¿Está obsoleto el software de su oficina familiar? Cómo saber

Todas las oficinas familiares confían en el software para llevar a cabo sus operaciones. Si bien muchos de estos paquetes se actualizan de forma rutinaria, es posible que ya no satisfagan las necesidades de una oficina moderna. ¿Qué hace que el software sea obsoleto? Gartner describe el software obsoleto como «un sistema de información que puede estar basado en tecnologías anticuadas, pero que es fundamental para las operaciones diarias».

¿Por qué preocuparse? El software desactualizado presenta problemas importantes para las oficinas familiares y sus clientes, que incluyen:

• Baja productividad debido a un rendimiento del software poco fiable
• Pérdida de datos cuando falla el software
• Una vía fácil para los ciberdelincuentes

Señales de que el software de su family office está obsoleto

Entonces, ¿cómo puede saber si su software actual es (o está a punto de quedar) obsoleto? Estas son algunas de las señales de advertencia que indican que su software no es lo suficientemente bueno para sus necesidades actuales:

El personal suele recurrir a procesos manuales.

Si su oficina está atascada en tareas manuales que podrían automatizarse, tiene un problema. El propósito principal del software es tomar un proceso manual y automatizarlo o hacerlo más fácil. Si su software no lo hace, es una señal de alerta porque se traduce en una baja productividad e ineficiencia.

Sus necesidades han cambiado, pero el software no.

Una oficina familiar debe ser adaptable. Debe poder actuar rápidamente en muchas áreas, a medida que cambien la dinámica, las necesidades y las inversiones familiares. El software que restringe y dificulta el cambio es un problema.

La función principal del software no funciona correctamente.

Si parece que la función principal de un paquete de software no se está cumpliendo de manera completa o eficiente, es una señal de que su software está obsoleto.

El software es notablemente más lento.

Esta es una señal clara de que la vida útil del software está llegando a su fin. La posibilidad de pérdida de datos aumenta. También puede ser una señal de que ya se ha producido una violación de la ciberseguridad y de que tienes un problema aún mayor.

El software lleva años sin actualizarse.

Si ha pasado más de un año desde que se publicó la última actualización, puede significar que su programa de software ya no es seguro y podría ser la razón por la que se producen los problemas antes mencionados.

¿Por qué es importante el software obsoleto de family office?

En una oficina familiar, el software antiguo a menudo ya no es «adecuado para su propósito». El valioso personal de oficina se ve obligado a realizar tareas innecesarias y engorrosas porque sus herramientas de software clave, como Microsoft Excel y QuickBooks, son aislado e incapaz de realizar procesos críticos de punta a punta.

Un ejemplo sería una oficina que usa un programa de software que no fue diseñado para inversiones de capital privado, pero que ha sido manipulado para ese propósito confiando en procesos manuales y hojas de cálculo. El personal debe hacer esfuerzos heroicos para que las transacciones y los informes sean correctos. ¿Qué ganaría la oficina si estas personas pudieran dejar el software obsoleto y, en cambio, tener una plataforma tecnológica integrada?

Elección de una mejora

Con una mejor tecnología, la mayoría de las oficinas familiares pueden convertirse en una mejor versión de sí mismas y ofrecer un mayor valor a la familia o familias a las que sirven. El transformación se traduciría en una mejora de la eficiencia, la gestión de riesgos, la eficacia y la capacidad de respuesta, y en una oferta más sólida de servicios analíticos. Una family office suele tener personas excelentes, dedicadas y con talento. Si una sola plataforma tecnológica pudiera proporcionar los procesos de clase empresarial, la creación de informes, la automatización y las capacidades de entrega al cliente que necesitan, podrían dedicarse realmente a administrar el patrimonio de la familia de manera eficaz.

La plataforma de software adecuada puede revolucionar la administración y el funcionamiento de las oficinas unifamiliares y multifamiliares. UN plataforma verdaderamente integrada puede facilitar la implementación de procesos empresariales y flujos de trabajo basados en las mejores prácticas en múltiples disciplinas. Puede permitir un objetivo clave, la transparencia, en el que «la complejidad se simplifique» y en el que haya una fuente de verdad.

¿Por qué? Una plataforma de software empresarial diseñada específicamente permitirá informes eficientes, oportunos y precisos para impulsar una mejor toma de decisiones, garantizando al mismo tiempo que los datos familiares verdaderamente seguro. Puede proporcionar al cliente acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, en cualquier lugar a informes y comunicaciones seguras. El resultado final es lo que quieren los clientes: un personal altamente comprometido que brinde servicios excelentes, presentación oportuna de informes y una ejecución de servicios impulsada por las mejores prácticas automatizadas e integradas para proporcionar la mejor gestión de riesgos de su clase.

¿Qué significa esto en el día a día para el personal de la family office? Significa tener toda la información (documentos e información precisa sobre las transacciones financieras) en un solo lugar para planificar (efectivo, patrimonio, impuestos, inversiones, seguros, etc.). Significa que la oficina tiene una solución verdaderamente estratégica que proporciona toda la información para coordinar las tareas y resolver los problemas con antelación.

¿Qué importa a la hora de elegir la tecnología de una oficina familiar?

A medida que su oficina busca actualizar su software con la plataforma adecuada para la family office del futuro, hay varias características críticas que debe perseguir.

• Una solución que aborda los desafíos y procesos únicos de su empresa, una plataforma de software diseñada específicamente por una oficina familiar para oficinas familiares
• Un conjunto de aplicaciones integrado para la gestión de entidades, la agregación de datos, los informes de inversiones, la contabilidad general, el inicio de transacciones, la contabilidad fiduciaria y fiscal
• Funcionalidad de flujo de trabajo basada en roles y procesos empresariales
• Una única fuente de datos y verdad
• Los niveles más altos de seguridad

Muchas oficinas familiares están intentando llevar su infraestructura tecnológica al siglo XXI. Lamentablemente, el mercado tardó en ofrecer un camino a seguir. Eton Solutions es una plataforma tecnológica integral de próxima generación creada específicamente para cumplir con los desafíos de una oficina familiar moderna y resolver enfáticamente el problema de la obsolescencia del software.