Auteur/autrice : Solutions Eton

Résilience = Adaptation

Les psychologues définissent la résilience comme le processus d'adaptation face à l'adversité, aux traumatismes, aux tragédies, aux menaces ou aux sources de risque importantes. Pour les family offices, la nécessité de s'adapter s'est intensifiée avec la pandémie et se poursuivra jusqu'à une éventuelle récession en 2023/2024.

Une vision globale des affaires de la famille est l'objectif principal de l'Union européenne. raison d'être pour un family office. Le family office permet au propriétaire d'un patrimoine d'obtenir des réponses sur l'ensemble de ses actifs et de ses passifs, avec une équipe de professionnels dédiés à l'interprétation et à l'analyse des données et à la fourniture d'un service exceptionnel.

Le problème de la résilience dans les family offices

Cependant, il existe un problème de résilience dans de nombreux family offices. Les family offices n'ont généralement pas de stratégie axée sur l'entreprise ni de structure opérationnelle correspondante. La collecte et la saisie des données sont généralement manuelles. La plupart des family offices s'appuient sur des tableurs et des logiciels de comptabilité générale. Même lorsque des technologies plus sophistiquées sont utilisées, elles ne sont généralement pas intégrées. Le rapprochement et la vérification des données se font "en bout de chaîne", lorsque les rapports sont créés. La fréquence des rapports est, au mieux, mensuelle, mais plus souvent trimestrielle ou annuelle (et souvent en format pdf statique ou papier).

Ces problèmes existent à tous les niveaux du bureau, jusqu'à des domaines tels que la continuité des activités et la reprise après sinistre. COVID-19 a démontré que le travail à distance est un défi pour les family offices, et ce pour toute une série de raisons, de la culture du bureau à l'environnement de travail. sources de données disparates et des processus commerciaux manuels.

Relever le défi de la résilience

Quels seront les domaines les plus importants pour les family offices en 2023 ? Il s'agira de domaines essentiels à la prise de décision.

Parmi les questions clés auxquelles sont confrontés les family offices, on peut citer rapport parce qu'il est si compliqué et parce que pour de nombreux rapports, une feuille de calcul Excel est l'agrégateur de données et la source du rapport. C'est avec les rapports que le les dimensions de la complexité qu'un family office doit gérer entrent en jeu. Il existe de multiples hiérarchies d'informations qui fonctionnent à la fois de manière indépendante et en tandem.

Ces hiérarchies d'informations sont les suivantes

• La complexité des actifs, où les types d'actifs varient considérablement en termes d'efficacité des processus opérationnels impliqués dans leur négociation, leur évaluation et la mesure de leur performance.
• Complexité familiale autour de la structure des branches, des générations et de la propriété ; il existe une progression où les entités juridiques propriétaires sont uniques, multiples/groupées et étagées/récurrentes.
• Type d'activité d'investissement

Par conséquent, la liste des feuilles de calcul qui sont essentielles aux activités courantes d'un family office est la suivante importante et complexe.

Ces feuilles de calcul comprennent

• Évaluation directe des actions
• Contacts, rapports et analyses sur les investissements alternatifs
• Fiches d'information
• Manuel IRR et modélisation
• Cahiers d'engagement de capitaux
• Cahiers de projection des flux de trésorerie
• Les paliers de partenariat pour la tarification de l'union
• Activité d'encaissement et de virement
• Cahiers de trésorerie commune
• Allocation d'actifs et rapports
• Suivi des actifs sur base fiscale
• Estimations et ajustements des données fiscales
• Enregistrement et attribution des données K1
• Effets à payer : intérêts courus et amortissement
• Suivi/enregistrement des biens
• Et ainsi de suite...

Un family office doit s'éloigner de ce type d'approche s'il veut devenir l'interlocuteur privilégié des entreprises. un bureau moderne et résistant La famille a besoin de ces données et la génération suivante s'y attend. Alors, comment un family office peut-il obtenir autant de données opportunes que possible, transformer automatiquement ces données en rapports informatifs et faciliter la réflexion et la sagesse adaptatives ?

Le facilitateur de changement est un une plate-forme technologique moderne et intégrée qui comporte un modèle opérationnel intégré pour un family office. Grâce à cette approche, un bureau obtiendra les éléments clés dont il a besoin pour être résilient en cas de crise. Ces éléments cruciaux sont les suivants

Données

• Accès aux données quotidiennes dans la mesure du possible
• Fixation des prix/évaluations des actifs non négociables aussi actuels que possible
• Capacité à normaliser et à standardiser les données quelle que soit leur source
• Données stockées qui utilisent un modèle de données relationnel conçu pour les opérations du family office

Informations

• Possibilité de consolider et d'agréger les données de tous les actifs et passifs à tous les niveaux de l'entité
• Hiérarchies de données multiples qui se chevauchent
• Outils permettant de "découper" les données dans toutes les dimensions

Connaissances

• Capacité à produire un rapport quotidien de la valeur nette réelle
• Capacité à produire un rapport quotidien sur les flux de trésorerie
• Capacités de reporting interactif grâce à des logiciels tels que Power BI

Pour citer Ram Dass : "L'information n'est qu'un ensemble de données. La connaissance consiste à les assembler. La sagesse consiste à les transcender." La bonne plateforme technologique pour votre family office peut gérer les bits de données et les assembler de manière significative afin que les membres de votre bureau soient libres d'utiliser leur sagesse pour les transcender et propulser votre family office vers l'avenir.

La plateforme AtlasFive a été développée par, et spécifiquement pour, un Family Office par une équipe de développement très expérimentée qui s'appuie sur une vision claire du Family Office du futur. Dès le départ, l'accent a été mis sur les données. AtlasFive est la seule plateforme véritablement intégrée pour les bureaux mono et multi-familiaux. Elle est conçue pour révolutionner la gestion, la sécurité des données et les opérations des Family Offices et pour faciliter la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de processus d'affaires et de flux de travail dans de multiples disciplines afin de maximiser les avantages réels d'une approche axée sur les données.

All family offices rely on software to help run their operations. While many of these packages are routinely updated, they may no longer meet the needs of a modern office. What makes software obsolete? Gartner describes obsolete software as “an information system that may be based on outdated technologies, but is critical to day-to-day operations.”

Why care? Outdated software presents major issues for family offices and their clients, including:

• Low productivity due to unreliable software performance
• Data loss when the software fails
• An easy avenue for cybercriminals

Signs your family office software is obsolete

So how can you tell if your current software is (or is about to become) obsolete? These are some of the warning signs that your software isn’t good enough for your current needs:

Staff often resort to manual processes.

If your office is bogged down in manual tasks that could be automated, you have a problem. The primary purpose of software is to take a manual process and either automate it or make it easier. If your software isn’t doing this, it’s a red flag because it results in low productivity and inefficiency.

Your needs have changed, but the software hasn’t.

A family office needs to be adaptable. It must be able to act quickly in many areas, as family dynamics, needs, and investments change. Software that restricts and hinders change is a problem.

The main function of the software isn’t working properly.

If it feels like a software package’s main function isn’t being accomplished fully or efficiently, it is a sign that your software is obsolete.  

The software is noticeably slower.

This is a clear sign that the life of the software is ending. The potential for data loss is heightened. It can also be a sign that a cybersecurity breach has already occurred, and you have an even bigger problem.

The software has gone years without an update.

If it’s been more than a year since the last update was issued, it may mean that your software program is no longer secure, and it could be the reason the aforementioned problems occurring.

Why does obsolete family office software matter?

In a family office, old software is often no longer “fit for purpose.” High-value office staff are stuck performing unnecessary and cumbersome tasks because their key software tools, such as Microsoft Excel and QuickBooks, are siloed and unable to perform critical processes from end to end. 

An example would be an office using a software program that wasn’t designed for private equity investments but has been jerry-rigged for that purpose by relying on manual processes and spreadsheets. The staff needs to make heroic efforts to get the transactions and the reporting right. What would the office gain if these people could move away from obsolete software and have an integrated technology platform instead?

Choosing an upgrade

With better technology, most family offices can become a better version of themselves and provide greater value to the family or families they serve. The transformation would result in improved efficiency, risk management, effectiveness, and responsiveness, and a more robust offering of analytical services. A family office typically has great, dedicated, and talented people. If one single technology platform could provide the enterprise-class processes, reporting, automation, and client delivery capabilities they need, they could really be in the business of managing the family’s wealth effectively.

The right software platform can revolutionize the management and operation of single and multi-family offices. A truly integrated platform can facilitate the implementation of best-practice business processes and workflows across multiple disciplines. It can enable a key goal, transparency, where “complexity is made simple” and where there is one source of the truth. 

Why? A purpose-built, enterprise software platform will enable efficient, timely, and accurate reporting to drive improved decision making, while ensuring that family data is truly secure. It can provide the client with 24/7/365 anywhere access to reporting and secure communications. The end result is what clients want: a highly engaged staff delivering excellent, timely reporting and service execution that is driven by automated, integrated best practices to provide best-in-class risk management.

What does this mean day-to-day for the family office staff? It means having all the information (documents plus accurate financial transaction information) in one place to do planning (cash, estate, tax, investment, insurance, etc.).  It means the office has a truly strategic solution that provides all the information to coordinate tasks and solve problems ahead of time.

What matters in choosing family office technology?

As your office looks to upgrade its software with the right platform for the family office of the future, there are several critical characteristics it should pursue.

• A solution that addresses the unique challenges and processes of your business, a software platform purpose-built by a family office for family offices
• An integrated application suite for entity management, data aggregation, investment reporting, general ledger, transaction initiation, trust, and tax accounting
• Business process and role-based workflow functionality
• A single source of data and truth
• The highest levels of security

Many family offices are trying to bring their technology infrastructure into the 21st century. Unfortunately, the market was slow to provide a way forward.  Eton Solutions is a next-generation, end-to-end technology platform built specifically to meet the challenges of a modern family office and emphatically solve the software obsolesce problem.

Technologie et automatisation des bureaux familiaux

Dans le cadre de l'évolution technologique vers l'automatisation de l'automobile et la conduite autonome, les experts parlent souvent de cinq niveaux d'automatisation, allant de l'absence totale d'automatisation de la conduite (niveau 1) à l'automatisation complète de la conduite (niveau 5). Les family offices d'aujourd'hui pourraient envisager un spectre similaire lorsqu'ils se demandent où ils en sont dans l'exploitation du pouvoir de l'automatisation pour améliorer la façon dont ils se rendent d'un point à un autre.

Nous n'avons peut-être pas encore de voitures volantes, comme c'est le cas aujourd'hui. Retour vers le futur Nous n'en sommes pas encore là, mais il est certain que nous aurons bientôt des voitures auto-conduites, n'est-ce pas ? Il semble que ce sujet fasse souvent la une de l'actualité automobile ces derniers temps. Cependant, la réalité est un peu différente, comme l'explique cet article de Forbes :

"Malgré le battage médiatique sur le fait que le jour de la libération se lèvera bientôt et que les voitures se conduiront toutes seules, il n'y a aucune chance réaliste que la conduite autonome intégrale soit disponible avant 2030, et seulement dans un nombre infime de berlines et de SUV haut de gamme, selon la société de conseil Accenture."

Le niveau 5, selon l'article, est un état d'automatisation qui suppose le contrôle par un ordinateur sans aucune responsabilité de pilotage pour les humains. Et ce niveau de contrôle total n'est pas encore pour demain : "Un système L5 capable de conduire de porte à porte dans toute l'Europe et l'Amérique du Nord, pour au moins 80% de tous les itinéraires et avec 0 accident et 0 désengagement" est encore loin d'une dizaine d'années, selon les chercheurs.

Quel est le rapport avec un family office ?

Si l'on fait un zoom arrière et que l'on regarde la situation dans son ensemble, toutes les voitures font essentiellement la même chose, mais d'autres considérations déterminent la marque et le modèle que l'on achète. L'un des facteurs pourrait être le degré d'automatisation de la conduite, et une voiture à automatisation plus poussée pourrait signifier une voiture de luxe de plus grande valeur. Et oui, Rolls Royce a une voiture conceptuelle à conduite autonome. Bien sûr, l'autre option est une Rolls Royce avec chauffeur !

Quelle est donc l'analogie avec les activités d'un family office ? 

Les activités d'un family office consistent à traiter des données et des informations, en les faisant passer par différents processus définis pour atteindre le résultat souhaité. C'est comme conduire une voiture d'un point A à un point B, en respectant toutes les règles du code de la route de la manière la plus efficace possible tout en évitant les obstacles et les problèmes potentiels. Est-il facile de voir les avantages d'un "family office" autonome ?

Mise en œuvre de processus automatisés entièrement intégrés

Dans la plupart des family offices aujourd'hui, les principaux problèmes à résoudre sont les suivants l'absence d'un système technologique intégré et la dépendance à l'égard des processus et procédures manuels qui en découle. Pour reprendre l'analogie de la voiture autonome, ces family offices se situent au mieux au niveau 1 ou 2. Ils comptent sur les humains pour faire presque tout dans leurs bureaux.

La conduite autonome est-elle possible dans les opérations de family office ? Oui, et il n'est pas nécessaire d'attendre 2030.

Le niveau 5 peut être atteint en fonction du processus d'entreprise et du flux de travail. Les logiciels de gestion familiale entièrement intégrés sont au sommet de la technologie de gestion familiale. Cette technologie de pointe offre une plate-forme qui automatise les processus opérationnels et les flux de travail qui sous-tendent le travail transactionnel. Les professionnels des family offices peuvent ainsi se concentrer sur l'analyse, les recommandations et la prise de décision basées sur les données - ce que tous les family offices devraient s'efforcer d'atteindre.

Avantages de l'adoption d'une plateforme intégrée

Voici un exemple de la manière dont une plateforme intégrée peut aider les family offices à automatiser les processus critiques et à améliorer la précision : supposons qu'un dépositaire saisisse incorrectement un chiffre pour une transaction d'appel de fonds et envoie un montant erroné. Les rapports d'exception qu'une plateforme intégrée peut générer automatiquement détecteront l'erreur le jour même ou le lendemain, ce qui permettra de la rectifier rapidement et avec un impact minimal sur les opérations, au lieu qu'elle passe inaperçue pendant des semaines (voire pas du tout).

L'automatisation des rapports est un autre moyen par lequel les technologies de nouvelle génération peuvent immédiatement améliorer l'efficacité d'un family office. Dans de nombreux family offices, les données sont cloisonnéesLa production d'un rapport unifié et holistique à partager avec les membres de la famille et les parties prenantes peut prendre des jours au personnel. Dans le même temps, ils vérifient les feuilles de calcul et les compilent. Cette opération est à la fois chronophage et source d'erreurs. Entièrement Les plateformes intégrées centralisent toutes les informations de sorte que les données sont rapidement compilées dans des rapports interactifs personnalisables qui peuvent être générés automatiquement. Cette automatisation libère le personnel pour qu'il effectue des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliore la précision et réduit les risques. Tout comme la voiture auto-conduite de niveau 5 dont nous rêvons !

AtlasFive : Le logiciel de family office du futur

Nous attendrons peut-être plus de quelques années pour voir une voiture qui se conduit toute seule pendant que le "conducteur" fait la sieste ou lit, mais l'avenir, c'est maintenant pour les family offices. Tirez parti d'une plateforme technologique entièrement intégrée, telle que AtlasFivepeut faire pour votre équipe. Un family office qui tire parti de la technologie existante, comme la future automobile de niveau 5, peut se conduire tout seul. Imaginez ce que votre family office peut réaliser avec son propre chauffeur et une plateforme de conduite autonome entièrement automatisée.

When it comes to elevating the “customer experience” to improve client satisfaction and results, today’s family offices could learn a thing or two from Starbucks.

Starbucks has succeeded in turning the coffee buying process into a highly consistent, satisfying experience they can charge a premium for. The company created its experience using an integrated platform, customer journey mapping, common business processes, and a detailed set of workflows that are consistently executed to deliver on the Starbucks promise – setting a new standard in the coffee business.

Of course, the workflows and business processes within a family office are often highly complex and the expectations of clients are not always predictable. No matter how well we craft an experience, a client may not perceive it exactly as we anticipate or hope. Yet, offices cannot afford to throw up their hands and give up in the face of unpredictability. Instead, the axiom “to plan for the worst and aim for the ideal” is appropriate when considering the experiences your office wants to create.

Client experience is the sum total of how your office engages with its family members, not just during specific types of interactions or snapshots in time, but throughout the entire day-to-day cycle of client-office engagement. Sometimes people think of customer experience as emanating from digital interactions, such as on a website or a smartphone. In other cases, client experience is focused on client service delivery or the speed and manner in which problems are solved. To be really successful on a long-term basis, client experience needs to be seen as all these things, and more.

What Family Offices Can Learn From Starbucks

Family Offices can achieve the same efficiencies and valued client experiences as Starbucks by closely examining the critical daily tasks they perform and transforming them into well-documented, systematized processes for consistent, best-in-class service delivery. Adding workflow automation to minimize steps that must be performed by people will help ensure that consistency. And providing a multi-channel client experience that allows family members greater convenience and choice in how they engage with the office will also improve efficiencies and satisfaction.

Automation And Integration Are Key

For most family offices, there have been two missing links in achieving highly consistent and satisfying client experiences: the automation of client service workflows, and the integration of essential applications and services, such as an effective client portal, CRM, document management, portfolio management, financial planning and corresponding systems/data from custodians.

Proactive, Not Reactive

Through the creation and automation of client service processes and workflows, family offices can create an efficient foundation to adapt and scale services without adding staff. They can do more for clients without working harder and become more proactive rather than reactive. They can build fiduciary and compliance steps into the workflow so these steps are completed correctly each and every time. And they can alleviate over-dependence on key personnel whose departure would otherwise create major disruptions.

Technology Is Essential

A report by McKinsey, entitled Transforming Customer Experience in Wealth Management, underscores the essential role technology can play in advancing customer satisfaction. “The ‘aha’ moment was realizing that the right question was “how can technology improve the relationship between clients and advisers? Not just speed up the process.” according to the report.

How can technology improve the relationship between clients and advisers? Not just speed up the process.

Analyze To Reimagine

Any real improvement in the client experience in a family office requires a bottom-up approach based on thorough analysis. That means drawing on all available data to build a genuine understanding of which parts of the client journey matter most to client satisfaction and then having the courage to reimagine the entire service model and the structures that underpin it.

How To Transform The Customer Experience In Your Family Office

To summarize a winning approach to transforming the customer experience in today’s family office:

Maximize front-office effectiveness: Concentrate on client-focused activities by providing the information and tools required to acquire, serve, and retain clients. Leverage advanced analytical techniques to reap the full value of both internal and external sources of data.

Create a seamless, multichannel client experience: Design efficient, error-free processes with low cycle times that minimize data loss and downstream re-work requirements. Manage multiple entry points into end-to-end processes that provide an efficient and effective multichannel client experience.

Utilize best practice business processes, workflow, integrated software, and services to ensure flawless delivery: Ensure consistency by establishing pools of resources focused on similar tasks. Strive for high automation levels, smooth workflow management, and a single primary source of client data.

Develop a transformation model and roadmap: Leverage operating models to maintain the integrity of risk management and compliance procedures. They reduce risk while increasing overall efficiency.

“Putting the client at the heart of the service experience” should be the family office essence. Every family office provides a client experience, regardless of whether you create it consciously or not. It’s up to you whether it’s exceptional, awful, or just industry average.

Les family offices échouent-ils parfois ? Oui, cela arrive. Les raisons de nombreux échecs sont liées à la dynamique familiale, dans laquelle les différences générationnelles et autres créent des tensions et des défis. Cependant, il existe un autre point d'échec majeur pour les family offices, qui est plus facile à corriger : la technologie.

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Pourquoi plus de technologie signifie plus de risques pour les sociétés de gestion de patrimoine familial

La plupart des family offices disposent aujourd'hui de systèmes multiples et distincts, peu ou pas intégrés. Il s'agit notamment d'applications distinctes de GL, de reporting sur les investissements, de CRM, de gestion des documents et de traitement des transactions, toutes utilisées au sein d'un même bureau. Le personnel de bureau, qui travaille dur, est souvent contraint d'utiliser des feuilles de calcul Excel et un travail manuel coûteux pour relier ces données et ces applications, ce qui crée des inefficacités majeures qui coûtent cher aux bureaux et aux familles qu'ils servent. Ces processus manuels sont également sujets à des risques, à des modifications humaines et à des erreurs. Chaque application et processus technologique disparate utilisé par un bureau augmente la probabilité que des données incorrectes aient un impact sur le bureau ou la famille.

Mais pour les family offices, qui peuvent être considérés comme des cibles faciles pour les cybercriminels cherchant à escroquer un compte, le risque va au-delà d'une éventuelle erreur du personnel conduisant à des informations inexactes.

Des acteurs extérieurs mal intentionnés peuvent tirer parti des failles technologiques d'un bureau pour accéder à des données ou, pire encore, à des fonds de clients.

L'absence d'intégration au niveau de l'entreprise est lourde de dangers à une époque où les cybermenaces se multiplient. De nombreux bureaux croient à tort qu'ils sont protégés si leur système intègre des API (interfaces de programmation d'applications). Cependant, même s'il existe une API, la sécurité n'est pas garantie. En juin, une société appelée Akamai a publié un rapport d'enquête axé sur les API, qu'elle décrit comme "la surface d'attaque qui nous connecte tous". Une autre enquête réalisée cette année par Radware révèle que plus de 92% des entreprises font état d'une augmentation de leur utilisation des API au cours de l'année écoulée, mais font preuve d'un excès de confiance dans leur approche de la protection des API. Deux de ces conclusions méritent d'être citées. La première concerne la menace des API non documentées (où le manque de visibilité sur une API présente un risque non quantifié). Plus de 60% des personnes interrogées estiment qu'un tiers de leurs API n'est pas documenté. Le deuxième problème est que les attaques contre les API passent inaperçues (de nombreux outils existants sont tout simplement incapables de détecter les menaces et les attaques contre les API et de s'en protéger).

Les vulnérabilités en matière de cybersécurité causées par des failles dans les infrastructures technologiques des family offices ont un impact sur la reprise après sinistre, la continuité des activités et la capacité d'un bureau à survivre à une cyber-attaque ciblée. Et plus un bureau utilise de systèmes disparates, plus un agent malveillant a d'occasions de pénétrer dans le système et de faire des ravages.

Protéger le family office contre les défaillances technologiques

La solution à ce risque cybernétique croissant consiste à adopter une approche de plateforme plus intégrée avec une base de données unique, où les points de défaillance potentiels (et les vulnérabilités) sont minimisés - vous n'avez besoin de protéger qu'un seul système et pouvez hériter de la cybersécurité.

Si vous ajoutez à cette approche une architecture en nuage avec les niveaux les plus élevés de cryptage de bout en bout (où vous pouvez posséder la "clé") et des processus opérationnels et des flux de travail intégrés, vous disposez des outils pour une base technologique sécurisée au niveau de l'entreprise pour soutenir le family office.

Le résultat ? Une plateforme qui peut répondre tous les besoins du family office:

Les family offices doivent remplacer leurs infrastructures technologiques actuelles et utiliser une plateforme d'entreprise intégrée conçue et construite pour les family offices. Une telle plateforme technologique offre un moteur dynamique de gestion des flux de travail et des processus qui permet de rationaliser et d'améliorer considérablement les processus de travail tout en apportant un nouveau niveau de réduction des risques et de cybersécurité. Il s'agit d'une approche qui favorise la réussite du bureau et le protège contre un point d'échec potentiel majeur.

Dans le monde des affaires, tout est question de résultats. Plusieurs facteurs influent sur ce résultat, et un chef d'entreprise efficace les surveille tous. L'une des mesures les plus importantes est ce que l'on appelle le ratio d'efficacité opérationnelle, également connu sous le nom d'indicateur de la santé de l'entreprise. Le ratio d'efficacité opérationnelle compare les dépenses aux recettes générées. L'objectif est évidemment d'avoir un ratio aussi bas que possible, afin de générer des recettes de la manière la plus efficace possible.

Si le ratio augmente, ou est déjà trop élevé, la solution consiste à modifier les processus opérationnels et l'ensemble des outils disponibles pour améliorer l'efficacité opérationnelle. C'est la situation dans laquelle se trouvent actuellement de nombreux family offices. Même si ces derniers ne réalisent pas de bénéfices, l'optimisation de l'efficacité, des dépenses et des autres ressources est de la plus haute importance pour la famille et les dirigeants du bureau.

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La dotation en personnel devrait entraîner une hausse des coûts

Les family offices prévoient une augmentation de leurs coûts au cours des trois prochaines années, les plus fortes hausses concernant le personnel, leur principal poste de frais généraux. Dans une enquête récente, comme le montre le tableau ci-dessous, plus de la moitié des bureaux (54%) s'attendent à une augmentation des frais de personnel - y compris l'embauche, les salaires et les primes. Sur le plan régional, ce sont les family offices américains qui semblent devoir faire face aux frais de personnel les plus élevés, avec 80% qui s'attendent à des augmentations. Environ deux tiers des bureaux suisses (67%) et du Moyen-Orient (63%) ont des attentes similaires. En revanche, les personnes interrogées en Asie-Pacifique (44%) prévoient une pression à la hausse moins forte, et l'Amérique latine (22%) semble beaucoup moins préoccupée par l'augmentation des frais de personnel des family offices.

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Le coût de fonctionnement d'un family office a considérablement augmenté, tirée par les salaires et les traitementsLes bureaux familiaux sont donc contraints de prendre des mesures qu'ils ont longtemps retardées. Comment les family offices doivent-ils procéder ? Voici les principaux domaines qu'ils doivent évaluer :

1. Collecter, contextualiser et exploiter efficacement les données financières
2. Une source unique de données permettra de créer des informations sur les données afin de rationaliser les contrôles internes et les flux de travail.
3. Pratiquer la hiérarchisation des principes
4. Quel est l'impact de la règle des 80/20 (80% de résultats (ou produits) résultant de 20% de toutes les causes (ou entrées) pour un événement donné) sur le bureau ? Quelle 20% partie du travail est vraiment importante ?
5. L'établissement de priorités va de pair avec la collecte et l'analyse de données, car une image complète et claire peut vous aider à élaborer des stratégies visant à éliminer les pertes de temps, d'efforts et de talents. Pour rationaliser vos flux de travail, mettez en œuvre des méthodologies d'amélioration continue et analysez les performances en cours.
6. Libérer des ressources et du temps pour se concentrer sur les choses qui produisent un retour sur investissement (ROI) maximal pour la famille.
7. Investir dans la technologie
8. La capture, l'organisation et l'analyse de vos données, ainsi que l'utilisation judicieuse des résultats obtenus, requièrent un ensemble d'outils robustes.
9. Mettre en œuvre une solution logicielle complète pour le family office afin de lui permettre d'accéder à une gestion et à une analyse avancées des données, automatisation des processus, IAet l'expérience des utilisateurs.
10. Bénéficiez d'une visibilité totale sur les performances, la conformité, les dépenses et les autres données générées par votre entreprise grâce à une solution entièrement intégrée, centralisée et native pour le cloud.
11. Éliminez les environnements logiciels disparates pour pouvoir travailler plus rapidement avec une collaboration, une communication et une planification stratégique plus efficaces.
12. Analyser les données en temps réel pour générer des rapports, des prévisions, des budgets, des états financiers, etc. entièrement personnalisables.
13. Rationaliser les tâches à fort volume et à faible valeur ajoutée grâce à l'automatisation des processus d'entreprise. Cela permet aux membres de l'équipe d'utiliser leurs talents là où ils peuvent générer le meilleur rendement (tout en augmentant la vitesse et en améliorant les performances et la précision en éliminant l'erreur humaine).
14. Intégrer l'amélioration continue dans le cadre d'une transformation numérique globale.
15. Éliminez les dépenses et les gaspillages liés aux flux de travail manuels sur papier, ce qui génère des économies immédiates et une valeur ajoutée à long terme.
16. Établissez, gérez et affinez les indicateurs clés de performance que vous pouvez utiliser en tandem avec le ratio d'efficacité opérationnelle.

L'approche décrite dans les points ci-dessus peut avoir un impact significatif sur la capacité d'un bureau à gérer efficacement les différents processus, personnes et systèmes qui interagissent pour fournir des résultats de qualité aux clients.

Ils sont également très interdépendants, ce qui explique pourquoi les changements en matière d'efficacité opérationnelle sont stratégiques et permanents. Il peut être difficile d'opérer des changements dans un family office et il faut un catalyseur. C'est là que le choix de la bonne technologie peut automatiquement entraîner les changements nécessaires en ce qui concerne les données et la hiérarchisation des tâches.

Les bureaux familiaux uniques peuvent échouer. La manière dont un bureau structure et gère ses opérations est essentielle pour tenir la promesse d'un family office. Une capacité opérationnelle correctement structurée et maintenue maximise l'expérience du client, tout en réalisant des gains d'efficacité et en contrôlant les coûts.

Eton Solutions - Le Family Office Des logiciels pour optimiser l'efficacité opérationnelle

Eton Solutions a conçu son logiciel AtlasFive® pour le family office afin de répondre aux besoins complexes des family offices et de leurs clients. La solution intègre une connaissance approfondie du domaine et les meilleures pratiques avec une technologie de pointe pour mieux capturer, gérer et analyser les données, automatiser les tâches banales qui prennent du temps, éliminer les erreurs et accélérer le temps nécessaire pour générer des rapports, des prévisions et des budgets précis et fiables. Il offre une véritable transparence, un accès sécurisé à l'information et une gestion des risques nettement améliorée. Il en résulte une plus grande productivité et de meilleurs résultats pour les familles desservies par les bureaux.

AtlasFive® est la bonne plateforme pour les family offices qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle. Il s'agit de la seule plateforme véritablement intégrée pour les bureaux mono et multi-familiaux. Elle révolutionne l'efficacité de la gestion et de l'exploitation de ces bureaux et répond, voire dépasse souvent, les besoins et les attentes en constante évolution des familles très fortunées qu'elle sert.

Plus d'un économiste prédit maintenant une récession à la fin de 2022 ou en 2023. D'autres affirment au contraire que la récession sera évitée. Quoi qu'il en soit, la plupart des gens pensent qu'un family office est bien protégé et qu'il ne serait guère affecté par une récession. L'histoire dit le contraire.

Pendant la récession de 2007-2008, pratiquement tous les family offices ont pris des mesures pour minimiser l'impact de la détérioration de l'économie. La réaction typique d'un family office a consisté à réduire les coûts, à réévaluer les dépenses courantes et à modifier les stratégies d'investissement et leur orientation. Ces changements rapides de stratégie mettent à rude épreuve le family office et le détournent de ses objectifs, ce qui se traduit par une perte d'efficience et d'efficacité. Bien qu'ils aient réagi à la récession dans de nombreux domaines, ils ont manqué une occasion.

Une récession, ou la possibilité d'une récession, devrait en effet être un moteur de changement. Les family offices devraient profiter de cette période d'instabilité pour se prémunir contre les difficultés économiques et trouver des moyens de devenir plus efficaces, afin d'apporter encore plus de valeur ajoutée à la famille ou aux familles qu'ils servent. En considérant la récession comme une occasion de repositionner le family office, de réévaluer les rôles des membres du personnel et d'identifier d'autres moyens d'apporter une valeur ajoutée à la famille, on passe d'une perspective d'angoisse à une perspective d'opportunité.

Skilled Staff Limited par Siloed Software

Une récession économique, ou le début d'une telle récession, est le moment idéal pour évaluer les responsabilités du personnel et analyser le temps qu'il y consacre. Très souvent, le personnel clé d'un family office effectue des tâches qu'il ne devrait pas faire. Pourtant, ils sont contraints d'exécuter des tâches banales parce que les principaux outils utilisés par le bureau sont des applications logicielles cloisonnées, souvent des programmes tels que Microsoft Excel et QuickBooks. Le personnel doit faire des efforts manuels héroïques pour agréger et réconcilier les données provenant de différents systèmes afin d'obtenir des résultats corrects, notamment en ce qui concerne les transactions et les rapports. Ils passent trop de temps à s'inquiéter du passé alors qu'ils devraient se tourner vers l'avenir et planifier ce qui va suivre.

Dans une économie en perte de vitesse, que gagnerait un bureau si son personnel utilisait un logiciel de family office intégré qui maximise l'efficacité opérationnelle, minimise les risques et offre une transparence totale ?

Un family office dispose généralement d'un personnel compétent, dévoué et talentueux. Si une plateforme unique et intégrée pouvait leur fournir les processus d'entreprise, le reporting, l'automatisation et les capacités de livraison aux clients dont ils ont besoin, ils pourraient consacrer plus de temps à fournir des services et des conseils de grande valeur et ainsi gérer plus efficacement le patrimoine de la famille.

Cela révolutionnerait la gestion des bureaux grâce à une plateforme véritablement intégrée, capable de faciliter la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de processus d'entreprise et de flux de travail dans de multiples disciplines. Elle permettrait d'atteindre un objectif clé : la transparence, où "la complexité est simplifiée" et où il existe une seule source fiable de vérité, où les données ne quittent jamais le système pour être analysées et peuvent être découpées en tranches et en dés selon les besoins.

Moins de temps pour le passé, plus de temps pour l'avenir

Lorsque le fardeau de la compilation manuelle des rapports est retiré au personnel clé, les membres du personnel peuvent se concentrer sur le véritable objectif et la valeur des rapports - des rapports efficaces, opportuns et précis permettent d'améliorer la prise de décision. Il fournit aux clients un accès 24/7/365 partout (y compris mobile) aux rapports et aux communications sécurisées. Il permet au personnel de fournir un travail à forte valeur ajoutée, tout en réduisant considérablement la vulnérabilité en matière de cybersécurité. Le résultat final est ce que les membres de la famille souhaitent : un personnel très impliqué qui fournit d'excellents rapports en temps voulu et une exécution des services qui s'appuie sur les meilleures pratiques automatisées et intégrées afin d'assurer une gestion des risques de premier ordre.

Qu'est-ce que cela signifie au quotidien pour le personnel du family office ? Il s'agit de disposer de toutes les informations (documents PLUS informations précises sur les transactions financières) en un seul endroit pour effectuer la planification (trésorerie, succession, fiscalité, investissement, assurance, etc.) Cela signifie une solution stratégique à partir de laquelle le bureau dispose de toutes les informations pour coordonner les tâches et résoudre les problèmes à l'avance. Il s'agit d'améliorer les flux de travail et les processus dans l'ensemble du family office. Et qu'en est-il des membres de la famille ? Cela signifie qu'ils ont accès à leur patrimoine comme et quand ils le souhaitent. Qu'il s'agisse d'un accès quotidien via une application mobile (comme l'exigera la prochaine génération), de rapports trimestriels ou de quelque chose d'intermédiaire, la flexibilité des données et des logiciels répond à leurs besoins sans alourdir la charge du family office.

Trop de family offices restent embourbés dans des opérations manuelles qui sont lourdes et inefficaces et qui manquent de transparence pour une prise de décision efficace et un reporting en temps voulu. Lorsqu'ils envisagent une éventuelle récession, les family offices doivent adopter une perspective de planification à 360 degrés. Pour être le meilleur family office possible, ils doivent se concentrer sur l'opportunité de transformer leurs opérations en utilisant le bon logiciel de family office. Faites d'une récession imminente une occasion de restructurer votre family office et de repenser la valeur que vous pouvez apporter à vos clients.

AtlasFive® est le logiciel idéal pour les family offices qui cherchent à améliorer l'efficacité opérationnelle et les rapports avancés. Il s'agit de la seule plateforme véritablement intégrée pour les bureaux mono et multi-familiaux. Il révolutionne l'efficacité de la gestion et de l'exploitation de ces bureaux et répond, voire dépasse, les besoins et les attentes changeants des familles très fortunées qu'il dessert.

Autrefois, lorsque le Saint-Graal d'un grand livre d'investissement et d'un grand livre général intégrés n'était qu'un rêve, un family office devait bricoler un système avec les outils dont il disposait. De nombreux bureaux s'appuyaient sur la combinaison de Microsoft Excel et de QuickBooks, ou se tournaient vers une grande variété de produits technologiques fonctionnels basés sur des points qui avaient été vendus dans l'espace du family office - après avoir été développés pour les gestionnaires de fonds, les fonds spéculatifs, les sociétés de capital-investissement, etc. Ce n'était pas une solution idéale, mais les options étaient limitées.

Pourquoi ce manque de technologie spécifique aux family offices est-il important ? Avec une meilleure technologie, la plupart des family offices pourraient être une meilleure version d'eux-mêmes et fournir une valeur ajoutée aux familles qu'ils servent. Cette amélioration de la valeur ajoutée se traduirait par une plus grande efficacité, une meilleure gestion des risques, une plus grande sécurité, une plus grande efficacité, une plus grande réactivité et un niveau plus élevé de services analytiques. 

Malheureusement, un grand nombre de family offices en sont encore au "bon vieux temps". Ils utilisent encore une combinaison de feuilles de calcul, un logiciel de comptabilité, un système fiscal, un système de gestion de documents et de projets, et peut-être un certain type de logiciel de gestion de portefeuille. Cette approche cloisonnée de la technologie se traduit par une vie difficile pour le personnel de bureau, avec de nombreux problèmes d'efficacité et une valeur réduite pour les familles qu'ils servent. Souvent, les générations actuelles ne se rendent même pas compte de l'inefficacité de leurs processus. Elles ont exécuté des tâches de cette manière pendant si longtemps qu'elles sont devenues très efficaces en étant inefficaces. Cette situation ne sera pas acceptable pour les générations suivantes, qui attendront des données opportunes, de la transparence et des processus efficaces.

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Voici quelques exemples de ces inefficacités :

• Plusieurs systèmes d'enregistrement - y compris Excel !
• Systèmes disparates - pas d'intégration
• Multiples interfaces utilisateurs et méthodes d'exploitation différentes
• Données complexes provenant de sources multiples et de formats différents
• Impossibilité de maintenir l'intégrité des données en raison d'un manque de contrôle
• Absence d'intégration des données structurées et non structurées
• Absence de procédures documentées - aucun moyen d'intégrer la gestion des risques, la sécurité des données et les connaissances opérationnelles
• Dépendance totale à l'égard de personnes clés (point de défaillance unique)

Heureusement, le "bon vieux temps" est derrière nous, car la technologie des family offices a progressé de manière extraordinaire. Comme à chaque point d'inflexion de l'histoire, ce moment exige que l'on accepte le changement. Avant les tableurs, tout le monde utilisait le papier. La résistance à la transition vers les tableurs était forte, mais une autre façon de faire les choses a fini par être acceptée et le processus a changé. Parce que la nouvelle façon de faire était tout simplement meilleure.

Supposons que vous preniez le concept d'un système intégré d'investissement et de comptabilité générale spécifique au family office et que vous développiez cette approche. Dans ce cas, vous faites un grand pas en avant pour les family offices. Il existe désormais une plateforme technologique capable de simplifier la complexité, de garantir la transparence et de fournir enfin une source de vérité véritablement fiable pour toutes les données. Vous obtenez une solution stratégique à partir de laquelle le bureau dispose de toutes les informations nécessaires pour coordonner les tâches et résoudre les problèmes à l'avance. Vous obtenez des améliorations opérationnelles spectaculaires qui permettent au family office d'être le meilleur possible.

Il s'agit d'un changement qui doit être adopté par les family offices. Parce que c'est mieux.

Il fut un temps où le potentiel des interfaces de programmation d'applications (API) était considéré comme annulant la nécessité d'une plateforme intégrée. L'idée était que divers systèmes d'un family office pouvaient être virtuellement intégrés à l'aide d'API - une approche modulaire avec même l'idée d'un centre de commande comme plaque tournante. Conceptuellement, cela fonctionne. Mais dans la réalité, cette intégration imparfaite permet de résoudre les problèmes du family office avec du ruban adhésif et des tuyaux en PVC recyclés. Au fond, des logiciels disparates fonctionnant de différentes manières et traitant les données différemment ne pourront jamais être meilleurs qu'une base de données unique et véritablement intégrée. En outre, cette approche modulaire entrave l'adoption - et les promesses - que l'IA va apporter à la technologie des family offices. Sans données centralisées, l'IA n'est tout simplement pas en mesure de prendre des décisions adéquates et de faire passer les employés d'un statut d'exécutants monotones à celui d'examinateurs perspicaces.

AtlasFive® - Les Family Offices au cœur de l'avenir

AtlasFive est la plate-forme pour le family office du futur. Des investissements importants, le développement de produits et l'adoption rapide par le marché en ont fait la nouvelle génération, le Saint Graal de la gestion holistique et de l'optimisation d'un family office efficace et tourné vers l'avenir.

• Fournit la seule plateforme véritablement intégrée pour les offices mono et multi-familiaux
• Révolutionne la gestion et l'exploitation des bureaux individuels et multifamiliaux
• Facilite la mise en œuvre de flux de travail fondés sur les meilleures pratiques dans plusieurs disciplines.
• La source unique de vérité permet aux offices et à leurs familles de prendre des décisions avec plus de confiance et de rapidité.

La constitution, la fidélisation, la responsabilisation et l'optimisation des équipes est peut-être l'un des plus grands défis auxquels est confrontée toute organisation. Sans un personnel compétent disposant des connaissances et des outils nécessaires pour exceller dans son travail, les entreprises ne peuvent pas être performantes.

Dans le contexte actuel de l'emploi, marqué par les turbulences de la "grande démission", la question est devenue encore plus pressante pour de nombreuses organisations. Cela vaut également pour les family offices, où les services basés sur les personnes sont au cœur de la valeur fournie. En effet, un article récent dans Forbes prévoit que 82% des professionnels du family office changeront d'emploi en 2022. Cela signifie que dans un bureau de cinq personnes, jusqu'à 4 personnes peuvent partir-créer de l'incertitude pour la famille desservie par le bureau et menacer la stabilité et la mémoire institutionnelle au sein du bureau lui-même.

Donner la priorité à la fidélisation des employés

Une étude réalisée en 2017 par la Society for Human Resource Management (SHRM) suggère qu'il est beaucoup plus rentable de conserver les employés que d'en recruter de nouveaux. L'étude a révélé que "les employeurs devront dépenser l'équivalent de six à neuf mois du salaire d'un employé pour trouver et former son remplaçant". Une autre étude suggère que le remplacement d'un employé coûte environ 21% de son salaire. Dans les family offices, où le travail est spécialisé, ces coûts sont très probablement sous-estimés.

Une étude plus récente, achevée en novembre 2021, examine les problèmes de ressources humaines les plus importants pour les employeurs. L'histogramme ci-dessous présente des données provenant d'un large éventail d'entreprises à travers les États-Unis. Il résume également le dilemme auquel sont confrontés les family offices en ce qui concerne la disponibilité du personnel et son impact sur les coûts des bureaux.

En tant que L'article de Forbes souligneSelon le rapport de la Commission européenne, les bureaux familiaux sont confrontés au défi unique de "rivaliser avec les géants de la technologie et les sociétés de capital-investissement pour attirer les meilleurs professionnels de l'investissement". Certains employés recherchent un plan de carrière clair et des projets dignes d'intérêt dans une institution internationale, tandis que d'autres préfèrent les possibilités de créativité et d'indépendance offertes au personnel d'un family office.

Les family offices doivent donner la priorité à l'optimisation des équipes et des ressources pour assurer la continuité de leurs activités et leur réussite à long terme. Plus ils investissent intelligemment dans leur personnel et dans les technologies et la formation qui leur donnent les moyens d'agir, plus leur productivité, leur rentabilité et la qualité de leurs services s'améliorent.

De nombreuses sources indiquent qu'un family office consacre généralement entre 60 et 70 % de ses coûts d'exploitation totaux à la rémunération et aux avantages sociaux de son personnel. En d'autres termes, la création d'un environnement de travail dans lequel des employés de qualité s'épanouissent et aiment leur travail est essentielle à la réussite de tout family office. C'est une chose que les family offices doivent absolument réussir.

La relation entre le capital humain et les technologies intelligentes

Pour y parvenir, il est essentiel d'adopter des solutions technologiques qui permettent aux personnes et aux organisations d'être plus performantes et d'éliminer le stress et les erreurs coûteuses et démoralisantes dans leur travail. La technologie peut automatiser les tâches banales et génératrices de stress et permettre à des employés hautement qualifiés d'effectuer un travail plus gratifiant et de plus grande valeur. Elle peut également réduire la nécessité de rechercher et d'embaucher des employés supplémentaires à mesure que la charge de travail et la complexité augmentent. En outre, elle permet de s'assurer que lorsque les employés partent, ils n'emportent pas avec eux toutes leurs connaissances et capacités.

Basé sur la même enquête que celle mentionnée précédemment, le graphique ci-dessous montre que les entreprises de toutes sortes se tournent vers la technologie pour résoudre le dilemme du capital humain.

Il ne fait aucun doute que les meilleures solutions technologiques pour les family offices et autres entreprises fonctionnent en étroite collaboration avec les personnes. Elles leur donnent les moyens d'agir et ne les supplantent pas. La Harvard Business Review a récemment publié un article, "Utiliser la technologie pour rendre le travail plus humain". qui se penche sur l'avenir de la collaboration entre les personnes et les technologies. Il contient des idées intéressantes. (Consultez également notre blog sur la réhumanisation du Family Office, où nous abordons ce sujet en détail.).

En voici un extrait :

"...nous définissons les "technologies intelligentes" comme l'IA et d'autres technologies numériques avancées qui automatisent le travail en prenant en charge des tâches que seules les personnes pouvaient effectuer auparavant. Les technologies intelligentes prennent des décisions à la place et pour le compte des personnes. Si certains pensent que les intérêts des travailleurs sont en contradiction avec les technologies intelligentes - que les humains et les machines sont en concurrence directe - nous pensons qu'il s'agit là d'une fausse dichotomie, mal informée, peu imaginative et tout simplement erronée. Les technologies intelligentes et les humains ne sont pas en concurrence ; ils sont complémentaires, mais seulement lorsque les technologies sont bien utilisées.

La solution pour les bureaux familiaux : Une technologie adaptée pour un avenir fructueux et épanouissant

La technologie en tant qu'outil permettant de résoudre les problèmes de personnel nécessite une approche qui complète l'ensemble des compétences optimisées des personnes au sein du family office. La technologie doit être axée sur l'automatisation de ce qui peut l'être, le personnel étant là pour résoudre les problèmes et prendre les décisions. L'automatisation dans un family office nécessite une source unique de données et une technologie qui facilite des processus opérationnels et des flux de travail continus et transparents, pilotés par des connaissances humaines intégrées et fondées sur les meilleures pratiques.

La HBR met en évidence une approche de la réussite :

“Identifier les principaux points douloureux pour déterminer les bons cas d'utilisation. Ceux-ci devraient se concentrer sur les domaines où la technologie intelligente peut prendre en charge des tâches routinières afin de rationaliser les charges de travail ingérables et de réduire le stress des travailleurs...

Choisir la bonne technologie intelligente pour le travail...

Créer un cycle vertueux d'essais, d'apprentissage et d'amélioration. Avancer prudemment et lentement, car il peut être difficile d'annuler les effets néfastes de l'automatisation une fois que la technologie intelligente est en place..”

Les family offices ont besoin d'un une plateforme technologique spécialement conçue pour donner au personnel les moyens d'agir pour répondre aux besoins spécifiques des clients Ultra-High-Net-Worth (UHNW) - un système qui réduit les inefficacités et permet au personnel de se concentrer sur les choses que seuls les humains peuvent faire. Le système adapté doit comprendre et prendre en compte les complexités structurelles et les dépendances propres aux familles UHNW ; simplifier, rationaliser et vérifier la saisie et l'analyse des données dans toutes les entités et toutes les familles concernées ; et améliorer la qualité des communications, rapportet la prise de décision.

La plateforme technologique utilisée doit comprendre l'activité et être conçue par un family office, pour un family office : Une plateforme qui permet au bureau de disposer d'une source unique de donnéeset non le les silos de données typiquesIl doit être basé sur les meilleures pratiques en matière de processus d'entreprise et de flux de travail. Il doit être basé sur les meilleures pratiques en matière de processus d'entreprise et de flux de travail afin, comme le dit la HBR, d'avoir les bons cas d'utilisation qui peuvent prendre en charge les tâches de routine et peuvent également être la base de connaissances pour le "système d'information de l'entreprise".cycle vertueux d'essais, d'apprentissage et d'amélioration.”

La bonne technologie peut résoudre le dilemme de la dotation en personnel que nous avons mentionné précédemment, mais elle peut également permettre à un family office de réussir à l'avenir. À mesure que les family offices évoluent et assument davantage de responsabilités pour leurs clients, ils doivent apprendre à s'adapter efficacement pour être productifs. Toutefois, la solution est plus complexe que la simple mise en œuvre de processus technologiques supplémentaires dans le flux de travail du bureau. Au contraire, le family office doit continuer à cultiver une relation de confiance avec ses clients, ce qui nécessite un état d'esprit "people first" (les gens d'abord).

Choisir le la bonne technologie pour un family office permet à son personnel d'entretenir les relations avec les clients et d'améliorer la qualité des services. se concentrer sur la planification à long terme qui s'aligne sur les objectifs de la famille - tout en ayant la certitude que les données sont utiles : exactes, pertinentes et opportunes. Les le family office du futur ne ressemblera jamais à une salle de science-fiction surréaliste remplie de robots ou d'ordinateurs traitant des données sans émotion ; le cœur du family office sera toujours le personnel de confiance. Mais lorsque ce personnel est soutenu par la bonne technologie et que les flux de travail sont mis en œuvre de manière à ce que les ordinateurs effectuent les tâches manuelles de routine qui consomment régulièrement le temps du personnel - lorsque nous laissons la technologie faire ce qu'elle sait faire - nous imaginons un family office qui met l'accent sur les compétences des personnes et leur permet d'aller plus loin que ce qui était possible auparavant. Laissez les gens faire ce qu'ils savent faire et laissez-vous surprendre par ce que votre bureau peut réaliser.

Rencontrez-nous pour en savoir plus.

Les îles peuvent être des destinations de vacances idéales. Cependant, les îlots de données (ou silos de données) posent des problèmes importants dans la gestion d'un family office. Créés par l'utilisation d'outils et de processus de travail inadaptés, les îlots de données entraînent une duplication du travail, des retards et des erreurs dans les rapports, et les familles s'interrogent sur l'état réel de leurs affaires.

La solution peut sembler simple : Mettre en place un système unifié de suivi et de reporting des affaires des Ultra High Net Worth Individuals - un continent de données. Mais lorsqu'il s'agit de la mise en œuvre, la plupart des family offices ont du mal à trouver un système unifié pour suivre les affaires des personnes très fortunées - un continent de données. une plateforme capable de prendre en charge et d'unifier les relations complexes entre les comptes et les affaires de leurs clients.

La plupart des familles très fortunées ont des arrangements financiers complexes, intégrant de nombreux membres de la famille, des trusts, des SARL, des partenariats et d'autres entités. Pour suivre et rendre compte correctement de ces structures familiales "multi-entités", la technologie des family offices doit avoir une compréhension globale des relations complexes inhérentes aux finances et à la propriété des UHNWI.

Lorsque les bureaux utilisent un système de comptabilité à entité unique au lieu d'une plateforme intégrée, chaque entité devient une île de données. Le bureau se retrouve avec plusieurs instances distinctes de logiciels et de rapports qui nécessitent une réconciliation manuelle avant que le bureau puisse présenter des données significatives à ses clients. En effet, chaque système possède sa propre nomenclature de données en raison des modèles de données de base individuels. Le résultat de ce processus de réconciliation conséquent est qu'il est à la fois chronophage et source d'erreurs.

Données de référence et données utiles

L'un des plus grands défis de cette approche isolée concerne les données de base : Avec des centaines d'instances et de multiples plans comptables, le simple fait de modifier les coordonnées d'un fournisseur devient une entreprise gigantesque. Les mêmes modifications doivent être apportées dans toutes les entités concernées. En revanche, lorsqu'il n'y a qu'une seule entrée de données dans un système multi-entités, les modifications des données de base sont plus faciles à mettre en œuvre. partagés et mis à jour automatiquement sur l'ensemble des données du bureau.

Gestion simplifiée des données de base est un atout important pour le personnel de bureau. Il est également essentiel de répondre aux besoins des clients UHNWI. La famille souhaite disposer d'informations utiles, actuelles et facilement accessibles. Elle veut pouvoir répondre à des questions telles que "Que vaux-je ?" et "De combien d'argent est-ce que je dispose ?". Pour qu'un family office soit vraiment utile aux membres de la famille, il doit leur fournir des données consolidées, agrégées, précises et exploitables.

L'utilisation d'un tableur - ou de plusieurs tableurs - pour réconcilier les données et gérer la complexité n'est pas la bonne réponse au problème. Les tableurs et les logiciels de comptabilité à entité unique sont tout simplement unidimensionnels et inadéquats pour représenter l'ensemble du patrimoine net d'un UHNWI.

En revanche, un système de comptabilité multi-entités permet d'avoir une vue d'ensemble de la situation. un cadre d'interrogation des données et d'établissement de rapports qui consolide et agrège les données sur plusieurs groupes d'entités sans utiliser de tableur. Les family offices qui adoptent un logiciel de comptabilité multi-entités en retirent des avantages opérationnels. Les risques inhérents au processus manuel de téléchargement et de compilation des données sont minimisés ; les coûts associés au travail manuel de multiples instances sont considérablement réduits.

Un outil complexe pour l'époque actuelle

Le logiciel de comptabilité pour entité unique a été créé pour tenir la comptabilité d'une seule entité, rendre compte de sa situation financière et faciliter les déclarations fiscales. Ce n'est pas un outil adapté à l'ère numérique des familles fortunées, où il est primordial d'établir une relation et de servir des clients très proches. Les membres de la famille attendent un portail client intuitif et accessible qui fonctionne comme un mécanisme de livraison pour répondre à leurs questions et leur fournir des rapports. Pour être utile aux clients, le portail doit avoir la même vue multi-entités, ce qui est difficile à réaliser sans une plateforme intégrée.

Inévitablement, la vie financière d'un UHNWI se complexifie au lieu de se simplifier. Supposons que le family office de l'avenir va continuer à fournir des informations et des services pertinents à ses clients. Dans ce cas, elle doit adopter une approche globale, plate-forme technologique intégrée Il s'agit d'un système qui offre plus de précision, d'efficacité, de transparence, de contrôle des risques et de réactivité aux besoins de la famille.