هل برنامج مكتب عائلتك قديم؟ كيف تتحقق

تعتمد جميع المكاتب العائلية على البرامج للمساعدة في إدارة عملياتها. في حين يتم تحديث العديد من هذه الحزم بشكل روتيني ، إلا أنها قد لا تلبي احتياجات المكتب الحديث. ما الذي يجعل البرامج قديمة؟ تصف Gartner البرامج القديمة بأنها "نظام معلومات قد يعتمد على تقنيات قديمة ، ولكنه ضروري للعمليات اليومية".

لماذا نهتم؟ تقدم البرامج القديمة مشكلات رئيسية للمكاتب العائلية وعملائها ، بما في ذلك:

• إنتاجية منخفضة بسبب أداء البرامج غير الموثوق به
• فقدان البيانات عند فشل البرنامج
• وسيلة سهلة لمجرمي الإنترنت

علامات تدل على أن برنامج مكتب عائلتك قديم

إذن كيف يمكنك معرفة ما إذا كان برنامجك الحالي (أو على وشك أن يصبح) قديما؟ هذه بعض العلامات التحذيرية التي تشير إلى أن برنامجك ليس جيدا بما يكفي لاحتياجاتك الحالية:

غالبا ما يلجأ الموظفون إلى العمليات اليدوية.

إذا كان مكتبك غارقا في المهام اليدوية التي يمكن أتمتتها ، فلديك مشكلة. الغرض الأساسي من البرنامج هو اتخاذ عملية يدوية وإما أتمتتها أو جعلها أسهل. إذا كان برنامجك لا يفعل ذلك ، فهذه علامة حمراء لأنه يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وعدم الكفاءة.

لقد تغيرت احتياجاتك ، لكن البرنامج لم يتغير.

يجب أن يكون مكتب العائلة قابلا للتكيف. يجب أن تكون قادرة على العمل بسرعة في العديد من المجالات ، مع تغير ديناميكيات الأسرة واحتياجاتها واستثماراتها. البرامج التي تقيد وتعيق التغيير هي مشكلة.

الوظيفة الرئيسية للبرنامج لا تعمل بشكل صحيح.

إذا شعرت أن الوظيفة الرئيسية لحزمة البرامج لا يتم إنجازها بشكل كامل أو فعال ، فهذه علامة على أن برنامجك قد عفا عليه الزمن.  

البرنامج أبطأ بشكل ملحوظ.

هذه علامة واضحة على أن عمر البرنامج ينتهي. تزداد احتمالية فقدان البيانات. يمكن أن يكون أيضا علامة على حدوث خرق للأمن السيبراني بالفعل ، ولديك مشكلة أكبر.

لقد مر البرنامج سنوات دون تحديث.

إذا مر أكثر من عام على إصدار آخر تحديث ، فقد يعني ذلك أن برنامجك لم يعد آمنا ، وقد يكون سبب حدوث المشكلات المذكورة أعلاه.

لماذا تعتبر برامج مكتب العائلة القديمة مهمة؟

في مكتب العائلة ، غالبا ما لم تعد البرامج القديمة "مناسبة للغرض". موظفو المكاتب ذوو القيمة العالية عالقون في أداء مهام غير ضرورية ومرهقة لأن أدوات البرامج الرئيسية الخاصة بهم ، مثل Microsoft Excel و QuickBooks ، منعزلة وغير قادرة على أداء العمليات الحرجة من البداية إلى النهاية. 

ومن الأمثلة على ذلك مكتب يستخدم برنامجا لم يتم تصميمه لاستثمارات الأسهم الخاصة ولكن تم تزويره لهذا الغرض من خلال الاعتماد على العمليات اليدوية وجداول البيانات. يحتاج الموظفون إلى بذل جهود بطولية للحصول على المعاملات وإعداد التقارير بشكل صحيح. ما الذي سيكسبه المكتب إذا تمكن هؤلاء الأشخاص من الابتعاد عن البرامج القديمة ولديهم منصة تقنية متكاملة بدلا من ذلك؟

اختيار ترقية

مع التكنولوجيا الأفضل ، يمكن أن تصبح معظم المكاتب العائلية نسخة أفضل من نفسها وتوفر قيمة أكبر للعائلة أو العائلات التي تخدمها. ومن شأن هذا التحول أن يؤدي إلى تحسين الكفاءة، وإدارة المخاطر، والفعالية، والاستجابة، وتقديم خدمات تحليلية أكثر قوة. عادة ما يحتوي مكتب العائلة على أشخاص رائعين ومتفانين وموهوبين. إذا تمكنت منصة تقنية واحدة من توفير العمليات على مستوى المؤسسات وإعداد التقارير والأتمتة وقدرات تسليم العملاء التي يحتاجون إليها ، فيمكنهم حقا إدارة ثروة العائلة بشكل فعال.

يمكن لمنصة البرامج المناسبة أن تحدث ثورة في إدارة وتشغيل المكاتب الفردية والمتعددة العائلات. يمكن لمنصة متكاملة حقا تسهيل تنفيذ أفضل الممارسات التجارية وسير العمل عبر تخصصات متعددة. يمكن أن يتيح هدفا رئيسيا ، الشفافية ، حيث "يصبح التعقيد بسيطا" وحيث يوجد مصدر واحد للحقيقة. 

لماذا؟ ستمكن منصة برامج المؤسسات المصممة لهذا الغرض من إعداد تقارير فعالة وفي الوقت المناسب ودقيقة لدفع عملية صنع القرار المحسنة ، مع ضمان أن بيانات العائلة آمنة حقا. يمكن أن يوفر للعميل 24/7/365 في أي مكان الوصول إلى التقارير والاتصالات الآمنة. والنتيجة النهائية هي ما يريده العملاء: فريق عمل مشارك للغاية يقدم تقارير ممتازة وفي الوقت المناسب وتنفيذ الخدمة مدفوعا بأفضل الممارسات الآلية والمتكاملة لتوفير أفضل إدارة للمخاطر في فئتها.

ماذا يعني هذا يوما بعد يوم لموظفي مكتب العائلة؟ وهذا يعني وجود جميع المعلومات (المستندات بالإضافة إلى معلومات المعاملات المالية الدقيقة) في مكان واحد للقيام بالتخطيط (النقد ، العقارات ، الضرائب ، الاستثمار ، التأمين ، إلخ).  هذا يعني أن المكتب لديه حل استراتيجي حقيقي يوفر جميع المعلومات لتنسيق المهام وحل المشكلات في وقت مبكر.

ما الذي يهم في اختيار تقنية مكتب العائلة؟

نظرا لأن مكتبك يتطلع إلى ترقية برامجه باستخدام النظام الأساسي المناسب لمكتب العائلة في المستقبل ، فهناك العديد من الخصائص الحاسمة التي يجب أن يتبعها.

• حل يعالج التحديات والعمليات الفريدة لعملك ، منصة برمجية تم إنشاؤها خصيصا بواسطة مكتب عائلي للمكاتب العائلية
• مجموعة تطبيقات متكاملة لإدارة الكيانات ، وتجميع البيانات ، وإعداد تقارير الاستثمار ، ودفتر الأستاذ العام ، وبدء المعاملات ، والثقة ، والمحاسبة الضريبية
• عملية الأعمال ووظائف سير العمل المستندة إلى الأدوار
• مصدر واحد للبيانات والحقيقة
• أعلى مستويات الأمان

تحاول العديد من المكاتب العائلية جلب بنيتها التحتية التكنولوجية إلى القرن 21st. لسوء الحظ ، كان السوق بطيئا في توفير طريقة للمضي قدما.  Eton Solutions هي منصة تقنية شاملة من الجيل التالي تم تصميمها خصيصا لمواجهة تحديات مكتب العائلة الحديث وحل مشكلة تقادم البرامج بشكل قاطع.