في مجال الأعمال، يتعلق الأمر كله بالنتائج النهائية. هناك العديد من العوامل التي تؤثر على هذه المحصلة النهائية، ويراقبها جميعًا قائد الأعمال الفعال. أحد أهم المقاييس هو ما يسمى بنسبة الكفاءة التشغيلية، والمعروفة أيضًا باسم مؤشر صحة الأعمال. تقارن نسبة الكفاءة التشغيلية بين النفقات وأي إيرادات يتم توليدها، ومن الواضح أن الهدف هو الحصول على أقل نسبة ممكنة - أي أن تكون قادرًا على توليد الإيرادات بأكثر الطرق فعالية.
أما إذا كانت النسبة في ارتفاع، أو كانت مرتفعة للغاية بالفعل، فإن تصحيح المسار يتمثل في إجراء تغييرات على العمليات التجارية ومجموعة الأدوات المتاحة للشركة لتحسين الكفاءة التشغيلية. وهذا هو الوضع الذي تجد العديد من المكاتب العائلية نفسها فيه الآن. وعلى الرغم من أن المكاتب العائلية الفردية قد لا تعمل من أجل الربح، إلا أن تحسين الكفاءة والنفقات والموارد الأخرى أمر في غاية الأهمية بالنسبة للعائلة وقادة المكاتب.
من المتوقع أن يؤدي التوظيف إلى ارتفاع التكاليف
تتوقع المكاتب العائلية ارتفاع التكاليف على مدى السنوات الثلاث المقبلة، مع أكبر الزيادات في التوظيف، وهو أكبر مجال من مجالات النفقات العامة. في استطلاع حديث، كما هو موضح أدناه، يتوقع أكثر من نصف المكاتب (54%) ارتفاع تكاليف الموظفين - بما في ذلك التوظيف والرواتب والمكافآت. وعلى الصعيد الإقليمي، يبدو أن المكاتب العائلية في الولايات المتحدة تواجه أكبر قدر من تكاليف الموظفين، حيث تتوقع 80% زيادة في التكاليف. ولدى ما يقرب من ثلثي المكاتب السويسرية (67%) والشرق أوسطية (63%) توقعات مماثلة. وعلى النقيض من ذلك، يتوقع المشاركون في الاستطلاع في منطقة آسيا والمحيط الهادئ (44%) ضغوطًا أقل ارتفاعًا، ويبدو أن أمريكا اللاتينية (22%) أقل قلقًا بكثير بشأن ارتفاع تكاليف الموظفين للمكاتب العائلية.
ارتفعت تكلفة تشغيل مكتب عائلي بشكل كبير, مدفوعة بالرواتب والأجورمما يجبر المكاتب على اتخاذ إجراءات تأخرت في اتخاذها لفترة طويلة. كيف ينبغي على المكاتب العائلية المضي قدماً؟ فيما يلي المجالات الرئيسية التي يتعين عليهم تقييمها:
- جمع البيانات المالية ووضعها في سياقها والاستفادة منها بكفاءة
- سيساعد وجود مصدر واحد للبيانات في إنشاء رؤى للبيانات لتبسيط الضوابط الداخلية وسير العمل.
- ممارسة مبدأ تحديد الأولويات
- كيف تؤثر قاعدة 80/20 (80% من النتائج (أو المخرجات) الناتجة عن 20% من جميع الأسباب (أو المدخلات) لأي حدث معين) على المكتب؟ أي 20% من العمل مهم حقًا؟
- يسير تحديد الأولويات جنبًا إلى جنب مع جمع البيانات وتحليلها، حيث يمكن أن تساعدك الصورة الكاملة والواضحة على وضع استراتيجيات للقضاء على الوقت والجهد والموهبة المهدرة. لتبسيط سير العمل لديك، وتنفيذ منهجيات التحسين المستمر، وتحليل الأداء المستمر.
- حرر الموارد والوقت للتركيز على الأشياء التي تحقق أقصى عائد على الاستثمار (ROI) للأسرة.
- الاستثمار في التكنولوجيا
- تتطلب إدارة التقاط بياناتك وتنظيمها وتحليلها، ومن ثم الاستفادة من الرؤى بشكل جيد، مجموعة قوية من الأدوات.
- تنفيذ حل برمجي شامل لمكتب العائلة لمنح المكتب إمكانية الوصول إلى إدارة البيانات والتحليلات المتقدمة, أتمتة العمليات والذكاء الاصطناعيوتجربة المستخدم.
- احصل على رؤية كاملة لجميع بيانات الأداء والامتثال والإنفاق والبيانات الأخرى التي يتم إنشاؤها بواسطة أعمالك من خلال حل متكامل ومركزي ومتكامل ومبني على السحابة.
- تخلص من بيئات البرمجيات المتباينة لتتمكن من العمل بشكل أسرع مع المزيد من التعاون والتواصل والتخطيط الاستراتيجي الفعال.
- قم بتحليل البيانات في الوقت الفعلي لإنشاء تقارير وتوقعات وميزانيات وبيانات مالية قابلة للتخصيص بالكامل، وما إلى ذلك.
- قم بتبسيط المهام ذات الحجم الكبير والقيمة المنخفضة من خلال أتمتة عمليات الأعمال. يؤدي ذلك إلى تحرير أعضاء الفريق لتطبيق مواهبهم حيث يمكنهم تحقيق أفضل عائد (مع تعزيز السرعة وتحسين الأداء والدقة في الوقت نفسه من خلال التخلص من الأخطاء البشرية).
- دمج التحسين المستمر كجزء من التحول الرقمي الشامل.
- تخلص من نفقات وإهدار تدفقات العمل الورقية واليدوية، مما يحقق وفورات فورية وقيمة على المدى الطويل.
- إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكنك استخدامها جنبًا إلى جنب مع نسبة الكفاءة التشغيلية وإدارتها وتنقيحها.
يمكن للنهج الموضح في النقاط أعلاه أن يؤثر بشكل كبير على قدرة المكتب على إدارة مختلف العمليات والأشخاص والأنظمة التي تتفاعل بكفاءة وفعالية لتقديم نتائج قيمة للعملاء.
كما أنها مترابطة للغاية، وهذا هو السبب في أن التغييرات في الكفاءة التشغيلية استراتيجية ومستمرة. قد يكون إحداث التغيير في المكتب العائلي أمرًا صعبًا ويتطلب محفزًا. هذا هو المكان الذي يمكن أن يؤدي فيه اختيار التكنولوجيا المناسبة إلى إحداث التغييرات اللازمة تلقائيًا حول البيانات وتحديد أولويات العمل.
يمكن أن تفشل المكاتب العائلية الفردية. إن كيفية هيكلة المكتب وإدارة عملياته أمر ضروري للوفاء بوعد المكتب العائلي. فالقدرة التشغيلية المنظمة والمحافظة عليها بشكل صحيح تزيد من تجربة العميل إلى أقصى حد، بالإضافة إلى تحقيق الكفاءة والتحكم في التكاليف.
إيتون سوليوشنز - مكتب العائلة برنامج لتحسين كفاءة التشغيل
قامت شركة Eton Solutions ببناء برنامجها AtlasFive® للمكاتب العائلية خصيصًا من أجل تلبية الاحتياجات المعقدة للمكاتب العائلية وعملائهم. يدمج الحل بين المعرفة العميقة بالمجال وأفضل الممارسات مع أفضل التقنيات في فئته لالتقاط البيانات وإدارتها وتحليلها بشكل أفضل، وأتمتة المهام العادية التي تستغرق وقتًا طويلاً؛ والقضاء على الأخطاء وتسريع الوقت اللازم لإنشاء تقارير وتوقعات وميزانيات دقيقة وموثوقة. كما توفر شفافية حقيقية ووصولاً آمنًا إلى المعلومات وتحسينًا كبيرًا في إدارة المخاطر. والنتيجة هي إنتاجية أكبر ونتائج أفضل للعائلات التي تخدمها المكاتب.
أطلس فايف® هو المنصة المناسبة للمكاتب العائلية تسعى إلى تحسين الكفاءة التشغيلية. فهو يوفر المنصة الوحيدة المتكاملة حقاً للمكاتب الفردية والمتعددة العائلات. فهو يُحدث ثورة في كفاءة إدارة وتشغيل هذه المكاتب ويحقق ثورة في كفاءة هذه المكاتب، ويلبي الاحتياجات والتوقعات المتغيرة للعائلات ذات الملاءة المالية العالية جداً التي يتم خدمتها ويتجاوزها في كثير من الأحيان.
