¿Está obsoleto el software de su family office? Cómo saberlo

Todas las family offices utilizan programas informáticos para gestionar sus operaciones. Aunque muchos de estos paquetes se actualizan periódicamente, es posible que ya no satisfagan las necesidades de una oficina moderna. ¿Qué hace que un software esté obsoleto? Gartner describe el software obsoleto como "un sistema de información que puede estar basado en tecnologías obsoletas, pero que es fundamental para las operaciones diarias".

¿Por qué preocuparse? Los programas informáticos obsoletos plantean importantes problemas a las family offices y sus clientes:

• Baja productividad debido a la falta de fiabilidad del software
• Pérdida de datos cuando falla el software
• Una vía fácil para los ciberdelincuentes

Señales de que el software de su family office está obsoleto

¿Cómo puede saber si su software actual está (o está a punto de quedarse) obsoleto? Estas son algunas de las señales de advertencia de que su software no es lo suficientemente bueno para sus necesidades actuales:

El personal suele recurrir a procesos manuales.

Si su oficina está atascada en tareas manuales que podrían automatizarse, tiene un problema. El objetivo principal del software es automatizar o facilitar un proceso manual. Si su software no lo hace, es una señal de alarma, ya que da lugar a una baja productividad e ineficacia.

Sus necesidades han cambiado, pero el software no.

Una family office debe ser adaptable. Debe ser capaz de actuar con rapidez en muchos ámbitos, a medida que cambian la dinámica familiar, las necesidades y las inversiones. El software que restringe y obstaculiza el cambio es un problema.

La función principal del software no funciona correctamente.

Si tiene la sensación de que la función principal de un programa informático no se está cumpliendo plena o eficazmente, es señal de que su software está obsoleto.  

El software es notablemente más lento.

Esta es una clara señal de que la vida útil del software está llegando a su fin. El potencial de pérdida de datos aumenta. También puede ser una señal de que ya se ha producido una brecha de ciberseguridad, y tienes un problema aún mayor.

El software lleva años sin actualizarse.

Si ha pasado más de un año desde que se publicó la última actualización, puede significar que su programa de software ya no es seguro, y podría ser la razón de que se produzcan los problemas antes mencionados.

¿Por qué importa el software obsoleto de las family offices?

En una oficina familiar, el software antiguo a menudo ya no es "apto para el propósito". El personal de oficina de alto valor se ve atrapado realizando tareas innecesarias y engorrosas porque sus herramientas de software clave, como Microsoft Excel y QuickBooks, están aisladas y son incapaces de realizar procesos críticos de extremo a extremo. 

Un ejemplo sería una oficina que utiliza un programa informático que no se diseñó para las inversiones de capital riesgo, sino que se ha manipulado para ese fin basándose en procesos manuales y hojas de cálculo. El personal tiene que hacer esfuerzos heroicos para hacer bien las transacciones y los informes. ¿Qué ganaría la oficina si estas personas pudieran prescindir de un software obsoleto y disponer en su lugar de una plataforma tecnológica integrada?

Elegir una actualización

Con una mejor tecnología, la mayoría de las family offices pueden convertirse en una mejor versión de sí mismas y ofrecer un mayor valor a la familia o familias a las que prestan sus servicios. La transformación se traduciría en una mejora de la eficiencia, la gestión de riesgos, la eficacia y la capacidad de respuesta, así como en una oferta más sólida de servicios analíticos. Una family office suele contar con personas excelentes, dedicadas y con talento. Si una única plataforma tecnológica pudiera proporcionarles los procesos, informes, automatización y capacidades de entrega al cliente de clase empresarial que necesitan, podrían dedicarse realmente a gestionar el patrimonio familiar con eficacia.

La plataforma de software adecuada puede revolucionar la gestión y el funcionamiento de las family offices unifamiliares y multifamiliares. Una plataforma verdaderamente integrada puede facilitar la implantación de procesos empresariales y flujos de trabajo basados en las mejores prácticas en múltiples disciplinas. Puede hacer posible un objetivo clave, la transparencia, donde "la complejidad se simplifica" y donde hay una única fuente de la verdad. 

¿Por qué? Una plataforma de software empresarial específica permitirá elaborar informes eficientes, puntuales y precisos para mejorar la toma de decisiones, garantizando al mismo tiempo la seguridad de los datos familiares. Puede proporcionar al cliente acceso a los informes y comunicaciones seguras 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año y desde cualquier lugar. El resultado final es lo que los clientes desean: un personal altamente comprometido que ofrezca informes excelentes y puntuales y una ejecución del servicio impulsada por las mejores prácticas automatizadas e integradas para proporcionar la mejor gestión de riesgos de su clase.

¿Qué significa esto en el día a día para el personal de la family office? Significa disponer de toda la información (documentos e información precisa sobre transacciones financieras) en un único lugar para realizar la planificación (tesorería, patrimonio, impuestos, inversiones, seguros, etc.). Significa que la oficina dispone de una solución verdaderamente estratégica que proporciona toda la información para coordinar tareas y resolver problemas con antelación.

¿Qué importa a la hora de elegir la tecnología de una family office?

A medida que su oficina busca actualizar su software con la plataforma adecuada para la family office del futuro, hay varias características críticas que debe perseguir.

• Una solución que aborda los retos y procesos exclusivos de su negocio, una plataforma de software creada por una family office para las family offices.
• Una suite de aplicaciones integrada para la gestión de entidades, la agregación de datos, la elaboración de informes de inversión, el libro mayor, la iniciación de transacciones, la contabilidad fiduciaria y fiscal.
• Funcionalidad de procesos empresariales y flujos de trabajo basados en funciones
• Una única fuente de datos y verdad
• Los más altos niveles de seguridad

Muchas family offices intentan adaptar su infraestructura tecnológica al siglo XXI. Lamentablemente, el mercado ha tardado en ofrecer una solución. Eton Solutions es una plataforma tecnológica integral de nueva generación creada específicamente para responder a los retos de una family office moderna y resolver el problema de la obsolescencia del software.