Mois : mai 2022

La constitution, la fidélisation, la responsabilisation et l'optimisation des équipes est peut-être l'un des plus grands défis auxquels est confrontée toute organisation. Sans un personnel compétent disposant des connaissances et des outils nécessaires pour exceller dans son travail, les entreprises ne peuvent pas être performantes.

Dans le contexte actuel de l'emploi, marqué par les turbulences de la "grande démission", la question est devenue encore plus pressante pour de nombreuses organisations. Cela vaut également pour les family offices, où les services basés sur les personnes sont au cœur de la valeur fournie. En effet, un article récent dans Forbes prévoit que 82% des professionnels du family office changeront d'emploi en 2022. Cela signifie que dans un bureau de cinq personnes, jusqu'à 4 personnes peuvent partir-créer de l'incertitude pour la famille desservie par le bureau et menacer la stabilité et la mémoire institutionnelle au sein du bureau lui-même.

Donner la priorité à la fidélisation des employés

Une étude réalisée en 2017 par la Society for Human Resource Management (SHRM) suggère qu'il est beaucoup plus rentable de conserver les employés que d'en recruter de nouveaux. L'étude a révélé que "les employeurs devront dépenser l'équivalent de six à neuf mois du salaire d'un employé pour trouver et former son remplaçant". Une autre étude suggère que le remplacement d'un employé coûte environ 21% de son salaire. Dans les family offices, où le travail est spécialisé, ces coûts sont très probablement sous-estimés.

Une étude plus récente, achevée en novembre 2021, examine les problèmes de ressources humaines les plus importants pour les employeurs. L'histogramme ci-dessous présente des données provenant d'un large éventail d'entreprises à travers les États-Unis. Il résume également le dilemme auquel sont confrontés les family offices en ce qui concerne la disponibilité du personnel et son impact sur les coûts des bureaux.

En tant que L'article de Forbes souligneSelon le rapport de la Commission européenne, les bureaux familiaux sont confrontés au défi unique de "rivaliser avec les géants de la technologie et les sociétés de capital-investissement pour attirer les meilleurs professionnels de l'investissement". Certains employés recherchent un plan de carrière clair et des projets dignes d'intérêt dans une institution internationale, tandis que d'autres préfèrent les possibilités de créativité et d'indépendance offertes au personnel d'un family office.

Les family offices doivent donner la priorité à l'optimisation des équipes et des ressources pour assurer la continuité de leurs activités et leur réussite à long terme. Plus ils investissent intelligemment dans leur personnel et dans les technologies et la formation qui leur donnent les moyens d'agir, plus leur productivité, leur rentabilité et la qualité de leurs services s'améliorent.

De nombreuses sources indiquent qu'un family office consacre généralement entre 60 et 70 % de ses coûts d'exploitation totaux à la rémunération et aux avantages sociaux de son personnel. En d'autres termes, la création d'un environnement de travail dans lequel des employés de qualité s'épanouissent et aiment leur travail est essentielle à la réussite de tout family office. C'est une chose que les family offices doivent absolument réussir.

La relation entre le capital humain et les technologies intelligentes

Pour y parvenir, il est essentiel d'adopter des solutions technologiques qui permettent aux personnes et aux organisations d'être plus performantes et d'éliminer le stress et les erreurs coûteuses et démoralisantes dans leur travail. La technologie peut automatiser les tâches banales et génératrices de stress et permettre à des employés hautement qualifiés d'effectuer un travail plus gratifiant et de plus grande valeur. Elle peut également réduire la nécessité de rechercher et d'embaucher des employés supplémentaires à mesure que la charge de travail et la complexité augmentent. En outre, elle permet de s'assurer que lorsque les employés partent, ils n'emportent pas avec eux toutes leurs connaissances et capacités.

Basé sur la même enquête que celle mentionnée précédemment, le graphique ci-dessous montre que les entreprises de toutes sortes se tournent vers la technologie pour résoudre le dilemme du capital humain.

Il ne fait aucun doute que les meilleures solutions technologiques pour les family offices et autres entreprises fonctionnent en étroite collaboration avec les personnes. Elles leur donnent les moyens d'agir et ne les supplantent pas. La Harvard Business Review a récemment publié un article, "Utiliser la technologie pour rendre le travail plus humain". qui se penche sur l'avenir de la collaboration entre les personnes et les technologies. Il contient des idées intéressantes. (Consultez également notre blog sur la réhumanisation du Family Office, où nous abordons ce sujet en détail.).

En voici un extrait :

"...nous définissons les "technologies intelligentes" comme l'IA et d'autres technologies numériques avancées qui automatisent le travail en prenant en charge des tâches que seules les personnes pouvaient effectuer auparavant. Les technologies intelligentes prennent des décisions à la place et pour le compte des personnes. Si certains pensent que les intérêts des travailleurs sont en contradiction avec les technologies intelligentes - que les humains et les machines sont en concurrence directe - nous pensons qu'il s'agit là d'une fausse dichotomie, mal informée, peu imaginative et tout simplement erronée. Les technologies intelligentes et les humains ne sont pas en concurrence ; ils sont complémentaires, mais seulement lorsque les technologies sont bien utilisées.

La solution pour les bureaux familiaux : Une technologie adaptée pour un avenir fructueux et épanouissant

La technologie en tant qu'outil permettant de résoudre les problèmes de personnel nécessite une approche qui complète l'ensemble des compétences optimisées des personnes au sein du family office. La technologie doit être axée sur l'automatisation de ce qui peut l'être, le personnel étant là pour résoudre les problèmes et prendre les décisions. L'automatisation dans un family office nécessite une source unique de données et une technologie qui facilite des processus opérationnels et des flux de travail continus et transparents, pilotés par des connaissances humaines intégrées et fondées sur les meilleures pratiques.

La HBR met en évidence une approche de la réussite :

“Identifier les principaux points douloureux pour déterminer les bons cas d'utilisation. Ceux-ci devraient se concentrer sur les domaines où la technologie intelligente peut prendre en charge des tâches routinières afin de rationaliser les charges de travail ingérables et de réduire le stress des travailleurs...

Choisir la bonne technologie intelligente pour le travail...

Créer un cycle vertueux d'essais, d'apprentissage et d'amélioration. Avancer prudemment et lentement, car il peut être difficile d'annuler les effets néfastes de l'automatisation une fois que la technologie intelligente est en place..”

Les family offices ont besoin d'un une plateforme technologique spécialement conçue pour donner au personnel les moyens d'agir pour répondre aux besoins spécifiques des clients Ultra-High-Net-Worth (UHNW) - un système qui réduit les inefficacités et permet au personnel de se concentrer sur les choses que seuls les humains peuvent faire. Le système adapté doit comprendre et prendre en compte les complexités structurelles et les dépendances propres aux familles UHNW ; simplifier, rationaliser et vérifier la saisie et l'analyse des données dans toutes les entités et toutes les familles concernées ; et améliorer la qualité des communications, rapportet la prise de décision.

La plateforme technologique utilisée doit comprendre l'activité et être conçue par un family office, pour un family office : Une plateforme qui permet au bureau de disposer d'une source unique de donnéeset non le les silos de données typiquesIl doit être basé sur les meilleures pratiques en matière de processus d'entreprise et de flux de travail. Il doit être basé sur les meilleures pratiques en matière de processus d'entreprise et de flux de travail afin, comme le dit la HBR, d'avoir les bons cas d'utilisation qui peuvent prendre en charge les tâches de routine et peuvent également être la base de connaissances pour le "système d'information de l'entreprise".cycle vertueux d'essais, d'apprentissage et d'amélioration.”

La bonne technologie peut résoudre le dilemme de la dotation en personnel que nous avons mentionné précédemment, mais elle peut également permettre à un family office de réussir à l'avenir. À mesure que les family offices évoluent et assument davantage de responsabilités pour leurs clients, ils doivent apprendre à s'adapter efficacement pour être productifs. Toutefois, la solution est plus complexe que la simple mise en œuvre de processus technologiques supplémentaires dans le flux de travail du bureau. Au contraire, le family office doit continuer à cultiver une relation de confiance avec ses clients, ce qui nécessite un état d'esprit "people first" (les gens d'abord).

Choisir le la bonne technologie pour un family office permet à son personnel d'entretenir les relations avec les clients et d'améliorer la qualité des services. se concentrer sur la planification à long terme qui s'aligne sur les objectifs de la famille - tout en ayant la certitude que les données sont utiles : exactes, pertinentes et opportunes. Les le family office du futur ne ressemblera jamais à une salle de science-fiction surréaliste remplie de robots ou d'ordinateurs traitant des données sans émotion ; le cœur du family office sera toujours le personnel de confiance. Mais lorsque ce personnel est soutenu par la bonne technologie et que les flux de travail sont mis en œuvre de manière à ce que les ordinateurs effectuent les tâches manuelles de routine qui consomment régulièrement le temps du personnel - lorsque nous laissons la technologie faire ce qu'elle sait faire - nous imaginons un family office qui met l'accent sur les compétences des personnes et leur permet d'aller plus loin que ce qui était possible auparavant. Laissez les gens faire ce qu'ils savent faire et laissez-vous surprendre par ce que votre bureau peut réaliser.

Rencontrez-nous pour en savoir plus.

Les îles peuvent être des destinations de vacances idéales. Cependant, les îlots de données (ou silos de données) posent des problèmes importants dans la gestion d'un family office. Créés par l'utilisation d'outils et de processus de travail inadaptés, les îlots de données entraînent une duplication du travail, des retards et des erreurs dans les rapports, et les familles s'interrogent sur l'état réel de leurs affaires.

La solution peut sembler simple : Mettre en place un système unifié de suivi et de reporting des affaires des Ultra High Net Worth Individuals - un continent de données. Mais lorsqu'il s'agit de la mise en œuvre, la plupart des family offices ont du mal à trouver un système unifié pour suivre les affaires des personnes très fortunées - un continent de données. une plateforme capable de prendre en charge et d'unifier les relations complexes entre les comptes et les affaires de leurs clients.

La plupart des familles très fortunées ont des arrangements financiers complexes, intégrant de nombreux membres de la famille, des trusts, des SARL, des partenariats et d'autres entités. Pour suivre et rendre compte correctement de ces structures familiales "multi-entités", la technologie des family offices doit avoir une compréhension globale des relations complexes inhérentes aux finances et à la propriété des UHNWI.

Lorsque les bureaux utilisent un système de comptabilité à entité unique au lieu d'une plateforme intégrée, chaque entité devient une île de données. Le bureau se retrouve avec plusieurs instances distinctes de logiciels et de rapports qui nécessitent une réconciliation manuelle avant que le bureau puisse présenter des données significatives à ses clients. En effet, chaque système possède sa propre nomenclature de données en raison des modèles de données de base individuels. Le résultat de ce processus de réconciliation conséquent est qu'il est à la fois chronophage et source d'erreurs.

Données de référence et données utiles

L'un des plus grands défis de cette approche isolée concerne les données de base : Avec des centaines d'instances et de multiples plans comptables, le simple fait de modifier les coordonnées d'un fournisseur devient une entreprise gigantesque. Les mêmes modifications doivent être apportées dans toutes les entités concernées. En revanche, lorsqu'il n'y a qu'une seule entrée de données dans un système multi-entités, les modifications des données de base sont plus faciles à mettre en œuvre. partagés et mis à jour automatiquement sur l'ensemble des données du bureau.

Gestion simplifiée des données de base est un atout important pour le personnel de bureau. Il est également essentiel de répondre aux besoins des clients UHNWI. La famille souhaite disposer d'informations utiles, actuelles et facilement accessibles. Elle veut pouvoir répondre à des questions telles que "Que vaux-je ?" et "De combien d'argent est-ce que je dispose ?". Pour qu'un family office soit vraiment utile aux membres de la famille, il doit leur fournir des données consolidées, agrégées, précises et exploitables.

L'utilisation d'un tableur - ou de plusieurs tableurs - pour réconcilier les données et gérer la complexité n'est pas la bonne réponse au problème. Les tableurs et les logiciels de comptabilité à entité unique sont tout simplement unidimensionnels et inadéquats pour représenter l'ensemble du patrimoine net d'un UHNWI.

En revanche, un système de comptabilité multi-entités permet d'avoir une vue d'ensemble de la situation. un cadre d'interrogation des données et d'établissement de rapports qui consolide et agrège les données sur plusieurs groupes d'entités sans utiliser de tableur. Les family offices qui adoptent un logiciel de comptabilité multi-entités en retirent des avantages opérationnels. Les risques inhérents au processus manuel de téléchargement et de compilation des données sont minimisés ; les coûts associés au travail manuel de multiples instances sont considérablement réduits.

Un outil complexe pour l'époque actuelle

Le logiciel de comptabilité pour entité unique a été créé pour tenir la comptabilité d'une seule entité, rendre compte de sa situation financière et faciliter les déclarations fiscales. Ce n'est pas un outil adapté à l'ère numérique des familles fortunées, où il est primordial d'établir une relation et de servir des clients très proches. Les membres de la famille attendent un portail client intuitif et accessible qui fonctionne comme un mécanisme de livraison pour répondre à leurs questions et leur fournir des rapports. Pour être utile aux clients, le portail doit avoir la même vue multi-entités, ce qui est difficile à réaliser sans une plateforme intégrée.

Inévitablement, la vie financière d'un UHNWI se complexifie au lieu de se simplifier. Supposons que le family office de l'avenir va continuer à fournir des informations et des services pertinents à ses clients. Dans ce cas, elle doit adopter une approche globale, plate-forme technologique intégrée Il s'agit d'un système qui offre plus de précision, d'efficacité, de transparence, de contrôle des risques et de réactivité aux besoins de la famille.