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The idea of machines overthrowing and displacing humans has long been feared. This fear dates to at least 1872 in Samuel Butler’s literary work Erewhon. Then, machines were mere metal gears, yet this fear still festered. The fear was driven by comparing the rate of the evolution of machines vs. the pace of the evolution of humans. Butler states, “What I fear is the extraordinary rapidity with which they are becoming something very different to what they are at present. No class of beings have in any time past made so rapid a movement forward.”

The rapidity of the machines’ evolution still exists today at an even faster pace. We must only look to the technology sector to see this astounding rate of change. Think back to 1969 and the technological marvel of putting humans on the moon. Butler could never imagine machines launching people into space, landing on the moon, walking on it, and capturing the moment with machines that visually record time. Even today, this activity can be challenging to process. Fast-forward to the present, and other than providing you with oxygen, your iPhone has more power than the technology Apollo 11 used. In fact, with 4GB of RAM, it has over one million times more memory than the computers used in 1969—the computers that sent humans to the moon. Impressive, albeit scary, stuff.

Collaboration, Not Competition, is Key to Human-Technology Relationships

This unnatural evolution of technology is understandingly startling to humans. To succeed in this world—to prove our “value”—we must be needed in some capacity. Whether as a guardian, a spouse, an employee, a friend, or a neighbor, it is in our DNA to contribute—to be part of something. This natural desire to be needed causes a fear of being replaced by machines in the workplace. As technology rapidly evolves to be smarter and faster, we feel constrained by our humanness and insecure about our workplace roles. But should we?

What if we were to view our humanness as irreplaceable? Would there then be a battle in the workplace at all? What if, instead of competing with machines, we could leverage the power of technology to create a humanized workplace? Software implementation provides a great example of how technology rehumanizes work and improves employees’ lives. The adoption of new software certainly makes employees more productive (a win for the company). Still, more importantly, it makes their work more enjoyable and fulfilling (a win for the employees). For instance, automation makes employees more efficient and frees them from burdensome, mundane tasks—allowing them to do valuable, rewarding work that requires critical thinking.

A Harvard Business Review article titled "Utiliser la technologie pour rendre le travail plus humain". discusses this concept:

“What automation can change for the better is the experience of work. Rather than doing the same work faster and with fewer people, smart tech creates an opportunity to redesign jobs and re-engineer workflows to enable people to focus on the parts of work that humans are particularly well-suited for, such as relationship building, intuitive decision making, empathy, and problem-solving.”

When thought of in this way, the fear of technology morphs into an opportunity for us to be better employees. Better coworkers. Better humans.

Family Office Software Helps Humans Flourish

Through the lens of family office personnel, the benefit of software as a tool to increase value becomes abundantly clear. Let’s consider a day in the life of a family office employee. To start, the employee is not only well-educated and experienced, but the family also trusts them. More so than in other industries, this trust is paramount within a family office. Although the modern family office employee generally fulfills many roles, their overall objective is to maintain, access, and report on data. From bill pay to investments to taxes, family office personnel are responsible for recording and communicating accurate financial information. At the highest level, it is valuable work. But when examined closely, the nightmare of “a day in the life” reveals itself: These trusted, high-value employees are bogged down in data entry, spreadsheets, and disparate software—the antithesis of human work.

Antiquated systems lead to inefficient processes and inundate valuable employees with low-value work. Furthermore, they increase the chances of data inaccuracies. This is detrimental to family office employees as nothing erodes trust quicker than producing inaccurate information to family members. The work that goes into ensuring accuracy is not only unenjoyable, but it is also better suited for technology to manage. Machines are perfect for ensuring accuracy, optimizing processes, and enforcing best practices and workflows. By letting machines do the work they were optimized to do, employees are able to reconfigure their time to spend on value-added tasks. So then, why do family offices function this way?

Compared to other industries, family offices have been slow to technologically evolve. Such slow progress is unfortunate because the structure of a family office is ideal for advanced software technology. Although every family office is different, the tasks they accomplish are generally the same. Based on decades of experience working in family offices, Eton Solutions has mapped all business processes in a family office and found more than 270 processes. Most family offices execute these tasks manually. This is time-consuming, tedious, and error-prone with disparate data and manual workflows.

Although the family office industry has not fully taken advantage of it, the technology does exist to automate these workflows and greatly reduce risk. A truly integrated platform, like AtlasFive®, embeds these processes and workflows into the software so they can be executed seamlessly. By transforming the core of how a family office functions, employees can continue to build trust, produce more accurate work, and find time to do more fulfilling, valuable tasks.

Access our brochure on AtlasFive which describes how Eton Solutions has begun to rehumanize the family office or request to see the platform live.

Across multiple surveys of family office software users, cybersecurity is consistently the single most important and commonly identified item of concern. The potential breach of the family office IT system and the loss of confidential data keep many family office personnel up at night.

And for a good reason. A Boston Private survey titled Surveying the Risk and Threat Landscape to Family Offices found that 26% of family offices have suffered a cyberattack. While traditional security frameworks focus on meeting compliance obligations and preventing unauthorized access to confidential data, cybersecurity in 2022 is more complex—and more comprehensive. Protecting against data breaches and the loss of confidential data is merely one component of a complete and multifaceted cybersecurity framework.

Just as the family office role has evolved over the years, so have its responsibilities. Today, family offices offer clients more than just features and functions. Family offices also must provide the necessary infrastructure, industry certifications, and operations to support the secure and certified operations that their clients demand. Family offices must demonstrate that their clients’ highly confidential data is secure and that their operations support disaster recovery and world-class business continuity.

Family office software companies now must take a more holistic approach to protect family offices from a host of business threats, including cyberattacks, data breaches, and internal and external bad actors—while at the same time dealing with compliance, audits, and governance obligations. Judicious companies recognize they must provide their clients with access to the latest cybersecurity advances while also maintaining greater control over client data—and still offering clients flexibility in their security operations.

The family office’s scope extends beyond its software and data in today’s connected world. Multi-family offices (MFOs) want to offer seamless access and integration (APIs) into their various clients’ internal systems. Their clients want to use these APIs to access governance and use logs to integrate into their corporate compliance and governance tools.

As a result, MFOs want cybersecurity frameworks that are more dynamic and more flexible. Of course, they expect state-of-the-art security of data and systems. But modern MFOs also aim to use these capabilities to differentiate their services and better position their offerings for their clients, highlighting it during the sales cycle to win new deals. In addition, they use their SaaS providers’ infrastructure and offerings to meet their contractual obligations, like pen tests, SOC2 compliance, confidential data access tracking, and more.

Essential family office cybersecurity requirements expected from the family office SaaS provider include the following:

• Flexibility that Accommodates Different Security Needs: The software providers recognize that one security model does not fit all. Some family offices have very sophisticated requirements and need family office software that seamlessly integrates into their identity use compliance and monitoring frameworks. Others require that family office SaaS inherently offers a secure and managed security service, including SOC 2 compliance and security incident management.
• Managed Family Office Cybersecurity Services: Security and compliance are top concerns for organizations moving to the cloud. With a SaaS solution, the SaaS provider handles patching, maintenance, and security vulnerabilities, which relieves the family office of this responsibility and substantially reduces the family office’s operational burden and risk. Imagine not having to worry about whether the family office InfoSec team (which is also generally less experienced than an InfoSec team at a SaaS organization) applied the latest patch to fend off a recent viral software vulnerability or malware that’s bringing down internet services. These managed services include disaster recovery and business continuity support, which mitigates additional risk for the office.
• Inheritable Maturity (Complying with Industry Security Standards and Meeting Statutory and Contractual Obligations): Many family office software customers require compliance with accepted industry standards like SOC 2, ISO 27001, and others. Family offices also must meet national sovereign data residency requirements. In addition, they need to comply with data protection acts like GDPR in the EU, CCPA in California, and the NY DFS. Inheritable maturity allows family offices to inherit their SaaS provider’s infrastructure and security maturity and certifications while leveraging it for their own business goals.
• Client Control over Data: To meet the varying needs of their clients, family offices must join other FinTech companies that allow clients to supply their own encryption key, i.e., Customer Supplied Encryption Key (CSEK). Family offices utilize CSEK to have 100% confidence in data control and assure their clients that only authorized personnel can access their data since they control the encryption keys. In addition, MFOs want the flexibility to segregate the different client data that is managed by various partners using separate unique encryption keys for each client and relationship.
• Transaction-level Access Monitoring that Integrates with Clients’ Governance Tools: SFO/MFO SaaS providers need to provide excellent transactional-level access monitoring. This allows their clients to meet governance obligations of tracking confidential data access. Their clients want to extract these access logs and integrate them with their governance and compliance reports and tools to monitor access. With this dynamism and enhanced capabilities, customers can track and analyze transactions with greater granularity and integrate this metadata and telemetry into additional governance and reporting capabilities. These reports and analytics help improve governance and better understand user behavior.
• Cloud-Native Security that allows Sophisticated Authorization and Access Protocols: A cloud-native Azure Active Directory integration, like in AtlasFive®, enables a team to support very complex requirements from their clients—complexity that isn’t possible with traditional SSO models. For example, a global financial institution may want to separate their SSO authorization model for their users from the authorization model for their client logins. A top-tier security framework will allow this institution to have three separate security domains: one for users to access the family office platform, another active directory for clients (separating them from the internal active directory), and a third for the operations team managing their SaaS system.

An outline of such a family office cybersecurity framework can be seen below. The software, features, and functions are “above the iceberg,” and security is “below the iceberg.”

To stay relevant, the modern family office will need to evolve its scope of services—and with those new services come new responsibilities. As the family office performs expanding roles for its clients, it must focus on security to ease growing client concerns over data breaches. Family offices understand this client concern, with 57% of family offices from the Boston Private survey having identified cyber risk as one of the most significant risks they face.

Security—and more specifically, cybersecurity—is shifting from an “afterthought” to a keystone of the family office’s sales pitch. Offices that don’t respond to this transition with a flexible digital platform, like AtlasFIve, and world-class security frameworks will become vulnerable and even obsolete. In this new and ever-changing security environment, family offices need more than a family office application; they need a secure, industry-certified digital family office.

L'expression "sur mesure" est une expression populaire qui suggère une bonne adaptation à un besoin ou à une situation donnés. Cette adéquation peut être fantastique si elle ne nécessite pas un temps exorbitant, des processus manuels inefficaces, le développement coûteux d'un logiciel sur mesure et un trop grand nombre de ressources.

Pour le family office de l'avenirEton Solutions® estime que la bonne adéquation doit commencer par une structure d'entreprise standard, fondée sur les meilleures pratiques, qui peut être optimisée en fonction d'un large éventail de facteurs, tels que les actifs sous gestion, l'accent mis sur l'investissementLes défis à relever sont les suivants : les besoins de la famille, la juridiction d'exploitation, etc. Autres défis cruciaux, comme la dotation en personnelIl est possible d'y répondre par une application appropriée de la technologie et un modèle d'entreprise perfectionné. Le test pour la technologie est sa flexibilité à répondre aux besoins spécifiques de chaque bureau.

Une telle plateforme technologique universelle annonce une nouvelle ère pour le family office. Le bureau familial du futur existe sur une plateforme technologique universelle. plateforme universelle de family office avec une structure d'entreprise fondée sur les meilleures pratiques, qui peut être optimisée en fonction des besoins et des facteurs spécifiques du bureau.

Une solution personnalisée à partir d'une plate-forme commune

Il existe un adage dans le monde des family offices : "Quand vous avez vu un family office, vous avez vu un family office". En d'autres termes, chaque family office est unique et dispose d'un modèle opérationnel singulier. Ce modèle opérationnel sur mesure ne répond qu'aux besoins des clients spécifiques qu'il sert, en utilisant souvent des logiciels sur mesure développés uniquement pour cette organisation et soutenus par divers processus manuels. Cette approche personnalisée est inefficace et dépassée dans le monde d'aujourd'hui. L'analogie avec le sur-mesure fait penser aux costumes sur mesure des hommes, mais ces costumes sont basés sur des éléments communs et une approche commune.

À l'heure actuelle, un family office ne devrait pas s'appuyer sur des processus manuels importants ou sur un ensemble fragmenté de solutions ponctuelles grossièrement construites pour répondre partiellement à ses besoins. La croissance rapide du nombre de family offices dans le monde a favorisé l'émergence de réseaux formels et informels au sein desquels les bureaux se parlent et échangent des informations. Mais la clé réside dans le caractère commun des tâches effectuées par un family office. Eton Solutions a cartographié et déconstruit ces tâches, comme le montre l'image ci-dessous. Le résultat est un modèle opérationnel universel soutenu par une plateforme flexible commune, AtlasFive®, qui peut s'adapter aux nombreux facteurs auxquels chaque bureau doit faire face.

Poussons plus loin l'analogie du costume sur mesure pour homme. Pour offrir un costume sur mesure, un tailleur doit être très compétent et savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas lorsqu'il utilise certains matériaux pour créer le meilleur costume possible pour le corps unique d'une personne. La carte ci-dessus, ainsi que les processus opérationnels et les flux de travail qu'elle incorpore, démontrent le degré de connaissance nécessaire pour une plateforme de family office sur mesure, faisant d'Eton Solutions un tailleur exceptionnel.

Maîtriser ces processus permet d'adapter le modèle de fonctionnement du family office à la gamme la plus large possible d'exigences, telles que la taille du bureau, les domaines d'intervention spécifiques de la famille ou des familles qu'il sert, ou les exigences réglementaires et administratives. exigences en matière de rapports du pays où elle est basée.

Un service sur mesure pour n'importe quel modèle d'entreprise, n'importe où.

Par exemple, Eton Solutions compte plusieurs family offices clients au Canada, où les exigences en matière de réglementation et de déclaration sont différentes de celles des États-Unis. De nombreux family offices canadiens gèrent au moins des investissements en dollars canadiens, en dollars américains et dans l'Union européenne. La devise de base pour les rapports à la famille est généralement le CAD, mais les rapports sont également nécessaires dans la devise de l'investissement. Toute cette conversion de devise est transparente dans AtlasFive car il s'agit d'une plateforme technologique universelle pour les family offices. avec une fonctionnalité multi-devises au cœur de l'application.

En outre, le Canada utilise la méthode du coût ajusté (ACB) pour les investissements en valeurs mobilières. Le calcul inclut le prix d'achat initial et tous les coûts liés à l'achat d'un article, c'est-à-dire les coûts encourus avant que l'article ou l'actif ne soit prêt à être utilisé. Il est impératif de suivre et de déclarer le PBR de tout investissement ou bien susceptible d'entraîner une plus-value ou une moins-value en cas de cession ou de cession présumée.

Le PBR d'un investissement en titres comprend le prix d'achat et toute commission payée. Il est calculé séparément pour chaque titre détenu. Le coût total de toutes les actions de ce titre détenues dans tous les comptes d'investissement non enregistrés doit être calculé et divisé par le nombre total d'actions détenues dans tous les comptes d'investissement non enregistrés pour obtenir le coût de base par action ou le coût moyen pondéré par action. Ce coût par action est ensuite utilisé pour calculer les gains ou les pertes en capital lors de la vente d'une partie ou de la totalité de l'investissement. Il peut y avoir des ajustements du PBR lorsque les actions sont détenues, comme le remboursement de capital (RC) sur les fonds communs de placement, les fonds négociés en bourse ou les fiducies de revenu. Le RDC réduit le PBR de vos actions.

La possibilité d'effectuer ce calcul et d'en rendre compte est une exigence fondamentale pour un family office canadien. C'est un excellent exemple de la façon dont la solution AtlasFive le modèle d'entreprise des meilleures pratiques peut être configuré pour répondre à un cas d'utilisation spécifique lié à la réglementation et à la géographie.

Un nouveau client en Australie, qui entrera en service en 2022, est un autre exemple de l'utilisation de la technologie de l'information. la validité universelle du modèle d'affaires du family office AtlasFive et sa capacité dynamique à servir n'importe quel bureau sur mesure. Comme nos clients canadiens, ce bureau a ses propres exigences en matière de réglementation et de rapports, qui sont toutes prises en charge de manière transparente par AtlasFive.

Bill-pay in a family office—what does it look like?  The process starts when a product or service is purchased, and the office receives a vendor invoice for payment. That invoice is recorded, validated, approved for payment, and then paid. The process is time-consuming and error-prone for many family offices, involving manual, paper-intensive workflows, multiple point systems, and spreadsheets.

Now imagine bill-pay and transaction processing as a seamless process not dependent on manual work, pieces of paper, manila folders, spreadsheets, or siloed software. Imagine a complete, end-to-end workflow with transparency and auditability at every level all the way through to the movement of money using an integrated payment gateway. This is bill-pay reimagined.

What does a seamless workflow mean within the family office?  It means that all data, like that coming from an invoice, are processed end-to-end through a single integrated platform. An invoice is automatically uploaded into the platform, the document is ‘read’, and details like vendor, amount, date, entity name, etc., automatically populate a pre-formed template. That template has the built-in business “knowledge” around the relationships of all participants needed to record the data properly. It automates time-consuming tasks that are often associated with bill-pay, such as allocating a transaction across multiple legal entities at specific percentages.

The template creates a workflow where humans review and approve the transaction through to payment. This is not the typical review where paper is passed around. When bill-pay is reimagined, like in our platform AtlasFive, the approval steps are embedded in the system and assigned by role and responsibility. If a family member wishes to be involved in any approval workflow, they can participate using the system’s unique client portal or mobile app.

After final approval, a check can be cut, a payment can be added to an ACH payment batch, or a wire process initiated, and all of this is done within AtlasFive without “switching” to a bank portal.

Soon, artificial intelligence (AI) elements will replace the mundane elements of the bill-pay processes, like documents being automatically read and all the data elements for processing and posting completed by AI. The office staff can then do critical work around analysis, oversight, approvals, etc.

The implications go well beyond efficiency. Fraud occurs in some family offices. The problem most frequently occurs around the movement of money, such as bill payment, because there is too little transparency in the whole process. As the table below shows, fraud can occur across different functions and processes within organizations.

Some figures from 2019 (Assoc. Certified Fraud Examiners):

The key to combatting fraud is a seamless process with real controls, transparency, and risk management. Below are the critical elements needed to achieve this:

• Segregation of duties (SYSTEM enforced roles and responsibilities)
• Single point of data entry with maker/checker process for data integrity
• Automated bank/custody reconciliations with audited exception management
• Daily reconciliations
• Automation of transaction-based GL journals (NOT manual)
• Operationally enforced payments limit and authorizations
• Maker/checker workflow for manual GL journals
• Automated reporting (NO spreadsheets!)
• On-demand audit trail

The old “we have always done it this way” approach, where manual work and disparate software applications are used as systems of record (with a series of spreadsheets as the consolidator and report creator), will never provide the necessary controls.

AtlasFive represents a paradigm shift across virtually all of the work done within a family office. It provides the basis for a lean principles approach with seamless, end-to-end process and workflow for bill-pay and every other task within the office.

The lean process approach and ERP (Enterprise Resource Planning) technology have been used to conquer critical business challenges in many other businesses, providing a highly productive and transparent environment with seamlessly integrated data, processes, workflow, and people. This has allowed businesses to reimagine how they operate. The result is the integration of embedded best practice processes and business rules, together with access to a single source of data. It has dramatically improved visibility and control at multiple levels, including the accounts payable processes around bill-pay.

A significant benefit of lean processes and ERP systems is to eliminate mundane tasks, such as bill-pay, and allow organizations to focus on high-value work like analysis and meeting the goals of business agility and innovation.

Is there an ERP system designed specifically for a family office?  Yes! Check out AtlasFive ici.

If your family office is still using on-premises IT infrastructure, such as in-house servers running your applications, you probably are taking significant unnecessary security and compliance risks. You’re also wasting precious time and resources that could be better spent adding value for your family.

Consider the following analogy. In his book “The Big Switch,” Nicholas Carr writes about the transition of businesses from on-premises electrical power plants to the use of third-party electrical grids.  There was a time when many companies operated their own electricity departments, complete with electrical architects and managers. The transition to outsourced power allowed companies to dramatically reduce capital costs, improve power reliability, and refocus labor, management time, and other resources on better running their core business.

Unlike other businesses, many family offices have not made IT a priority. Too often, the result has been a lack of best practices in maintaining cybersecurity, business continuity, and disaster recovery. Today, cloud computing offers family offices an opportunity to remedy this situation. Like the companies of old transitioning to third-party power grids, family offices need to tap into today’s advanced cloud IT infrastructure to reduce their risks and improve operational excellence.

The shift to a complete cloud-based infrastructure may seem daunting for family offices. However, in today’s increasingly digital world, family offices simply must raise their game and utilize modern IT infrastructure to support secure and certified operations. They must demonstrate that their clients’ highly confidential data is secure and that their operations support best-in-class disaster recovery and business continuity.

Family offices running their operations on servers in the closet are often a disaster waiting to happen. When something goes wrong, offices may find out their backup systems are not working correctly. They might discover the person who “knew all about it” is no longer at the company. By then, it’s too late. It can take many months and a great deal of pain and embarrassment to recreate lost data and get back on track.

The right cloud architecture allows a family office to utilize true enterprise-level infrastructure, process maturity, and certifications that ensure greater efficiency and operational excellence. It allows them to make those capabilities available to their family. 

However, simply taking a traditional server system and making it accessible through the cloud, often called “cloud-washed,” will not address these requirements. It will not provide the fundamental architectural change needed to exploit cloud-native capabilities fully. 

The graphic below illustrates the power of an integrated platform, such as AtlasFive, for not only transforming family office workflows and processes but the underlying IT infrastructural excellence to ensure best-in-class security, reliability, performance, and recovery.

The benefits of this architecture are far-reaching:

• IT infrastructure functioning as a utility
• Flexibility in expanding or decreasing infrastructure services
• More predictable costs for IT
• Moving IT staffing from infrastructure support to application support
• Increased security and reliability

• Built-in disaster recovery and business continuity
• Single sign-on to all applications
• More granular determination of user access rights (Family and family office users on the same platform)
• Ability to display data securely to any device Ability to accommodate “Bring Your Own Device” (BYOD)
• Ability to create a family office ecosystem available to the family, the family office staff, and any advisors

In 2020, Boston Private conducted an online survey of over 200 executives at single and multi-family offices, primarily in the US.  According to their report, entitled “Surveying the Risks and Threats to Family Offices,” the study uncovered “some worrying approaches to the risks family offices face, particularly cyber risk, family related risk, investment risk, and employment-related/insider risks.” One major challenge in solving these problems is what the report calls “misalignment of vendor services and a lack of relevant experience in working with family offices.” 

According to the report, “The most common challenges for family offices are not knowing where to find good external risk vendors and a lack of external vendors with tailored approaches for family offices.”

Understanding the nuances, having “lived” them, defines the effectiveness of any solution.  AltasFive was built by a family office for the family office. It has been vetted by some of the world’s largest and most sophisticated family offices and banks.  As the iceberg image above conveys, what AtlasFive delivers “below the waterline” is a critical part of how we are enabling the family office of the future and ensuring greater cybersecurity and reduced risk.

L'agrégation de données à des fins de reporting, de planification et de suivi des performances est l'une des exigences les plus essentielles pour tout family office. Son importance ne cesse de croître. En tant que plaque tournante d'un large éventail d'informations essentielles pour la ou les familles qu'il sert, le family office doit agréger, analyser et communiquer rapidement et avec précision des données provenant de diverses sources.

Aux États-Unis, recevoir quotidiennement des données électroniques de la part des dépositaires et des banques est une pratique courante en 2021, même en ce qui concerne les dépenses par carte de crédit et les prêts. L'un des principaux domaines de croissance des "données" dans le family office concerne les investissements alternatifs, le capital-investissement et les investissements directs. Cependant, ces flux de données d'investissement qui arrivent au family office ont tendance à ne pas être structurés et à ne pas se présenter sous forme électronique.

Un défi de taille pour le family office est que la plupart de ces données arrivent par le biais de technologies disparates et d'applications logicielles cloisonnées, ce qui oblige le family office à utiliser des feuilles de calcul pour agréger les données avant d'essayer d'en tirer un sens et des informations. Pour rendre les choses encore plus complexes, la trajectoire de toutes ces données est en augmentation, tout comme leur importance pour la famille et leur impact sur le travail du family office.

Il y a quelques années, Michael Kitces, un commentateur bien connu dans le domaine de la planification financière, a résumé l'importance de l'agrégation des données pour l'avenir de la gestion de patrimoine. Ses arguments sont également valables pour le family office.

Ce graphique simple résume un modèle de maturité pour l'agrégation des données, ainsi que la valeur ajoutée qui peut être obtenue à chaque étape. Il démontre également l'importance de disposer des données nécessaires à une prise de décision efficace en un seul endroit et de les normaliser de manière à ce qu'elles soient relationnelles et liées à un modèle de données qui reflète le monde du family office.

Malheureusement, la plupart des gestionnaires de patrimoine et des family offices n'en sont qu'au niveau 2 de ce modèle de maturité. Les family offices avant-gardistes qui utilisent une plateforme technologique entièrement intégrée, telle que AtlasFiveLes systèmes de gestion des données (SGD) se situent au niveau 4. Ils ont l'avantage de disposer d'une source de données unique et unifiée, où les données structurées et non structurées peuvent être stockées, interrogées et faire l'objet de rapports. Il s'agit d'une condition préalable pour atteindre les niveaux 5 et 6 de ce diagramme.

À ces niveaux supérieurs, les outils de génération de langage naturel (NLG), l'intelligence artificielle (AI) et les outils de données robotisés peuvent être utilisés de manière extrêmement bénéfique. L'objectif de la NLG, des BOTS ou de l'IA n'est pas de remplacer les employés. Au contraire, ils améliorent les tâches de travail et permettent aux membres du personnel d'ajouter de la valeur là où c'est vraiment important. Ils permettent aux processus d'entreprise de fonctionner avec un effort minimal (ou nul) de la part de l'équipe - pour traiter les tâches automatiquement, envoyer des alertes et déclencher des processus. Ces technologies ont le potentiel de soutenir et d'améliorer les entreprises telles que les family offices.

Comme l'indique le diagramme, la maîtrise de l'agrégation des données permettra au family office de se tourner vers l'avenir. Cela signifie qu'il disposera enfin des données et des outils nécessaires pour être proactif, anticiper et servir sa famille à un niveau bien plus élevé. C'est à ce moment-là que l'agrégation des données a été réimaginée à son plus haut niveau et qu'elle peut avoir l'impact le plus significatif sur la prise de décision. Il s'agira d'un aspect essentiel du family office du futur.

Le processus d'investissement direct pour les family offices est un défi de plus en plus difficile à relever. Il y a d'abord le processus d'évaluation et de diligence raisonnable autour de l'investissement proposé, puis, une fois l'investissement réalisé, les périls tournent autour des données et du maintien de la "réalité" de l'investissement : TRI, propriété, rapports, etc. L'investissement d'un côté et les opérations de l'autre - cela peut être un grand défi pour un family office.

Les family offices sont souvent présentés comme des investisseurs idéaux pour des investissements tels que les sociétés d'exploitation parce qu'ils ont une approche de "capital patient". En outre, de nombreuses familles ont gagné de l'argent en construisant et en vendant une entreprise prospère, de sorte que l'accent mis sur les investissements directs est souvent motivé par le désir des familles de jouer un rôle plus direct dans la gestion de leurs investissements afin d'en accroître le contrôle et les rendements nets. Ces investissements peuvent également jouer un rôle en tant qu'expérience partagée, les membres les plus âgés de la famille encourageant les plus jeunes à s'impliquer dans le type d'entreprise qui leur est familier.

Lorsqu'un bureau choisit la voie de l'investissement direct, il a besoin d'une expertise, interne ou externe, pour gérer le flux d'opérations, mener une enquête préalable, négocier les investissements directs, analyser les tendances du marché, comprendre les documents de transaction ou fournir un soutien à la gestion.

Une fois l'opération finalisée, le bureau a besoin d'expertise en matière de suivi des performances, de suivi des dépenses, d'agrégation des données communiquées par l'investissement, de maintien des allocations de partenariat, de communication de l'investissement au niveau de la valeur nette de l'entité familiale, etc.

Dans de nombreux family offices, les deux aspects de ces défis sont gérés à l'aide de tableurs, ce qui est souvent une erreur. L'argument est que si le bureau ne gère qu'un ou deux de ces investissements, une feuille de calcul fonctionne très bien.

Ces dernières années, des données provenant d'organisations telles que FINTRX, Family Office Exchange, Campden Wealth, le Financial Times et d'autres ont montré que ce n'était pas le cas. Un article de Barron's (2020) citant le rapport de FINTRX affirme que "plus de la moitié des quelque 3 500 à 5 000 family offices du monde entier investissent directement aujourd'hui, selon l'étude, qui s'appuie sur la base de données de l'entreprise de plus de 3 000 family offices individuels dans le monde et sur les plus de 13 000 opérations d'investissement direct qu'elle a suivies". Ce chiffre est probablement un peu bas, mais même à partir de cette information, la moyenne pourrait être de cinq investissements directs dans un family office et le secteur d'activité pourrait être n'importe lequel, des services à la fabrication, en passant par les restaurants et les équipes sportives.

La complexité des opérations dépend de la manière dont l'investissement est structuré, par exemple les entités gérées par le family office qui ont investi et les conditions dans lesquelles elles l'ont fait. S'agit-il d'un prêt qui doit être suivi, quel est le pourcentage de participation, y a-t-il un transfert vers une autre entité comme un trust, comment la société d'investissement fournira-t-elle des données comme un bilan, quand le fera-t-elle, quel sera l'impact sur le calendrier de reporting de l'office, et ainsi de suite. Ces tâches font partie des processus opérationnels et des flux de travail nécessaires à un bureau pour produire un rapport tel que cet exemple pour un prêt :

Dans ce cas, le bureau doit notamment suivre les données suivantes : comment les prêts sont suivis et amortis, où se trouve la documentation relative aux prêts, comment l'investissement est évalué, si cet investissement est reflété correctement au niveau des bénéficiaires de la fiducie, etc.

Une tendance se dessine des deux côtés de la barre : le besoin d'un processus opérationnel et d'un flux de travail de meilleure qualité pour traiter le type et la quantité d'informations qui arrivent au bureau lorsqu'il s'agit d'investissements directs. La nature des données et les processus manuels impliqués exigent une approche fondée sur les meilleures pratiques, la transparence, la cohérence, l'exactitude, l'efficience et l'efficacité - et ce n'est pas facile avec des tableurs ! L'exemple du prêt ci-dessus en est un bon exemple, car il doit être enregistré, suivi, ajusté et faire l'objet d'un rapport dans le cadre d'un système vérifiable.

Très souvent, les membres d'un family office de "grande valeur" effectuent des tâches qu'ils ne devraient pas faire, mais qu'ils sont obligés de faire en raison de l'importance de bien faire les choses. Que gagnerait le family office si ces personnes disposaient d'un outil intégré qui leur offrirait une efficacité opérationnelle leur permettant de procéder à une véritable analyse des investissements directs ?

Elle révolutionnerait la gestion et le fonctionnement des bureaux familiaux simples et multiples lorsqu'ils traitent des investissements directs et au-delà. Disposer d'une plateforme véritablement intégrée, capable de faciliter la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de processus opérationnels et de flux de travail dans de multiples disciplines, permettrait de résoudre des problèmes tels que le fait de disposer en un seul endroit de toutes les informations relatives à l'exemple de prêt (documents PLUS informations précises sur les transactions financières). Il s'agirait d'un outil de planification et d'un outil stratégique permettant au bureau de disposer de toutes les informations nécessaires pour coordonner les tâches et résoudre les problèmes à l'avance.

Un family office dispose généralement d'un personnel compétent, dévoué et talentueux. Si une plateforme technologique unique pouvait fournir les processus, les rapports, l'automatisation et les capacités de prestation de services aux clients dont ils ont besoin, ils pourraient VRAIMENT se consacrer à la gestion efficace des affaires de la famille, comme les investissements directs. Le résultat final est ce que veulent les clients : un personnel très impliqué qui fournit d'excellents rapports en temps voulu et une exécution des services qui s'appuie sur les meilleures pratiques automatisées et intégrées afin d'assurer une gestion des risques de premier ordre.

Étant donné qu'un single family office (SFO) a pour seule mission de gérer l'argent d'une seule famille, la Securities Exchange Commission (SEC) l'a historiquement autorisé à opérer selon des règles différentes de celles des conseillers en investissement traditionnels. Le krach financier de 2008 a d'abord incité les régulateurs à reconsidérer cette exemption. Bien qu'aucune modification n'ait été apportée à l'époque, l'effondrement plus récent d'Archegos Capital Management en mars 2021 a incité les législateurs à présenter le projet de loi H.R. 4620, qui modifierait la manière dont les OFS sont réglementés.

Que signifie ce nouveau projet de loi pour votre family office ?

Tant que le projet de loi n'est pas adopté et mis en œuvre, la réponse est : pas grand-chose. Mais il n'est jamais trop tôt pour se préparer à d'éventuels changements réglementaires qui pourraient affecter le fonctionnement de votre OFS.

Commençons par examiner les paramètres d'enregistrement actuellement en place.

Actuellement, les OFS sont exemptés de l'obligation de s'enregistrer auprès de la SEC en tant que conseillers en investissement, à quelques exceptions près. Certains facteurs, tels que la structure de l'office ou la manière dont il investit, peuvent amener l'OFS à dépasser les limites définies et à devoir s'enregistrer auprès des autorités.

Les OFS étant utilisés par les familles fortunées pour préserver leur patrimoine, on les qualifie souvent de "capital patient", avec une vision à long terme et une répartition des actifs et des risques qui va dans ce sens. Ce n'est pas pour rien que des expressions telles que "des manches de chemise aux manches de chemise en trois générations" et "la richesse ne dure pas au-delà de trois générations" sont bien connues. Un cabinet de conseil en gestion de patrimoine, The Williams Group, a mené une étude sur 20 ans auprès de plusieurs milliers de familles et a constaté que sept familles sur dix ont tendance à perdre leur fortune à la deuxième génération, tandis que neuf sur dix la perdent à la troisième génération.

Malgré ces chiffres désolants, le sort d'Archegos Capital a attiré l'attention sur le marché des family offices et, dans le monde entier, les médias ont affirmé que des montants de l'ordre de 5 à 7 000 milliards de dollars étaient gérés par ces family offices. Sans contexte, ces chiffres donnent l'impression que les OFS sont trop importants pour ne pas être réglementés. Il convient toutefois de tempérer cette vision macroéconomique en examinant comment et où les family offices typiques investissent. L'approche du "capital patient" adoptée par de nombreux OFS est souvent très différente de l'approche d'investissement adoptée par les investisseurs traditionnels.

Que se passera-t-il si le projet de loi H.R. 4620 est adopté ?

Le projet de loi H.R. 4620 modifiera la loi de 1940 sur les conseillers en investissement (Investment Advisers Act) afin d'imposer une surveillance réglementaire des family offices. Le projet de loi limite l'exemption d'enregistrement aux seuls family offices "couverts", c'est-à-dire ceux dont les actifs sous gestion sont inférieurs à 1,4 milliard de dollars. Si le family office dispose de plus de 1,4 milliard de dollars d'actifs sous gestion, il devra s'enregistrer auprès de la SEC en tant que conseiller en investissement et se conformer à la réglementation relative aux conseillers en investissement et aux règles d'établissement de rapports.

Les actifs sous gestion ne sont pas le seul critère du nouveau projet de loi. L'obligation de déclaration peut également être déterminée par le "risque élevé" de tout investissement. Le projet de loi exige également que tous les family offices fournissent "les rapports annuels ou autres que la Commission juge nécessaires ou appropriés dans l'intérêt public pour la protection des investisseurs".

Un family office gère l'argent d'une seule famille. Il est chargé d'agir de manière fiduciaire dans l'intérêt de l'ensemble de la famille et ne fait pas partie d'un secteur industriel à but lucratif comme les banques ou les fonds spéculatifs. Plutôt que de réglementer, il conviendrait peut-être d'accroître le professionnalisme, de s'éloigner de l'approche "artisanale" et de fonctionner avec une structure et des normes qui atteignent, voire dépassent, celles d'une entreprise réglementée.

Pour y parvenir, le personnel du family office a besoin des bons outils ; l'époque où le bureau fonctionnait avec des feuilles de calcul et un simple logiciel de comptabilité est révolue. Un family office moderne a besoin d'une approche technologique intégrée, avec une source de données unique, comme base pour des opérations professionnelles. Cette professionnalisation irait au-delà de la réglementation pour répondre aux besoins fiduciaires d'une famille fortunée moderne.