دفع الفواتير في مكتب إدارة الثروات العائلية - كيف يبدو ؟ تبدأ العملية عند شراء منتج أو خدمة، ويتلقى المكتب فاتورة بائع للدفع. يتم تسجيل هذه الفاتورة والتحقق من صحتها والموافقة على دفعها ثم دفعها. تستغرق العملية وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ بالنسبة للعديد من مكاتب إدارة الثروات العائلية، بما في ذلك سير العمل اليدوي والمكثف للورق وأنظمة النقاط المتعددة وجداول البيانات.
الآن تخيل دفع الفواتير ومعالجة المعاملات كعملية سلسة لا تعتمد على العمل اليدوي أو قطع الورق أو مجلدات مانيلا أو جداول البيانات أو البرامج المنعزلة.تخيل سير عمل كامل وشامل مع الشفافية وقابلية التدقيق على كل مستوى وصولاً إلى حركة الأموال باستخدام بوابة دفع متكاملة. هذا هو إعادة تصور دفع الفواتير.
ماذا يعني سير العمل السلس داخل مكتب إدارة الثروات العائلية؟ وهذا يعني أن جميع البيانات، مثل تلك الواردة من فاتورة، تتم معالجتها من البداية إلى النهاية من خلال منصة متكاملة واحدةيتم تحميل الفاتورة تلقائيًا إلى المنصة، ويتم "قراءة" المستند، وتفاصيل مثل البائع والمبلغ والتاريخ واسم الكيان، وما إلى ذلك، تملأ تلقائيًا قالبًا تم تشكيله مسبقًا. يحتوي هذا النموذج على "المعرفة" التجارية المضمنة حول علاقات جميع المشاركين اللازمة لتسجيل البيانات بشكل صحيح. يعمل على أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي غالبًا ما ترتبط بدفع الفواتير، مثل تخصيص معاملة عبر كيانات قانونية متعددة بنسب مئوية محددة.
ينشئ القالب سير عمل حيث يقوم البشر بمراجعة المعاملة والموافقة عليها حتى الدفع. هذه ليست المراجعة النموذجية التي يتم فيها تمرير الورق. عند إعادة تصور دفع الفواتير، كما هو الحال في منصتنا أطلس فايف، يتم تضمين خطوات الموافقة في النظام ويتم تعيينها حسب الدور والمسؤولية. إذا رغب أحد أفراد العائلة في المشاركة في أي سير عمل للموافقة، فيمكنه المشاركة باستخدام بوابة العميل الفريدة للنظام أو تطبيق الهاتف المحمول.
بعد الموافقة النهائية، يمكن قطع شيك، أو إضافة دفعة إلى دفعة دفع غرفة المقاصة الآلية، أو بدء عملية تحويل، ويتم كل هذا داخل أطلس فايف دون "التبديل" إلى بوابة البنك.
قريبًا، تحل عناصر الذكاء الاصطناعي (AI) محل العناصر الدنيوية لعمليات دفع الفواتير، مثل المستندات التي تتم قراءتها تلقائيًا وجميع عناصر البيانات للمعالجة والنشر التي أكملها الذكاء الاصطناعي. يمكن لموظفي المكتب بعد ذلك القيام بعمل حاسم حول التحليل والإشراف والموافقات وما إلى ذلك.
تتجاوز الآثار المترتبة على ذلك الكفاءة. يحدث الاحتيال في بعض مكاتب إدارة الثروات العائلية. تحدث المشكلة في أغلب الأحيان حول حركة الأموال، مثل دفع الفواتير، لأن هناك القليل من الشفافية في العملية برمتها. كما يوضح الجدول أدناه، يمكن أن يحدث الاحتيال عبر وظائف وعمليات مختلفة داخل المؤسسات.
بعض الإحصائيات من عام 2019(الجمعية المعتمدة لفاحصي الاحتيال):
مفتاح مكافحة الاحتيال هو عملية سلسة مع ضوابط حقيقية وشفافية وإدارة مخاطر. فيما يلي العناصر الحاسمة اللازمة لتحقيق ذلك:
- الفصل بين الواجبات (الأدوار والمسؤوليات التي يفرضها النظام)
- نقطة واحدة لإدخال البيانات مع عملية الصانع/ المدقق لسلامة البيانات
- التسويات المصرفية/ الوصاية الآلية مع إدارة الاستثناءات المدققة
- التسويات اليومية
- أتمتة دفاتر الأستاذ العام المستندة إلى المعاملات (غير يدوي)
- حد المدفوعات المنفذة تشغيليًا والتفويضات
- سير عمل الصانع/ المدقق لدفاتر دفتر الأستاذ العام اليدوية
- إعداد التقارير الآلية (بدون جداول بيانات!)
- مسار التدقيق عند الطلب
إن النهج القديم "لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة"، حيث يتم استخدام العمل اليدوي وتطبيقات البرامج المتباينة كنظم تسجيل (مع سلسلة من جداول البيانات كمنشئ للدمج والتقرير)، لن يوفر أبدًا الضوابط اللازمة.
يمثل أطلس فايف نقلة نوعية في جميع الأعمال المنجزة داخل مكتب إدارة الثروات العائلية تقريبًا. وهو يوفر الأساس لنهج المبادئ الرشيقة مع عملية سلسة وشاملة وسير عمل لدفع الفواتير وكل مهمة أخرى داخل المكتب.
تم استخدام نهج العملية الرشيقة وتقنية تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للتغلب على تحديات الأعمال الحرجة في العديد من الشركات الأخرى، مما يوفر بيئة عالية الإنتاجية والشفافية مع بيانات وعمليات وسير عمل وأفراد متكاملين بسلاسةوقد سمح هذا للشركات بإعادة تصور كيفية عملها.والنتيجة هي دمج عمليات أفضل الممارسات وقواعد العمل المضمنة، جنبًا إلى جنب مع الوصول إلى مصدر واحد للبيانات. لقد حسنت بشكل كبير الرؤية والتحكم على مستويات متعددة، بما في ذلك عمليات الحسابات الدائنة حول دفع الفواتير.
تتمثل إحدى الفوائد الكبيرة للعمليات الرشيقة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات في القضاء على المهام العادية، مثل دفع الفواتير، والسماح للمؤسسات بالتركيز على العمل عالي القيمة مثل التحليل وتحقيق أهداف مرونة الأعمال والابتكار.
هل هناك نظام تخطيط موارد المؤسسات مصمم خصيصًا لمكتب إدارة ثروات عائلية؟ نعم بالطبع! ألقِ نظرة على أطلس فايف هنا.
