Îlots de données

Les îles peuvent être des destinations de vacances idéales. Cependant, les îlots de données (ou silos de données) posent des problèmes importants lors de la gestion d'un family office. Créés par l'utilisation de mauvais outils et de mauvais processus de travail, les îlots de données entraînent une duplication du travail, des retards et des erreurs dans les rapports, et les familles s'interrogent sur l'état réel de leurs affaires.

La solution peut sembler simple : mettre en œuvre un système unifié pour suivre et rapporter les affaires des personnes très fortunées, un continent de données. Mais en matière de mise en œuvre, la plupart des family offices ont du mal à trouver un plateforme capable de gérer et d'unifier les interrelations complexes entre les comptes et les affaires commerciales de leurs clients.

La plupart des familles très fortunées ont des arrangements financiers complexes, comprenant de nombreux membres de la famille, des fiducies, des sociétés à responsabilité limitée, des partenariats et d'autres entités. Pour suivre et rendre compte correctement de ces structures familiales « multi-entités », la technologie des family offices doit avoir une compréhension globale des relations complexes inhérentes aux finances et à la propriété des UHNWI.

Lorsque les bureaux utilisent un système logiciel de comptabilité à entité unique au lieu d'une plateforme intégrée, chaque entité devient un îlot de données. Le bureau se retrouve avec de multiples instances distinctes de logiciels et de rapports qui nécessitent un rapprochement manuel avant de pouvoir présenter des données pertinentes à ses clients. En effet, chaque système possède sa propre nomenclature de données en raison des modèles de données de base individuels. Le résultat de ce processus de rapprochement est qu'il est à la fois long et sujet aux erreurs.

Données de référence et données significatives

L'un des plus grands défis de cette approche insulaire isolée concerne les données de base : avec des centaines d'instances et de multiples plans comptables, la simple modification des coordonnées d'un fournisseur devient une entreprise de grande envergure. Les mêmes changements doivent être apportés à toutes les entités impliquées. D'autre part, lorsqu'il n'y a qu'une seule saisie de données dans un système multi-entités, les modifications des données de base sont partagé et mis à jour automatiquement sur toutes les données de bureau.

Gestion simplifiée des données de référence est un avantage important pour le personnel de bureau. C'est également fondamental pour répondre aux besoins des clients de l'UHNWI. La famille souhaite obtenir des informations pertinentes, actuelles et facilement accessibles. Il veut être en mesure de répondre à des questions telles que « Qu'est-ce que je vaux ? » et « Combien d'argent ai-je ? » Pour qu'un family office soit réellement utile aux membres de la famille, il doit fournir des données consolidées, agrégées, précises, exploitables et significatives pour les membres de la famille.

L'utilisation d'une ou de plusieurs feuilles de calcul pour réconcilier les données et gérer la complexité n'est pas la bonne solution au problème. Les feuilles de calcul et les logiciels de comptabilité pour entité unique sont simplement unidimensionnels et inadéquats pour représenter la totalité de la valeur nette d'un UHNWI.

En revanche, un système de comptabilité multi-entités fournit cadre de requêtes et de rapports de données qui consolide et agrège les données dans plusieurs groupes d'entités sans utiliser de feuille de calcul. Les family offices qui passent à un logiciel de comptabilité multi-entités en retirent des avantages opérationnels. Les risques inhérents au processus manuel de téléchargement et de compilation des données sont minimisés ; les coûts associés au travail manuel de plusieurs instances sont considérablement réduits.

Un outil complexe pour le monde d'aujourd'hui

Un logiciel de comptabilité pour une seule entité a été créé pour tenir la comptabilité d'une seule entité, rendre compte de sa situation financière et faciliter la déclaration fiscale. Il ne s'agit pas d'un outil adapté à l'ère numérique des familles fortunées, où il est très important de développer une relation et de servir des clients de premier plan. Les membres de la famille attendent un portail client intuitif et accessible qui fonctionne comme un mécanisme permettant de répondre à leurs questions et de faire rapport. Pour être pertinent pour les clients, le portail doit présenter la même vue multi-entités, ce qui est difficile à réaliser sans une plateforme intégrée.

Inévitablement, la vie financière d'un UHNWI devient plus complexe que plus simple. Supposons le family office du futur continuera à fournir des informations et des services pertinents à ses clients. Dans ce cas, il doit adopter une approche globale, plateforme technologique intégrée spécialement conçue pour faire face à cette complexité, une solution qui offre plus de précision, d'efficacité, de transparence, de contrôle des risques et de réactivité aux besoins de la famille.