En los negocios, todo gira en torno a la cuenta de resultados. Hay varios factores que afectan a esa cuenta de resultados, y un líder empresarial eficaz los controlará todos. Una de las medidas más importantes es el llamado ratio de eficiencia operativa, también conocido como indicador de la salud de la empresa. El ratio de eficiencia operativa compara los gastos con los ingresos generados y, obviamente, el objetivo es tener un ratio lo más bajo posible, para poder generar ingresos de la forma más eficiente.

Si el ratio está aumentando, o ya es demasiado alto, entonces la corrección del rumbo consiste en introducir cambios en los procesos empresariales y en el conjunto de herramientas de que dispone la empresa para mejorar la eficiencia operativa. Esta es la situación en la que se encuentran actualmente muchas family offices. Aunque las family offices individuales no operen con ánimo de lucro, optimizar la eficiencia, los gastos y otros recursos es de suma importancia para la familia y los líderes de la oficina.

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Se espera que la dotación de personal impulse el aumento de los costes

Las family offices prevén un aumento de los costes en los próximos tres años, con los mayores incrementos en personal, su mayor área de gastos generales. En una encuesta reciente, como se muestra a continuación, más de la mitad de las oficinas (54%) esperan que aumenten los costes de personal, incluidos la contratación, los salarios y las primas. Por regiones, las family offices de EE.UU. parecen afrontar los mayores costes de personal, con 80% que prevén aumentos. Aproximadamente dos tercios de las oficinas suizas (67%) y de Oriente Medio (63%) tienen expectativas similares. Por el contrario, los encuestados de Asia-Pacífico (44%) prevén menos presiones al alza, y América Latina (22%) parece mucho menos preocupada por el aumento de los costes de personal para las family offices.

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El coste de funcionamiento de una family office ha aumentado considerablemente, impulsada por los sueldos y salariosobligando a las oficinas a tomar medidas que han aplazado durante mucho tiempo. ¿Cómo deben actuar las family offices? A continuación se indican las áreas clave que deben evaluar:

1. Recopilar, contextualizar y aprovechar eficazmente los datos financieros
2. Una única fuente de datos ayudará a crear perspectivas de datos para racionalizar los controles internos y los flujos de trabajo.
3. Practicar la priorización de principios
4. ¿Cómo afecta a la oficina la regla del 80/20 (80% de resultados (o productos) resultantes de 20% de todas las causas (o entradas) de un evento determinado)? ¿Qué 20% del trabajo es realmente importante?
5. El establecimiento de prioridades va de la mano de la recopilación y el análisis de datos, ya que una imagen completa y clara puede ayudarle a desarrollar estrategias para eliminar la pérdida de tiempo, esfuerzo y talento. Para racionalizar sus flujos de trabajo, implantar metodologías de mejora continua y analizar el rendimiento continuo.
6. Liberar recursos y tiempo para centrarse en cosas que produzcan el máximo rendimiento de la inversión (ROI) para la familia.
7. Invertir en tecnología
8. Para capturar, organizar y analizar los datos y, a continuación, hacer un buen uso de la información, se necesita un sólido conjunto de herramientas.
9. Implantar una solución integral de software para family offices que permita a la oficina acceder a una gestión y análisis de datos avanzados, automatización de procesos, IAy la experiencia del usuario.
10. Obtenga visibilidad completa de todos sus datos de rendimiento, cumplimiento, gasto y otros datos generados por su empresa con una solución nativa en la nube, centralizada y totalmente integrada.
11. Elimine los entornos de software dispares para poder trabajar más rápido con una colaboración, comunicación y planificación estratégica más eficaces.
12. Analice los datos en tiempo real para generar informes totalmente personalizables, previsiones, presupuestos, estados financieros, etc.
13. Racionalice las tareas de gran volumen y escaso valor mediante la automatización de los procesos empresariales. Esto libera a los miembros del equipo para que apliquen sus talentos allí donde puedan generar el mayor rendimiento (al tiempo que aumentan la velocidad y mejoran el rendimiento y la precisión al eliminar los errores humanos).
14. Integrar la mejora continua como parte de una transformación digital global.
15. Elimine los gastos y residuos de los flujos de trabajo manuales basados en papel, generando un ahorro inmediato y valor a largo plazo.
16. Establezca, gestione y perfeccione los KPI que puede utilizar junto con el ratio de eficiencia operativa.

El enfoque descrito en los puntos anteriores puede influir significativamente en la capacidad de una oficina para gestionar con eficiencia y eficacia los diversos procesos, personas y sistemas que interactúan para ofrecer resultados valiosos a los clientes.

También son muy interdependientes, por lo que los cambios en la eficiencia operativa son estratégicos y continuos. El cambio en una family office puede ser difícil y requiere un catalizador. Aquí es donde la elección de la tecnología adecuada puede provocar automáticamente los cambios necesarios en torno a los datos y la priorización del trabajo.

Las family offices individuales pueden fracasar. La forma en que una oficina estructura y gestiona sus operaciones es esencial para cumplir la promesa de una family office. Una capacidad operativa correctamente estructurada y mantenida maximiza la experiencia del cliente, además de lograr eficiencias y controlar los costes.

Eton Solutions - La oficina familiar Software para optimizar la eficiencia operativa

Eton Solutions creó su software AtlasFive® para family offices específicamente para abordar las complejas necesidades de las family offices y sus clientes. La solución integra un profundo conocimiento del sector y las mejores prácticas con la mejor tecnología de su clase para capturar, gestionar y analizar mejor los datos, automatizar las tareas mundanas que consumen mucho tiempo, eliminar errores y acelerar el tiempo necesario para generar informes, previsiones y presupuestos precisos y fiables. Ofrece verdadera transparencia, acceso seguro a la información y una gestión de riesgos muy mejorada. El resultado es una mayor productividad y mejores resultados para las familias a las que atienden las oficinas.

AtlasFive® es la plataforma adecuada para las family offices que buscan mejorar la eficiencia operativa. Proporciona la única plataforma verdaderamente integrada para oficinas unifamiliares y multifamiliares. Revoluciona la eficiencia de la gestión y el funcionamiento de estas oficinas, y satisface, y a menudo supera, las cambiantes necesidades y expectativas de las familias con patrimonios muy elevados a las que atiende.