روب ماليرني هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة إيتون سوليوشنز.
تعتبر أفضل الممارسات حاسمة لنجاح أي منظمة. فهي تساعد على ضمان الكفاءة والوصول إلى المعرفة والتحسين المستمر وصنع القرار بشكل أفضل مع تقليل المخاطر التشغيلية والتكلفة. في حالة مكاتب إدارة الثروات العائلية، التي تدير شؤون الثروة والأعمال للعائلات ذات القيمة الصافية العالية، فإن أفضل الممارسات ضرورية - ويصعب تطويرها وتنفيذها.
تعمل مكاتب إدارة الثروات العائلية في الولايات المتحدة منذ القرن التاسع عشر على الأقل لتنمية وحماية ثروة العائلات. مع التقدم السريع نحو القرن الحادي والعشرين، انتشر عدد مكاتب إدارة الثروات العائلية على مستوى العالم مع الارتفاع السريع في الثروة الناجم عن الازدهار التكنولوجي والنمو في جميع أنحاء آسيا وعوامل أخرى.
كما أصبحت مكاتب إدارة الثروات العائلية أكثر تعقيدًا. غالبًا ما تكون نماذج التشغيل الخاصة بهم معقدة مقارنة بالمنظمات الأخرى. وهي تتضمن مجموعة واسعة من سير العمل المترابطة مع العمليات الأخرى داخل المنظمة، مع العديد من الأصول والخصوم المتفرقة، والاستثمارات المعقدة، ومجموعة واسعة من الشركات ذات المسؤولية المحدودة، والشراكات والكيانات القانونية الأخرى - إلى جانب أجيال متعددة من أفراد الأسرة الذين سيتم محاسبتهم وإدارتهم. إن الطبيعة الواسعة والحساسة لنموذج مكتب لإدارة الثروات العائلية تجعل أفضل الممارسات والحوكمة القوية أمرًا بالغ الأهمية.
لضمان ترسيخ أفضل الممارسات والحوكمة داخل المكتب، تحتاج المنظمة إلى رسم خريطة للعمليات وسير العمل الحالية وتحديد كيفية تنفيذها اليوم وأين يمكن تحسينها.
تؤدي تعقيدات هذه الهياكل التشغيلية في بعض الأحيان إلى اعتقاد مكاتب إدارة الثروات العائلية بأن مشاكلها وعملياتها فريدة للغاية بالنسبة لمنظمتها، وبالتالي فهي ضارة بتطبيق أفضل الممارسات المتوافقة مع معايير الصناعة. في حين أن هذا قد يكون صحيحًا بالنسبة لبعض أنشطة المكاتب الأمامية، يجب على مكاتب إدارة الثروات العائلية اليوم إعادة التفكير في فكرة تخصيص كل شيء في مكاتبها الوسطى والخلفية والبحث عن طرق للاستفادة من القيمة الهائلة للتوحيد حول أفضل الممارسات. إذا فعلت ذلك، فإن مكاتب إدارة الثروات العائلية ستجني جميع الفوائد الموضحة أعلاه، وتكسب ثقة أكبر من العائلات التي تخدمها وتحرر وقتًا للتركيز على الجوانب الفريدة حقًا في مكتبها.
تعد أفضل الممارسات ضرورية في هذه الأوقات من عدم اليقين الاقتصادي وزيادة دوران الموظفين عندما يمكن فقدان المعرفة المؤسسية فجأة، ويحتاج الموظفون الجدد إلى التدريب بسرعة.
يجب أن تسمح القواعد التشغيلية السليمة للمكتب بزيادة الكفاءة والسرعة عبر عمليات مثل تنفيذ المعاملات والتخطيط وإعداد التقارير. يجب أن تمكن الضوابط والتوازنات اللازمة لحماية الشفافية وتقليل المخاطر وضمان الامتثال. على سبيل المثال، لا ينبغي أبدًا أن يكون موظف واحد مسؤولاً عن عملية كاملة، مثل التصريح بالمعاملة وتنفيذها وتسجيلها ومراجعتها. يجب أن تضمن ممارسات العمل أن يقدم الموظف المستقل المراجعة والموافقة مع سجل تدقيق موثق جيدًا.
يسعى كل مكتب إلى تطوير واستخدام درجة معينة من قواعد وعمليات الأعمال. ويتمثل التحدي في تطبيقها كجزء من سير العمل اليومي. في كثير من الأحيان، يتم ترميز هذه السياسات في كتيبات مكتوبة ولا يشار إليها إلا بشكل متقطع بسبب الضغوط اليومية لتشغيل المكتب. إن الافتقار إلى التكنولوجيا يجعل تتبع السياسات وإنفاذها أمرًا صعبًا. عندما يكون التوظيف في حالة تغير مستمر، يمكن أن تصبح المشكلة أكثر حدة.
تحتاج معظم مكاتب إدارة الثروات العائلية إلى إجراء تغيير. في العصر الرقمي اليوم، يجب على المكاتب الابتعاد عن أدلة أفضل الممارسات القائمة على المستندات وتضمين القواعد والعمليات في منصة تقنية حديثة تدمج هذه البروتوكولات في سير العمل المستمر. يمكن أتمتة أفضل ممارسات الصناعة الرئيسية فيما يتعلق بمعالجة المعاملات والمحاسبة وإعداد تقارير العملاء وإدخال البيانات وتسويتها وإدارة النقد وإدارة المستندات والمزيد لضمان الاتساق والكفاءة، مع توفير حوكمة قوية وشفافية وتخفيف المخاطر.
تتبنى العديد من مكاتب إدارة الثروات العائلية الآن أنظمة متكاملة على مستوى المكاتب توفر الترابط عبر جميع البيانات والعمليات والكيانات القانونية الخاضعة للإدارة، مع تخطيط أفضل الممارسات ودمجها في النظام. في حين أن بعض المكاتب الراسخة قد يكون لديها نماذج تشغيلية تتطلب درجات مختلفة من التخصيص، فإن البدء بمنصة برمجية ذات أفضل الممارسات المحددة جيدًا والمضمنة سيوفر قيمة أكبر ويسرع أوقات التنفيذ.
هذه الفكرة مماثلة لشراء سيارة. لا يبني المستهلك المحرك أو يقلق بشأن إنشاء نظام مجموعة نقل الحركة. يسمحون للخبراء بالقيام بذلك. ومع ذلك، يقوم المستهلكون بتخصيص السيارة بطرق تناسب احتياجاتهم (اللون والتقليم والميزات الإضافية).
يجب تكييف النظام الذي يقود أفضل الممارسات مع القضايا الخاصة بالمكتب واحتياجات أسرته وأهدافها. من المسؤول عن الموافقات وتنفيذ العمليات؟ من هم المالكون داخل عائلة الأصول والاستثمارات المختلفة؟ ما هو الوضع الضريبي لهذه الأصول، وأين يتم الاحتفاظ بها؟
قد يكون نشر منصة تقنية تدمج العمليات التجارية الرئيسية وتدمج أفضل الممارسات في سير العمل غير ضروري لبعض المكاتب الصغيرة ذات مجموعة ضيقة من المسؤوليات. على سبيل المثال، قد يختار المكتب الذي لا يضم سوى اثنين من الموظفين الذين يركزون فقط على إعداد التقارير المحاسبية والاستثمارية، بأمان التطبيقات الخاصة بالمهام والتي يكون نشرها أقل تكلفة.
بالنسبة لبعض المكاتب الكبيرة ذات العمليات والممارسات المطورة داخليًا منذ فترة طويلة، قد تبدو إدارة التغييرات التي تأتي مع اعتماد نظام المؤسسة أمرًا شاقًا. يمكن أن يقع الموظفون ضحية لعقلية "لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة" ويقاومون التغيير. من المهم أن يعمل المكتب عن كثب مع مزود الحلول الخاص به للتخطيط بعناية لتغييرات العملية التي يتم إجراؤها. يجب عليهم التواصل والاستعداد لتلك التغييرات، بالإضافة إلى مواءمة وتدريب الموظفين والفرق. إن قبول الإدارة العليا والدعم الصريح أمران حاسمان.
من الضروري العثور على بائع يتمتع بفهم عميق لعمليات مكتب إدارة الثروات العائلية إلى جانب حل مصمم ليتناسب مع تلك البيئة. كما يجب النظر عن كثب في قضايا مثل الأمن السيبراني وإمكانية الوصول إلى البيانات وتخزينها.
البرامج المصممة بشكل صريح لدعم مكاتب إدارة الثروات العائلية وحوكمتها وأفضل ممارسات الصناعة أمر بالغ الأهمية لمستقبل مكتب إدارة الثروات العائلية. لم يعد الاعتماد على تقنيات الجيل السابق، مثل جداول البيانات، وسير العمل اليدوي الذي تتطلبه، مقبولاً، لا سيما بالنسبة لأفراد الأسرة البارعين في التكنولوجيا الذين يتوقعون المزيد من المنظمات التي تدير ثرواتهم وشؤونهم التجارية.
