هل برنامج مكتب العائلة الخاص بك عفا عليه الزمن؟ كيفية معرفة ذلك

تعتمد جميع المكاتب العائلية على البرامج للمساعدة في إدارة عملياتها. على الرغم من أن العديد من هذه الحزم يتم تحديثها بشكل روتيني، إلا أنها قد لا تلبي احتياجات المكتب الحديث. ما الذي يجعل البرامج قديمة؟ تصف شركة Gartner البرامج القديمة بأنها «نظام معلومات قد يعتمد على تقنيات قديمة، ولكنه مهم للعمليات اليومية».

لماذا الرعاية؟ تعرض البرامج القديمة مشكلات كبيرة للمكاتب العائلية وعملائها، بما في ذلك:

• انخفاض الإنتاجية بسبب أداء البرامج غير الموثوق به
• فقدان البيانات عند فشل البرنامج
• وسيلة سهلة لمجرمي الإنترنت

علامات تدل على أن برنامج مكتب العائلة عفا عليه الزمن

إذن كيف يمكنك معرفة ما إذا كان برنامجك الحالي (أو على وشك أن يصبح) قديمًا؟ فيما يلي بعض العلامات التحذيرية التي تشير إلى أن برنامجك ليس جيدًا بما يكفي لاحتياجاتك الحالية:

غالبًا ما يلجأ الموظفون إلى العمليات اليدوية.

إذا كان مكتبك غارقًا في المهام اليدوية التي يمكن تشغيلها تلقائيًا، فأنت تواجه مشكلة. الغرض الأساسي من البرنامج هو إجراء عملية يدوية وأتمتتها أو تسهيلها. إذا كان برنامجك لا يقوم بذلك، فهذه علامة حمراء لأنها تؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وعدم الكفاءة.

لقد تغيرت احتياجاتك، لكن البرنامج لم يتغير.

يجب أن يكون مكتب العائلة قابلاً للتكيف. يجب أن تكون قادرة على التصرف بسرعة في العديد من المجالات، مع تغير ديناميكيات الأسرة واحتياجاتها واستثماراتها. تعتبر البرامج التي تقيد التغيير وتعيقه مشكلة.

الوظيفة الرئيسية للبرنامج لا تعمل بشكل صحيح.

إذا شعرت أن الوظيفة الرئيسية لحزمة البرامج لا يتم إنجازها بشكل كامل أو بكفاءة، فهذه علامة على أن برنامجك قد عفا عليه الزمن.

البرنامج أبطأ بشكل ملحوظ.

هذه علامة واضحة على انتهاء عمر البرنامج. تزداد احتمالية فقدان البيانات. يمكن أن يكون أيضًا علامة على حدوث خرق للأمن السيبراني بالفعل، ولديك مشكلة أكبر.

لقد مر البرنامج سنوات دون تحديث.

إذا مر أكثر من عام منذ إصدار التحديث الأخير، فقد يعني ذلك أن برنامجك لم يعد آمنًا، وقد يكون السبب في حدوث المشكلات المذكورة أعلاه.

لماذا تعتبر برامج مكتب العائلة القديمة مهمة؟

في مكتب العائلة، غالبًا ما لم تعد البرامج القديمة «مناسبة للغرض». يتعثر موظفو المكاتب ذوو القيمة العالية في أداء المهام غير الضرورية والمرهقة لأن أدواتهم البرمجية الرئيسية، مثل Microsoft Excel و QuickBooks، هي منعزل وغير قادر على أداء العمليات الحرجة من النهاية إلى النهاية.

ومن الأمثلة على ذلك مكتب يستخدم برنامجًا لم يتم تصميمه لاستثمارات الأسهم الخاصة ولكن تم تجهيزه لهذا الغرض من خلال الاعتماد على العمليات اليدوية وجداول البيانات. يحتاج الموظفون إلى بذل جهود بطولية للحصول على المعاملات وإعداد التقارير بشكل صحيح. ما الذي سيكسبه المكتب إذا تمكن هؤلاء الأشخاص من الابتعاد عن البرامج القديمة والحصول على منصة تقنية متكاملة بدلاً من ذلك؟

اختيار الترقية

باستخدام تقنية أفضل، يمكن لمعظم المكاتب العائلية أن تصبح نسخة أفضل من نفسها وتوفر قيمة أكبر للعائلة أو العائلات التي تخدمها. ال تحول سيؤدي إلى تحسين الكفاءة وإدارة المخاطر والفعالية والاستجابة وتقديم خدمات تحليلية أكثر قوة. عادةً ما يضم مكتب العائلة أشخاصًا رائعين ومخلصين وموهوبين. إذا تمكنت منصة تقنية واحدة من توفير العمليات على مستوى المؤسسات، وإعداد التقارير، والأتمتة، وقدرات توصيل العملاء التي يحتاجون إليها، فقد يكونون حقًا في مجال إدارة ثروة العائلة بفعالية.

يمكن لمنصة البرامج المناسبة أن تحدث ثورة في إدارة وتشغيل المكاتب الفردية والمتعددة العائلات. أ منصة متكاملة حقًا يمكن أن تسهل تنفيذ أفضل ممارسات العمليات التجارية وسير العمل عبر تخصصات متعددة. يمكن أن يتيح هدفًا رئيسيًا، وهو الشفافية، حيث «يصبح التعقيد بسيطًا» وحيث يوجد مصدر واحد للحقيقة.

لماذا؟ ستتيح منصة برامج المؤسسة المصممة لهذا الغرض إعداد تقارير فعالة وفي الوقت المناسب ودقيقة لدفع عملية صنع القرار المحسنة، مع ضمان أن تكون البيانات العائلية آمن حقًا. يمكن أن يوفر للعميل إمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع في أي مكان إلى التقارير والاتصالات الآمنة. النتيجة النهائية هي ما يريده العملاء: فريق عمل منخرط للغاية يقدم خدمات ممتازة، الإبلاغ في الوقت المناسب وتنفيذ الخدمة المدفوع بأفضل الممارسات الآلية والمتكاملة لتوفير إدارة المخاطر الأفضل في فئتها.

ماذا يعني هذا يومًا بعد يوم لموظفي مكتب العائلة؟ وهذا يعني وجود جميع المعلومات (المستندات بالإضافة إلى معلومات المعاملات المالية الدقيقة) في مكان واحد للقيام بالتخطيط (النقد والعقارات والضرائب والاستثمار والتأمين وما إلى ذلك). هذا يعني أن المكتب لديه حل استراتيجي حقيقي يوفر جميع المعلومات لتنسيق المهام وحل المشكلات مسبقًا.

ما الذي يهم في اختيار تقنية مكتب العائلة؟

بينما يتطلع مكتبك إلى ترقية برامجه باستخدام المنصة المناسبة لمكتب العائلة في المستقبل، هناك العديد من الخصائص الحاسمة التي ينبغي أن تتبعها.

• حل يعالج التحديات والعمليات الفريدة لشركتك، منصة برمجية مصممة خصيصًا من قبل مكتب عائلي للمكاتب العائلية
• مجموعة تطبيقات متكاملة لإدارة الكيانات وتجميع البيانات وإعداد تقارير الاستثمار ودفتر الأستاذ العام وبدء المعاملات والثقة والمحاسبة الضريبية
• عملية الأعمال ووظائف سير العمل القائمة على الأدوار
• مصدر واحد للبيانات والحقيقة
• أعلى مستويات الأمان

تحاول العديد من المكاتب العائلية إدخال بنيتها التحتية التكنولوجية إلى القرن الحادي والعشرين. لسوء الحظ، كان السوق بطيئًا في توفير الطريق إلى الأمام. Eton Solutions هي عبارة عن منصة تقنية من الجيل التالي من البداية إلى النهاية تم تصميمها خصيصًا لمواجهة تحديات المكتب العائلي الحديث وحل مشكلة تقادم البرامج بشكل قاطع.