Soluciones puntuales o plataforma integrada: Una decisión crítica para la empresa

Rob Mallernee es el Director General de Eton Solutions.

Elegir las soluciones de software adecuadas para su empresa puede resultar difícil y polémico, con implicaciones a largo plazo. Para muchas empresas, el debate puede consistir en optar por una o varias soluciones punteras o por una plataforma integrada que aborde múltiples procesos y funciones.

Sin duda, la respuesta correcta depende de las necesidades y circunstancias específicas de la empresa. No obstante, hay algunas diferencias fundamentales que merece la pena tener en cuenta a la hora de tomar la decisión.

Soluciones puntuales

Cada solución puntual aborda una única necesidad funcional dentro de su empresa. Si opta por esta vía, deberá buscar una solución que ofrezca las mejores prestaciones de su categoría y que resulte atractiva para las personas implicadas en las tareas que ayuda a realizar. Asegúrese de que destaca en su área de especialización.

Pero hay que tener en cuenta que cada solución de puntos debe integrarse con otros sistemas de puntos. A medida que aumenta el número de sistemas de puntos, aumenta la necesidad de integrar sistemas y datos.

Mantener personal informático (si la integración es automatizada) o administrativo (si la integración es manual) para gestionar estas integraciones genera costes significativos más allá del coste explícito de los sistemas. También deben tenerse en cuenta los costes administrativos y de formación derivados del manejo de múltiples interfaces de usuario y de la contratación de múltiples proveedores.

Plataformas integradas

Aunque una plataforma integrada puede no tener todas las ventajas de una solución puntual en esa única función, una solución verdaderamente integrada conecta procesos y datos entre funciones y módulos de aplicación. Esto reduce la necesidad de que el personal informático o de otro tipo realice estas integraciones.

Recopilar y almacenar datos en una base de datos común alivia los problemas de introducir datos en múltiples sistemas y consolidar y conciliar esos datos para el análisis, la elaboración de informes y la toma de decisiones. Esto reduce los costosos procesos manuales y los errores humanos.

En lugar de tratar con varios proveedores para solucionar problemas, una plataforma integrada permite al cliente dirigirse a un único proveedor para resolverlos. Los proveedores no tienen la oportunidad de señalarse unos a otros cuando surgen problemas.

La naturaleza global de una plataforma integrada beneficia a las organizaciones, pero puede plantear retos. Un sistema para toda la empresa afecta a numerosas funciones y al personal de toda la empresa, lo que requiere formación de los empleados, desarrollo de nuevas habilidades y gestión del cambio en toda la organización. La resistencia al cambio puede ser un problema y requiere una estrecha participación de la alta dirección.

Además, definir qué procesos y funciones deben integrarse y rediseñarse puede llevar mucho tiempo y esfuerzo en el proceso de implantación. Encontrar una plataforma específica del sector diseñada para acomodar y agilizar los procesos empresariales clave de su empresa puede resolver estos problemas y reducir drásticamente el tiempo de implantación.

Racionalizar su organización

Hoy en día, las empresas de todo tipo tienen la obligación de racionalizar y automatizar los procesos empresariales interfuncionales para mejorar la colaboración organizativa, la productividad, el valor para el cliente y los márgenes de beneficio, así como para minimizar los riesgos. Según McKinsey, simplificar los procesos de principio a fin puede reducir los costes fijos entre un 20% y un 30% y acelerar la prestación de servicios en un 20%, al tiempo que aumenta la satisfacción del cliente entre un 5% y un 10% y los ingresos entre un 3% y un 5%.

Realizar las integraciones necesarias para unir varias soluciones puntuales con diferentes bases de datos limita la flexibilidad de una empresa para realizar cambios organizativos. Una solución puntual de las mejores puede resolver de forma elocuente un problema inmediato con mayor rapidez y menor coste inicial, pero la proliferación de soluciones discretas puede generar disfunciones y obstáculos a la productividad en el futuro, si no se tiene cuidado. Esto limita la capacidad de una organización para ampliar los servicios y, en última instancia, puede resultar más costoso.

Las organizaciones que se enfrentan a estas opciones deben realizar una evaluación exhaustiva de sus necesidades, no sólo hoy, sino también en el futuro. Supongamos que su organización tiene necesidades complejas de procesamiento de datos y busca implantar mejores prácticas que aborden las relaciones subyacentes entre varios procesos y flujos de trabajo. En ese caso, es posible que desee considerar una plataforma integrada.

Esto no quiere decir que las soluciones puntuales no sean la opción adecuada en algunas circunstancias. Las organizaciones con procesos de negocio relativamente sencillos y necesidades muy discretas, como facturación o contabilidad básica, pueden beneficiarse enormemente de las mejores soluciones de su categoría e implantarlas rápidamente a un coste relativamente bajo.

Consideraciones para las family offices

En el sector al que presto mis servicios, las family offices que gestionan el patrimonio y los asuntos empresariales de familias con patrimonios muy elevados, muchas oficinas utilizan sistemas separados para funciones como la contabilidad, la gestión del patrimonio, la gestión de las relaciones con los clientes y la gestión de documentos. Como resultado, suelen utilizar hojas de cálculo para la consolidación y el análisis de datos. Esto puede dar lugar a ineficiencias que hacen perder tiempo y dinero, con personal costoso que pasa incontables horas utilizando hojas de cálculo para generar informes.

Aunque algunas family offices pueden tener un número relativamente pequeño de empleados, pueden tener requisitos de procesos muy complejos que implican numerosas interdependencias entre múltiples entidades jurídicas, miembros de la familia, activos y pasivos. Un conjunto de soluciones aisladas para funciones como la contabilidad del libro mayor, los informes sobre el rendimiento de las inversiones, la contabilidad de los fondos, la gestión de documentos, etc., podría no abordar suficientemente estas complejidades o incorporar las mejores prácticas interfuncionales que requiere la oficina.

Las family offices tienen una necesidad fundamental de mejores prácticas que impliquen a numerosas áreas funcionales y personal para aspectos como la revisión y las aprobaciones, la autorización de transacciones y la segregación de funciones para garantizar la transparencia y gestionar el riesgo. Una plataforma integrada puede integrar estas prácticas en el sistema.

Entonces, ¿cuándo tienen más sentido las soluciones puntuales? Para las organizaciones con necesidades sencillas y bien definidas que se limitan a departamentos funcionales específicos, las soluciones puntuales adecuadas pueden aportar mejoras significativas sin afectar al resto de la organización.

Dentro de las family offices, por ejemplo, las organizaciones centradas únicamente en el rendimiento de las inversiones, sin gestionar la contabilidad de múltiples SRL, fideicomisos, etc., pueden encontrar suficiente y muy valiosa la solución puntual adecuada para informar sobre el rendimiento de las inversiones. En esta situación, un sistema de gestión documental autónomo también puede ser suficiente. Puede reducir radicalmente la ineficacia a la hora de organizar y archivar documentos en papel.

La elección es suya

Todas las organizaciones se enfrentan a la disyuntiva entre mejorar los procesos empresariales con las mejores soluciones puntuales o con una plataforma integrada. La importancia de lograr la integración de datos y procesos para generar valor a largo plazo debe tenerse muy en cuenta a la hora de tomar la decisión.