إعادة تصور دفع الفواتير لمكتب العائلة

دفع الفواتير في مكتب العائلة - كيف تبدو؟ تبدأ العملية عند شراء منتج أو خدمة، ويتلقى المكتب فاتورة المورد للدفع. يتم تسجيل هذه الفاتورة والتحقق من صحتها والموافقة عليها للدفع ثم دفعها. تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ في العديد من المكاتب العائلية، بما في ذلك عمليات سير العمل اليدوية التي تتطلب الكثير من الورق وأنظمة النقاط المتعددة وجداول البيانات.

تخيل الآن دفع الفواتير ومعالجة المعاملات كعملية سلسة لا تعتمد على العمل اليدوي أو قطع الورق أو مجلدات مانيلا أو جداول البيانات أو برنامج منعزل. تخيل سير عمل كامل من البداية إلى النهاية مع الشفافية وقابلية التدقيق على كل مستوى وصولاً إلى حركة الأموال باستخدام بوابة دفع متكاملة. تم إعادة تصور هذا دفع الفواتير.

ماذا يعني سير العمل السلس داخل مكتب العائلة؟ وهذا يعني أن جميع البيانات، مثل تلك الواردة من الفاتورة، تتم معالجتها من البداية إلى النهاية من خلال منصة واحدة متكاملة. يتم تحميل الفاتورة تلقائيًا إلى المنصة، ويتم «قراءة» المستند، ويتم ملء التفاصيل مثل البائع والمبلغ والتاريخ واسم الكيان وما إلى ذلك تلقائيًا في قالب تم تكوينه مسبقًا. يحتوي هذا النموذج على «المعرفة» التجارية المضمنة حول علاقات جميع المشاركين مطلوب لتسجيل البيانات بشكل صحيح. فهي تقوم بأتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي غالبًا ما ترتبط بدفع الفواتير، مثل تخصيص معاملة عبر كيانات قانونية متعددة بنسب مئوية محددة.

يقوم القالب بإنشاء سير عمل حيث يقوم البشر بمراجعة المعاملة والموافقة عليها حتى الدفع. هذه ليست المراجعة النموذجية حيث يتم تمرير الورق. عندما يتم إعادة تصور دفع الفواتير، كما هو الحال في منصتنا AtlasFive، يتم تضمين خطوات الموافقة في النظام ويتم تعيينها حسب الدور والمسؤولية. إذا رغب أحد أفراد العائلة في المشاركة في أي سير عمل للموافقة، فيمكنه المشاركة باستخدام بوابة العميل الفريدة للنظام أو تطبيق الهاتف المحمول.

بعد الموافقة النهائية، يمكن قطع الشيك، ويمكن إضافة دفعة إلى دفعة دفع ACH، أو بدء عملية سلكية، ويتم كل ذلك داخل AtlasFive دون «التبديل» إلى بوابة البنك.

قريباً، ستحل عناصر الذكاء الاصطناعي (AI) محل العناصر العادية لعمليات دفع الفواتير، مثل المستندات التي تتم قراءتها تلقائيًا وجميع عناصر البيانات للمعالجة والنشر التي أكملها الذكاء الاصطناعي. يمكن لموظفي المكتب بعد ذلك القيام بعمل حاسم حول التحليل والإشراف والموافقات وما إلى ذلك.

الآثار تتجاوز الكفاءة بكثير. يحدث الاحتيال في بعض مكاتب العائلة. تحدث المشكلة غالبًا حول حركة الأموال، مثل دفع الفواتير، بسبب قلة الشفافية في العملية برمتها. كما يوضح الجدول أدناه، يمكن أن يحدث الاحتيال عبر الوظائف والعمليات المختلفة داخل المؤسسات.

بعض الأرقام من عام 2019 (مساعد. فاحصو الاحتيال المعتمدون):

إن مفتاح مكافحة الاحتيال هو عملية سلسة مع ضوابط حقيقية وشفافية وإدارة مخاطر. فيما يلي العناصر الحاسمة اللازمة لتحقيق ذلك:

• الفصل بين الواجبات (الأدوار والمسؤوليات التي يفرضها النظام)
• نقطة واحدة لإدخال البيانات مع عملية الصنع/المدقق لتكامل البيانات
• التسويات الآلية للمصارف/الودائع مع إدارة الاستثناءات المدققة
• التسويات اليومية
• التشغيل الآلي لمجلات GL القائمة على المعاملات (ليس يدويًا)
• حدود المدفوعات والتصاريح المطبقة تشغيليًا
• سير عمل المصنع/المدقق لمجلات GL اليدوية
• إعداد التقارير الآلية (لا توجد جداول بيانات!)
• سجل التدقيق حسب الطلب

النهج القديم «لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة»، حيث يتم استخدام العمل اليدوي وتطبيقات البرامج المختلفة كنظم تسجيل (مع سلسلة من جداول البيانات كمُدمج ومنشئ التقارير)، لن يوفر أبدًا عناصر التحكم اللازمة.

يمثل AtlasFive نقلة نوعية عبر جميع الأعمال التي تتم تقريبًا داخل مكتب العائلة. إنه يوفر الأساس لنهج المبادئ اللينة مع عملية سلسة وشاملة وسير عمل لدفع الفواتير وكل مهمة أخرى داخل المكتب.

تم استخدام نهج العمليات اللينة وتقنية ERP (تخطيط موارد المؤسسات) للتغلب على تحديات الأعمال الحرجة في العديد من الشركات الأخرى، مما يوفر بيئة عالية الإنتاجية والشفافية مع دمج البيانات والعمليات وسير العمل والأشخاص بسلاسة. وقد سمح هذا للشركات إعادة تصور كيفية عملها. والنتيجة هي دمج عمليات أفضل الممارسات المضمنة وقواعد العمل، إلى جانب الوصول إلى مصدر واحد للبيانات. لقد أدى ذلك إلى تحسين الرؤية والتحكم بشكل كبير على مستويات متعددة، بما في ذلك عمليات الحسابات المستحقة الدفع حول دفع الفواتير.

تتمثل إحدى الفوائد الكبيرة للعمليات المرنة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات في التخلص من المهام العادية، مثل دفع الفواتير، والسماح للمؤسسات بالتركيز على الأعمال عالية القيمة مثل التحليل وتحقيق أهداف مرونة الأعمال والابتكار.

هل هناك نظام ERP مصمم خصيصًا لمكتب العائلة؟ نعم! تحقق من أطلس فايف هنا.