Resiliente = Adaptativo
Los psicólogos definen la resiliencia como el proceso de adaptarse bien ante la adversidad, el trauma, la tragedia, las amenazas o fuentes significativas de riesgo. Para las oficinas familiares, la necesidad de adaptarse se intensificó con la pandemia y continuará durante una posible recesión en 2023/2024.
Una visión omnicomprensiva de los asuntos de la familia es la razón de ser para una family office. La family office ofrece al propietario de un patrimonio un lugar donde obtener respuestas sobre todos los activos y pasivos, con un equipo de profesionales dedicados a interpretar y analizar los datos y prestar un servicio excepcional.
El problema de la resistencia en las family offices
Sin embargo, existe un problema de resiliencia en muchas oficinas familiares. Las family offices no suelen tener una estrategia centrada en la empresa ni una estructura operativa que la acompañe. La recopilación e introducción de datos suele ser un trabajo manual. La mayoría de las family offices se basan en hojas de cálculo y software de contabilidad general. Incluso cuando se utiliza tecnología más sofisticada, no suele estar integrada. La conciliación y la comprobación de los datos se realizan "a posteriori", cuando se crean los informes. La periodicidad de los informes es, en el mejor de los casos, mensual, pero lo más probable es que sea trimestral o anual (y a menudo en pdf estático o en papel).
Estos problemas existen a todos los niveles dentro de la oficina, hasta en áreas como la continuidad del negocio y la recuperación en caso de desastre. COVID-19 demostró que el trabajo a distancia es un reto para las family offices debido a una serie de razones, desde la cultura de la oficina a fuentes de datos dispares y los procesos empresariales manuales.
Afrontar el reto de la resiliencia
¿Cuáles serán las áreas de atención más importantes para las family offices en 2023? Estarán en áreas críticas para la toma de decisiones.
Una de las cuestiones clave a las que se enfrentan las family offices es información porque es muy complicado y porque para muchos informes, una hoja de cálculo Excel es el agregador de datos y la fuente del informe. Es con los informes cuando dimensiones de la complejidad que debe manejar una family office entran en juego. Existen múltiples jerarquías de información que operan tanto de forma independiente como en tándem.
Estas jerarquías de información incluyen:
- Complejidad de los activos, ya que los tipos de activos varían mucho en cuanto a la eficiencia de los procesos operativos que intervienen en su negociación, valoración y medición del rendimiento.
- Complejidad familiar en torno a las estructuras de sucursales, generacionales y de propiedad; existe una progresión en la que las entidades jurídicas propietarias son únicas, múltiples/agrupadas y escalonadas/recursivas.
- Tipo de actividad de inversión
Como resultado, la lista de hojas de cálculo que son fundamentales para las operaciones en curso de una family office es la siguiente significativo y complejo.
Estas hojas de cálculo incluyen:
- Valoración directa del capital
- Contactos, informes y análisis de inversiones alternativas
- Fichas de ofertas
- Cuaderno de trabajo y modelización de la TIR
- Cuadernos de compromiso de capital
- Cuadernos de proyecciones de tesorería
- Niveles de asociación de precios
- Actividad de cobros y transferencias
- Libros de caja común
- Asignación de activos e informes
- Seguimiento de la base imponible de los activos
- Estimaciones y ajustes de los datos fiscales
- Registro y asignación de datos K1
- Documentos por pagar: intereses devengados y amortización
- Seguimiento y registro de la propiedad
- Y así sucesivamente...
Una family office necesita alejarse de este tipo de enfoque si quiere convertirse en la oficina moderna y resistente que su familia necesita y que la próxima generación esperará. Entonces, ¿cómo puede una family office obtener tantos datos oportunos como pueda, convertir automáticamente esos datos en informes informativos y facilitar el pensamiento adaptativo y la sabiduría?
El facilitador del cambio es un plataforma tecnológica moderna e integrada que tiene incorporado un modelo de operaciones para una family office. Utilizando este enfoque, una oficina obtendrá los elementos clave que necesita para ser resistente durante cualquier crisis. Estos elementos cruciales incluyen:
Datos
- Acceso a los datos diarios siempre que sea posible
- Precios/valoraciones de activos no negociables lo más actualizados posible
- Capacidad para normalizar y estandarizar los datos sin importar la fuente
- Datos almacenados que utilizan un modelo de datos relacional creado para operaciones de family office
Información
- Capacidad para consolidar y agregar datos de todos los activos y pasivos a todos los niveles de la entidad.
- Jerarquías de datos múltiples y superpuestas
- Herramientas para "trocear" datos en todas las dimensiones
Conocimientos
- Capacidad para elaborar un informe diario del patrimonio neto real
- Capacidad para elaborar un informe diario sobre los flujos de tesorería
- Capacidades interactivas de generación de informes mediante software como Power BI
Citando a Ram Dass: "La información son sólo bits de datos. El conocimiento es juntarlos. La sabiduría es trascenderlos". La plataforma tecnológica adecuada para su family office puede gestionar los bits de datos y unirlos de forma significativa para que los miembros del personal de su oficina sean libres de utilizar su sabiduría para trascenderlos e impulsar su family office hacia el futuro.
La plataforma AtlasFive ha sido desarrollada por, y específicamente para, una family office por un equipo de desarrollo altamente experimentado que trabaja con una visión clara de la family office del futuro. Desde el principio, los datos han sido lo primero. AtlasFive es la única plataforma verdaderamente integrada para family offices unifamiliares y multifamiliares. Está diseñada para revolucionar la gestión, la seguridad de los datos y las operaciones de las family offices y facilitar la implantación de procesos de negocio y flujos de trabajo con las mejores prácticas en múltiples disciplinas para ayudar a maximizar los beneficios reales de un enfoque data-first.
