Autor: Soluciones Eton

La IA generativa, que crea contenidos novedosos aprovechando vastos conjuntos de datos, ha dado paso a una plétora de problemas relacionados con la privacidad de los datos y los derechos de autor. Uno de los principales problemas es la determinación de la propiedad: ¿el contenido generado pertenece a la IA, a sus desarrolladores o al usuario?

Dado que los modelos de IA pueden utilizar datos protegidos por derechos de autor o privados durante su fase de entrenamiento, surgen problemas relacionados con la reproducción involuntaria de dichos datos en los resultados generados. Además, los sesgos inherentes a los conjuntos de datos utilizados pueden contaminar el contenido de la IA, lo que exige transparencia en sus procesos de toma de decisiones.

Además, cuando se imparte formación sobre datos personales o de propiedad, hay una necesidad acuciante de establecer marcos claros en torno a la obtención del consentimiento.

Para superar estos retos polifacéticos se requiere un enfoque holístico que aborde no sólo las implicaciones tecnológicas, sino también los matices éticos y jurídicos asociados al contenido de la IA generativa.

Con el auge de la IA generativa, han surgido varios problemas relacionados con la privacidad de los datos y los derechos de autor. Analicemos algunas de ellas:

1. Protección de datos: La preocupación por la privacidad de la IA generativa gira en torno al hecho de que estos modelos de IA se entrenan con grandes cantidades de datos, que pueden contener información privada o sensible. Si la IA se entrena con datos que no se han anonimizado adecuadamente, existe el riesgo de que genere inadvertidamente resultados que revelen información privada. Además, a medida que la IA mejora en la generación de contenidos realistas, pueden surgir problemas de privacidad en torno a la IA que crea deepfakes u otros contenidos realistas que suplantan a personas reales sin su consentimiento.
2. Derechos de autor: La IA generativa crea nuevos contenidos, pero esos contenidos se basan en patrones aprendidos a partir de los datos de entrenamiento. Si esos datos de entrenamiento incluyen material protegido por derechos de autor, la IA puede generar contenidos que infrinjan esos derechos. Esto plantea la cuestión de quién es responsable si una IA infringe los derechos de autor: ¿los creadores de la IA, los usuarios de la IA o quizás la propia IA? La legislación actual sobre derechos de autor no está bien preparada para resolver estas cuestiones.
3. Propiedad de los contenidos generados por IA: Si una IA genera un contenido novedoso, ¿a quién pertenecen los derechos de autor de ese contenido? Esta cuestión sigue siendo objeto de debate. Algunos sostienen que los creadores o propietarios de la IA deberían poseer los derechos de autor, mientras que otros sostienen que los contenidos generados por la IA deberían ser de dominio público.
4. Sesgo de los datos: Si una IA se entrena con datos sesgados, puede producir resultados sesgados. No se trata necesariamente de un problema de privacidad o de derechos de autor, pero sí de una preocupación relacionada con el uso de datos en la IA generativa. Esto podría dar lugar a posibles problemas legales y éticos, especialmente si los resultados de la IA se utilizan en procesos de toma de decisiones.
5. Rendición de cuentas y transparencia: Cuando la IA genera contenidos, puede resultar difícil comprender cómo los ha generado. Esta falta de transparencia puede crear problemas de responsabilidad, especialmente si la IA genera contenidos perjudiciales o ilegales.

Consentimiento: Los usuarios deben ser conscientes de los datos que se recopilan de ellos y que se utilizan para entrenar sistemas de IA, y dar su consentimiento. Si no se les informa adecuadamente de cómo se utilizan sus datos, podrían plantearse problemas de privacidad.

Abordar estos problemas requerirá una combinación de soluciones técnicas (como la privacidad diferencial para proteger la privacidad de los datos durante el entrenamiento de la IA), soluciones legales (como leyes de derechos de autor actualizadas) y directrices éticas para el uso de la IA. Se trata de una cuestión compleja que la sociedad tendrá que resolver a medida que la tecnología de IA siga evolucionando y madurando.

La tramitación de los formularios K-1 plantea importantes retos a las family offices. La introducción manual de los datos de los formularios K-1, asociados a sociedades colectivas, sociedades anónimas, patrimonios o fideicomisos, suele requerir mucho trabajo, es propensa a errores y consume muchos recursos. Estos retos exigen una solución que no sólo agilice el proceso, sino que también reduzca los errores, se adapte al crecimiento de la empresa y se integre perfectamente con los sistemas existentes.

A continuación se exponen los requisitos básicos necesarios para revolucionar el procesamiento del K-1, centrándose en la automatización, la precisión, la integración, la eficacia, la experiencia del usuario, la rentabilidad, la escalabilidad y la seguridad.
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Requisitos de automatización: Elimine la introducción manual de datos

El procesamiento de K-1 exige un alto nivel de automatización para minimizar el tiempo y el esfuerzo dedicados a la introducción manual de datos. La solución debe utilizar IA y aprendizaje automático para extraer automáticamente datos de múltiples formularios K-1, que incluyen más de 200 campos de anexos, suplementos y notas a pie de página. Esta automatización debe garantizar que la extracción de datos sea exhaustiva y precisa, reduciendo el riesgo de errores y liberando tiempo valioso para tareas de mayor nivel.

Requisitos de precisión: Garantizar la precisión en la validación de datos

En los informes fiscales, la precisión no es negociable. La solución debe incorporar IA avanzada y un motor de reglas empresariales para validar los datos extraídos con gran precisión. Este marco debe garantizar que cada cifra esté colocada correctamente y que se tenga en cuenta cada detalle, minimizando así la posibilidad de errores costosos y garantizando que los datos sean fiables y precisos. La validación con el software de su family office es fundamental para garantizar que los datos coinciden con la estructura existente de la entidad y el plan contable. Además, los errores comunes, como las clasificaciones erróneas o la falta de datos, pueden reducirse significativamente gracias a este exhaustivo proceso de validación.

Requisitos de integración: Agilizar los procesos de flujo de trabajo

Para maximizar la eficiencia, la solución debe integrarse perfectamente con los módulos posteriores de gestión financiera y fiscal. El software de family office que tiene un procesador K-1 incorporado tiene una ventaja frente al procesamiento externo con una herramienta externa y la importación de los datos en la plataforma. Esta integración debe permitir la ingestión automática de los datos extraídos, donde las transacciones apropiadas, los asientos y las clasificaciones fiscales se crean sin intervención manual. El objetivo es simplificar el flujo de trabajo, reducir las tareas redundantes y permitir a los profesionales centrarse en actividades más estratégicas. Una integración perfecta también minimiza el riesgo de errores derivados de la doble introducción de datos y garantiza que el procesamiento de los K-1 esté totalmente integrado en el ecosistema financiero más amplio de la family office.

Requisitos de eficiencia: Procesamiento rápido de grandes volúmenes

La solución debe estar diseñada para gestionar grandes volúmenes de formularios K-1 con rapidez y precisión. Debe reducir el tiempo de procesamiento de horas o días a una fracción de ese tiempo, permitiendo a los profesionales gestionar más clientes y casos complejos sin sacrificar la calidad o la precisión. Esta eficiencia contribuirá directamente a la capacidad de la empresa para escalar y gestionar cargas de trabajo cada vez mayores.

Requisitos de la experiencia del usuario: Interfaz intuitiva y accesible

La interfaz de usuario debe ser intuitiva, fácil de navegar y diseñada pensando en el usuario final. Dada la complejidad del procesamiento fiscal, la solución debe permitir revisar y ajustar los datos en plataformas de uso común como Excel. Esta familiaridad reducirá la curva de aprendizaje y garantizará que incluso las tareas de procesamiento de K-1 más intrincadas sean manejables y sencillas. Una interfaz personalizable que se adapte a las necesidades de los distintos usuarios mejorará aún más la experiencia del usuario, fomentando la adopción y el uso eficiente en todo el equipo.

Requisitos de rentabilidad: Optimizar los costes operativos

La solución debe contribuir a reducir los costes operativos automatizando la mayoría de las tareas de procesamiento del K-1. Esto incluye la extracción, validación e integración de datos, lo que reduciría significativamente las horas dedicadas a estas actividades. De este modo, las empresas pueden asignar los recursos de forma más eficaz, mejorando su cuenta de resultados.

Requisitos de escalabilidad: Apoyar el crecimiento empresarial

A medida que la empresa crezca, aumentará el volumen de formularios K-1 procesados. La solución debe ser escalable, capaz de gestionar cualquier número de formularios K-1 sin comprometer el rendimiento. Esta escalabilidad garantiza que la empresa pueda ampliar sus operaciones sin encontrarse con cuellos de botella o limitaciones en sus capacidades de procesamiento. La escalabilidad es esencial para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y garantizar que la solución de procesamiento de K-1 pueda crecer junto con la empresa sin requerir una reconfiguración significativa o una inversión adicional.

Requisitos de seguridad: Proteger los datos sensibles

Dada la naturaleza sensible de la información fiscal, la seguridad es primordial. La solución debe incluir funciones de seguridad avanzadas que protejan los datos en todas las etapas del flujo de trabajo de procesamiento de K-1. Esto incluye la extracción de datos, la validación y la integración. Esto incluye la extracción, validación e integración de datos, lo que garantiza que toda la información esté segura, cumpla la normativa y esté protegida frente a accesos no autorizados. El cumplimiento de las regulaciones de la industria, como GDPR o HIPAA, y características como el cifrado y la autenticación de múltiples factores son esenciales para mantener la integridad y confidencialidad de los datos fiscales sensibles. Una herramienta que forme parte integral de la plataforma de la family office proporcionará una mayor integridad y seguridad.

Conclusiones: Cumplir los requisitos de tramitación del K-1 para el crecimiento futuro

Para hacer frente a los retos del procesamiento del K-1, una solución debe cumplir los requisitos clave de automatización, precisión, integración, eficiencia, experiencia del usuario, rentabilidad, escalabilidad y seguridad. AtlasFive de Eton Solutions ofrece un enfoque integral basado en la tecnología que satisface todos estos requisitos, garantizando la precisión, la eficiencia y la escalabilidad en cada etapa del flujo de trabajo de procesamiento del K-1. Al implantar AtlasFive, las family offices pueden agilizar su procesamiento de K-1, reducir errores y posicionarse para un crecimiento sostenido. El futuro del procesamiento de K-1 pasa por adoptar una solución que no sólo satisfaga las necesidades actuales, sino que también esté preparada para hacer frente a las demandas del mañana.

Resiliente = Adaptativo

Los psicólogos definen la resiliencia como el proceso de adaptarse bien ante la adversidad, el trauma, la tragedia, las amenazas o fuentes significativas de riesgo. Para las oficinas familiares, la necesidad de adaptarse se intensificó con la pandemia y continuará durante una posible recesión en 2023/2024.

Una visión omnicomprensiva de los asuntos de la familia es la razón de ser para una family office. La family office ofrece al propietario de un patrimonio un lugar donde obtener respuestas sobre todos los activos y pasivos, con un equipo de profesionales dedicados a interpretar y analizar los datos y prestar un servicio excepcional.

El problema de la resistencia en las family offices

Sin embargo, existe un problema de resiliencia en muchas oficinas familiares. Las family offices no suelen tener una estrategia centrada en la empresa ni una estructura operativa que la acompañe. La recopilación e introducción de datos suele ser un trabajo manual. La mayoría de las family offices se basan en hojas de cálculo y software de contabilidad general. Incluso cuando se utiliza tecnología más sofisticada, no suele estar integrada. La conciliación y la comprobación de los datos se realizan "a posteriori", cuando se crean los informes. La periodicidad de los informes es, en el mejor de los casos, mensual, pero lo más probable es que sea trimestral o anual (y a menudo en pdf estático o en papel).

Estos problemas existen a todos los niveles dentro de la oficina, hasta en áreas como la continuidad del negocio y la recuperación en caso de desastre. COVID-19 demostró que el trabajo a distancia es un reto para las family offices debido a una serie de razones, desde la cultura de la oficina a fuentes de datos dispares y los procesos empresariales manuales.

Afrontar el reto de la resiliencia

¿Cuáles serán las áreas de atención más importantes para las family offices en 2023? Estarán en áreas críticas para la toma de decisiones.

Una de las cuestiones clave a las que se enfrentan las family offices es información porque es muy complicado y porque para muchos informes, una hoja de cálculo Excel es el agregador de datos y la fuente del informe. Es con los informes cuando dimensiones de la complejidad que debe manejar una family office entran en juego. Existen múltiples jerarquías de información que operan tanto de forma independiente como en tándem.

Estas jerarquías de información incluyen:

• Complejidad de los activos, ya que los tipos de activos varían mucho en cuanto a la eficiencia de los procesos operativos que intervienen en su negociación, valoración y medición del rendimiento.
• Complejidad familiar en torno a las estructuras de sucursales, generacionales y de propiedad; existe una progresión en la que las entidades jurídicas propietarias son únicas, múltiples/agrupadas y escalonadas/recursivas.
• Tipo de actividad de inversión

Como resultado, la lista de hojas de cálculo que son fundamentales para las operaciones en curso de una family office es la siguiente significativo y complejo.

Estas hojas de cálculo incluyen:

• Valoración directa del capital
• Contactos, informes y análisis de inversiones alternativas
• Fichas de ofertas
• Cuaderno de trabajo y modelización de la TIR
• Cuadernos de compromiso de capital
• Cuadernos de proyecciones de tesorería
• Niveles de asociación de precios
• Actividad de cobros y transferencias
• Libros de caja común
• Asignación de activos e informes
• Seguimiento de la base imponible de los activos
• Estimaciones y ajustes de los datos fiscales
• Registro y asignación de datos K1
• Documentos por pagar: intereses devengados y amortización
• Seguimiento y registro de la propiedad
• Y así sucesivamente...

Una family office necesita alejarse de este tipo de enfoque si quiere convertirse en la oficina moderna y resistente que su familia necesita y que la próxima generación esperará. Entonces, ¿cómo puede una family office obtener tantos datos oportunos como pueda, convertir automáticamente esos datos en informes informativos y facilitar el pensamiento adaptativo y la sabiduría?

El facilitador del cambio es un plataforma tecnológica moderna e integrada que tiene incorporado un modelo de operaciones para una family office. Utilizando este enfoque, una oficina obtendrá los elementos clave que necesita para ser resistente durante cualquier crisis. Estos elementos cruciales incluyen:

Datos

• Acceso a los datos diarios siempre que sea posible
• Precios/valoraciones de activos no negociables lo más actualizados posible
• Capacidad para normalizar y estandarizar los datos sin importar la fuente
• Datos almacenados que utilizan un modelo de datos relacional creado para operaciones de family office

Información

• Capacidad para consolidar y agregar datos de todos los activos y pasivos a todos los niveles de la entidad.
• Jerarquías de datos múltiples y superpuestas
• Herramientas para "trocear" datos en todas las dimensiones

Conocimientos

• Capacidad para elaborar un informe diario del patrimonio neto real
• Capacidad para elaborar un informe diario sobre los flujos de tesorería
• Capacidades interactivas de generación de informes mediante software como Power BI

Citando a Ram Dass: "La información son sólo bits de datos. El conocimiento es juntarlos. La sabiduría es trascenderlos". La plataforma tecnológica adecuada para su family office puede gestionar los bits de datos y unirlos de forma significativa para que los miembros del personal de su oficina sean libres de utilizar su sabiduría para trascenderlos e impulsar su family office hacia el futuro.

La plataforma AtlasFive ha sido desarrollada por, y específicamente para, una family office por un equipo de desarrollo altamente experimentado que trabaja con una visión clara de la family office del futuro. Desde el principio, los datos han sido lo primero. AtlasFive es la única plataforma verdaderamente integrada para family offices unifamiliares y multifamiliares. Está diseñada para revolucionar la gestión, la seguridad de los datos y las operaciones de las family offices y facilitar la implantación de procesos de negocio y flujos de trabajo con las mejores prácticas en múltiples disciplinas para ayudar a maximizar los beneficios reales de un enfoque data-first.

All family offices rely on software to help run their operations. While many of these packages are routinely updated, they may no longer meet the needs of a modern office. What makes software obsolete? Gartner describes obsolete software as “an information system that may be based on outdated technologies, but is critical to day-to-day operations.”

Why care? Outdated software presents major issues for family offices and their clients, including:

• Low productivity due to unreliable software performance
• Data loss when the software fails
• An easy avenue for cybercriminals

Signs your family office software is obsolete

So how can you tell if your current software is (or is about to become) obsolete? These are some of the warning signs that your software isn’t good enough for your current needs:

Staff often resort to manual processes.

If your office is bogged down in manual tasks that could be automated, you have a problem. The primary purpose of software is to take a manual process and either automate it or make it easier. If your software isn’t doing this, it’s a red flag because it results in low productivity and inefficiency.

Your needs have changed, but the software hasn’t.

A family office needs to be adaptable. It must be able to act quickly in many areas, as family dynamics, needs, and investments change. Software that restricts and hinders change is a problem.

The main function of the software isn’t working properly.

If it feels like a software package’s main function isn’t being accomplished fully or efficiently, it is a sign that your software is obsolete.  

The software is noticeably slower.

This is a clear sign that the life of the software is ending. The potential for data loss is heightened. It can also be a sign that a cybersecurity breach has already occurred, and you have an even bigger problem.

The software has gone years without an update.

If it’s been more than a year since the last update was issued, it may mean that your software program is no longer secure, and it could be the reason the aforementioned problems occurring.

Why does obsolete family office software matter?

In a family office, old software is often no longer “fit for purpose.” High-value office staff are stuck performing unnecessary and cumbersome tasks because their key software tools, such as Microsoft Excel and QuickBooks, are siloed and unable to perform critical processes from end to end. 

An example would be an office using a software program that wasn’t designed for private equity investments but has been jerry-rigged for that purpose by relying on manual processes and spreadsheets. The staff needs to make heroic efforts to get the transactions and the reporting right. What would the office gain if these people could move away from obsolete software and have an integrated technology platform instead?

Choosing an upgrade

With better technology, most family offices can become a better version of themselves and provide greater value to the family or families they serve. The transformation would result in improved efficiency, risk management, effectiveness, and responsiveness, and a more robust offering of analytical services. A family office typically has great, dedicated, and talented people. If one single technology platform could provide the enterprise-class processes, reporting, automation, and client delivery capabilities they need, they could really be in the business of managing the family’s wealth effectively.

The right software platform can revolutionize the management and operation of single and multi-family offices. A truly integrated platform can facilitate the implementation of best-practice business processes and workflows across multiple disciplines. It can enable a key goal, transparency, where “complexity is made simple” and where there is one source of the truth. 

Why? A purpose-built, enterprise software platform will enable efficient, timely, and accurate reporting to drive improved decision making, while ensuring that family data is truly secure. It can provide the client with 24/7/365 anywhere access to reporting and secure communications. The end result is what clients want: a highly engaged staff delivering excellent, timely reporting and service execution that is driven by automated, integrated best practices to provide best-in-class risk management.

What does this mean day-to-day for the family office staff? It means having all the information (documents plus accurate financial transaction information) in one place to do planning (cash, estate, tax, investment, insurance, etc.).  It means the office has a truly strategic solution that provides all the information to coordinate tasks and solve problems ahead of time.

What matters in choosing family office technology?

As your office looks to upgrade its software with the right platform for the family office of the future, there are several critical characteristics it should pursue.

• A solution that addresses the unique challenges and processes of your business, a software platform purpose-built by a family office for family offices
• An integrated application suite for entity management, data aggregation, investment reporting, general ledger, transaction initiation, trust, and tax accounting
• Business process and role-based workflow functionality
• A single source of data and truth
• The highest levels of security

Many family offices are trying to bring their technology infrastructure into the 21st century. Unfortunately, the market was slow to provide a way forward.  Eton Solutions is a next-generation, end-to-end technology platform built specifically to meet the challenges of a modern family office and emphatically solve the software obsolesce problem.

Tecnología y automatización de las family offices

A lo largo del viaje tecnológico hacia la automatización de la automoción y los coches autoconducidos, los expertos suelen hablar de cinco niveles de automatización, que van desde la ausencia total de automatización de la conducción (Nivel 1) hasta la automatización total de la conducción (Nivel 5). Las family offices de hoy en día podrían pensar en un espectro similar a la hora de considerar dónde se encuentran en el aprovechamiento del poder de la automatización para mejorar la forma en que van de aquí a allá.

Puede que no tengamos ya coches voladores como Regreso al futuro pero seguro que pronto tendremos coches que se conducen solos, ¿verdad? Parece que ese tema es un titular habitual en las noticias de automoción últimamente. Sin embargo, la realidad es un poco diferente, como se explica en este artículo de Forbes:

A pesar del bombo y platillo de que pronto llegará el día de la liberación y los coches se conducirán solos, no hay ninguna posibilidad realista de que la conducción autónoma completa esté disponible antes de 2030, y entonces sólo en un pequeño número de berlinas y todoterrenos de gama alta", según la consultora Accenture."

El nivel 5, según el artículo, es un estado de automatización que supone el control por parte de un ordenador sin responsabilidad de dirección por parte de los humanos. Y ese nivel de control total aún está lejos: "Un sistema L5 que pueda conducir de puerta a puerta en toda Europa y Norteamérica como mínimo, durante al menos 80% de todos los itinerarios y con 0 accidentes y desenganches" está al menos a una década de distancia, afirman los investigadores.

¿Qué tiene esto que ver con una family office?

Si nos alejamos y miramos el panorama general, todos los coches hacen esencialmente lo mismo, pero hay otras consideraciones que determinan la marca y el modelo que compramos. Un factor podría ser el grado de conducción autónoma, y un coche de conducción autónoma más automatizada puede implicar un coche de lujo de mayor valor. Y sí, Rolls Royce tiene un prototipo de vehículo autónomo. Por supuesto, la otra opción es un Rolls Royce con chófer.

¿Cuál es la analogía con las operaciones de una family office? 

Las operaciones empresariales en una family office giran en torno al tratamiento de datos e información, moviéndolos a través de diversos procesos definidos para lograr el resultado deseado. Es análogo a conducir un coche del punto A al punto B, obedeciendo todas las normas de circulación de la forma más eficiente posible y evitando al mismo tiempo posibles obstáculos y problemas. ¿Es fácil ver las ventajas de una "family office autónoma"?

Implantación de procesos automatizados totalmente integrados

En la mayoría de las family offices actuales, los principales problemas que hay que superar son los siguientes falta de un sistema tecnológico integrado y la consiguiente dependencia de procesos y procedimientos manuales. Utilizando la analogía del coche autoconducido, estas family offices están en el nivel 1 o 2, en el mejor de los casos. Dependen de los humanos para hacer casi todo en sus oficinas.

¿Es posible la autoconducción en las operaciones de family office? Sí, y no hay que esperar hasta 2030.

Dependiendo del proceso empresarial y del flujo de trabajo, se puede alcanzar el nivel 5. El software de family office totalmente integrado está en la cúspide de la tecnología de family office. Esta tecnología de última generación ofrece plataforma que automatiza los procesos empresariales y los flujos de trabajo que subyacen al trabajo transaccional. Esto permite a los profesionales de las family offices centrarse en el análisis basado en datos, las recomendaciones y la toma de decisiones, que es lo que todas las family offices deberían tratar de conseguir.

Ventajas de adoptar una plataforma integrada

He aquí un ejemplo de cómo una plataforma integrada puede ayudar a las family offices a automatizar procesos críticos y mejorar la precisión: supongamos que un depositario introduce incorrectamente un dígito para una transacción de retirada de capital y envía un importe erróneo. Los informes de excepciones que una plataforma integrada puede generar automáticamente detectarán el error el mismo día o al día siguiente, lo que permitirá rectificarlo rápidamente y con un impacto mínimo en las operaciones, en lugar de que el error pase desapercibido durante semanas (o ni siquiera se detecte).

Otra forma en que la tecnología de última generación puede mejorar inmediatamente la eficiencia de una family office es mediante la automatización de los informes. En muchas family offices, los datos están aisladosy crear un informe unificado y holístico para compartirlo con los miembros de la familia y las partes interesadas puede llevar días al personal. Al mismo tiempo, cotejan las hojas de cálculo y las compilan. Esto lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Completamente Las plataformas integradas centralizan toda la información para que los datos se compilen rápidamente en informes personalizables e interactivos que pueden generarse automáticamente. Esta automatización libera al personal para realizar tareas de mayor valor, mejora la precisión y reduce el riesgo. Como el coche autoconducido de nivel 5 de nuestros sueños.

AtlasFive: El software de family office del futuro

Puede que esperemos más de unos años para ver un coche que se conduzca solo mientras el "conductor" echa la siesta o lee, pero el futuro es ahora para las family offices. Aproveche todas las ventajas de una plataforma tecnológica totalmente integrada, como AtlasFivepuede hacer por su equipo. Una family office que aproveche la tecnología existente, como el próximo automóvil de nivel 5, puede conducirse sola. Imagine lo que su family office puede conseguir con su propio chófer personal y una plataforma de conducción autónoma totalmente automatizada.

When it comes to elevating the “customer experience” to improve client satisfaction and results, today’s family offices could learn a thing or two from Starbucks.

Starbucks has succeeded in turning the coffee buying process into a highly consistent, satisfying experience they can charge a premium for. The company created its experience using an integrated platform, customer journey mapping, common business processes, and a detailed set of workflows that are consistently executed to deliver on the Starbucks promise – setting a new standard in the coffee business.

Of course, the workflows and business processes within a family office are often highly complex and the expectations of clients are not always predictable. No matter how well we craft an experience, a client may not perceive it exactly as we anticipate or hope. Yet, offices cannot afford to throw up their hands and give up in the face of unpredictability. Instead, the axiom “to plan for the worst and aim for the ideal” is appropriate when considering the experiences your office wants to create.

Client experience is the sum total of how your office engages with its family members, not just during specific types of interactions or snapshots in time, but throughout the entire day-to-day cycle of client-office engagement. Sometimes people think of customer experience as emanating from digital interactions, such as on a website or a smartphone. In other cases, client experience is focused on client service delivery or the speed and manner in which problems are solved. To be really successful on a long-term basis, client experience needs to be seen as all these things, and more.

What Family Offices Can Learn From Starbucks

Family Offices can achieve the same efficiencies and valued client experiences as Starbucks by closely examining the critical daily tasks they perform and transforming them into well-documented, systematized processes for consistent, best-in-class service delivery. Adding workflow automation to minimize steps that must be performed by people will help ensure that consistency. And providing a multi-channel client experience that allows family members greater convenience and choice in how they engage with the office will also improve efficiencies and satisfaction.

Automation And Integration Are Key

For most family offices, there have been two missing links in achieving highly consistent and satisfying client experiences: the automation of client service workflows, and the integration of essential applications and services, such as an effective client portal, CRM, document management, portfolio management, financial planning and corresponding systems/data from custodians.

Proactive, Not Reactive

Through the creation and automation of client service processes and workflows, family offices can create an efficient foundation to adapt and scale services without adding staff. They can do more for clients without working harder and become more proactive rather than reactive. They can build fiduciary and compliance steps into the workflow so these steps are completed correctly each and every time. And they can alleviate over-dependence on key personnel whose departure would otherwise create major disruptions.

Technology Is Essential

A report by McKinsey, entitled Transforming Customer Experience in Wealth Management, underscores the essential role technology can play in advancing customer satisfaction. “The ‘aha’ moment was realizing that the right question was “how can technology improve the relationship between clients and advisers? Not just speed up the process.” according to the report.

How can technology improve the relationship between clients and advisers? Not just speed up the process.

Analyze To Reimagine

Any real improvement in the client experience in a family office requires a bottom-up approach based on thorough analysis. That means drawing on all available data to build a genuine understanding of which parts of the client journey matter most to client satisfaction and then having the courage to reimagine the entire service model and the structures that underpin it.

How To Transform The Customer Experience In Your Family Office

To summarize a winning approach to transforming the customer experience in today’s family office:

Maximize front-office effectiveness: Concentrate on client-focused activities by providing the information and tools required to acquire, serve, and retain clients. Leverage advanced analytical techniques to reap the full value of both internal and external sources of data.

Create a seamless, multichannel client experience: Design efficient, error-free processes with low cycle times that minimize data loss and downstream re-work requirements. Manage multiple entry points into end-to-end processes that provide an efficient and effective multichannel client experience.

Utilize best practice business processes, workflow, integrated software, and services to ensure flawless delivery: Ensure consistency by establishing pools of resources focused on similar tasks. Strive for high automation levels, smooth workflow management, and a single primary source of client data.

Develop a transformation model and roadmap: Leverage operating models to maintain the integrity of risk management and compliance procedures. They reduce risk while increasing overall efficiency.

“Putting the client at the heart of the service experience” should be the family office essence. Every family office provides a client experience, regardless of whether you create it consciously or not. It’s up to you whether it’s exceptional, awful, or just industry average.

¿Fracasan alguna vez las family offices? Sí, fracasan. Las razones de muchos fracasos tienen que ver con la dinámica familiar, en la que las diferencias generacionales y de otro tipo crean tensiones y desafíos. Sin embargo, hay otro punto importante de fracaso para las family offices que es más fácil de corregir: la tecnología.

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Por qué más tecnología significa más riesgo para las family offices

En la actualidad, la mayoría de las family offices disponen de varios sistemas independientes con poca o ninguna integración. Entre ellos se incluyen aplicaciones separadas de contabilidad general, informes de inversión, CRM, gestión de documentos y procesamiento de transacciones, todas ellas utilizadas en una misma oficina. El personal de las oficinas, muy trabajador, a menudo se ve obligado a utilizar hojas de cálculo de Excel y a realizar un trabajo manual de alto coste para vincular estos datos y aplicaciones, lo que genera importantes ineficiencias que resultan costosas para las oficinas y las familias a las que prestan sus servicios. Estos procesos empresariales manuales también están sujetos a riesgos, modificaciones humanas y errores. Cada aplicación y proceso tecnológico dispar que utiliza una oficina aumenta la probabilidad de que los datos incorrectos afecten a la oficina o a la familia.

Pero para las oficinas familiares, que pueden considerarse objetivos fáciles para los ciberdelincuentes que buscan estafar a una cuenta, el riesgo va más allá de un posible error del personal que conduzca a una información inexacta.

Los malos agentes externos pueden aprovechar las vulnerabilidades de la tecnología de una oficina para acceder a los datos o, lo que es peor, a los fondos de los clientes.

La falta de integración a nivel empresarial está plagada de peligros en una era de crecientes ciberamenazas. Muchas oficinas creen falsamente que están protegidas si su sistema incorpora API (interfaces de programación de aplicaciones). Sin embargo, aunque exista una API, no hay garantía de seguridad. En junio, una empresa llamada Akamai publicó un informe de una encuesta centrada en las API, a las que describió como "la superficie de ataque que nos conecta a todos". Otra encuesta de este año, ésta de Radware, concluye que más del 92% de las organizaciones informan de un crecimiento en su uso de las API durante el año pasado, pero muestran un exceso de confianza en su enfoque de la protección de las API. Merece la pena mencionar dos de sus conclusiones. La primera se refiere a la amenaza de las API no documentadas (donde la falta de visibilidad de una API presenta un riesgo no cuantificado). Más del 60% de los encuestados consideraban que un tercio de sus API no estaban documentadas. El segundo problema es que los ataques a las API pasan desapercibidos (muchas de las herramientas existentes son sencillamente incapaces de detectar y proteger contra las amenazas y ataques a las API).

Las vulnerabilidades de ciberseguridad causadas por agujeros en las infraestructuras tecnológicas de las family offices afectan a la recuperación ante desastres, la continuidad del negocio y la capacidad de una oficina para sobrevivir a un ciberataque focalizado. Y cuantos más sistemas dispares utilice una oficina, más oportunidades tendrá un agente malintencionado de vulnerar el sistema y causar estragos.

Proteger la family office contra los fallos tecnológicos

La solución a este creciente riesgo cibernético es adoptar un enfoque de plataforma más integrada con una única base de datos, donde los posibles puntos de fallo (y vulnerabilidades) se reducen al mínimo: sólo es necesario proteger un sistema y se puede heredar la ciberseguridad.

Si además se añade a este enfoque una arquitectura nativa en la nube con los más altos niveles de cifrado de extremo a extremo (donde usted puede poseer la "clave") y procesos y flujos de trabajo empresariales integrados, se dispone de las herramientas para una base tecnológica segura y de nivel empresarial para apoyar a la oficina familiar.

¿El resultado? Una plataforma que puede satisfacer todo lo que necesita una family office:

Las family offices necesitan sustituir sus infraestructuras tecnológicas actuales y utilizar una plataforma empresarial integrada diseñada y construida para una family office. Dicha plataforma tecnológica ofrece un flujo de trabajo dinámico y un motor de gestión de procesos para agilizar y mejorar drásticamente los procesos de trabajo, al tiempo que aporta un nuevo nivel de reducción de riesgos y ciberseguridad. Es un enfoque que promueve el éxito de la oficina y protege contra un importante punto de fallo potencial.

En los negocios, todo gira en torno a la cuenta de resultados. Hay varios factores que afectan a esa cuenta de resultados, y un líder empresarial eficaz los controlará todos. Una de las medidas más importantes es el llamado ratio de eficiencia operativa, también conocido como indicador de la salud de la empresa. El ratio de eficiencia operativa compara los gastos con los ingresos generados y, obviamente, el objetivo es tener un ratio lo más bajo posible, para poder generar ingresos de la forma más eficiente.

Si el ratio está aumentando, o ya es demasiado alto, entonces la corrección del rumbo consiste en introducir cambios en los procesos empresariales y en el conjunto de herramientas de que dispone la empresa para mejorar la eficiencia operativa. Esta es la situación en la que se encuentran actualmente muchas family offices. Aunque las family offices individuales no operen con ánimo de lucro, optimizar la eficiencia, los gastos y otros recursos es de suma importancia para la familia y los líderes de la oficina.

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Se espera que la dotación de personal impulse el aumento de los costes

Las family offices prevén un aumento de los costes en los próximos tres años, con los mayores incrementos en personal, su mayor área de gastos generales. En una encuesta reciente, como se muestra a continuación, más de la mitad de las oficinas (54%) esperan que aumenten los costes de personal, incluidos la contratación, los salarios y las primas. Por regiones, las family offices de EE.UU. parecen afrontar los mayores costes de personal, con 80% que prevén aumentos. Aproximadamente dos tercios de las oficinas suizas (67%) y de Oriente Medio (63%) tienen expectativas similares. Por el contrario, los encuestados de Asia-Pacífico (44%) prevén menos presiones al alza, y América Latina (22%) parece mucho menos preocupada por el aumento de los costes de personal para las family offices.

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El coste de funcionamiento de una family office ha aumentado considerablemente, impulsada por los sueldos y salariosobligando a las oficinas a tomar medidas que han aplazado durante mucho tiempo. ¿Cómo deben actuar las family offices? A continuación se indican las áreas clave que deben evaluar:

1. Recopilar, contextualizar y aprovechar eficazmente los datos financieros
2. Una única fuente de datos ayudará a crear perspectivas de datos para racionalizar los controles internos y los flujos de trabajo.
3. Practicar la priorización de principios
4. ¿Cómo afecta a la oficina la regla del 80/20 (80% de resultados (o productos) resultantes de 20% de todas las causas (o entradas) de un evento determinado)? ¿Qué 20% del trabajo es realmente importante?
5. El establecimiento de prioridades va de la mano de la recopilación y el análisis de datos, ya que una imagen completa y clara puede ayudarle a desarrollar estrategias para eliminar la pérdida de tiempo, esfuerzo y talento. Para racionalizar sus flujos de trabajo, implantar metodologías de mejora continua y analizar el rendimiento continuo.
6. Liberar recursos y tiempo para centrarse en cosas que produzcan el máximo rendimiento de la inversión (ROI) para la familia.
7. Invertir en tecnología
8. Para capturar, organizar y analizar los datos y, a continuación, hacer un buen uso de la información, se necesita un sólido conjunto de herramientas.
9. Implantar una solución integral de software para family offices que permita a la oficina acceder a una gestión y análisis de datos avanzados, automatización de procesos, IAy la experiencia del usuario.
10. Obtenga visibilidad completa de todos sus datos de rendimiento, cumplimiento, gasto y otros datos generados por su empresa con una solución nativa en la nube, centralizada y totalmente integrada.
11. Elimine los entornos de software dispares para poder trabajar más rápido con una colaboración, comunicación y planificación estratégica más eficaces.
12. Analice los datos en tiempo real para generar informes totalmente personalizables, previsiones, presupuestos, estados financieros, etc.
13. Racionalice las tareas de gran volumen y escaso valor mediante la automatización de los procesos empresariales. Esto libera a los miembros del equipo para que apliquen sus talentos allí donde puedan generar el mayor rendimiento (al tiempo que aumentan la velocidad y mejoran el rendimiento y la precisión al eliminar los errores humanos).
14. Integrar la mejora continua como parte de una transformación digital global.
15. Elimine los gastos y residuos de los flujos de trabajo manuales basados en papel, generando un ahorro inmediato y valor a largo plazo.
16. Establezca, gestione y perfeccione los KPI que puede utilizar junto con el ratio de eficiencia operativa.

El enfoque descrito en los puntos anteriores puede influir significativamente en la capacidad de una oficina para gestionar con eficiencia y eficacia los diversos procesos, personas y sistemas que interactúan para ofrecer resultados valiosos a los clientes.

También son muy interdependientes, por lo que los cambios en la eficiencia operativa son estratégicos y continuos. El cambio en una family office puede ser difícil y requiere un catalizador. Aquí es donde la elección de la tecnología adecuada puede provocar automáticamente los cambios necesarios en torno a los datos y la priorización del trabajo.

Las family offices individuales pueden fracasar. La forma en que una oficina estructura y gestiona sus operaciones es esencial para cumplir la promesa de una family office. Una capacidad operativa correctamente estructurada y mantenida maximiza la experiencia del cliente, además de lograr eficiencias y controlar los costes.

Eton Solutions - La oficina familiar Software para optimizar la eficiencia operativa

Eton Solutions creó su software AtlasFive® para family offices específicamente para abordar las complejas necesidades de las family offices y sus clientes. La solución integra un profundo conocimiento del sector y las mejores prácticas con la mejor tecnología de su clase para capturar, gestionar y analizar mejor los datos, automatizar las tareas mundanas que consumen mucho tiempo, eliminar errores y acelerar el tiempo necesario para generar informes, previsiones y presupuestos precisos y fiables. Ofrece verdadera transparencia, acceso seguro a la información y una gestión de riesgos muy mejorada. El resultado es una mayor productividad y mejores resultados para las familias a las que atienden las oficinas.

AtlasFive® es la plataforma adecuada para las family offices que buscan mejorar la eficiencia operativa. Proporciona la única plataforma verdaderamente integrada para oficinas unifamiliares y multifamiliares. Revoluciona la eficiencia de la gestión y el funcionamiento de estas oficinas, y satisface, y a menudo supera, las cambiantes necesidades y expectativas de las familias con patrimonios muy elevados a las que atiende.

No son pocos los economistas que predicen una recesión a finales de 2022 o en 2023. Otros dicen que se evitará la recesión. En cualquier caso, la mayoría de la gente piensa que una family office está bien protegida y no se vería muy afectada por una recesión. La historia dice lo contrario.

Durante la recesión de 2007-2008, prácticamente todas las family offices tomaron medidas para minimizar el impacto del deterioro de la economía. La respuesta típica de una family office consistió en recortar gastos, reevaluar los gastos corrientes y modificar las estrategias y el enfoque de las inversiones. Estos rápidos cambios de estrategia sobrecargan la family office y cambian el enfoque, lo que se traduce en una pérdida de eficiencia y eficacia. A pesar de responder a la recesión en muchas áreas, se perdió una oportunidad.

Una recesión, o la posibilidad de que se produzca, debería ser un motor de cambio. Las family offices deberían aprovechar esta época de volatilidad como una oportunidad para protegerse de los problemas económicos y encontrar formas de ser más eficientes y eficaces, para añadir aún más valor a la familia o familias a las que prestan sus servicios. Enfocar una recesión como una oportunidad para reposicionar la family office, reevaluar las funciones de los miembros del personal e identificar más lugares en los que añadir valor a la familia cambia la perspectiva de una recesión de angustia a una de oportunidad.

Personal cualificado limitado por Siloed Software

Una recesión económica, o la cúspide de una, es el momento perfecto para evaluar las responsabilidades del personal y analizar a qué dedican su tiempo. Muy a menudo, el personal clave de una family office realiza tareas que no debería hacer. Sin embargo, se ven obligados a ejecutar tareas mundanas porque las herramientas clave utilizadas por la oficina son aplicaciones de software aisladas, a menudo programas como Microsoft Excel y QuickBooks. El personal debe hacer heroicos esfuerzos manuales para agregar y conciliar datos de varios sistemas para hacer las cosas bien, como las transacciones y los informes. Pasan demasiado tiempo preocupándose por el pasado cuando deberían estar mirando hacia delante, planificando lo que viene.

En una economía en recesión, ¿qué ganaría una oficina si su personal utilizara un software integrado de family office que maximizara la eficiencia operativa, minimizara el riesgo y ofreciera total transparencia?

Una family office suele contar con personas excelentes, dedicadas y con talento. Si una única plataforma integrada pudiera proporcionarles los procesos de clase empresarial, informes, automatización y capacidades de entrega al cliente que necesitan, podrían dedicar más tiempo a la prestación de servicios y asesoramiento de alto valor y, por lo tanto, gestionar el patrimonio de la familia de manera más eficaz.

Esto revolucionaría la gestión de las oficinas con una plataforma verdaderamente integrada, capaz de facilitar la implantación de procesos empresariales y flujos de trabajo basados en las mejores prácticas en múltiples disciplinas. Permitiría un objetivo clave: la transparencia, donde "la complejidad se simplifica" y donde hay una fuente fiable de la verdad, donde los datos nunca abandonan el sistema para ser analizados y pueden cortarse y trocearse según sea necesario.

Menos tiempo en el pasado, más tiempo para el futuro

Cuando se libera al personal clave de la carga de compilar manualmente los informes, los miembros del personal pueden centrarse en el verdadero propósito y valor de la elaboración de informes: unos informes eficientes, puntuales y precisos impulsan una mejor toma de decisiones. Proporciona a los clientes un acceso 24/7/365 desde cualquier lugar (también móvil) a los informes y comunicaciones seguras. Facilita que el personal realice un trabajo de alto valor añadido, junto con una vulnerabilidad de ciberseguridad significativamente reducida. El resultado final es lo que los miembros de la familia desean: un personal altamente comprometido que ofrezca informes excelentes y puntuales y una ejecución del servicio impulsada por las mejores prácticas automatizadas e integradas para proporcionar la mejor gestión de riesgos de su clase.

¿Qué significa esto en el día a día para el personal de la family office? Significa disponer de toda la información (documentos MÁS información precisa sobre transacciones financieras) en un único lugar para realizar la planificación (tesorería, patrimonio, impuestos, inversiones, seguros, etc.). Significa una solución estratégica desde la que la oficina dispone de toda la información para coordinar tareas y resolver problemas con antelación. Significa flujos de trabajo y procesos mejorados en toda la family office. ¿Y qué hay de los miembros de la familia? Significa que tienen acceso a su patrimonio cómo y cuándo quieran. Ya sea a diario a través de una aplicación móvil (como exigirá la próxima generación), mediante informes trimestrales o algo intermedio, la flexibilidad de los datos y el software satisface sus necesidades sin sobrecargar a la family office.

Demasiadas family offices siguen estancadas en operaciones manuales que son engorrosas e ineficaces y que carecen de transparencia para una toma de decisiones eficaz y la presentación oportuna de informes. Al pensar en una posible recesión, las oficinas deben adoptar una perspectiva de planificación de 360 grados. Para ser la mejor family office posible, deben centrarse en la oportunidad de transformar sus operaciones utilizando el software de family office adecuado. Convierta una recesión inminente en una oportunidad para reestructurar su family office y replantearse el valor que puede aportar a sus clientes.

AtlasFive® es el software de family office adecuado para las family offices que buscan mejorar la eficiencia operativa y la elaboración de informes avanzados. Proporciona la única plataforma verdaderamente integrada para family offices unifamiliares y multifamiliares. Revoluciona la eficiencia de la gestión y el funcionamiento de estas oficinas, y satisface, y a menudo supera, las cambiantes necesidades y expectativas de las familias con patrimonios muy elevados a las que presta servicio.

En los viejos tiempos, cuando el santo grial de un libro de inversiones y un libro mayor integrados era sólo un sueño, una family office tenía que improvisar un sistema con las herramientas disponibles. Muchas oficinas confiaban en la combinación de Microsoft Excel y QuickBooks, o recurrían a una amplia variedad de productos tecnológicos funcionales basados en puntos que se habían vendido al espacio de las family offices, después de haber sido desarrollados para gestores de fondos, fondos de cobertura, empresas de capital riesgo, etc. No era una gran solución, pero las opciones eran limitadas.

¿Por qué es importante esta falta de tecnología específica para las family offices? Con una mejor tecnología, la mayoría de las family offices podrían ser una mejor versión de sí mismas y ofrecer un mayor valor a las familias a las que prestan sus servicios. Este aumento del valor aportado se traduciría en una mayor eficiencia, gestión de riesgos, seguridad, eficacia, capacidad de respuesta y un mayor nivel de servicios analíticos. 

Por desgracia, un gran porcentaje de family offices siguen anclados en los "viejos tiempos". Siguen utilizando una combinación de hojas de cálculo, un paquete de software de contabilidad, un sistema fiscal, un sistema de gestión de documentos y proyectos, y tal vez algún tipo de software de gestión de carteras. Este enfoque de la tecnología en silos resulta en una vida difícil para el personal de oficina, con muchos puntos débiles de eficiencia y un valor reducido para las familias a las que sirven. A menudo, las generaciones actuales ni siquiera reconocen lo ineficientes que son sus procesos. Han ejecutado las tareas de esta manera durante tanto tiempo que se han vuelto muy eficientes siendo ineficientes. Esto no será aceptable para las generaciones venideras, ya que esperarán datos puntuales, transparencia y procesos eficientes.

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Ejemplos de estas ineficiencias son:

• Muchos sistemas de registro, incluido Excel
• Sistemas separados, sin integración
• Múltiples interfaces de usuario y métodos operativos diferentes
• Datos complejos procedentes de múltiples fuentes en varios formatos
• Incapacidad de mantener la integridad de los datos por falta de control
• Falta de integración de datos estructurados y no estructurados
• Falta de procedimientos documentados: no hay forma de integrar la gestión de riesgos, la seguridad de los datos y los conocimientos operativos.
• Dependencia total de personas clave (punto único de fallo)

Afortunadamente, los "viejos tiempos" han quedado atrás porque la tecnología de las family offices ha avanzado extraordinariamente. Como todo punto de inflexión en la historia, este momento exige que se asuman los cambios. Antes de las hojas de cálculo, todo el mundo dependía del papel. La resistencia a la transición a las hojas de cálculo fue fuerte, pero al final se aceptó una forma diferente de hacer las cosas y el proceso cambió. Porque el nuevo rumbo era sencillamente mejor.

Supongamos que se toma el concepto de un sistema integrado de inversión y contabilidad general específico para la family office y se amplía ese enfoque. En ese caso, se llega al siguiente gran paso adelante para las family offices. Ahora existe una plataforma tecnológica que puede simplificar la complejidad, garantizar la transparencia y, por último, ofrecer una fuente de verdad genuinamente fiable para todos los datos. Se obtiene una solución estratégica a partir de la cual la oficina dispone de toda la información para coordinar tareas y resolver problemas con antelación. Se obtienen mejoras operativas espectaculares que permiten a la family office ser lo mejor que puede ser.

Se trata de un cambio que deben adoptar las family offices. Porque es mejor.

Hubo un tiempo en que se consideraba que el potencial de las interfaces de programación de aplicaciones (API) anulaba la necesidad de una plataforma integrada. La idea era que diversos sistemas de una family office podían integrarse virtualmente mediante API, un enfoque modularizado con la idea incluso de un centro de mando como eje. Conceptualmente funciona. Pero en la vida real, esta integración imperfecta resuelve los retos de la family office con cinta aislante y tuberías de PVC recicladas. En el fondo, un software dispar que funciona de distintas maneras y trata los datos de forma diferente nunca puede ser mejor que una base de datos verdaderamente integrada y singular. Además, este enfoque modular inhibe la adopción -y la promesa- que la IA va a aportar a la tecnología de las family offices. Sin datos en un único lugar, la IA es incapaz de tomar decisiones adecuadas y transformar a los empleados de monótonos ejecutores en revisores perspicaces.

AtlasFive® - Dirigir los Family Offices hacia el futuro

AtlasFive es la plataforma para la family office del futuro. Las importantes inversiones, el desarrollo de productos y su rápida adopción en el mercado la han convertido en el santo grial de la próxima generación para la gestión holística y la optimización de una family office eficiente y con visión de futuro.

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• Revoluciona la gestión y el funcionamiento de las family offices unifamiliares y multifamiliares
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• Ofrece una única fuente de verdad para que las oficinas y sus familias puedan tomar decisiones con mayor confianza y rapidez.