تمثل عملية الاستثمار المباشر بالنسبة للمكاتب العائلية تحدياً "هائلاً" متزايداً باستمرار. في البداية هناك عملية التقييم والعناية الواجبة حول الاستثمار المقترح، ثم بمجرد أن يتم الاستثمار، تدور المخاطر حول البيانات والحفاظ على "واقع" الاستثمار: معدل العائد الداخلي، والملكية، وإعداد التقارير، وما إلى ذلك. الاستثمار من جهة والعمليات من جهة أخرى - يمكن أن يكون هذا الأمر بمثابة نقلة كبيرة للمكتب العائلي.
غالبًا ما يتم تصوير المكاتب العائلية على أنها مستثمرون مثاليون للاستثمارات مثل الشركات العاملة لأنها تتبع نهج "رأس المال الصبور". كما أن العديد من العائلات كسبت أموالها من خلال بناء شركة ناجحة وبيعها، لذا فإن التركيز على الاستثمارات المباشرة غالباً ما يكون مدفوعاً برغبة العائلات في دور مباشر أكثر في إدارة استثماراتها من أجل زيادة السيطرة وصافي العوائد. ويمكن أن تلعب هذه الاستثمارات أيضًا دورًا في أن تكون تجربة مشتركة، حيث يشجع أفراد العائلة الأكبر سنًا أفراد العائلة الأصغر سنًا على المشاركة في نوع الأعمال التي يألفونها.
عندما ينتهج المكتب طريق الاستثمار المباشر، فإنه يحتاج إلى خبرة، سواء كانت داخلية أو خارجية، لإدارة مصادر تدفق الصفقات، أو إجراء العناية الواجبة، أو التفاوض على الاستثمارات المباشرة، أو تحليل اتجاهات السوق، أو فهم وثائق الصفقات، أو تقديم الدعم الإداري.
وبمجرد الانتهاء من الصفقة، يحتاج المكتب إلى خبرة حول تتبع الأداء، وتتبع النفقات، وتجميع البيانات التي يتم الإبلاغ عنها من قبل الاستثمار، والحفاظ على مخصصات الشراكة، والإبلاغ عن الاستثمار على مستوى صافي قيمة الكيان العائلي، وما إلى ذلك.
في العديد من المكاتب العائلية تتم إدارة كلا جانبي تحديات "الحديد" هذه باستخدام جداول البيانات، وهو أمر خاطئ في كثير من الأحيان. هناك حجة مفادها أنه إذا كان المكتب يدير واحدًا أو اثنين فقط من هذه الاستثمارات، فإن جدول البيانات يعمل بشكل جيد.
في السنوات القليلة الماضية، أظهرت البيانات الصادرة عن منظمات مثل FINTRX وFINTRX وFamily Office Exchange وCampden Wealth وF Financial Times وغيرها أن الأمر ليس كذلك. هناك اقتباس من مقال نشرته مجلة Barron's (2020) يشير إلى تقرير FINTRX يزعم أن "أكثر من نصف المكاتب العائلية حول العالم التي يتراوح عددها بين 3,500 و5,000 مكتب عائلي تقريبًا تستثمر بشكل مباشر اليوم، وفقًا للدراسة التي تستند إلى قاعدة بيانات الشركة التي تضم أكثر من 3,000 مكتب عائلي فردي على مستوى العالم وما يزيد عن 13,000 صفقة استثمار مباشر قامت بتتبعها." ربما يكون هذا الرقم في الجانب المنخفض، ولكن حتى من خلال هذه المعلومات، يمكن أن يكون المتوسط خمسة استثمارات مباشرة في مكتب عائلي ويمكن أن يكون قطاع الصناعة أي شيء، من الخدمات والتصنيع إلى المطاعم والفرق الرياضية.
ويعتمد التعقيد في جانب العمليات على كيفية هيكلة الاستثمار، مثل الكيانات التي يديرها المكتب العائلي المستثمر وبموجب أي شروط. هل هو قرض يجب تتبعه، وما هي النسبة المئوية للملكية، وهل هناك تدفق إلى كيان آخر مثل الصندوق الاستئماني، وكيف ستقدم شركة الاستثمار بيانات مثل الميزانية العمومية، ومتى سيقومون بذلك، وكيف سيؤثر ذلك على الجدول الزمني لإعداد التقارير الذي يتبعه المكتب، وما إلى ذلك. هذه الوظائف هي جزء من العمليات التجارية المتضمنة وسير العمل التي يحتاجها المكتب لإنتاج تقرير مثل هذا المثال لقرض ما:
في هذه الحالة، تتضمن بعض البيانات التي يجب على المكتب تتبعها كيفية تتبع القروض وإطفاءها، ومكان وجود الوثائق المتعلقة بالقروض، وكيفية تقييم الاستثمار، وما إذا كان هذا الاستثمار ينعكس بشكل صحيح على مستوى المستفيدين من الصندوق الاستئماني، وما إلى ذلك.
هناك نمط يتشكل على جانبي الجرس: الحاجة إلى اتباع أفضل الممارسات في عملية الأعمال وسير العمل في التعامل مع نوع وكمية المعلومات الواردة إلى المكتب عند التعامل مع الاستثمارات المباشرة. تستدعي طبيعة البيانات والعمليات اليدوية التي ينطوي عليها الأمر اتباع نهج أفضل الممارسات والشفافية والاتساق والدقة والكفاءة والفعالية - وهذا ليس بالأمر السهل باستخدام جداول البيانات! مثال القرض أعلاه هو مثال على ذلك، حيث يجب تسجيله وتتبعه وتعديله والإبلاغ عنه في نظام قابل للتدقيق.
في كثير من الأحيان يقوم الأشخاص في المكتب العائلي "ذو القيمة العالية" بمهام لا ينبغي عليهم القيام بها ولكنهم مجبرون على القيام بها بسبب أهمية إنجاز المهمة بشكل صحيح. فما الذي سيكسبه المكتب إذا كان لدى هؤلاء الأشخاص أداة متكاملة توفر الكفاءة التشغيلية بحيث يمكنهم إجراء تحليل حقيقي حول الاستثمارات المباشرة بدلاً من ذلك؟
ومن شأن ذلك أن يحدث ثورة في إدارة وتشغيل المكاتب الفردية والمتعددة العائلات عند التعامل مع الاستثمارات المباشرة وغيرها. ومن شأن وجود منصة متكاملة حقًا، منصة يمكنها تسهيل تنفيذ أفضل الممارسات في العمليات التجارية وسير العمل عبر تخصصات متعددة، أن تحل تحديات مثل الحصول على جميع المعلومات الخاصة بالقرض على سبيل المثال (الوثائق بالإضافة إلى معلومات دقيقة عن المعاملات المالية)، في مكان واحد. وستكون أداة تمكينية للتخطيط وأداة استراتيجية حيث يكون لدى المكتب جميع المعلومات لتنسيق المهام وحل المشاكل في وقت مبكر.
وعادةً ما يكون لدى المكتب العائلي عادةً موظفين رائعين ومتفانين وموهوبين، لذلك إذا كان بإمكان منصة تقنية واحدة توفير العمليات على مستوى المؤسسات وإعداد التقارير والأتمتة وقدرات تسليم العملاء التي يحتاجون إليها، فيمكنهم حقًا أن يكونوا في مجال إدارة شؤون العائلة بفعالية، مثل الاستثمارات المباشرة. والنتيجة النهائية هي ما يريده العملاء: موظفون على درجة عالية من المشاركة يقدمون تقارير ممتازة وفي الوقت المناسب وتنفيذ الخدمات مدفوعة بأفضل الممارسات الآلية المتكاملة لتوفير أفضل إدارة للمخاطر في فئتها.
