2023: حان الوقت لمكتب عائلي مرن

مرن = متكيف

يعرّف علماء النفس المرونة بأنها عملية التكيف الجيد في مواجهة الشدائد أو الصدمات أو المآسي أو التهديدات أو مصادر الخطر المهمة. بالنسبة للمكاتب العائلية، اشتدت الحاجة إلى التكيف مع الوباء وستستمر خلال فترة ركود محتملة في 2023/2024.

نظرة شاملة لشؤون الأسرة هي سبب الوجود لمكتب العائلة. يوفر مكتب العائلة لمالك الثروة مكانًا واحدًا للحصول على إجابات حول جميع الأصول والخصوم، مع فريق متخصص من المحترفين لتفسير وتحليل البيانات وتقديم خدمة استثنائية.

مشكلة المرونة في المكاتب العائلية

ومع ذلك، هناك مشكلة المرونة في العديد من المكاتب العائلية. لا تحتوي المكاتب العائلية عادةً على استراتيجية تركز على المؤسسة وهيكل تشغيلي مصاحب. عادة ما يكون جمع البيانات وإدخال البيانات عملاً يدويًا. تعتمد معظم المكاتب العائلية على جداول البيانات وبرامج دفتر الأستاذ العام. حتى في حالة استخدام تقنية أكثر تعقيدًا، فإنها عادة ما تكون غير متكاملة. تتم التسوية وفحص البيانات «في النهاية الخلفية» عند إنشاء التقارير. يكون إيقاع إعداد التقارير، في أحسن الأحوال، شهريًا، ولكن على الأرجح ربع سنوي أو سنوي (وغالبًا ما يكون بصيغة pdf أو ورقة ثابتة).

توجد هذه المشاكل على جميع المستويات داخل المكتب، وصولاً إلى مجالات مثل استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث. أظهر COVID-19 أن العمل عن بعد يمثل تحديًا للمكاتب العائلية لأسباب متنوعة، من ثقافة المكتب إلى مصادر بيانات متباينة والعمليات التجارية اليدوية.

مواجهة تحدي المرونة

ما هي أهم مجالات التركيز للمكاتب العائلية في عام 2023؟ سيكونون في المجالات الحاسمة لصنع القرار.

من بين القضايا الرئيسية التي تواجه المكاتب العائلية تقديم التقارير لأنه معقد للغاية ولأنه بالنسبة للعديد من التقارير، فإن جدول بيانات Excel هو مجمع البيانات ومصدر التقرير. من خلال التقارير، فإن أبعاد التعقيد التي يجب على مكتب الأسرة التعامل معها تدخل حيز التنفيذ. هناك العديد من التسلسلات الهرمية للمعلومات التي تعمل بشكل مستقل ولكن أيضًا بالترادف.

تتضمن هذه التدرجات الهرمية للمعلومات:

• تعقيد الأصول، حيث تختلف أنواع الأصول بشكل كبير في كفاءة العمليات التشغيلية المتضمنة في التداول والتقييم وقياس الأداء
• التعقيد الأسري حول هياكل الفرع والأجيال والملكية؛ هناك تقدم حيث تكون الكيانات القانونية المالكة مفردة ومتعددة/مجمعة ومتعددة/متكررة
• نوع النشاط الاستثماري

ونتيجة لذلك، فإن قائمة جداول البيانات الأساسية للعمليات الجارية لمكتب العائلة هي كبير ومعقد.

تتضمن جداول البيانات هذه:

• تقييم الأسهم المباشر
• جهات الاتصال والتقارير والتحليلات الخاصة بالاستثمارات البديلة
• أوراق الصفقات
• مصنف IRR والنمذجة
• كتيبات الالتزام برأس المال
• مصنفات توقعات التدفق النقدي
• مستويات الشراكة في تسعير الزواج
• نشاط الإيصالات النقدية والتحويلات
• المصنفات النقدية المجمعة
• تخصيص الأصول وإعداد التقارير
• تتبع الأصول على أساس الضرائب
• تقديرات وتعديلات البيانات الضريبية
• تسجيل وتخصيص بيانات K1
• السندات المستحقة الدفع: مستحقات الفوائد والاستهلاك
• تتبع/تسجيل الممتلكات
• وهكذا...

يحتاج مكتب العائلة إلى الابتعاد عن هذا النوع من النهج إذا كان سيصبح مكتب حديث ومرن احتياجاتها العائلية وسيتوقعها الجيل القادم. إذن، كيف يمكن لمكتب العائلة الحصول على أكبر قدر ممكن من البيانات في الوقت المناسب، وتحويل تلك البيانات تلقائيًا إلى تقارير إعلامية، وتسهيل التفكير التكيفي والحكمة؟

ميسر التغيير هو منصة تقنية حديثة ومتكاملة يحتوي على نموذج عمليات مدمج لمكتب العائلة. وباستخدام هذا النهج، سيحصل المكتب على العناصر الأساسية التي يحتاجها ليكون مرنًا خلال أي أزمة. تشمل هذه العناصر الحاسمة:

البيانات

• الوصول إلى البيانات اليومية حيثما كان ذلك ممكنًا
• تسعير/تقييمات الأصول غير القابلة للتسويق الحالية قدر الإمكان
• القدرة على تطبيع البيانات وتوحيدها بغض النظر عن المصدر
• البيانات المخزنة التي تستخدم نموذج البيانات الارتباطية المصمم لعمليات مكتب العائلة

معلومات

• القدرة على توحيد وتجميع البيانات لجميع الأصول والخصوم على مستوى كل كيان
• تسلسلات هرمية متعددة ومتداخلة للبيانات
• أدوات «تقسيم البيانات وتقطيعها إلى شرائح» عبر جميع الأبعاد

المعرفة

• القدرة على إنتاج تقرير يومي عن القيمة الصافية الحقيقية
• القدرة على إنتاج تقرير يومي عن التدفقات النقدية
• إمكانات إعداد التقارير التفاعلية من خلال برامج مثل Power BI

على حد تعبير رام داس: «المعلومات هي مجرد أجزاء من البيانات. المعرفة تجمعهم معًا. الحكمة تتجاوزهم». يمكن لمنصة التكنولوجيا المناسبة لمكتب عائلتك إدارة أجزاء البيانات وتجميعها معًا بشكل هادف حتى يتمكن موظفو مكتبك من استخدام حكمتهم لتجاوزها ودفع مكتب عائلتك إلى المستقبل.

تم تطوير منصة AtlasFive من قبل مكتب عائلي، وتحديدًا له، من قبل فريق تطوير ذو خبرة عالية نحو رؤية واضحة لمكتب العائلة في المستقبل. منذ البداية، كان التركيز على البيانات أولاً. AtlasFive هي المنصة المتكاملة الوحيدة حقًا للمكاتب الفردية والمتعددة العائلات. تم تصميمه لإحداث ثورة في الإدارة وأمن البيانات وعمليات المكاتب العائلية وتسهيل تنفيذ أفضل الممارسات والعمليات التجارية وسير العمل عبر تخصصات متعددة للمساعدة في تعظيم الفوائد الحقيقية لنهج البيانات أولاً.