المرونة = التكيف
يُعرّف علماء النفس المرونة بأنها عملية التكيف بشكل جيد في مواجهة الشدائد أو الصدمات أو المآسي أو التهديدات أو مصادر الخطر الكبيرة. وبالنسبة للمكاتب العائلية، فقد اشتدت الحاجة إلى التكيف مع الجائحة وستستمر خلال فترة الركود المحتمل في 2023/2024.
إن النظرة الشاملة لشؤون الأسرة هي النظرة الشاملة لشؤون الأسرة هي سبب الوجود لمكتب العائلة يوفر المكتب العائلي لمالك الثروة مكانًا واحدًا للحصول على إجابات حول جميع الأصول والالتزامات، مع فريق متخصص من المهنيين لتفسير البيانات وتحليلها وتقديم خدمة استثنائية.
مشكلة المرونة في المكاتب العائلية
ومع ذلك، هناك مشكلة مرونة في العديد من المكاتب العائلية. فالمكاتب العائلية ليس لديها عادةً استراتيجية تركز على المؤسسة وهيكل تشغيلي مصاحب لها. وعادةً ما يكون جمع البيانات وإدخال البيانات عملاً يدويًا. وتعتمد معظم المكاتب العائلية على جداول البيانات وبرامج دفتر الأستاذ العام. وحتى في حالة استخدام تكنولوجيا أكثر تطوراً، فإنها عادةً ما تكون غير متكاملة. تتم التسوية وتدقيق البيانات "في النهاية" عند إنشاء التقارير. ويكون إيقاع إعداد التقارير، في أفضل الأحوال شهريًا، ولكن على الأرجح كل ثلاثة أشهر أو سنويًا (وغالبًا ما يكون ذلك في شكل ملفات pdf ثابتة أو ورقية).
وتوجد هذه المشاكل على جميع المستويات داخل المكتب، وصولاً إلى مجالات مثل استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث. أظهرت جائحة كوفيد-19 أن العمل عن بُعد يمثل تحديًا للمكاتب العائلية لأسباب متنوعة، بدءًا من ثقافة المكتب إلى مصادر البيانات المتباينة والعمليات التجارية اليدوية.
مواجهة تحدي المرونة
ما هي أهم المجالات التي ستركز عليها المكاتب العائلية في عام 2023؟ ستكون في المجالات التي تعتبر حاسمة في عملية صنع القرار.
من بين القضايا الرئيسية التي تواجه المكاتب العائلية إعداد التقارير لأن الأمر معقد للغاية ولأنه بالنسبة للعديد من التقارير، فإن جدول بيانات Excel هو مُجمّع البيانات ومصدر التقرير. ومع إعداد التقارير فإن أبعاد التعقيد التي يجب على المكتب العائلي التعامل معها. هناك العديد من التسلسلات الهرمية للمعلومات التي تعمل بشكل مستقل ولكن أيضًا جنبًا إلى جنب.
تتضمن هذه التسلسلات الهرمية للمعلومات ما يلي:
- تعقيد الأصول، حيث تتباين أنواع الأصول تباينًا كبيرًا في كفاءة العمليات التشغيلية التي ينطوي عليها تداولها وتقييمها وقياس أدائها
- التعقيد العائلي حول الفروع والأجيال وهياكل الملكية؛ فهناك تدرج في امتلاك الكيانات القانونية منفردة ومتعددة/مجموعة ومتدرجة/متكررة
- نوع النشاط الاستثماري
ونتيجة لذلك، فإن قائمة جداول البيانات التي تعتبر أساسية للعمليات الجارية لمكتب العائلة هي كبيرة ومعقدة.
تتضمن جداول البيانات هذه:
- التقييم المباشر للأسهم
- جهات اتصال الاستثمارات البديلة والتقارير والتحليلات
- أوراق الصفقات
- مصنف IRR والنمذجة
- دفاتر الالتزامات الرأسمالية
- مصنفات إسقاطات التدفق النقدي
- مستويات شراكة التسعير المزاوجة
- المقبوضات النقدية ونشاط التحويلات
- المصنفات النقدية المجمعة
- تخصيص الأصول وإعداد التقارير
- تتبع الأصول على أساس ضريبي
- تقديرات وتعديلات البيانات الضريبية
- تسجيل بيانات K1 وتخصيصها
- الملاحظات المستحقة الدفع: الفوائد المستحقة والإهلاك
- تتبع/تسجيل الملكية
- وهكذا دواليك...
يحتاج المكتب العائلي إلى الابتعاد عن هذا النوع من النهج إذا ما أراد أن يصبح مكتب عصري ومرن احتياجات عائلتها وما يتوقعه الجيل القادم. إذن، كيف يمكن للمكتب العائلي الحصول على أكبر قدر ممكن من البيانات في الوقت المناسب، وتحويل تلك البيانات تلقائيًا إلى تقارير غنية بالمعلومات، وتسهيل التفكير التكيفي والحكمة؟
مُيسِّر التغيير هو منصة تكنولوجية حديثة ومتكاملة الذي يحتوي على نموذج عمليات مدمج لمكتب عائلي. وباستخدام هذا النهج، سيحصل المكتب على العناصر الأساسية التي يحتاجها ليكون قادراً على الصمود خلال أي أزمة. وتشمل هذه العناصر الأساسية ما يلي:
البيانات
- الوصول إلى البيانات اليومية حيثما أمكن
- التسعير/التقييمات للأصول غير القابلة للتسويق في الوقت الحالي قدر الإمكان
- القدرة على تطبيع البيانات وتوحيدها بغض النظر عن المصدر
- بيانات مخزنة تستخدم نموذج بيانات علائقي مصمم لعمليات المكاتب العائلية
المعلومات
- القدرة على توحيد وتجميع البيانات لجميع الأصول والالتزامات على مستوى كل كيان
- تسلسلات هرمية متعددة ومتداخلة للبيانات
- أدوات "تجزئة البيانات وتقسيمها" عبر جميع الأبعاد
المعرفة
- القدرة على إنتاج تقرير يومي بالقيمة الصافية الحقيقية للثروة الحقيقية
- القدرة على إنتاج تقرير يومي عن التدفقات النقدية
- إمكانيات إعداد التقارير التفاعلية من خلال برامج مثل Power BI
على حد تعبير رام داس "المعلومات هي مجرد أجزاء من البيانات. المعرفة هي تجميعها معًا. أما الحكمة فهي تجاوزها." يمكن للمنصة التكنولوجية المناسبة لمكتبك العائلي أن تدير أجزاء البيانات وتجمعها معًا بشكل هادف بحيث يكون لموظفي مكتبك الحرية في استخدام حكمتهم لتجاوزها ودفع مكتبك العائلي إلى المستقبل.
تم تطوير منصة AtlasFive من قِبل مكتب عائلي خصيصًا من قِبل فريق تطوير ذو خبرة عالية يعمل على بناء رؤية واضحة لمكتب العائلة المستقبلي. ومنذ البداية، كان التركيز على البيانات أولاً. إن AtlasFive هي المنصة الوحيدة المتكاملة حقًا للمكاتب العائلية الفردية والمتعددة العائلات. وهي مصممة لإحداث ثورة في إدارة وأمن البيانات وعمليات المكاتب العائلية وتسهيل تنفيذ أفضل الممارسات في عمليات الأعمال وسير العمل عبر تخصصات متعددة للمساعدة في تعظيم الفوائد الحقيقية لنهج البيانات أولاً.
