Îlots de données

Les îles peuvent être des destinations de vacances idéales. Cependant, les îlots de données (ou silos de données) posent des problèmes importants dans la gestion d'un family office. Créés par l'utilisation d'outils et de processus de travail inadaptés, les îlots de données entraînent une duplication du travail, des retards et des erreurs dans les rapports, et les familles s'interrogent sur l'état réel de leurs affaires.

La solution peut sembler simple : Mettre en place un système unifié de suivi et de reporting des affaires des Ultra High Net Worth Individuals - un continent de données. Mais lorsqu'il s'agit de la mise en œuvre, la plupart des family offices ont du mal à trouver une plateforme capable d'accueillir et d'unifier les relations complexes entre les comptes et les affaires de leurs clients.

La plupart des familles très fortunées ont des arrangements financiers complexes, intégrant de nombreux membres de la famille, des trusts, des SARL, des partenariats et d'autres entités. Pour suivre et rendre compte correctement de ces structures familiales "multi-entités", la technologie des family offices doit avoir une compréhension globale des relations complexes inhérentes aux finances et à la propriété des UHNWI.

Lorsque les bureaux utilisent un système de comptabilité à entité unique au lieu d'une plateforme intégrée, chaque entité devient une île de données. Le cabinet se retrouve avec plusieurs instances distinctes de logiciels et de rapports qui nécessitent une réconciliation manuelle avant que le cabinet puisse présenter des données significatives à ses clients. En effet, chaque système possède sa propre nomenclature de données en raison des modèles de données de base individuels. Le résultat de ce processus de rapprochement conséquent est qu'il est à la fois chronophage et source d'erreurs.

Données de référence et données utiles

L'un des plus grands défis de cette approche isolée concerne les données de base : Avec des centaines d'instances et de multiples plans comptables, le simple fait de modifier les coordonnées d'un fournisseur devient une entreprise gigantesque. Les mêmes modifications doivent être apportées dans toutes les entités concernées. En revanche, lorsqu'il n'y a qu'une seule entrée de données dans un système multi-entités, les modifications des données de base sont automatiquement partagées et mises à jour dans toutes les données du bureau.

La simplification de la gestion des données de base est un avantage considérable pour le personnel de bureau. Elle est également fondamentale pour répondre aux besoins des clients UHNWI. La famille souhaite disposer d'informations utiles, actuelles et facilement accessibles. Elle veut pouvoir répondre à des questions telles que "Que vaux-je ?" et "Combien d'argent ai-je ?". Pour qu'un family office soit vraiment utile aux membres de la famille, il doit leur fournir des données consolidées, agrégées, précises et exploitables.

L'utilisation d'un tableur - ou de plusieurs tableurs - pour réconcilier les données et gérer la complexité n'est pas la bonne réponse au problème. Les tableurs et les logiciels de comptabilité à entité unique sont tout simplement unidimensionnels et inadéquats pour représenter l'ensemble du patrimoine net d'un UHNWI.

En revanche, un système de comptabilité multi-entités fournit un cadre d'interrogation des données et de reporting qui consolide et agrège les données de plusieurs groupes d'entités sans utiliser de tableur. Les family offices qui adoptent un logiciel de comptabilité multi-entités en retirent des avantages opérationnels. Les risques inhérents au processus manuel de téléchargement et de compilation des données sont minimisés ; les coûts associés au travail manuel de multiples instances sont considérablement réduits.

Un outil complexe pour l'époque actuelle

Le logiciel de comptabilité pour entité unique a été créé pour tenir la comptabilité d'une seule entité, rendre compte de sa situation financière et faciliter les déclarations fiscales. Ce n'est pas un outil adapté à l'ère numérique des familles fortunées, où l'établissement d'une relation et le service à la clientèle sont les plus importants. Les membres de la famille attendent un portail client intuitif et accessible qui fonctionne comme un mécanisme de livraison pour répondre à leurs questions et leur fournir des rapports. Pour être utile aux clients, le portail doit avoir la même vue multi-entités, ce qui est difficile à réaliser sans une plateforme intégrée.

Inévitablement, la vie financière d'un UHNWI se complexifie au lieu de se simplifier. Supposons que le family office du futur continue à fournir des informations et des services pertinents à ses clients. Dans ce cas, il doit adopter une plateforme technologique complète et intégrée, conçue pour gérer cette complexité - une plateforme qui offre plus de précision, d'efficacité, de transparence, de contrôle des risques et de réactivité aux besoins de la famille.