Las islas pueden ser destinos vacacionales ideales. Sin embargo, las islas de datos (o silos de datos) causan problemas importantes a la hora de gestionar una family office. Creadas por el uso de herramientas y procesos de trabajo equivocados, las islas de datos dan lugar a duplicidad de trabajo, retrasos y errores en los informes, y a que las familias se pregunten sobre el verdadero estado de sus asuntos.

La solución puede parecer sencilla: Implantar un sistema unificado de seguimiento e información de los asuntos de los Ultra High Net Worth Individuals: un continente de datos. Pero a la hora de ponerlo en práctica, a la mayoría de las family offices les cuesta encontrar un plataforma que pueda acomodar y unificar las complejas interrelaciones de las cuentas y asuntos empresariales de sus clientes..

La mayoría de las familias con patrimonios muy elevados tienen estructuras financieras complejas, en las que participan numerosos miembros de la familia, fideicomisos, sociedades de responsabilidad limitada, asociaciones y otras entidades. Para realizar un seguimiento adecuado de estas estructuras familiares "multientidad" e informar sobre ellas, la tecnología de las family offices debe conocer a fondo las complejas relaciones inherentes a las finanzas y la propiedad de los UHNWI.

Cuando las oficinas utilizan un sistema de software de contabilidad para una sola entidad en lugar de una plataforma integrada, cada entidad se convierte en una isla de datos. La oficina se queda con múltiples instancias separadas de software e informes que requieren una reconciliación manual antes de que la oficina pueda presentar datos significativos a sus clientes. Esto se debe a que cada sistema tiene su propia nomenclatura de datos debido a los modelos de datos maestros individuales. El resultado de este consiguiente proceso de conciliación es que consume mucho tiempo y es propenso a errores.

Datos maestros y datos significativos

Uno de los mayores retos de este enfoque de isla aislada tiene que ver con los datos maestros: Con cientos de instancias y múltiples planes de cuentas, el mero cambio de los datos de un proveedor se convierte en una tarea ingente. Hay que hacer los mismos cambios en todas las entidades implicadas. En cambio, cuando sólo hay una entrada de datos en un sistema multientidad, los cambios en los datos maestros son sencillos. compartidos y actualizados automáticamente en todos los datos de la oficina.

Gestión más sencilla de los datos maestros es una ventaja significativa para el personal de oficina. También es fundamental para satisfacer las necesidades de los clientes UHNWI. La familia quiere información significativa, actual y fácilmente accesible. Quiere poder responder a preguntas como "¿Cuánto valgo?" y "¿Cuánto efectivo tengo?". Para que una family office sea realmente valiosa para los miembros de la familia, tiene que proporcionar datos consolidados, agregados, precisos y procesables y significativos para los miembros de la familia.

Utilizar una hoja de cálculo -o varias- para conciliar datos y gestionar la complejidad es la respuesta equivocada al problema. Las hojas de cálculo y el software de contabilidad de entidad única son unidimensionales e inadecuados para representar todo el patrimonio neto de un UHNWI.

Por el contrario, un sistema de contabilidad multi-entidad proporciona un marco de consulta de datos y elaboración de informes que consolida y agrega datos a través de múltiples agrupaciones de entidades sin utilizar una hoja de cálculo. Las family offices que se pasan al software de contabilidad multi-entidad obtienen ventajas operativas. Se minimizan los riesgos inherentes al proceso manual de descarga y compilación de datos; se reducen enormemente los costes asociados al trabajo manual de múltiples instancias.

Una herramienta compleja para la actualidad

El software de contabilidad para una sola entidad se creó para llevar los libros de una sola entidad, informar sobre su estado financiero y facilitar la declaración de impuestos. No es una herramienta para la era digital de las familias con grandes patrimonios, en la que lo más importante es establecer una relación y prestar un servicio personalizado a los clientes. Los familiares esperan un portal del cliente intuitivo y accesible que funcione como mecanismo de entrega para responder a sus preguntas y presentar informes. Para que tenga sentido para los clientes, el portal debe tener la misma visión multientidad, algo difícil de conseguir sin una plataforma integrada.

Inevitablemente, la vida financiera de un UHNWI se vuelve más compleja que sencilla. Supongamos que la family office del futuro va a seguir proporcionando información y servicios pertinentes a sus clientes. En ese caso, debe adoptar un enfoque integral, plataforma tecnológica integrada diseñado específicamente para gestionar esta complejidad, que ofrece mayor precisión, eficacia, transparencia, control de riesgos y capacidad de respuesta a las necesidades de la familia.