¿Cómo es el pago de facturas en una oficina familiar? El proceso comienza cuando se adquiere un producto o servicio y la oficina recibe una factura del proveedor para su pago. Esa factura se registra, se valida, se aprueba para el pago y, a continuación, se abona. Para muchas family offices, este proceso requiere mucho tiempo y es propenso a errores, ya que implica flujos de trabajo manuales que requieren mucho papel, múltiples sistemas de puntos y hojas de cálculo.
Ahora imagínese el pago de facturas y el procesamiento de transacciones como un proceso sin fisuras que no depende del trabajo manual, ni de trozos de papel, carpetas manila, hojas de cálculo o software aislado. Imagine un flujo de trabajo completo, de principio a fin, con transparencia y capacidad de auditoría en todos los niveles, hasta el movimiento del dinero mediante una pasarela de pago integrada. Es la nueva forma de pagar facturas.
¿Qué significa un flujo de trabajo sin fisuras dentro de la family office? Significa que todos los datos, como los procedentes de una factura, se procesan de extremo a extremo a través de un plataforma única integrada. Una factura se carga automáticamente en la plataforma, el documento se "lee" y detalles como el proveedor, el importe, la fecha, el nombre de la entidad, etc., rellenan automáticamente una plantilla preformada. Esa plantilla tiene incorporado el "conocimiento" empresarial en torno a la relaciones de todos los participantes necesarios para registrar los datos correctamente. Automatiza tareas que suelen llevar mucho tiempo asociadas al pago de facturas, como la asignación de una transacción entre varias entidades jurídicas en porcentajes específicos.
La plantilla crea un flujo de trabajo en el que las personas revisan y aprueban la transacción hasta el pago. No se trata de la típica revisión en la que se pasa papel. Cuando se reimagina el pago de facturas, como en nuestra plataforma AtlasFive, los pasos de aprobación se integran en el sistema y se asignan por función y responsabilidad. Si un miembro de la familia desea participar en cualquier flujo de trabajo de aprobación, puede hacerlo a través del portal exclusivo para clientes o la aplicación móvil del sistema.
Tras la aprobación final, se puede cortar un cheque, añadir un pago a un lote de pagos ACH o iniciar un proceso de transferencia, y todo ello dentro de AtlasFive sin "cambiar" a un portal bancario.
Pronto, elementos de inteligencia artificial (IA) sustituirán los elementos mundanos de los procesos de pago de facturas, como la lectura automática de documentos y todos los elementos de datos para el procesamiento y la contabilización completados por la IA. El personal de la oficina puede entonces realizar el trabajo crítico de análisis, supervisión, aprobaciones, etc.
Las implicaciones van mucho más allá de la eficiencia. En algunas family offices se producen fraudes. El problema se produce con mayor frecuencia en torno al movimiento de dinero, como el pago de facturas, porque hay muy poca transparencia en todo el proceso. Como muestra el cuadro siguiente, el fraude puede producirse en distintas funciones y procesos de las organizaciones.
Algunas cifras de 2019 (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados):
La clave para combatir el fraude es un proceso fluido con controles reales, transparencia y gestión del riesgo. A continuación se exponen los elementos críticos necesarios para lograrlo:
- Segregación de funciones (funciones y responsabilidades impuestas por el SISTEMA)
- Punto único de entrada de datos con proceso de elaboración/comprobación para la integridad de los datos
- Conciliaciones bancarias/de custodia automatizadas con gestión de excepciones auditada.
- Conciliaciones diarias
- Automatización de los diarios del Libro Mayor basados en transacciones (NO manuales)
- Límite de pagos y autorizaciones de aplicación operativa
- Flujo de trabajo creador/comprobador para diarios manuales de cuentas de mayor
- Informes automatizados (¡NADA de hojas de cálculo!)
- Pista de auditoría a petición
El viejo enfoque de "siempre lo hemos hecho así", en el que el trabajo manual y las aplicaciones informáticas dispares se utilizan como sistemas de registro (con una serie de hojas de cálculo como consolidador y creador de informes), nunca proporcionará los controles necesarios.
AtlasFive representa un cambio de paradigma en prácticamente todo el trabajo realizado en una family office. Proporciona la base para un enfoque de principios lean con procesos y flujos de trabajo integrales y sin fisuras para el pago de facturas y cualquier otra tarea dentro de la oficina.
El enfoque de procesos ajustados y la tecnología ERP (Planificación de Recursos Empresariales) se han utilizado para superar retos empresariales críticos en muchas otras empresas, proporcionando un entorno altamente productivo y transparente con datos, procesos, flujos de trabajo y personas perfectamente integrados. Esto ha permitido a las empresas reimaginar su funcionamiento. El resultado es la integración de procesos y normas empresariales basados en las mejores prácticas, junto con el acceso a una única fuente de datos. Ha mejorado drásticamente la visibilidad y el control en múltiples niveles, incluidos los procesos de cuentas por pagar en torno al pago de facturas.
Una ventaja importante de los procesos ajustados y los sistemas ERP es que eliminan tareas mundanas, como el pago de facturas, y permiten a las organizaciones centrarse en trabajos de gran valor, como el análisis y el cumplimiento de los objetivos de agilidad e innovación empresarial.
¿Existe algún sistema ERP diseñado específicamente para una family office? Sí. Eche un vistazo a AtlasFive aquí.
