La inversión directa de las oficinas familiares: el desafío de Barbell

El proceso de inversión directa para las oficinas familiares es un desafío cada vez mayor. Inicialmente, existe el proceso de evaluación y diligencia debida en torno a la inversión propuesta y, una vez realizada la inversión, los peligros giran en torno a los datos y al mantenimiento de la «realidad» de la inversión: TIR, propiedad, presentación de informes, etc. La inversión, por un lado, y las operaciones, por otro, puede suponer un gran avance para una oficina familiar.

A menudo se presenta a las oficinas familiares como inversores ideales para inversiones como las sociedades en funcionamiento porque tienen un enfoque de «capital paciente». Además, muchas familias ganaron dinero creando y vendiendo una empresa exitosa, por lo que el enfoque en las inversiones directas suele estar impulsado por el deseo de las familias de desempeñar un papel más directo en la administración de sus inversiones a fin de aumentar el control y la rentabilidad neta. Estas inversiones también pueden desempeñar un papel como una experiencia compartida, ya que los miembros mayores de la familia alientan a los miembros más jóvenes a participar en el tipo de negocio con el que están familiarizados.

Cuando una oficina sigue la ruta de la inversión directa, necesita experiencia, ya sea interna o externa, para gestionar el flujo de operaciones de abastecimiento, llevar a cabo la debida diligencia, negociar inversiones directas, analizar las tendencias del mercado, comprender los documentos de las transacciones o brindar apoyo administrativo.

Una vez que se cierra una operación, la oficina necesita experiencia en el seguimiento del rendimiento, el seguimiento de los gastos, la agregación de los datos reportados por la inversión, el mantenimiento de las asignaciones de las asociaciones, la presentación de informes sobre la inversión a nivel del patrimonio neto de una entidad familiar, etc.

En muchas oficinas familiares, ambos lados de estos desafíos «con pesas» se gestionan mediante hojas de cálculo, lo que suele ser un error. Existe el argumento de que si la oficina solo administra una o dos de estas inversiones, una hoja de cálculo funciona bien.

En los últimos años, los datos de organizaciones como FINTRX, Family Office Exchange, Campden Wealth, Financial Times y otras han demostrado que este no es el caso. Una cita de un artículo de Barron (2020) que hace referencia al informe de FINTRX afirma que «más de la mitad de las aproximadamente 3500 a 5000 oficinas familiares de todo el mundo invierten directamente en la actualidad, según el estudio, que se basa en la base de datos de la empresa de más de 3000 oficinas familiares individuales en todo el mundo y en las más de 13 000 operaciones de inversión directa que han rastreado». Es probable que esta cifra sea baja, pero incluso teniendo en cuenta esta información, el promedio podría ser de cinco inversiones directas en una oficina familiar y el sector industrial podría ser cualquier cosa, desde servicios y fabricación hasta restaurantes y equipos deportivos.

La complejidad desde el punto de vista de las operaciones depende de cómo esté estructurada la inversión, por ejemplo, qué entidades administradas por la family office invirtieron y en qué condiciones. Es necesario hacer un seguimiento de un préstamo, qué porcentaje de propiedad, si hay un flujo hacia otra entidad, como un fideicomiso, cómo proporcionará la sociedad de inversión datos, como un balance, cuándo lo hará, cómo afectará al calendario de presentación de informes que tiene la oficina, etc. Estos trabajos forman parte de los procesos empresariales y flujos de trabajo complicados que necesita una oficina para producir un informe como este ejemplo para un préstamo:

En este caso, algunos de los datos que la oficina debe rastrear incluyen cómo se rastrean y amortizan los préstamos, dónde se encuentra la documentación relacionada con los préstamos, cómo se valora la inversión, si esta inversión se refleja correctamente a nivel de los beneficiarios del fideicomiso, etc.

Se está formando un patrón en ambos lados de la barra: la necesidad de un proceso empresarial y un flujo de trabajo basados en las mejores prácticas para gestionar el tipo y la cantidad de información que llega a la oficina cuando se trata de inversiones directas. La naturaleza de los datos y los procesos manuales involucrados exigen un enfoque de mejores prácticas, transparencia, coherencia, precisión, eficiencia y eficacia, ¡y esto no es fácil con hojas de cálculo! El ejemplo de préstamo anterior es un buen ejemplo, ya que debe registrarse, rastrearse, ajustarse e informarse en un sistema auditable.

Con mucha frecuencia, las personas de una oficina familiar de «gran valor» realizan tareas que no deberían realizar, pero se ven obligadas a realizarlas debido a la importancia de hacer bien la tarea. ¿Qué ganaría la oficina si estas personas tuvieran una herramienta integrada que proporcionara eficiencia operativa para que, en cambio, pudieran realizar un análisis real en torno a las inversiones directas?

Revolucionaría la administración y el funcionamiento de las oficinas unifamiliares y multifamiliares cuando se tratara de inversiones directas y más allá. Disponer de una plataforma verdaderamente integrada, que pueda facilitar la implementación de procesos empresariales y flujos de trabajo basados en las mejores prácticas en múltiples disciplinas, resolvería desafíos como tener toda la información para el ejemplo de un préstamo (documentos ADEMÁS de información precisa sobre las transacciones financieras) en un solo lugar. Sería un facilitador para la planificación y una herramienta estratégica en la que la oficina tuviera toda la información para coordinar las tareas y resolver los problemas con antelación.

Por lo general, una oficina familiar cuenta con personas excelentes, dedicadas y con talento, por lo que si una sola plataforma tecnológica pudiera proporcionar las capacidades de procesamiento, generación de informes, automatización y entrega de clientes de clase empresarial que necesitan, entonces REALMENTE podrían dedicarse a administrar los asuntos de la familia de manera efectiva, como las inversiones directas. El resultado final es lo que desean los clientes: un personal altamente comprometido que entregue informes y una ejecución de servicios excelentes y puntuales, impulsada por las mejores prácticas automatizadas e integradas para brindar la mejor gestión de riesgos de su clase.