Autor: Soluciones Eton

La idea de que las máquinas derroquen y desplacen a los humanos es temida desde hace mucho tiempo. Este temor se remonta al menos a 1872, en la obra literaria de Samuel Butler Erewhon. Entonces, las máquinas eran meros engranajes metálicos, pero el miedo seguía latente. El miedo se debía a la comparación entre el ritmo de evolución de las máquinas y el de los seres humanos. Butler afirma: "Lo que temo es la extraordinaria rapidez con la que se están convirtiendo en algo muy distinto de lo que son en la actualidad. Ninguna clase de seres ha avanzado tan rápidamente en el pasado".

La rapidez de la evolución de las máquinas sigue existiendo hoy a un ritmo aún más acelerado. Sólo tenemos que mirar al sector tecnológico para darnos cuenta de este asombroso ritmo de cambio. Pensemos en 1969 y en la maravilla tecnológica que supuso llevar seres humanos a la luna. El mayordomo nunca podría imaginar máquinas lanzando personas al espacio, aterrizando en la luna, caminando sobre ella y capturando el momento con máquinas que registran visualmente el tiempo. Incluso hoy en día, esta actividad puede resultar difícil de procesar. Si avanzamos rápidamente hasta el presente, aparte de proporcionarle oxígeno, su iPhone tiene más potencia que la tecnología que utilizó el Apolo 11. De hecho, con 4 GB de RAM, tiene más de un millón de veces más memoria que los ordenadores utilizados en 1969, los ordenadores que enviaron a los humanos a la Luna. Impresionante, aunque aterrador.

La colaboración, no la competencia, es la clave de las relaciones entre humanos y tecnología

Esta evolución antinatural de la tecnología es comprensiblemente sorprendente para los seres humanos. Para tener éxito en este mundo -para demostrar nuestro "valor"- debemos ser necesarios en alguna capacidad. Ya sea como tutor, cónyuge, empleado, amigo o vecino, está en nuestro ADN contribuir, formar parte de algo. Este deseo natural de ser necesarios provoca miedo a ser sustituidos por máquinas en el lugar de trabajo. A medida que la tecnología evoluciona rápidamente para ser más inteligente y más rápida, nos sentimos limitados por nuestra humanidad e inseguros acerca de nuestras funciones en el lugar de trabajo. Pero, ¿deberíamos sentirnos así?

¿Y si consideráramos que nuestra humanidad es insustituible? ¿Habría entonces batalla en el lugar de trabajo? ¿Y si, en lugar de competir con las máquinas, pudiéramos aprovechar el poder de la tecnología para crear un lugar de trabajo humanizado? La implantación de software es un magnífico ejemplo de cómo la tecnología rehumaniza el trabajo y mejora la vida de los empleados. Sin duda, la adopción de un nuevo software hace que los empleados sean más productivos (una victoria para la empresa). Pero, lo que es más importante, hace que su trabajo sea más agradable y satisfactorio (una victoria para los empleados). Por ejemplo, la automatización hace que los empleados sean más eficientes y les libera de tareas pesadas y mundanas, permitiéndoles realizar un trabajo valioso y gratificante que requiere pensamiento crítico.

Un artículo de Harvard Business Review titulado "Utilizar la tecnología para hacer el trabajo más humano" analiza este concepto:

"Lo que la automatización puede cambiar para mejor es la experiencia del trabajo. En lugar de hacer el mismo trabajo más rápido y con menos personas, la tecnología inteligente crea una oportunidad para rediseñar los puestos de trabajo y rediseñar los flujos de trabajo para que las personas puedan centrarse en las partes del trabajo para las que los seres humanos están particularmente bien dotados, como la construcción de relaciones, la toma de decisiones intuitiva, la empatía y la resolución de problemas."

Si lo pensamos así, el miedo a la tecnología se transforma en una oportunidad para que seamos Mejores empleados. Mejores compañeros de trabajo. Mejores seres humanos.

El software de Family Office ayuda a los humanos a prosperar

Desde el punto de vista del personal de una family office, las ventajas del software como herramienta para aumentar el valor resultan más que evidentes. Consideremos un día en la vida de un empleado de una family office. Para empezar, el empleado no sólo tiene una buena formación y experiencia, sino que la familia también confía en él. Más que en otros sectores, esta confianza es primordial en una family office. Aunque el empleado moderno de una family office suele desempeña muchas funcionesSu objetivo general es mantener, acceder e informar sobre los datos. En pago de facturas a inversiones a los impuestos, el personal de las family offices es responsable de registrar y comunicar información financiera precisa. Al más alto nivel, es un trabajo valioso. Pero cuando se examina de cerca, se revela la pesadilla de "un día en la vida": Estos empleados de confianza, de gran valor, están empantanados en la introducción de datos, hojas de cálculo y software dispar, la antítesis del trabajo humano.

Los sistemas anticuados dan lugar a procesos ineficaces e inundan a empleados valiosos con trabajo de poco valor. Además, aumentan las posibilidades de que los datos sean inexactos. Esto es perjudicial para los empleados de las family offices, ya que nada erosiona más rápidamente la confianza que proporcionar información inexacta a los miembros de la familia. El trabajo que supone garantizar la precisión no sólo no es agradable, sino que además es más adecuado para que lo gestione la tecnología. Las máquinas son perfectas para garantizar la precisión, optimizar los procesos y aplicar las mejores prácticas y flujos de trabajo. Al dejar que las máquinas hagan el trabajo para el que fueron optimizadas, los empleados pueden reconfigurar su tiempo para gastar en tareas de valor añadido. Entonces, ¿por qué funcionan así las family offices?

En comparación con otros sectores, las family offices han tardado en evolucionar tecnológicamente. Esta lentitud es lamentable, porque la estructura de una family office es ideal para la tecnología de software avanzada. Aunque cada family office es diferente, las tareas que realizan suelen ser las mismas. Basándose en décadas de experiencia trabajando en family offices, Eton Solutions ha mapeado todos los procesos empresariales de una family office y ha encontrado más de 270 procesos. La mayoría de las family offices ejecutan estas tareas manualmente. Esto lleva mucho tiempo, es tedioso y propenso a errores, con datos dispares y flujos de trabajo manuales.

Aunque el sector de las family offices no lo ha aprovechado del todo, existe la tecnología para automatizar estos flujos de trabajo y reducir en gran medida el riesgo. Una plataforma verdaderamente integrada, como AtlasFive®, incorpora estos procesos y flujos de trabajo en el software para que puedan ejecutarse sin problemas. En transformar el núcleo del funcionamiento de una family officeDe este modo, los empleados pueden seguir generando confianza, realizar un trabajo más preciso y encontrar tiempo para realizar tareas más gratificantes y valiosas.

Acceda a nuestro folleto sobre AtlasFive que describe cómo Eton Solutions ha empezado a rehumanizar la oficina familiar o solicite ver la plataforma en directo.

Across multiple surveys of family office software users, cybersecurity is consistently the single most important and commonly identified item of concern. The potential breach of the family office IT system and the loss of confidential data keep many family office personnel up at night.

And for a good reason. A Boston Private survey titled Surveying the Risk and Threat Landscape to Family Offices found that 26% of family offices have suffered a cyberattack. While traditional security frameworks focus on meeting compliance obligations and preventing unauthorized access to confidential data, cybersecurity in 2022 is more complex—and more comprehensive. Protecting against data breaches and the loss of confidential data is merely one component of a complete and multifaceted cybersecurity framework.

Just as the family office role has evolved over the years, so have its responsibilities. Today, family offices offer clients more than just features and functions. Family offices also must provide the necessary infrastructure, industry certifications, and operations to support the secure and certified operations that their clients demand. Family offices must demonstrate that their clients’ highly confidential data is secure and that their operations support disaster recovery and world-class business continuity.

Family office software companies now must take a more holistic approach to protect family offices from a host of business threats, including cyberattacks, data breaches, and internal and external bad actors—while at the same time dealing with compliance, audits, and governance obligations. Judicious companies recognize they must provide their clients with access to the latest cybersecurity advances while also maintaining greater control over client data—and still offering clients flexibility in their security operations.

The family office’s scope extends beyond its software and data in today’s connected world. Multi-family offices (MFOs) want to offer seamless access and integration (APIs) into their various clients’ internal systems. Their clients want to use these APIs to access governance and use logs to integrate into their corporate compliance and governance tools.

As a result, MFOs want cybersecurity frameworks that are more dynamic and more flexible. Of course, they expect state-of-the-art security of data and systems. But modern MFOs also aim to use these capabilities to differentiate their services and better position their offerings for their clients, highlighting it during the sales cycle to win new deals. In addition, they use their SaaS providers’ infrastructure and offerings to meet their contractual obligations, like pen tests, SOC2 compliance, confidential data access tracking, and more.

Essential family office cybersecurity requirements expected from the family office SaaS provider include the following:

• Flexibility that Accommodates Different Security Needs: The software providers recognize that one security model does not fit all. Some family offices have very sophisticated requirements and need family office software that seamlessly integrates into their identity use compliance and monitoring frameworks. Others require that family office SaaS inherently offers a secure and managed security service, including SOC 2 compliance and security incident management.
• Managed Family Office Cybersecurity Services: Security and compliance are top concerns for organizations moving to the cloud. With a SaaS solution, the SaaS provider handles patching, maintenance, and security vulnerabilities, which relieves the family office of this responsibility and substantially reduces the family office’s operational burden and risk. Imagine not having to worry about whether the family office InfoSec team (which is also generally less experienced than an InfoSec team at a SaaS organization) applied the latest patch to fend off a recent viral software vulnerability or malware that’s bringing down internet services. These managed services include disaster recovery and business continuity support, which mitigates additional risk for the office.
• Inheritable Maturity (Complying with Industry Security Standards and Meeting Statutory and Contractual Obligations): Many family office software customers require compliance with accepted industry standards like SOC 2, ISO 27001, and others. Family offices also must meet national sovereign data residency requirements. In addition, they need to comply with data protection acts like GDPR in the EU, CCPA in California, and the NY DFS. Inheritable maturity allows family offices to inherit their SaaS provider’s infrastructure and security maturity and certifications while leveraging it for their own business goals.
• Client Control over Data: To meet the varying needs of their clients, family offices must join other FinTech companies that allow clients to supply their own encryption key, i.e., Customer Supplied Encryption Key (CSEK). Family offices utilize CSEK to have 100% confidence in data control and assure their clients that only authorized personnel can access their data since they control the encryption keys. In addition, MFOs want the flexibility to segregate the different client data that is managed by various partners using separate unique encryption keys for each client and relationship.
• Transaction-level Access Monitoring that Integrates with Clients’ Governance Tools: SFO/MFO SaaS providers need to provide excellent transactional-level access monitoring. This allows their clients to meet governance obligations of tracking confidential data access. Their clients want to extract these access logs and integrate them with their governance and compliance reports and tools to monitor access. With this dynamism and enhanced capabilities, customers can track and analyze transactions with greater granularity and integrate this metadata and telemetry into additional governance and reporting capabilities. These reports and analytics help improve governance and better understand user behavior.
• Cloud-Native Security that allows Sophisticated Authorization and Access Protocols: A cloud-native Azure Active Directory integration, like in AtlasFive®, enables a team to support very complex requirements from their clients—complexity that isn’t possible with traditional SSO models. For example, a global financial institution may want to separate their SSO authorization model for their users from the authorization model for their client logins. A top-tier security framework will allow this institution to have three separate security domains: one for users to access the family office platform, another active directory for clients (separating them from the internal active directory), and a third for the operations team managing their SaaS system.

An outline of such a family office cybersecurity framework can be seen below. The software, features, and functions are “above the iceberg,” and security is “below the iceberg.”

To stay relevant, the modern family office will need to evolve its scope of services—and with those new services come new responsibilities. As the family office performs expanding roles for its clients, it must focus on security to ease growing client concerns over data breaches. Family offices understand this client concern, with 57% of family offices from the Boston Private survey having identified cyber risk as one of the most significant risks they face.

Security—and more specifically, cybersecurity—is shifting from an “afterthought” to a keystone of the family office’s sales pitch. Offices that don’t respond to this transition with a flexible digital platform, like AtlasFIve, and world-class security frameworks will become vulnerable and even obsolete. In this new and ever-changing security environment, family offices need more than a family office application; they need a secure, industry-certified digital family office.

"Hecho a medida" es una expresión popular que sugiere un gran ajuste para una necesidad o situación determinada. Un gran ajuste puede ser fantástico si lograr ese ajuste correcto no requiere cantidades exorbitantes de tiempo, procesos manuales ineficientes, un costoso desarrollo de software a medida y demasiados recursos.

Para la family office del futuroEton Solutions® cree que para lograr el ajuste adecuado se debe comenzar con una estructura empresarial estándar, basada en las mejores prácticas, que pueda optimizarse en función de una amplia gama de factores, como los activos gestionados, enfoque de inversiónnecesidades familiares, jurisdicción operativa, etc. Otros retos críticos, como personalLa tecnología es la prueba de su flexibilidad para responder a las necesidades específicas de cada oficina. La prueba para la tecnología es su flexibilidad a la hora de abordar las necesidades específicas de cualquier oficina.

Esta plataforma tecnológica universal anuncia una nueva era para la family office. La family office del futuro existe en una plataforma universal de family office con una estructura empresarial basada en las mejores prácticas que puede optimizarse en función de las necesidades y factores específicos de la oficina.

Una solución a medida con una plataforma común

Hay un adagio en el mundo de las family offices: "Cuando has visto una family office, has visto una family office". En otras palabras, cada family office es única, con un modelo operativo singular. Este modelo operativo a medida atiende únicamente las necesidades de los clientes específicos a los que sirve, utilizando con frecuencia software a medida desarrollado únicamente para esa organización y apoyado por diversos procesos manuales. Este enfoque a medida es ineficaz y obsoleto en el mundo actual. La analogía de la confección a medida recuerda a los trajes de hombre hechos a medida, pero esos trajes se basan en elementos comunes y un planteamiento común.

En los tiempos que corren, una family office no debería depender de procesos manuales significativos o de un conjunto fragmentado de soluciones puntuales toscamente construidas para atender parcialmente las necesidades de una oficina. El rápido crecimiento del número de family offices en todo el mundo ha facilitado la creación de redes formales e informales en las que las oficinas hablan e intercambian información. Pero la clave está en el carácter común real de las tareas que realiza una family office. Eton Solutions ha mapeado y deconstruido estas tareas, como muestra la imagen inferior. El resultado es un modelo operativo universal apoyado en una plataforma flexible común, AtlasFive®, que puede adaptarse a los múltiples factores que cada oficina debe abordar.

Sigamos con la analogía del traje a medida. Para ofrecer un traje a medida, un sastre debe ser muy hábil y saber qué funciona y qué no cuando se utilizan determinados materiales para crear el mejor traje posible para el cuerpo único de una persona. El mapa anterior y los procesos empresariales y flujos de trabajo que incorpora demuestran el grado de conocimiento necesario para una plataforma de family office a medida, lo que convierte a Eton Solutions en un sastre excepcional.

Dominar estos procesos permite adaptar el modelo de funcionamiento de la family office al mayor número posible de requisitos, como el tamaño de la oficina, las áreas de interés específicas de la familia o familias a las que presta servicios, o los requisitos normativos y de requisitos de información del país donde tiene su sede.

Servicio a medida para cualquier modelo de negocio, en cualquier lugar.

Por ejemplo, Eton Solutions tiene varios clientes de family offices en Canadá, donde los requisitos normativos y de información son diferentes de los de Estados Unidos. Muchas family offices canadienses manejan al menos inversiones en CAD, USD y UE. La divisa base para los informes a la familia suele ser el CAD, pero también se necesitan informes en la divisa de la inversión. Toda esta conversión de divisas se realiza sin problemas en AtlasFive, ya que se trata de una plataforma tecnológica universal para family offices. con funcionalidad multidivisa en su núcleo.

Además, Canadá opera sobre una base de coste ajustado (ACB) para la inversión en valores. El cálculo incluye el precio de compra original y todos los costes relacionados con la adquisición de un artículo, es decir, aquellos costes en los que se ha incurrido antes de que el artículo/activo esté disponible para su uso. Es imperativo hacer un seguimiento e informar sobre el ACB de cualquier inversión o propiedad que pueda dar lugar a una ganancia o pérdida de capital en el momento de la enajenación o enajenación presunta.

El ACB de una inversión en valores incluye el precio de compra y cualquier comisión pagada. Se calcula por separado para cada valor poseído. El coste total de todas las acciones de ese valor poseídas en todas las cuentas de inversión no registradas debe calcularse y dividirse por el número total de acciones poseídas en todas las cuentas de inversión no registradas para obtener la base de coste por acción o el coste medio ponderado por acción. Este coste por acción se utiliza a continuación para calcular las plusvalías o minusvalías cuando se vende una parte o la totalidad de la inversión. Puede haber ajustes en el ACB cuando se poseen las acciones, como el rendimiento del capital (ROC) en fondos de inversión, fondos cotizados en bolsa o fideicomisos de rentas. El ROC reduce el ACB de sus acciones.

La capacidad de realizar este cálculo e informar sobre él es un requisito básico para una family office canadiense. Es un excelente ejemplo de cómo AtlasFive se puede configurar un modelo de negocio basado en las mejores prácticas para responder a un caso de uso específico relacionado con la normativa y la geografía.

Un nuevo cliente en Australia, que entrará en funcionamiento en 2022, es otro ejemplo. la validez universal del modelo de negocio de family office de AtlasFive y su capacidad dinámica para dar servicio a cualquier oficina a medida. Al igual que nuestros clientes canadienses, esta oficina tiene su propio conjunto de requisitos normativos y de presentación de informes, todos los cuales son perfectamente compatibles con AtlasFive.

¿Cómo es el pago de facturas en una oficina familiar? El proceso comienza cuando se adquiere un producto o servicio y la oficina recibe una factura del proveedor para su pago. Esa factura se registra, se valida, se aprueba para el pago y, a continuación, se abona. Para muchas family offices, este proceso requiere mucho tiempo y es propenso a errores, ya que implica flujos de trabajo manuales que requieren mucho papel, múltiples sistemas de puntos y hojas de cálculo.

Ahora imagínese el pago de facturas y el procesamiento de transacciones como un proceso sin fisuras que no depende del trabajo manual, ni de trozos de papel, carpetas manila, hojas de cálculo o software aislado. Imagine un flujo de trabajo completo, de principio a fin, con transparencia y capacidad de auditoría en todos los niveles, hasta el movimiento del dinero mediante una pasarela de pago integrada. Es la nueva forma de pagar facturas.

¿Qué significa un flujo de trabajo sin fisuras dentro de la family office? Significa que todos los datos, como los procedentes de una factura, se procesan de extremo a extremo a través de un plataforma única integrada. Una factura se carga automáticamente en la plataforma, el documento se "lee" y detalles como el proveedor, el importe, la fecha, el nombre de la entidad, etc., rellenan automáticamente una plantilla preformada. Esa plantilla tiene incorporado el "conocimiento" empresarial en torno a la relaciones de todos los participantes necesarios para registrar los datos correctamente. Automatiza tareas que suelen llevar mucho tiempo asociadas al pago de facturas, como la asignación de una transacción entre varias entidades jurídicas en porcentajes específicos.

La plantilla crea un flujo de trabajo en el que las personas revisan y aprueban la transacción hasta el pago. No se trata de la típica revisión en la que se pasa papel. Cuando se reimagina el pago de facturas, como en nuestra plataforma AtlasFive, los pasos de aprobación se integran en el sistema y se asignan por función y responsabilidad. Si un miembro de la familia desea participar en cualquier flujo de trabajo de aprobación, puede hacerlo a través del portal exclusivo para clientes o la aplicación móvil del sistema.

Tras la aprobación final, se puede cortar un cheque, añadir un pago a un lote de pagos ACH o iniciar un proceso de transferencia, y todo ello dentro de AtlasFive sin "cambiar" a un portal bancario.

Pronto, elementos de inteligencia artificial (IA) sustituirán los elementos mundanos de los procesos de pago de facturas, como la lectura automática de documentos y todos los elementos de datos para el procesamiento y la contabilización completados por la IA. El personal de la oficina puede entonces realizar el trabajo crítico de análisis, supervisión, aprobaciones, etc.

Las implicaciones van mucho más allá de la eficiencia. En algunas family offices se producen fraudes. El problema se produce con mayor frecuencia en torno al movimiento de dinero, como el pago de facturas, porque hay muy poca transparencia en todo el proceso. Como muestra el cuadro siguiente, el fraude puede producirse en distintas funciones y procesos de las organizaciones.

Algunas cifras de 2019 (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados):

La clave para combatir el fraude es un proceso fluido con controles reales, transparencia y gestión del riesgo. A continuación se exponen los elementos críticos necesarios para lograrlo:

• Segregación de funciones (funciones y responsabilidades impuestas por el SISTEMA)
• Punto único de entrada de datos con proceso de elaboración/comprobación para la integridad de los datos
• Conciliaciones bancarias/de custodia automatizadas con gestión de excepciones auditada.
• Conciliaciones diarias
• Automatización de los diarios del Libro Mayor basados en transacciones (NO manuales)
• Límite de pagos y autorizaciones de aplicación operativa
• Flujo de trabajo creador/comprobador para diarios manuales de cuentas de mayor
• Informes automatizados (¡NADA de hojas de cálculo!)
• Pista de auditoría a petición

El viejo enfoque de "siempre lo hemos hecho así", en el que el trabajo manual y las aplicaciones informáticas dispares se utilizan como sistemas de registro (con una serie de hojas de cálculo como consolidador y creador de informes), nunca proporcionará los controles necesarios.

AtlasFive representa un cambio de paradigma en prácticamente todo el trabajo realizado en una family office. Proporciona la base para un enfoque de principios lean con procesos y flujos de trabajo integrales y sin fisuras para el pago de facturas y cualquier otra tarea dentro de la oficina.

El enfoque de procesos ajustados y la tecnología ERP (Planificación de Recursos Empresariales) se han utilizado para superar retos empresariales críticos en muchas otras empresas, proporcionando un entorno altamente productivo y transparente con datos, procesos, flujos de trabajo y personas perfectamente integrados. Esto ha permitido a las empresas reimaginar su funcionamiento. El resultado es la integración de procesos y normas empresariales basados en las mejores prácticas, junto con el acceso a una única fuente de datos. Ha mejorado drásticamente la visibilidad y el control en múltiples niveles, incluidos los procesos de cuentas por pagar en torno al pago de facturas.

Una ventaja importante de los procesos ajustados y los sistemas ERP es que eliminan tareas mundanas, como el pago de facturas, y permiten a las organizaciones centrarse en trabajos de gran valor, como el análisis y el cumplimiento de los objetivos de agilidad e innovación empresarial.

¿Existe algún sistema ERP diseñado específicamente para una family office? Sí. Eche un vistazo a AtlasFive aquí.

If your family office is still using on-premises IT infrastructure, such as in-house servers running your applications, you probably are taking significant unnecessary security and compliance risks. You’re also wasting precious time and resources that could be better spent adding value for your family.

Consider the following analogy. In his book “The Big Switch,” Nicholas Carr writes about the transition of businesses from on-premises electrical power plants to the use of third-party electrical grids.  There was a time when many companies operated their own electricity departments, complete with electrical architects and managers. The transition to outsourced power allowed companies to dramatically reduce capital costs, improve power reliability, and refocus labor, management time, and other resources on better running their core business.

Unlike other businesses, many family offices have not made IT a priority. Too often, the result has been a lack of best practices in maintaining cybersecurity, business continuity, and disaster recovery. Today, cloud computing offers family offices an opportunity to remedy this situation. Like the companies of old transitioning to third-party power grids, family offices need to tap into today’s advanced cloud IT infrastructure to reduce their risks and improve operational excellence.

The shift to a complete cloud-based infrastructure may seem daunting for family offices. However, in today’s increasingly digital world, family offices simply must raise their game and utilize modern IT infrastructure to support secure and certified operations. They must demonstrate that their clients’ highly confidential data is secure and that their operations support best-in-class disaster recovery and business continuity.

Family offices running their operations on servers in the closet are often a disaster waiting to happen. When something goes wrong, offices may find out their backup systems are not working correctly. They might discover the person who “knew all about it” is no longer at the company. By then, it’s too late. It can take many months and a great deal of pain and embarrassment to recreate lost data and get back on track.

The right cloud architecture allows a family office to utilize true enterprise-level infrastructure, process maturity, and certifications that ensure greater efficiency and operational excellence. It allows them to make those capabilities available to their family. 

However, simply taking a traditional server system and making it accessible through the cloud, often called “cloud-washed,” will not address these requirements. It will not provide the fundamental architectural change needed to exploit cloud-native capabilities fully. 

The graphic below illustrates the power of an integrated platform, such as AtlasFive, for not only transforming family office workflows and processes but the underlying IT infrastructural excellence to ensure best-in-class security, reliability, performance, and recovery.

The benefits of this architecture are far-reaching:

• IT infrastructure functioning as a utility
• Flexibility in expanding or decreasing infrastructure services
• More predictable costs for IT
• Moving IT staffing from infrastructure support to application support
• Increased security and reliability

• Built-in disaster recovery and business continuity
• Single sign-on to all applications
• More granular determination of user access rights (Family and family office users on the same platform)
• Ability to display data securely to any device Ability to accommodate “Bring Your Own Device” (BYOD)
• Ability to create a family office ecosystem available to the family, the family office staff, and any advisors

In 2020, Boston Private conducted an online survey of over 200 executives at single and multi-family offices, primarily in the US.  According to their report, entitled “Surveying the Risks and Threats to Family Offices,” the study uncovered “some worrying approaches to the risks family offices face, particularly cyber risk, family related risk, investment risk, and employment-related/insider risks.” One major challenge in solving these problems is what the report calls “misalignment of vendor services and a lack of relevant experience in working with family offices.” 

According to the report, “The most common challenges for family offices are not knowing where to find good external risk vendors and a lack of external vendors with tailored approaches for family offices.”

Understanding the nuances, having “lived” them, defines the effectiveness of any solution.  AltasFive was built by a family office for the family office. It has been vetted by some of the world’s largest and most sophisticated family offices and banks.  As the iceberg image above conveys, what AtlasFive delivers “below the waterline” is a critical part of how we are enabling the family office of the future and ensuring greater cybersecurity and reduced risk.

La agregación de datos para la elaboración de informes, la planificación y el seguimiento del rendimiento es uno de los requisitos más esenciales para cualquier family office. Su importancia no deja de crecer. Como centro de una amplia gama de información crítica para la familia o familias a las que sirve, la family office necesita agregar, analizar e informar de forma rápida y precisa sobre datos procedentes de diversas fuentes.

En EE.UU., la recepción diaria de datos electrónicos de los depositarios y los bancos es una práctica habitual en 2021, incluso hasta el gasto en tarjetas de crédito y préstamos. Una de las principales áreas de crecimiento de los "datos" en la family office son las inversiones alternativas, el capital riesgo y las inversiones directas. Sin embargo, estos flujos de datos de inversión que llegan a la oficina tienden a estar desestructurados y no en formato electrónico.

Uno de los problemas más acuciantes para la family office es que muchos de estos datos llegan a través de tecnologías dispares y aplicaciones de software aisladas, lo que obliga a la oficina a utilizar hojas de cálculo para agregar los datos antes de intentar deducir el significado y las perspectivas. Para complicar aún más las cosas, la trayectoria de todos estos datos va en aumento, al igual que su importancia para la familia y su impacto en el trabajo de la family office.

Hace un par de años, Michael Kitces, un conocido comentarista de planificación financiera, resumió la importancia de la agregación de datos para el futuro de la gestión de patrimonios. Sus argumentos también son válidos para la family office.

Este sencillo gráfico resume un modelo de madurez para la agregación de datos, junto con el valor añadido que puede lograrse en cada etapa. También demuestra la importancia de disponer de los datos necesarios para una toma de decisiones eficaz en un solo lugar y normalizarlos para que sean relacionales y estén vinculados por un modelo de datos que refleje el mundo de la family office.

Lamentablemente, la mayoría de los gestores de patrimonios y family offices sólo se encuentran en el nivel 2 de este modelo de madurez. Las family offices con visión de futuro que utilizan una plataforma tecnológica totalmente integrada, como AtlasFivese sitúan en el nivel 4. Tienen la ventaja de disponer de una fuente de datos única y unificada, en la que pueden almacenarse, consultarse y ser objeto de informes tanto los datos estructurados como los no estructurados. Se trata de un requisito previo para alcanzar los niveles 5 y 6 de este diagrama.

En estos niveles superiores, las herramientas de Generación de Lenguaje Natural (NLG), Inteligencia Artificial (IA) y herramientas robóticas de datos pueden utilizarse con enorme provecho. El objetivo de NLG, BOTS o AI no es sustituir a los empleados. Por el contrario, mejoran las tareas y permiten a los empleados añadir valor allí donde realmente importa. Permiten que los procesos empresariales se ejecuten con un esfuerzo mínimo (o nulo) por parte del equipo, para gestionar tareas automáticamente, enviar alertas y activar procesos. Estas tecnologías tienen potencial para apoyar y mejorar empresas como las oficinas familiares.

Como indica el diagrama, dominar la agregación de datos permitirá a la family office mirar hacia delante. Significa que la oficina dispondrá por fin de los datos y las herramientas para ser proactiva, anticiparse y prestar servicios a su familia a un nivel mucho más alto. Es entonces cuando la agregación de datos ha sido reimaginada en su nivel más alto y cuando puede tener el impacto más significativo en la toma de decisiones. Será un aspecto clave de la family office del futuro.

El proceso de inversión directa para las family offices supone un reto cada vez mayor. Inicialmente está el proceso de evaluación y diligencia debida en torno a la inversión propuesta, y luego, una vez realizada la inversión, los peligros giran en torno a los datos y el mantenimiento de la "realidad" de la inversión: TIR, propiedad, informes, etc. La inversión por un lado y las operaciones por otro pueden suponer un gran reto para una family office.

Las family offices suelen presentarse como inversores ideales para inversiones como empresas en funcionamiento porque tienen un enfoque de "capital paciente". Además, muchas familias hicieron su dinero construyendo y vendiendo una empresa de éxito, por lo que la atención a las inversiones directas suele estar impulsada por el deseo de las familias de tener un papel más directo en la gestión de sus inversiones para aumentar el control y los rendimientos netos. Dichas inversiones también pueden desempeñar un papel como experiencia compartida, ya que los miembros más veteranos de la familia animan a los más jóvenes a involucrarse en el tipo de negocio con el que están familiarizados.

Cuando una oficina opta por la vía de la inversión directa, necesita conocimientos especializados, ya sean internos o externos, para gestionar el flujo de operaciones, realizar la diligencia debida, negociar las inversiones directas, analizar las tendencias del mercado, comprender los documentos de la operación o prestar apoyo a la gestión.

Una vez cerrada la operación, la oficina necesita experiencia en el seguimiento del rendimiento, el seguimiento de los gastos, la agregación de los datos comunicados por la inversión, el mantenimiento de las asignaciones de la sociedad, la comunicación de la inversión a nivel de patrimonio neto de la entidad familiar, etc.

En muchas oficinas familiares, ambos lados de estos desafíos se gestionan con hojas de cálculo, lo que suele ser un error. Existe el argumento de que si la oficina solo gestiona una o dos de estas inversiones, una hoja de cálculo funciona bien.

En los últimos años, los datos de organizaciones como FINTRX, Family Office Exchange, Campden Wealth, Financial Times y otras han demostrado que no es así. Una cita de un artículo de Barron's (2020) que hace referencia al informe de FINTRX afirma que "más de la mitad de las aproximadamente 3.500 a 5.000 family offices de todo el mundo invierten directamente en la actualidad, según el estudio, que se basa en la base de datos de la empresa de más de 3.000 family offices individuales de todo el mundo y en las más de 13.000 operaciones de inversión directa que han rastreado". Esta cifra es probablemente baja, pero incluso a partir de esta información, la media podría ser de cinco inversiones directas en una family office y el sector industrial podría ser cualquiera, desde servicios y fabricación, hasta restaurantes y equipos deportivos.

La complejidad de las operaciones depende de cómo esté estructurada la inversión, por ejemplo, qué entidades gestionadas por la family office han invertido y en qué condiciones. ¿Se trata de un préstamo que debe ser objeto de seguimiento, qué porcentaje de propiedad, hay un flujo a través de otra entidad como un fideicomiso, cómo la sociedad de inversión proporcionará datos como un balance, cuándo lo hará, cómo afectará al calendario de presentación de informes de la oficina, etc.? Estas tareas forman parte de los procesos y flujos de trabajo necesarios para que una oficina elabore un informe como el de este ejemplo para un préstamo:

En este caso, algunos de los datos que la oficina debe rastrear incluyen cómo se están rastreando y amortizando los préstamos, dónde se encuentra la documentación relativa a los préstamos, cómo se está valorando la inversión, si esta inversión se refleja correctamente a nivel de los beneficiarios del fideicomiso, etc.

Se está formando un patrón a ambos lados de la barra: la necesidad de un proceso empresarial y un flujo de trabajo con las mejores prácticas para tratar el tipo y la cantidad de información que llega a la oficina cuando se trata de inversiones directas. La naturaleza de los datos y los procesos manuales implicados exigen un enfoque basado en las mejores prácticas, transparencia, coherencia, precisión, eficiencia y eficacia, ¡y esto no es fácil utilizando hojas de cálculo! El ejemplo del préstamo anterior es un buen ejemplo, ya que debe registrarse, seguirse, ajustarse y notificarse en un sistema auditable.

Muy a menudo, las personas de una family office de "alto valor" realizan tareas que no deberían hacer, pero se ven obligadas a hacerlas por la importancia de que la tarea se haga bien. Qué ganaría la oficina si estas personas dispusieran de una herramienta integrada que les proporcionara eficiencia operativa para poder hacer en su lugar análisis reales en torno a las inversiones directas?

Revolucionaría la gestión y el funcionamiento de las family offices unifamiliares y multifamiliares cuando se ocupan de inversiones directas y más allá. Contar con una plataforma verdaderamente integrada, capaz de facilitar la implantación de procesos empresariales y flujos de trabajo basados en las mejores prácticas en múltiples disciplinas, resolvería retos como disponer de toda la información para el ejemplo de préstamo (documentos MÁS información precisa sobre transacciones financieras), en un único lugar. Sería un facilitador de la planificación y una herramienta estratégica en la que la oficina dispondría de toda la información para coordinar tareas y resolver problemas con antelación.

Una family office suele contar con personas excelentes, dedicadas y con talento, por lo que si una única plataforma tecnológica pudiera proporcionar los procesos de clase empresarial, la elaboración de informes, la automatización y las capacidades de entrega al cliente que necesitan, entonces podrían REALMENTE dedicarse al negocio de gestionar los asuntos de la familia con eficacia, como las inversiones directas. El resultado final es lo que los clientes desean: un personal altamente comprometido que ofrezca informes y ejecución de servicios excelentes y puntuales, impulsados por las mejores prácticas automatizadas e integradas para proporcionar la mejor gestión de riesgos de su clase.

Dado que una oficina familiar única (OFS) se encarga exclusivamente de gestionar el dinero de una sola familia, la Comisión del Mercado de Valores (SEC) les ha permitido históricamente operar bajo una normativa diferente a la de los asesores de inversión tradicionales. El crack financiero de 2008 llevó por primera vez a los reguladores a reconsiderar esta exención. Aunque en aquel momento no se introdujeron cambios, la reciente quiebra de Archegos Capital Management en marzo de 2021 llevó a los legisladores a presentar el proyecto de ley H.R. 4620, que modificaría la regulación de los OFS.

¿Qué significa esta nueva ley para su family office?

Hasta que la ley se apruebe y entre en vigor, la respuesta es: no mucho. Pero nunca es demasiado pronto para prepararse ante posibles cambios normativos que puedan afectar al funcionamiento de su OFV.

Empecemos por examinar los parámetros de registro vigentes en la actualidad.

Actualmente, las OFV están exentas de la obligación de registrarse en la SEC como asesores de inversión, con algunas excepciones. Determinados factores, como la forma en que está estructurada la oficina o el modo en que invierte, podrían dar lugar a que la OFV incumpla los límites definidos y deba registrarse ante las autoridades.

Dado que las familias acaudaladas recurren a los OFS para preservar su patrimonio, a menudo se les denomina "capital paciente", con una visión a largo plazo y una combinación de activos y riesgos que lo respaldan. Dichos como "De mangas de camisa a mangas de camisa en tres generaciones" y "La riqueza no dura más allá de tres generaciones" son bien conocidos por una razón. Una consultora de patrimonio, The Williams Group, realizó un estudio de 20 años en el que participaron varios miles de familias y descubrió que siete de cada 10 familias tienden a perder su fortuna en la segunda generación, mientras que 9 de cada 10 la pierden en la tercera.

A pesar de estas cifras desalentadoras, el destino de Archegos Capital dio a conocer más ampliamente el mercado de las oficinas familiares y, en todo el mundo, los medios de comunicación afirmaron que estas oficinas familiares gestionaban cantidades del orden de 5 a 7 billones de dólares. Sin contexto, estas cifras dan la impresión de que las OFS son demasiado grandes para no estar reguladas. Sin embargo, esta visión macro debe matizarse examinando cómo y dónde invierten las family offices típicas. El enfoque de "capital paciente" adoptado por muchas OFS suele ser bastante diferente del enfoque de inversión adoptado por los inversores tradicionales.

¿Qué cambia si se aprueba la ley H.R. 4620?

El proyecto de ley H.R. 4620 modificará la Ley de Asesores de Inversión de 1940 para imponer la supervisión reglamentaria de las family offices. Fundamentalmente, el proyecto de ley limitaría la exención de registro únicamente a las family offices "cubiertas", es decir, aquellas con menos de $750 millones en activos bajo gestión (AUM). Si la oficina tiene más de $750 millones en AUM, estaría obligada a registrarse en la SEC como asesor de inversiones y seguir la normativa sobre asesores de inversiones y las normas de información.

El AUM no es el único criterio del nuevo proyecto de ley. La obligación de informar también puede venir determinada por el "alto riesgo" de las inversiones. También exigiría que todas las family offices proporcionen "los informes anuales o de otro tipo que la Comisión determine necesarios o apropiados en interés público para la protección de los inversores."

Una family office gestiona el dinero de una sola familia. La oficina tiene la tarea de actuar de manera fiduciaria en beneficio de toda la familia, y no forma parte de un sector industrial con ánimo de lucro como los bancos o los fondos de cobertura. Más que una regulación, tal vez haya razones para una mayor profesionalidad, una oportunidad para alejarse del enfoque de "industria artesanal" y operar con una estructura y unas normas que cumplan, si no superen, las de una empresa regulada.

Para lograrlo, el personal de la family office necesita las herramientas adecuadas; los días en que la oficina funcionaba con hojas de cálculo y un simple producto de software de contabilidad han pasado a la historia. Una family office moderna necesita un enfoque tecnológico integrado, con una única fuente de datos, como base para un funcionamiento profesional. Esta profesionalización haría más que la regulación para satisfacer las necesidades fiduciarias de una familia adinerada moderna.