El tiempo es dinero: incluso en una oficina familiar

En los negocios, todo gira en torno al resultado final. Hay varios factores que afectan a ese resultado final, y un líder empresarial eficaz los supervisará todos. Una de las medidas más importantes es lo que se denomina ratio de eficiencia operativa, también conocido como indicador de la salud de la empresa. El índice de eficiencia operativa compara los gastos con cualquier ingreso generado y, obviamente, el objetivo es tener un índice lo más bajo posible para poder generar ingresos de la manera más eficiente.

Si la proporción está aumentando o ya es demasiado alta, la corrección del rumbo consiste en realizar cambios en los procesos empresariales y en el conjunto de herramientas disponibles para la empresa a fin de mejorar la eficiencia operativa. Esta es la situación en la que se encuentran muchas oficinas familiares en este momento. Si bien es posible que las oficinas unifamiliares no funcionen con fines de lucro, optimizar la eficiencia, los gastos y otros recursos es de suma importancia para los líderes familiares y de la oficina.

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Se espera que la dotación de personal impulse el aumento de los costos

Las oficinas familiares prevén un aumento de los costos en los próximos tres años, con los mayores aumentos de personal, su mayor área de gastos generales. En una encuesta reciente, como se muestra a continuación, más de la mitad de las oficinas (54%) esperan que los costos de personal, incluida la contratación, los salarios y las bonificaciones, aumenten. A nivel regional, las family offices estadounidenses parecen ser las que afrontan los mayores costes de personal, y el 80% espera que aumenten. Aproximadamente dos tercios de las oficinas de Suiza (67%) y Oriente Medio (63%) tienen expectativas similares. Por el contrario, los encuestados de Asia-Pacífico (44%) anticipan una menor presión al alza, y América Latina (22%) parece estar mucho menos preocupada por el aumento de los costos de personal para las oficinas familiares.

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El costo de funcionamiento de una oficina familiar ha aumentado considerablemente, impulsado por sueldos y salarios, lo que obligó a las oficinas a tomar medidas que habían retrasado durante mucho tiempo. ¿Cómo deben proceder las family offices? A continuación se detallan las áreas clave que deben evaluar:

1. Recopile, contextualice y aproveche los datos financieros de manera eficiente
2. Una única fuente de datos ayudará a crear información sobre los datos para agilizar los controles internos y los flujos de trabajo.
3. Priorización de los principios de la práctica
4. ¿Cómo afecta a la oficina la regla 80/20 (el 80% de los resultados (o productos) son el resultado del 20% de todas las causas (o insumos) de un evento determinado)? ¿Qué 20% del trabajo es realmente importante?
5. La priorización va de la mano con la recopilación y el análisis de datos, ya que una imagen completa y clara puede ayudarlo a desarrollar estrategias para eliminar el tiempo, el esfuerzo y el talento desperdiciados. Para optimizar sus flujos de trabajo, implemente metodologías de mejora continua y analice el rendimiento continuo.
6. Libere recursos y tiempo para centrarse en las cosas que producen el máximo retorno de la inversión (ROI) para la familia.
7. Invierte en tecnología
8. Lograr capturar, organizar y analizar los datos y, luego, hacer un buen uso de los conocimientos, requiere un conjunto sólido de herramientas.
9. Implemente una solución integral de software para oficinas familiares para que la oficina tenga acceso a análisis y administración de datos avanzados, automatización de procesos, IA, y experiencia de usuario.
10. Obtenga una visibilidad total de todos sus datos de rendimiento, cumplimiento, gastos y otros datos generados por su empresa con una solución totalmente integrada, centralizada y nativa de la nube.
11. Elimine entornos de software dispares para poder trabajar más rápido con una colaboración, comunicación y planificación estratégica más eficaces.
12. Analice los datos en tiempo real para generar informes, previsiones, presupuestos, estados financieros, etc. totalmente personalizables.
13. Optimice las tareas de gran volumen y bajo valor mediante la automatización de los procesos empresariales. Esto permite a los miembros del equipo aplicar sus talentos donde puedan generar el mejor rendimiento (al mismo tiempo que aumentan la velocidad y mejoran el rendimiento y la precisión al eliminar el error humano).
14. Integre la mejora continua como parte de una transformación digital global.
15. Elimine los gastos y el desperdicio de los flujos de trabajo manuales basados en papel, lo que genera ahorros inmediatos y valor a largo plazo.
16. Establezca, administre y perfeccione los KPI que puede usar junto con el índice de eficiencia operativa.

El enfoque descrito en los puntos anteriores puede tener un impacto significativo en la capacidad de una oficina para administrar de manera eficiente y efectiva los diversos procesos, personas y sistemas que interactúan para ofrecer valiosos resultados a los clientes.

También son muy interdependientes, por lo que los cambios en la eficiencia operativa son estratégicos y continuos. Lograr el cambio en una oficina familiar puede ser difícil y requiere un catalizador. Aquí es donde la elección de la tecnología adecuada puede provocar automáticamente los cambios necesarios en torno a la priorización de los datos y el trabajo.

Las oficinas unifamiliares pueden fallar. La forma en que una oficina estructura y administra sus operaciones es esencial para cumplir la promesa de una oficina familiar. Una capacidad operativa adecuadamente estructurada y mantenida maximiza la experiencia del cliente, además de lograr eficiencias y controlar los costos.

Eton Solutions — La oficina familiar Software para optimizar la eficiencia operativa

Eton Solutions creó su software de oficina familiar AtlasFive® específicamente para abordar las complejas necesidades de las oficinas familiares y sus clientes. La solución integra un conocimiento profundo del dominio y las mejores prácticas con la mejor tecnología de su clase para capturar, administrar y analizar mejor los datos, automatizar las tareas rutinarias que consumen mucho tiempo, eliminar errores y acelerar el tiempo necesario para generar informes, pronósticos y presupuestos precisos y confiables. Ofrece una verdadera transparencia, un acceso seguro a la información y una gestión de riesgos muy mejorada. El resultado es una mayor productividad y mejores resultados para las familias a las que atienden las oficinas.

AtlasFive® es la plataforma adecuada para oficinas familiares buscando mejorar la eficiencia operativa. Proporciona la única plataforma verdaderamente integrada para oficinas unifamiliares y multifamiliares. Revoluciona la eficiencia de la administración y operación de estas oficinas, y cumple y, a menudo, supera las necesidades y expectativas cambiantes de las familias con un patrimonio neto muy alto a las que se atiende.