطر محسنة بشكل كبير. والنتيجة هي إنتاجية أكبر ونتائج أفضل للعائلات التي تخدمها المكاتب.

أطلس فايف® هو المنصة المناسبة للمكاتب العائلية تسعى إلى تحسين الكفاءة التشغيلية. إنه يوفر النظام الأساسي الوحيد المتكامل حقًا للمكاتب الفردية والمتعددة العائلات. إنه يُحدث ثورة في كفاءة إدارة وتشغيل هذه المكاتب، ويلبي ويتجاوز في كثير من الأحيان الاحتياجات والتوقعات المتغيرة للعائلات ذات الملاءة المالية العالية للغاية التي تتم خدمتها.