إعادة تصور دفع الفواتير لمكتب العائلة

دفع الفواتير في مكتب العائلة - كيف تبدو؟  تبدأ العملية عند شراء منتج أو خدمة ، ويتلقى المكتب فاتورة بائع للدفع. يتم تسجيل هذه الفاتورة والتحقق من صحتها والموافقة على الدفع ثم دفعها. تستغرق العملية وقتا طويلا وعرضة للخطأ للعديد من المكاتب العائلية ، حيث تتضمن تدفقات عمل يدوية كثيفة الورق وأنظمة نقاط متعددة وجداول بيانات.

تخيل الآن دفع الفواتير ومعالجة المعاملات كعملية سلسة لا تعتمد على العمل اليدوي أو قطع الورق أو مجلدات مانيلا أو جداول البيانات أو البرامج المنعزلة. تخيل سير عمل كامل وشامل مع الشفافية وقابلية التدقيق على كل مستوى وصولا إلى حركة الأموال باستخدام بوابة دفع متكاملة. هذا هو إعادة تصور دفع الفواتير.

ماذا يعني سير العمل السلس داخل مكتب العائلة؟  هذا يعني أن جميع البيانات ، مثل تلك الواردة من الفاتورة ، تتم معالجتها من طرف إلى طرف من خلال نظام أساسي متكامل واحد. يتم تحميل الفاتورة تلقائيا إلى النظام الأساسي ، ويكون المستند "مقروءا" ، وتقوم تفاصيل مثل البائع والمبلغ والتاريخ واسم الكيان وما إلى ذلك بملء قالب تم تشكيله مسبقا تلقائيا. يحتوي هذا القالب على "معرفة" الأعمال المضمنة حول علاقات جميع المشاركين اللازمة لتسجيل البيانات بشكل صحيح. يقوم بأتمتة المهام التي تستغرق وقتا طويلا والتي غالبا ما ترتبط بدفع الفواتير ، مثل تخصيص معاملة عبر كيانات قانونية متعددة بنسب مئوية محددة.

ينشئ القالب سير عمل حيث يقوم البشر بمراجعة المعاملة والموافقة عليها حتى الدفع. هذه ليست المراجعة النموذجية حيث يتم تمرير الورق. عندما يتم إعادة تصور دفع الفواتير ، كما هو الحال في منصتنا AtlasFive ، يتم تضمين خطوات الموافقة في النظام وتعيينها حسب الدور والمسؤولية. إذا رغب أحد أفراد العائلة في المشاركة في أي سير عمل للموافقة، فيمكنه المشاركة باستخدام بوابة العميل الفريدة للنظام أو تطبيق الهاتف المحمول.

بعد الموافقة النهائية ، يمكن قطع الشيك ، أو إضافة دفعة إلى دفعة دفع ACH ، أو بدء عملية سلكية ، ويتم كل هذا داخل AtlasFive دون "التبديل" إلى بوابة البنك.

قريبا ، ستحل عناصر الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) محل العناصر العادية لعمليات دفع الفواتير ، مثل المستندات التي تتم قراءتها تلقائيا وجميع عناصر البيانات للمعالجة والنشر التي يتم إكمالها بحلول عام الذكاء الاصطناعي. يمكن لموظفي المكتب بعد ذلك القيام بعمل حاسم حول التحليل والرقابة والموافقات وما إلى ذلك.

وتتجاوز الآثار المترتبة على ذلك الكفاءة. يحدث الاحتيال في بعض المكاتب العائلية. تحدث المشكلة في أغلب الأحيان حول حركة الأموال ، مثل دفع الفواتير ، نظرا لوجود القليل من الشفافية في العملية برمتها. كما يوضح الجدول أدناه ، يمكن أن يحدث الاحتيال عبر وظائف وعمليات مختلفة داخل المؤسسات.

بعض الأرقام من عام 2019 (مساعدون لفاحصي الاحتيال المعتمدين):

مفتاح مكافحة الاحتيال هو عملية سلسة مع ضوابط حقيقية وشفافية وإدارة المخاطر. فيما يلي العناصر الحاسمة اللازمة لتحقيق ذلك:

• الفصل بين الواجبات (الأدوار والمسؤوليات المفروضة على النظام)
• نقطة واحدة لإدخال البيانات مع عملية صانع / مدقق لسلامة البيانات
• التسويات المصرفية / الوصاية الآلية مع إدارة الاستثناءات المدققة
• التسويات اليومية
• أتمتة دفاتر يومية GL القائمة على المعاملات (غير يدوية)
• حد المدفوعات المفروضة تشغيليا والتفويضات
• سير عمل المنشئ/المدقق لدفاتر يومية GL اليدوية
• التقارير التلقائية (بدون جداول بيانات!)
• مسار التدقيق عند الطلب

إن النهج القديم "لقد فعلنا ذلك دائما بهذه الطريقة" ، حيث يتم استخدام العمل اليدوي وتطبيقات البرامج المتباينة كأنظمة تسجيل (مع سلسلة من جداول البيانات كموحد ومنشئ تقرير) ، لن يوفر أبدا الضوابط اللازمة.

يمثل AtlasFive نقلة نوعية عبر جميع الأعمال المنجزة تقريبا داخل مكتب العائلة. إنه يوفر الأساس لنهج المبادئ الخالية من الهدر مع عملية سلسة وشاملة وسير عمل لدفع الفواتير وكل مهمة أخرى داخل المكتب.

تم استخدام نهج العملية الخالية من الهدر وتقنية تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للتغلب على تحديات الأعمال الحرجة في العديد من الشركات الأخرى ، مما يوفر بيئة عالية الإنتاجية وشفافة مع بيانات وعمليات وسير عمل وأشخاص متكاملين بسلاسة. وقد سمح هذا للشركات بإعادة تصور كيفية عملها. والنتيجة هي دمج عمليات أفضل الممارسات المضمنة وقواعد العمل ، جنبا إلى جنب مع الوصول إلى مصدر واحد للبيانات. لقد حسنت بشكل كبير الرؤية والتحكم على مستويات متعددة ، بما في ذلك عمليات الحسابات المستحقة الدفع حول دفع الفواتير.

تتمثل إحدى الفوائد المهمة للعمليات الخالية من الهدر وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات في التخلص من المهام الدنيوية ، مثل دفع الفواتير ، والسماح للمؤسسات بالتركيز على العمل عالي القيمة مثل التحليل وتحقيق أهداف مرونة الأعمال والابتكار.

هل يوجد نظام تخطيط موارد المؤسسات مصمم خصيصا لمكتب العائلة؟  نعم! تحقق من أطلس فايف هنا.