Votre logiciel de gestion familiale est-il obsolète ? Comment le savoir

Tous les family offices s'appuient sur des logiciels pour gérer leurs activités. Bien que nombre de ces logiciels soient régulièrement mis à jour, il se peut qu'ils ne répondent plus aux besoins d'un bureau moderne. Qu'est-ce qui rend un logiciel obsolète ? Gartner décrit un logiciel obsolète comme "un système d'information qui peut être basé sur des technologies dépassées, mais qui est essentiel aux opérations quotidiennes".

Pourquoi s'en préoccuper ? Les logiciels obsolètes posent des problèmes majeurs aux family offices et à leurs clients :

• Faible productivité due au manque de fiabilité des logiciels
• Perte de données en cas de défaillance du logiciel
• Une voie facile pour les cybercriminels

Signes de l'obsolescence de votre logiciel de gestion familiale

Comment savoir si votre logiciel actuel est (ou est sur le point de devenir) obsolète ? Voici quelques-uns des signes qui indiquent que votre logiciel n'est pas assez performant pour répondre à vos besoins actuels :

Le personnel a souvent recours à des processus manuels.

Si votre bureau s'enlise dans des tâches manuelles qui pourraient être automatisées, vous avez un problème. L'objectif premier d'un logiciel est de prendre un processus manuel et de l'automatiser ou de le rendre plus facile. Si votre logiciel ne le fait pas, c'est un signal d'alarme, car il se traduit par une faible productivité et un manque d'efficacité.

Vos besoins ont changé, mais le logiciel n'a pas changé.

Un family office doit être adaptable. Il doit pouvoir agir rapidement dans de nombreux domaines, en fonction de l'évolution de la dynamique familiale, des besoins et des investissements. Les logiciels qui limitent et entravent le changement posent problème.

La fonction principale du logiciel ne fonctionne pas correctement.

Si vous avez l'impression que la fonction principale d'un logiciel n'est pas remplie pleinement ou efficacement, c'est le signe que votre logiciel est obsolète.  

Le logiciel est sensiblement plus lent.

C'est un signe clair que la durée de vie du logiciel touche à sa fin. Le risque de perte de données est accru. Cela peut également être le signe qu'une violation de la cybersécurité s'est déjà produite et que le problème est encore plus grave.

Le logiciel n'a pas été mis à jour depuis des années.

Si la dernière mise à jour remonte à plus d'un an, cela peut signifier que votre logiciel n'est plus sûr, et c'est peut-être la raison pour laquelle les problèmes susmentionnés se produisent.

Pourquoi les logiciels de gestion familiale obsolètes sont-ils importants ?

Dans un family office, les anciens logiciels ne sont souvent plus adaptés. Les employés de bureau de grande valeur sont contraints d'effectuer des tâches inutiles et fastidieuses parce que leurs principaux outils logiciels, tels que Microsoft Excel et QuickBooks, sont cloisonnés et incapables d'exécuter des processus critiques d'un bout à l'autre du processus. 

Un exemple serait un bureau utilisant un logiciel qui n'a pas été conçu pour les investissements en capital-investissement, mais qui a été bricolé à cette fin en s'appuyant sur des processus manuels et des feuilles de calcul. Le personnel doit faire des efforts héroïques pour que les transactions et les rapports soient corrects. Que gagnerait le bureau si ces personnes pouvaient abandonner un logiciel obsolète au profit d'une plateforme technologique intégrée ?

Choisir une mise à niveau

Grâce à une meilleure technologie, la plupart des family offices peuvent devenir une meilleure version d'eux-mêmes et apporter une plus grande valeur ajoutée à la famille ou aux familles qu'ils servent. Cette transformation se traduirait par une amélioration de l'efficience, de la gestion des risques, de l'efficacité et de la réactivité, ainsi que par une offre plus étoffée de services analytiques. Un family office dispose généralement d'un personnel compétent, dévoué et talentueux. Si une plateforme technologique unique pouvait fournir les processus d'entreprise, le reporting, l'automatisation et les capacités de livraison aux clients dont ils ont besoin, ils pourraient vraiment se consacrer à la gestion efficace du patrimoine de la famille.

La bonne plateforme logicielle peut révolutionner la gestion et le fonctionnement des bureaux individuels et multifamiliaux. Une plateforme véritablement intégrée peut faciliter la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de processus opérationnels et de flux de travail dans de multiples disciplines. Elle peut permettre d'atteindre un objectif clé, la transparence, où "la complexité est simplifiée" et où il n'y a qu'une seule source de vérité. 

Pourquoi ? Une plateforme logicielle d'entreprise spécialement conçue à cet effet permettra d'établir des rapports efficaces, opportuns et précis afin d'améliorer la prise de décision, tout en garantissant que les données familiales sont réellement sécurisées. Elle peut fournir au client un accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, où qu'il se trouve, aux rapports et aux communications sécurisées. Le résultat final est ce que les clients souhaitent : un personnel très impliqué qui fournit d'excellents rapports en temps voulu et une exécution des services qui s'appuie sur les meilleures pratiques automatisées et intégrées pour assurer une gestion des risques de premier ordre.

Qu'est-ce que cela signifie au quotidien pour le personnel du family office ? Cela signifie que toutes les informations (documents et informations précises sur les transactions financières) sont réunies en un seul endroit pour effectuer la planification (trésorerie, succession, fiscalité, investissement, assurance, etc.) Cela signifie que le bureau dispose d'une solution véritablement stratégique qui fournit toutes les informations nécessaires pour coordonner les tâches et résoudre les problèmes à l'avance.

Qu'est-ce qui compte dans le choix de la technologie d'un family office ?

Alors que votre bureau cherche à mettre à jour son logiciel avec la bonne plateforme pour le family office du futur, il y a plusieurs caractéristiques critiques qu'il devrait rechercher.

• Une solution qui répond aux défis et aux processus uniques de votre entreprise, une plateforme logicielle conçue par un family office pour les family offices.
• Une suite d'applications intégrées pour la gestion des entités, l'agrégation des données, les rapports d'investissement, le grand livre, l'initiation des transactions, la comptabilité fiduciaire et fiscale.
• Processus d'affaires et fonctionnalités de flux de travail basées sur les rôles
• Une source unique de données et de vérité
• Les plus hauts niveaux de sécurité

De nombreux family offices tentent d'adapter leur infrastructure technologique au 21e siècle. Malheureusement, le marché a tardé à leur proposer une solution. Eton Solutions est une plateforme technologique de nouvelle génération, de bout en bout, conçue spécifiquement pour répondre aux défis d'un family office moderne et pour résoudre le problème de l'obsolescence des logiciels.