ربما يكون بناء فرق العمل والاحتفاظ بها وتمكينها وتحسينها من أكبر التحديات التي تواجه أي مؤسسة. فبدون الأشخاص الجيدين الذين يمتلكون المعرفة والأدوات اللازمة للتفوق في وظائفهم، لا يمكن للشركات أن تحقق أداءً جيدًا.

في بيئة العمل الحالية، التي تعصف بها اضطرابات "الاستقالة الكبرى"، أصبحت القضية أكثر إلحاحًا بالنسبة للعديد من المؤسسات. ويشمل ذلك المكاتب العائلية، حيث الخدمات القائمة على الأفراد هي في صميم القيمة المقدمة. في الواقع، فإن مقالة حديثة في مجلة فوربس تتوقع أن 82% من المتخصصين في المكاتب العائلية سيغيرون وظائفهم في عام 2022. وهذا يعني في مكتب مكون من خمسة أشخاص يمكن أن يغادر ما يصل إلى 4 أشخاص-خلق حالة من عدم اليقين للأسرة التي يخدمها المكتب وتهديد الاستقرار والذاكرة المؤسسية داخل المكتب نفسه.

إعطاء الأولوية للاحتفاظ بالموظفين

تشير دراسة أجرتها جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) في عام 2017 إلى أن الاحتفاظ بالموظفين أكثر فعالية من حيث التكلفة من توظيف أشخاص جدد. ووجدت الدراسة أن "أصحاب العمل سيحتاجون إلى إنفاق ما يعادل ستة إلى تسعة أشهر من راتب الموظف للعثور على بديل له وتدريبه". وتشير دراسة أخرى إلى أن استبدال الموظف يكلف ما يقرب من 211 تيرابايت إلى 3 تيرابايت من راتبه. أما في المكاتب العائلية، حيث يكون العمل متخصصًا، فمن المرجح أن تكون هذه التكاليف أقل من قيمتها الحقيقية.

تبحث دراسة أحدث، تم الانتهاء منها في نوفمبر/تشرين الثاني من عام 2021، في أهم مشكلات الموارد البشرية لدى أصحاب العمل. يعرض المخطط الشريطي أدناه بيانات من مجموعة واسعة من الشركات في جميع أنحاء الولايات المتحدة. ومع ذلك، فإنه يلخص أيضًا المعضلة التي تواجه المكاتب العائلية حول توافر الموظفين وتأثيرها على تكاليف المكتب.

بما أن يشير مقال فوربس إلى"، تواجه المكاتب العائلية تحديًا فريدًا يتمثل في "التنافس مع عمالقة التكنولوجيا وشركات الأسهم الخاصة على أفضل المتخصصين في مجال الاستثمار". يسعى بعض الموظفين إلى المسار الوظيفي الواضح والمشاريع الجديرة بالأخبار التي تأتي مع العمل في مؤسسة عالمية، بينما يفضل مهنيون آخرون فرص الإبداع والاستقلالية المتاحة لموظفي المكاتب العائلية.

تحتاج المكاتب العائلية إلى إعطاء الأولوية لتحسين فرق العمل والموارد لضمان استمرارية الأعمال والنجاح على المدى الطويل. فكلما استثمروا بذكاء في موظفيهم والتقنيات والتدريبات التي تمكنهم من ذلك، كلما تحسنت إنتاجيتهم وربحيتهم وجودة خدماتهم.

تشير العديد من المصادر إلى أن المكتب العائلي عادةً ما ينفق ما بين 60 و70% من إجمالي تكاليفه التشغيلية على تعويضات الموظفين ومزاياهم. وبعبارة أخرى، فإن تهيئة بيئة عمل يزدهر فيها الموظفون ذوو الكفاءة العالية ويستمتعون بعملهم أمر ضروري لنجاح أي مكتب عائلي. وهو أمر يجب أن تقوم به المكاتب العائلية بشكل صحيح.

العلاقة بين رأس المال البشري والتكنولوجيا الذكية

من العناصر الأساسية لتحقيق ذلك هو اعتماد حلول تكنولوجية تمكّن الأفراد والمؤسسات من تحقيق المزيد من النجاح وإزالة التوتر والأخطاء المكلفة والمحبطة للمعنويات من طريقة عملهم. يمكن للتكنولوجيا أتمتة المهام العادية والمسببة للإجهاد والسماح للموظفين المدربين تدريبًا عاليًا بأداء عمل أكثر إرضاءً وقيمة عالية. كما يمكن أن يقلل من الحاجة إلى البحث عن موظفين إضافيين وتوظيفهم مع تزايد أعباء العمل وتعقيداته. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يضمن أنه عندما يغادر الموظفون، فإنهم لا يأخذون كل معارفهم وقدراتهم معهم.

استناداً إلى نفس الاستبيان المذكور سابقاً، يوضح الرسم البياني أدناه أن الشركات على اختلاف أنواعها تتطلع إلى التكنولوجيا لمعالجة معضلة رأس المال البشري.

مما لا شك فيه أن أفضل الحلول التقنية للمكاتب العائلية وغيرها من الشركات تعمل في تركيبة وثيقة مع الأشخاص. فهي تمكّن الأشخاص، ولا تحل محلهم. وقد نشرت مجلة هارفارد بيزنس ريفيو مؤخراً مقالاً, "استخدام التكنولوجيا لجعل العمل أكثر إنسانية" الذي يبحث في مستقبل عمل الناس والتكنولوجيا معًا. يحتوي على بعض الأفكار الرائعة. (راجع أيضًا مدونتنا حول إعادة إضفاء الطابع الإنساني على مكتب العائلة، حيث نتناول هذا الموضوع بتفصيل كبير).

فيما يلي مقتطفات:

"... نعرّف "التكنولوجيا الذكية" على أنها الذكاء الاصطناعي والتقنيات الرقمية المتقدمة الأخرى التي تعمل على أتمتة العمل من خلال تولي المهام التي كان يقوم بها الأشخاص فقط في السابق. تتخذ التكنولوجيا الذكية القرارات بدلاً من الناس ومن أجلهم. في حين يشعر البعض أن مصالح العمال تتعارض مع التكنولوجيا الذكية - أي أن البشر والآلات في منافسة مباشرة - فإننا نعتقد أن هذه ثنائية خاطئة وغير مدروسة وغير خيالية وخاطئة تماماً. إن التكنولوجيا الذكية والبشر لا يتنافسان مع بعضهما البعض؛ فهما متكاملان، ولكن فقط عندما يتم استخدام التكنولوجيا بشكل جيد."

حل مكتب العائلة: تقنية مصممة خصيصًا لمستقبل ناجح ومُرضٍ

تتطلب التكنولوجيا كعامل تمكين لحل مشاكل التوظيف ما يلي نهج يكمل مجموعة المهارات البشرية المُحسّنة في المكتب العائلي. وينبغي أن تركز التكنولوجيا على أتمتة ما يمكن أتمتته، مع وجود أشخاص لحل المشاكل واتخاذ القرارات. وتتطلب الأتمتة في المكتب العائلي مصدرًا واحدًا للبيانات وتكنولوجيا تسهل عمليات الأعمال وسير العمل بسلاسة وشفافية مدفوعة بالمعرفة البشرية المدمجة لأفضل الممارسات.

يشير HBR إلى نهج لتحقيق النجاح:

“تحديد نقاط الألم الرئيسية لتحديد حالات الاستخدام الصحيحة. يجب أن تركز هذه الحالات على المجالات التي يمكن للتكنولوجيا الذكية أن تتولى فيها المهام الروتينية التي يمكن أن تبسط أعباء العمل التي لا يمكن إدارتها وتقلل من إجهاد العمال...

اختر التقنية الذكية المناسبة للمهمة...

إنشاء دورة حميدة من الاختبار والتعلم والتحسين. تقدم بحذر وببطء، لأنه قد يكون من الصعب التراجع عن أضرار الأتمتة بمجرد تطبيق التكنولوجيا الذكية.”

تحتاج المكاتب العائلية إلى منصة تكنولوجية مصممة خصيصاً لهذا الغرض لتمكين الموظفين لتلبية الاحتياجات المحددة للعملاء من أصحاب الثروات الفائقة - وهو نظام يقلل من أوجه القصور ويسمح للموظفين بالتركيز على الأمور التي لا يمكن أن يقوم بها سوى البشر. يجب أن يتفهم النظام المناسب المصمم لهذا الغرض التعقيدات الهيكلية الفريدة للعائلات ذات الثروات الفائقة الثراء ويستوعب التعقيدات الهيكلية الفريدة والتبعيات الخاصة بالعائلات ذات الثروات الفائقة; تبسيط كل من إدخال البيانات وتحليلها وتبسيطها والتحقق منها عبر كل الكيانات وأصحاب المصلحة في الأسرة؛ وتحسين جودة الاتصالات, إعداد التقاريرواتخاذ القرارات

يجب أن تكون المنصة التكنولوجية المستخدمة هي المنصة التي تفهم الأعمال التجارية، والتي صممها مكتب عائلي لمكتب عائلي: المنصة التي تمكين المكتب من الحصول على مصدر واحد للبياناتوليس صوامع البيانات النموذجية، تظهر بشكل خاص في جداول البيانات. ويجب أن يكون في صميمها أفضل ممارسات الأعمال وسير العمل من أجل، كما يقول HBR، أن يكون لديها حالات الاستخدام الصحيحة التي يمكن أن تتولى المهام الروتينية ويمكن أن تكون أيضاً قاعدة المعرفة لـ "دورة حميدة للاختبار والتعلم والتحسين.”

يمكن للتكنولوجيا المناسبة أن تحل معضلة التوظيف التي ذكرناها سابقًا، ولكن يمكنها أيضًا أن تضع المكتب العائلي في مكانة تؤهله للنجاح في المستقبل. فمع تطور المكاتب العائلية وتحملها للمزيد من المسؤوليات تجاه عملائها، يجب أن تتعلم كيفية التوسع بفعالية لتكون منتجة. ومع ذلك، فإن الحل أكثر تعقيدًا من مجرد تنفيذ المزيد من العمليات التكنولوجية في سير عمل المكتب. وبدلاً من ذلك، يجب على المكتب العائلي أن يستمر في بناء علاقة ثقة مع العملاء، وهو ما يتطلب عقلية "الأشخاص أولاً".

اختيار التكنولوجيا الصحيحة لمكتب عائلي يمكّن موظفيه من تعزيز العلاقات مع العملاء و التركيز على التخطيط طويل الأجل التي تتماشى مع أهداف الأسرة - كل ذلك مع الثقة في أن البيانات مفيدة: دقيقة وذات صلة وفي الوقت المناسب. إن مكتب العائلة في المستقبل لن تبدو أبدًا كغرفة خيال علمي سريالية مليئة بالروبوتات أو أجهزة الكمبيوتر التي تعالج البيانات بلا عاطفة؛ فقلب المكتب العائلي سيكون دائمًا الموظفين الجديرين بالثقة. ولكن عندما يتم دعم هؤلاء الموظفين بالتكنولوجيا المناسبة، ويتم تنفيذ تدفقات العمل بحيث تقوم أجهزة الكمبيوتر بالمهام اليدوية الروتينية التي تستهلك وقت الموظفين بشكل متكرر - عندما ندع التكنولوجيا تقوم بما تجيده - فإننا نتصور مكتب عائلي يضع مهارات الأفراد في المقام الأول ويمكّن الموظفين من تحقيق أكثر مما كان ممكنًا في السابق. دع الناس يفعلون ما يجيدونه وانبهر بما يمكن أن يحققه مكتبك.

التق بنا لمعرفة المزيد.