يتوقع أكثر من عدد قليل من الاقتصاديين الآن حدوث ركود في أواخر عام 2022 أو في عام 2023. ومرة أخرى، يقول آخرون أنه سيتم تجنب حدوث ركود. في كلتا الحالتين، يعتقد معظم الناس أن المكتب العائلي محمي بشكل جيد ولن يتأثر كثيرًا بالركود. لكن التاريخ يقول خلاف ذلك.
خلال فترة الركود الاقتصادي في عامي 2007-2008، اتخذ كل مكتب عائلي تقريبًا خطوات للتقليل من تأثير تدهور الاقتصاد. واستلزمت الاستجابة النموذجية للمكاتب العائلية خفض التكاليف وإعادة تقييم النفقات الجارية وتعديل استراتيجيات الاستثمار والتركيز. وتؤدي هذه التغييرات السريعة في الاستراتيجية إلى إجهاد المكتب العائلي وتغيير التركيز مما يؤدي إلى خسارة في الكفاءة والفعالية. وعلى الرغم من الاستجابة للركود في العديد من المجالات، إلا أنه تم تفويت فرصة ضائعة.
يجب أن يكون الركود، أو احتمال حدوثه، دافعًا للتغيير بالفعل. يجب أن تستغل المكاتب العائلية هذه الفترة المتقلبة كفرصة للتحوط من المشاكل الاقتصادية وإيجاد طرق لتصبح أكثر كفاءة وفعالية - لإضافة المزيد من القيمة للعائلة أو العائلات التي تخدمها. إن إعادة صياغة الركود الاقتصادي كفرصة لإعادة تموضع المكتب العائلي، وإعادة تقييم أدوار الموظفين، وتحديد المزيد من الأماكن التي يمكن أن تضيف قيمة للعائلة، يحول منظور الانكماش من منظور القلق إلى منظور الفرصة.
الموظفون المهرة المحدودون من قبل شركة Siloed Software
إن الانكماش الاقتصادي، أو على أعتاب انكماش اقتصادي، هو الوقت المثالي لتقييم مسؤوليات الموظفين وتحليل أين يقضون وقتهم. في كثير من الأحيان، يقوم الموظفون الرئيسيون في المكتب العائلي بمهام لا ينبغي عليهم القيام بها. ومع ذلك، فهم مجبرون على تنفيذ مهام عادية لأن الأدوات الرئيسية التي يستخدمها المكتب هي تطبيقات برمجية منعزلة، وغالبًا ما تكون برامج مثل Microsoft Excel و QuickBooks. ويتعين على الموظفين القيام بجهود يدوية بطولية لتجميع البيانات من مختلف الأنظمة والتوفيق بينها لإنجاز الأمور بشكل صحيح، مثل المعاملات وإعداد التقارير. كما أنهم يقضون الكثير من الوقت في القلق بشأن الماضي في الوقت الذي يجب أن يتطلعوا فيه إلى الأمام ويخططوا لما هو قادم.
في ظل اقتصاد متراجع، ما الذي يمكن أن يكسبه المكتب إذا استخدم موظفوه برمجيات متكاملة للمكاتب العائلية تزيد من الكفاءة التشغيلية وتقلل من المخاطر وتوفر الشفافية الكاملة؟
عادةً ما يكون لدى المكتب العائلي أشخاص رائعون ومتفانون وموهوبون. وإذا استطاعت منصة واحدة متكاملة تزويدهم بالعمليات على مستوى المؤسسات وإعداد التقارير والأتمتة وقدرات تسليم العملاء التي يحتاجون إليها، فيمكنهم قضاء المزيد من الوقت في تقديم خدمات واستشارات عالية القيمة وبالتالي إدارة ثروة العائلة بشكل أكثر فعالية.
وهذا من شأنه أن يُحدث ثورة في إدارة المكاتب من خلال منصة متكاملة حقًا، منصة يمكنها تسهيل تنفيذ أفضل ممارسات الأعمال وسير العمل عبر تخصصات متعددة. ومن شأن ذلك أن يتيح تحقيق هدف رئيسي وهو: الشفافية، حيث "يصبح التعقيد بسيطاً" وحيث يوجد مصدر واحد موثوق للحقيقة، حيث لا تغادر البيانات النظام للتحليل ويمكن تقطيعها إلى شرائح ومكعبات حسب الحاجة.
وقت أقل في الماضي ووقت أكثر للمستقبل
عندما يتم رفع عبء تجميع التقارير يدويًا عن كاهل الموظفين الرئيسيين، يمكن للموظفين التركيز على الغرض والقيمة الحقيقية لإعداد التقارير - حيث يؤدي إعداد التقارير الفعالة والدقيقة في الوقت المناسب إلى تحسين عملية اتخاذ القرار. ويوفر للعملاء إمكانية الوصول إلى التقارير والاتصالات الآمنة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وعلى مدار الساعة في أي مكان (عبر الهاتف المحمول أيضًا). كما أنه يسهل على الموظفين تقديم أعمال ذات قيمة مضافة عالية، إلى جانب تقليل تعرض الأمن السيبراني بشكل كبير. والنتيجة النهائية هي ما يريده أفراد العائلة: موظفون متفاعلون للغاية يقدمون تقارير ممتازة وفي الوقت المناسب وتنفيذ الخدمات مدفوعين بأفضل الممارسات الآلية المتكاملة لتوفير أفضل إدارة للمخاطر في فئتها.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لموظفي المكتب العائلي يوماً بعد يوم؟ إنه يعني وجود جميع المعلومات (المستندات بالإضافة إلى معلومات دقيقة عن المعاملات المالية) في مكان واحد للقيام بالتخطيط (النقدية، والعقارات، والضرائب، والاستثمار، والتأمين، وما إلى ذلك). وهو يعني حلاً استراتيجياً يمتلك المكتب من خلاله جميع المعلومات لتنسيق المهام وحل المشاكل في وقت مبكر. وهذا يعني تحسين سير العمل والعمليات في جميع أنحاء مكتب العائلة بأكمله. وماذا عن أفراد العائلة؟ هذا يعني أن لديهم إمكانية الوصول إلى ثرواتهم بالطريقة والوقت الذي يريدونه. وسواء كان ذلك يوميًا من خلال تطبيق الهاتف المحمول (كما سيتطلب الجيل القادم)، أو تقارير ربع سنوية أو شيء بين ذلك، فإن البيانات والبرمجيات المرنة تلبي احتياجاتهم دون إثقال كاهل مكتب العائلة.
لا تزال الكثير من المكاتب العائلية غارقة في العمليات اليدوية المرهقة وغير الفعالة والتي تفتقر إلى الشفافية لاتخاذ القرارات الفعالة وإعداد التقارير في الوقت المناسب. عند التفكير في الركود المحتمل، تحتاج المكاتب إلى إلقاء نظرة تخطيطية شاملة. ولكي تكون أفضل ما يمكن أن تكون عليه المكاتب العائلية، فإنها تحتاج إلى التركيز على فرصة تحويل عملياتها باستخدام برمجيات المكاتب العائلية المناسبة. حوّل الركود الوشيك إلى فرصة لإعادة هيكلة مكتبك العائلي وإعادة التفكير في القيمة التي يمكنك تقديمها لعملائك.
برنامج AtlasFive® هو برنامج المكاتب العائلية المناسب للمكاتب العائلية التي تسعى إلى تحسين الكفاءة التشغيلية وإعداد التقارير المتقدمة. فهو يوفر المنصة الوحيدة المتكاملة حقًا للمكاتب العائلية الفردية والمتعددة العائلات. وهو يُحدث ثورة في كفاءة إدارة وتشغيل هذه المكاتب ويُلبي الاحتياجات والتوقعات المتغيرة للعائلات ذات الملاءة المالية العالية جداً التي يتم خدمتها بل ويتجاوزها في كثير من الأحيان.
