Mes: mayo 2022

Crear, retener, potenciar y optimizar equipos es quizá uno de los mayores retos a los que se enfrenta cualquier organización. Sin buenas personas que tengan los conocimientos y las herramientas para sobresalir en su trabajo, las empresas no pueden funcionar.

En nuestro actual entorno laboral, agitado por las turbulencias de la "Gran Dimisión", la cuestión se ha vuelto aún más acuciante para muchas organizaciones. Esto incluye a las family offices, donde los servicios basados en las personas son el núcleo del valor añadido. De hecho, un artículo reciente en Forbes prevé que 82% de los profesionales de family office cambiarán de trabajo en 2022. Es decir, en una oficina de cinco personas, hasta 4 personas podrían irse-creando incertidumbre para la familia a la que sirve la oficina y amenazando la estabilidad y la memoria institucional dentro de la propia oficina.

Dar prioridad a la retención de los empleados

Un estudio de 2017 de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM) sugiere que es mucho más rentable retener a los empleados que contratar a gente nueva. El estudio concluyó que "los empleadores necesitarán gastar el equivalente a entre seis y nueve meses del salario de un empleado para encontrar y formar a su sustituto." Otro estudio sugiere que sustituir a un empleado cuesta aproximadamente 21% de su salario. En las family offices, donde el trabajo es especializado, es muy probable que se subestimen estos costes.

Un estudio más reciente, completado en noviembre de 2021, examina los problemas de recursos humanos más significativos de las empresas. El siguiente gráfico de barras muestra datos de una amplia gama de empresas de todo Estados Unidos. Sin embargo, también resume el dilema al que se enfrentan las family offices en torno a la disponibilidad de personal y su impacto en los costes de las oficinas.

Como el El artículo de Forbes señalalas family offices se enfrentan al reto único de "competir tanto con los gigantes tecnológicos como con las empresas de Private Equity por los mejores profesionales de la inversión". Algunos empleados buscarán la clara trayectoria profesional y los proyectos dignos de noticia que conlleva el empleo en una institución global, mientras que otros profesionales prefieren las oportunidades de creatividad e independencia de que dispone el personal de una family office.

Las family offices deben dar prioridad a la optimización de equipos y recursos para garantizar la continuidad del negocio y el éxito a largo plazo. Cuanto más inteligentemente inviertan en su personal y en las tecnologías y la formación que les capacitan, mayor será su productividad, rentabilidad y calidad de servicio.

Muchas fuentes indican que una family office suele gastar entre el 60 y el 70 por ciento de sus costes totales de funcionamiento en remuneración y prestaciones del personal. En otras palabras, crear un entorno laboral en el que los empleados de alta calidad prosperen y disfruten de su trabajo es esencial para el éxito de cualquier family office. Es algo que las family offices deben hacer bien.

La relación entre capital humano y tecnología inteligente

Un ingrediente fundamental para hacerlo bien es adoptar soluciones tecnológicas que permitan a las personas y a las organizaciones tener más éxito y eliminar el estrés y los errores costosos y desmotivadores de su forma de trabajar. La tecnología puede automatizar tareas mundanas y estresantes y permitir a los empleados altamente cualificados realizar un trabajo más gratificante y de mayor valor. También puede reducir la necesidad de buscar y contratar empleados adicionales a medida que crecen las cargas de trabajo y la complejidad. Además, puede garantizar que cuando los empleados se marchen, no se lleven consigo todos sus conocimientos y capacidades.

Basado en la misma encuesta mencionada anteriormente, el gráfico siguiente demuestra que las empresas de todo tipo recurren a la tecnología para resolver el dilema del capital humano.

Sin duda, las mejores soluciones tecnológicas para family offices y otras empresas trabajan en estrecha combinación con las personas. Potencian a las personas, no las sustituyen. La Harvard Business Review publicó recientemente un artículo, "Utilizar la tecnología para hacer el trabajo más humano" que analiza el futuro de la colaboración entre las personas y la tecnología. Tiene grandes ideas. (consulte también nuestro blog sobre Rehumanización del Family Office, donde profundizamos en este tema).

He aquí un extracto:

"...definimos la "tecnología inteligente" como la IA y otras tecnologías digitales avanzadas que automatizan el trabajo asumiendo tareas que antes sólo podían hacer las personas. La tecnología inteligente toma decisiones en lugar de y por las personas. Aunque algunos piensan que los intereses de los trabajadores están reñidos con la tecnología inteligente -que los humanos y las máquinas compiten directamente-, creemos que se trata de una falsa dicotomía desinformada, carente de imaginación y, sencillamente, equivocada. La tecnología inteligente y los humanos no compiten entre sí; se complementan, pero sólo cuando la tecnología se utiliza bien".

La solución Family Office: Tecnología a medida para un futuro próspero y satisfactorio

La tecnología como instrumento para resolver los problemas de personal requiere un enfoque que complementa el conjunto optimizado de competencias humanas de la family office. La tecnología debe centrarse en automatizar lo que puede automatizarse, y las personas deben estar ahí para resolver problemas y tomar decisiones. La automatización en una family office requiere una única fuente de datos y una tecnología que facilite procesos empresariales y flujos de trabajo transparentes y sin fisuras, impulsados por el conocimiento humano integrado de las mejores prácticas.

El HBR señala un enfoque para alcanzar el éxito:

“Identifique los puntos débiles clave para determinar los casos de uso adecuados. Estos deben centrarse en áreas en las que la tecnología inteligente puede hacerse cargo de tareas rutinarias que pueden agilizar cargas de trabajo inmanejables y reducir el estrés de los trabajadores...

Elija la tecnología inteligente adecuada para el trabajo...

Cree un círculo virtuoso de pruebas, aprendizaje y mejora. Ir con cuidado y despacio, porque puede ser difícil deshacer los daños de la automatización una vez implantada la tecnología inteligente..”

Las family offices necesitan un plataforma tecnológica específica que capacita al personal un sistema que reduzca las ineficiencias y permita al personal concentrarse en cosas que sólo pueden hacer los seres humanos. El sistema adecuado debe comprender y adaptarse a las complejidades estructurales y dependencias propias de las familias UHNW; simplificar, agilizar y verificar tanto la introducción como el análisis de datos en todas las entidades y partes interesadas de la familia; y mejorar la calidad de las comunicaciones, informacióny la toma de decisiones.

La plataforma tecnológica utilizada debe ser una que entienda el negocio, construida por una family office, para una family office: Una plataforma que permite a la oficina disponer de una única fuente de datosy no el silos de datos típicosespecialmente evidente en las hojas de cálculo. Debe contar con procesos empresariales y flujos de trabajo de mejores prácticas en su núcleo para, como dice HBR, tener los casos de uso correctos que puedan hacerse cargo de tareas rutinarias y puedan ser también la base de conocimientos para la "ciclo virtuoso de pruebas, aprendizaje y mejora.”

La tecnología adecuada puede resolver el dilema de la dotación de personal que hemos mencionado anteriormente, pero también puede posicionar a una family office para tener éxito en el futuro. A medida que las family offices evolucionan y asumen más responsabilidades para con sus clientes, deben aprender a escalar eficazmente para ser productivas. Sin embargo, la solución es más compleja que la simple implantación de más procesos tecnológicos en el flujo de trabajo de la oficina. En su lugar, la family office debe seguir cultivando una relación de confianza con los clientes, lo que requiere una mentalidad de "las personas primero".

Elegir el tecnología adecuada para una family office permite a su personal cultivar las relaciones con los clientes y centrarse en la planificación a largo plazo que se ajuste a los objetivos de la familia, con la seguridad de que los datos son útiles: precisos, pertinentes y oportunos. El sitio family office del futuro nunca se parecerá a una sala surrealista de ciencia ficción llena de robots u ordenadores que procesan datos sin emoción; el corazón de la family office siempre será el personal de confianza. Pero cuando ese personal cuenta con el apoyo de la tecnología adecuada y se implementan flujos de trabajo para que los ordenadores realicen las tareas manuales rutinarias que consumen repetidamente el tiempo del personal -cuando dejamos que la tecnología haga lo que sabe hacer bien- prevemos una family office que da prioridad a las capacidades de las personas y les permite lograr más de lo que antes era posible. Deje que la gente haga lo que sabe hacer y sorpréndase de lo que su oficina puede conseguir.

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Las islas pueden ser destinos vacacionales ideales. Sin embargo, las islas de datos (o silos de datos) causan problemas importantes a la hora de gestionar una family office. Creadas por el uso de herramientas y procesos de trabajo equivocados, las islas de datos dan lugar a duplicidad de trabajo, retrasos y errores en los informes, y a que las familias se pregunten sobre el verdadero estado de sus asuntos.

La solución puede parecer sencilla: Implantar un sistema unificado de seguimiento e información de los asuntos de los Ultra High Net Worth Individuals: un continente de datos. Pero a la hora de ponerlo en práctica, a la mayoría de las family offices les cuesta encontrar un plataforma que pueda acomodar y unificar las complejas interrelaciones de las cuentas y asuntos empresariales de sus clientes..

La mayoría de las familias con patrimonios muy elevados tienen estructuras financieras complejas, en las que participan numerosos miembros de la familia, fideicomisos, sociedades de responsabilidad limitada, asociaciones y otras entidades. Para realizar un seguimiento adecuado de estas estructuras familiares "multientidad" e informar sobre ellas, la tecnología de las family offices debe conocer a fondo las complejas relaciones inherentes a las finanzas y la propiedad de los UHNWI.

Cuando las oficinas utilizan un sistema de software de contabilidad para una sola entidad en lugar de una plataforma integrada, cada entidad se convierte en una isla de datos. La oficina se queda con múltiples instancias separadas de software e informes que requieren una reconciliación manual antes de que la oficina pueda presentar datos significativos a sus clientes. Esto se debe a que cada sistema tiene su propia nomenclatura de datos debido a los modelos de datos maestros individuales. El resultado de este consiguiente proceso de conciliación es que consume mucho tiempo y es propenso a errores.

Datos maestros y datos significativos

Uno de los mayores retos de este enfoque de isla aislada tiene que ver con los datos maestros: Con cientos de instancias y múltiples planes de cuentas, el mero cambio de los datos de un proveedor se convierte en una tarea ingente. Hay que hacer los mismos cambios en todas las entidades implicadas. En cambio, cuando sólo hay una entrada de datos en un sistema multientidad, los cambios en los datos maestros son sencillos. compartidos y actualizados automáticamente en todos los datos de la oficina.

Gestión más sencilla de los datos maestros es una ventaja significativa para el personal de oficina. También es fundamental para satisfacer las necesidades de los clientes UHNWI. La familia quiere información significativa, actual y fácilmente accesible. Quiere poder responder a preguntas como "¿Cuánto valgo?" y "¿Cuánto efectivo tengo?". Para que una family office sea realmente valiosa para los miembros de la familia, tiene que proporcionar datos consolidados, agregados, precisos y procesables y significativos para los miembros de la familia.

Utilizar una hoja de cálculo -o varias- para conciliar datos y gestionar la complejidad es la respuesta equivocada al problema. Las hojas de cálculo y el software de contabilidad de entidad única son unidimensionales e inadecuados para representar todo el patrimonio neto de un UHNWI.

Por el contrario, un sistema de contabilidad multi-entidad proporciona un marco de consulta de datos y elaboración de informes que consolida y agrega datos a través de múltiples agrupaciones de entidades sin utilizar una hoja de cálculo. Las family offices que se pasan al software de contabilidad multi-entidad obtienen ventajas operativas. Se minimizan los riesgos inherentes al proceso manual de descarga y compilación de datos; se reducen enormemente los costes asociados al trabajo manual de múltiples instancias.

Una herramienta compleja para la actualidad

El software de contabilidad para una sola entidad se creó para llevar los libros de una sola entidad, informar sobre su estado financiero y facilitar la declaración de impuestos. No es una herramienta para la era digital de las familias con grandes patrimonios, en la que lo más importante es establecer una relación y prestar un servicio personalizado a los clientes. Los familiares esperan un portal del cliente intuitivo y accesible que funcione como mecanismo de entrega para responder a sus preguntas y presentar informes. Para que tenga sentido para los clientes, el portal debe tener la misma visión multientidad, algo difícil de conseguir sin una plataforma integrada.

Inevitablemente, la vida financiera de un UHNWI se vuelve más compleja que sencilla. Supongamos que la family office del futuro va a seguir proporcionando información y servicios pertinentes a sus clientes. En ese caso, debe adoptar un enfoque integral, plataforma tecnológica integrada diseñado específicamente para gestionar esta complejidad, que ofrece mayor precisión, eficacia, transparencia, control de riesgos y capacidad de respuesta a las necesidades de la familia.